医院人事档案管理制度

（一）为规范医院人事档案管理，充分发挥档案在人力资源建设中的推动促进作用和服务保障功能，结合医院实际，制定本制度。

（二）医院各级各类人员档案通常由人力资源部门统一保管，配备专兼职人事档案管理人员。

（三）个人社会档案托管在当地人才交流服务中心或人力资源中心的员工，如提出归档申请，由医院人力资源部门统一向申请人档案所在人才交流服务中心或人力资源中心移交员工内部档案信息。移交社会档案的材料须加盖公章，并在医院员工内部档案中留存备查。

（四）员工可将档案转入医院，由医院统一寄存在人才交流服务中心或人力资源中心。如有特殊情况不能将档案调入，暂缓办理，并同时携带原单位出示的离职证明。

（五）员工内部档案主要收集内容

1.入职信息登记表、有效身份证明复印件、户口簿首页和本人页复印件。

2.各级学历和学位证书复印件、各级专业资格证和执业证复印件。

3.原工作单位离职证明存档证明等。

4.员工转正申请表和考核表、员工调动审批表、职务任免文件、医院内部调令等。

5.社会保险和公积金缴纳、补缴、转移缴纳证明、工伤事故处理记录等。

6.《劳动合同》解除劳动合同证明书及其他相关离职手续文件等。

7.个人党、团、工会等相关材料。

8.各类奖励、处罚记录材料。

（六）归档材料应分类准确、编排有序、目录清楚、订整齐，严防材料丢失或混装，确保完整、真实、精练、实用。每年按登记册或卡片至少组织一次全面检查。档案清理时不得随意销毁材料，须处理材料逐份登记，经分管院领导审查批准后方可处理。

（七）严格执行保密纪律和相关规定，不准向无关人员谈论或泄露任何有关员工档案的内容。

（八）人事档案通常不予外借。特殊情况必须借阅时填写审批表，注明借阅理由和还档时间，经分管院领导签字同意后，到人力资源部门办理借阅手续。不得借阅本人及直系亲属档案。借出档案指定专人保管，不得转借，不得拆散或抽换材料，不得擅自将材料装入档案不得批划涂改，不得摘抄、复制和拍照。借阅档案时间最长不超过一个月若须延长应办理续借手续。

（九）落实档案安全管理措施。建立专用人事档案室，存放于专用铁制密码档案柜内，实行双人双锁联管，门、窗安装加固防盗设施，配备消防器材，保持清洁通风，连续24小时监控。经常检查防盗、防火、防晒、防潮、防蛀等措施落实情况，发现问题及时整改。无关人员未经许可严禁入内。

（十）员工因调动、离职、辞退等原因离开医院的，人力资源部门负责将其档案资料转至相关单位或机构人力资源部门。

（十一）员工档案存档期限与销毁

1.正常离职且手续齐备的员工内部档案，原则上按工作人员保存5年、中高层管理人员保存10年后酌情销毁。

2.非正常离职或离职手续不齐全的员工内部档案原则上永久留存，未经医院领导批准不得销毁。

3.员工档案销毁由人力资源部门负责，按照国家相关规定在办理档案销毁审批手续后安排专人到专业销毁场所进行销毁。未经鉴定和未经批准，任何人不得擅自销毁员工档案。对故意损坏或擅自销毁者，视情节追究责任并给予惩处。