公司职工人事档案管理制度办法

XXXX公司职工人事档案管理办法

为了进一步规范和加强职工人事档案管理，推进职工人事档案管理规范化、制度化进程，提高职工人事档案管理水平，避免和防止职工人事档案遗失、损毁，更好地维护企业和职工利益。根据中华人民共和国《档案法》、《劳动法》、《劳动合同法》等法律法规规定，结合XXXX公司实际，特制定本办法。

一、职工人事档案及管理范围

1、职工人事档案是公司人力资源等部门在招聘、调配、考核、培训、奖惩、薪酬、保险、福利、选拔、任用等工作过程中，所形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现、工作变动等情况的基本信息材料。是职工职业生涯全过程的真实记载，是职工个人办理调转、升职、退休等事宜的主要依据，也是公司档案管理工作的重要组成部分。

2、职工人事档案管理的范围：是指在XXXX公司范围内与公司形成劳动关系职工的档案管理以及人事档案尚未移交地方社区的公司离退休职工的档案管理。

二、职工人事档案的内容及类别

1、职工录用、劳动调配材料；

2、职工登记表、个人简历材料；

3、劳动合同书；

4、职工薪酬、调资、升级材料；

5、专业技术职务、职称、晋级、评审材料；

6、职工考核、考察、职务任免等材料；

7、参加社会保险等信息材料；

8、工种岗位变动认定材料；

9、学历、职业资格证书等材料复印件以及职工参加教育培训等证明材料；

10、职工奖惩材料；

11、政审材料；

12、参加中国共产党、共青团以及民主党派材料；

13、其它材料。

三、职工人事档案管理的组织机构

XXXX公司是经属地人力资源和社会保障部门认定，具备保管职工档案条件的用人单位。公司及所属单位人力资源部门为职工人事档案的具体管理和经办机构，在属地人力资源和社会保障行政部门及档案行政管理部门的监督、指导下，负责集中管理和保管与公司形成劳动关系职工的人事档案。

公司及所属单位人力资源部门设专人管理职工档案。

四、职工人事档案管理机构的职责

1、负责保管职工档案并保证档案的完整；

2、对职工工作中形成的材料及时收集、整理、鉴别、装订、立卷；

3、负责办理职工档案的查询、借阅和转递手续等；

4、登记职工工作变动情况，以及劳动合同签订、续订、解除、履行等情况；

5、按规定程序为有关部门提供职工个人情况；

6、做好职工人事档案的安全、保密、保护工作；

7、负责办理离职或解除（终止）劳动关系职工的档案向其它单位或属地档案管理部门移交档案或办理档案托管事宜；

8、办理其它有关事项。

五、职工人事档案的收集、保管、销毁

1、人力资源档案管理部门对公司及所属单位职工进行考察、考核、培训、奖惩、调资、晋级等形成的材料要及时收集整理，并组织对形成的职工个人档案材料进行认真鉴别，保证材料真实、准确、文字清楚、手续齐备。档案材料经鉴别后，必须经各有关部门负责人和分管领导签字或盖章后方可归档；

2、职工个人档案材料收集、整理、鉴别后，由单位人力资源部门人事主管按分类目录详细填写材料清单，并按照档案材料分类目录分类装订，并注明材料收集人的姓名，交由档案员归档保管；

3、公司及所属单位档案管理人员负责将职工档案按规定标准统一编号管理，填写档案存放登记表，建立职工个人档案目录和档案管理台账，以便查询和日常档案管理。档案材料归档后，任何人不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案材料。档案管理人员要做好档案管理工

作，防止和避免出现档案丢失和损毁等情况，给公司和职工个人造成损失；

4、职工人事档案执行全公司统一标准样式，档案卷盒、卷皮、档案目录、规格由集团公司实行统一的制作标准，并用钢笔或碳素笔填写，字迹要端正、清晰。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；

5、按规定需要销毁档案材料时，必须经公司主管档案工作的领导批准，按规定程序组织进行；

6、对死亡、失踪职工的人事档案，可在职工原单位档案保管部门保管，保管满15年后，可以按规定进行销毁。特殊贡献的获省级以上模范人物称号的职工死亡后其档案按管理权限直接向属地档案馆移交；

7、对公司内职工自动离职、开除、解除（终止）劳动关系的职工人事档案，要及时按法定程序移交属地劳动就业部门保管；

8、严禁单位任何人以任何理由私自保存职工档案和利用职工档案材料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。对触犯国家相关《保密法》、《档案法》等法律法规的，将依法追究刑事责任。

六、职工人事档案查阅、借阅的规定

公司及所属单位档案管理机构必须严格遵守职工档案查阅、借阅制度，特别是对公司内高级专业技术人员、公司主要负责人和涉及国家秘密的职工档案要严格保管，严格履行查、借阅手续。查阅和借阅

职工个人档案必须遵守以下规定：

1、查阅和借阅职工档案，需出具查阅和借阅申请（公司以外单位或部门查阅、借阅职工档案还必须出具单位或部门公函），经单位档案部门负责人审核，签字或盖章同意后，方可办理职工档案的查阅或借阅；

2、除特殊情况外，职工档案原则不得借出查阅。如必须借出查阅时，要事先提交报告说明理由，经主管档案工作的领导批准后，方可办理。档案管理人员要严格履行登记手续，并限期归还；

3、查阅、借阅职工档案，必须严格遵守保密规定和查档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换职工档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布职工档案内容，对违反规定者，要视情节轻重予以批评教育和必要的纪律处分；

4、因工作需要，需从职工档案中调查取证的，需履行审批程序，经单位主管档案工作的领导批准后，由档案管理人员监督复制办理。

七、职工人事档案的传递

职工因离职、调转、解除（终止）劳动关系等需移交、转递档案的，必须遵循以下程序办理：

1、职工档案的移交、转递，必须XXX过专门的传递渠道或专人送取，不准职工本人携带；

2、对转出的档案必须按公司统一印制的《职工档案转递XXX知单》进行登记，将《职工档案转递XXX知单》和职工个人档案一并密

封包装后方可转出；

3、公司各档案管理机构对转出的职工档案材料，不得扣留或分批转出；

4、公司各档案管理机构对职工档案转出后，要及时与档案接收方联系，按规定向其追要档案接收回执。对逾期30日未收到回执的，要及时追查，以防职工档案丢失。《职工档案转递XXX知单》回执要在本单位档案管理部门保管15年以上，方可销毁。

八、公司各档案保管机构必须具备的条件

1、要建立坚固的专用档案室，配备铁制的档案保管柜；

2、档案室要具备防火、防虫、防潮、防盗、防高温、防尘等基本

条件。档案室温度要控制在零上14度-24度。相对湿度要控制在45%-60%；

3、档案室和专职档案工作人员办公室要二室分开；

4、专职档案保管人员应具备中专以上学历，经过培训考试合格后

持证上岗；

5、根据XXXX公司信息化进程，要求各档案保管机构在1-2年

内，实行职工档案微机管理，实现档案信息化管理目标。

九、档案管理的组织纪律

档案管理是企业一项重要管理工作。依据《中华人民共和国档案法》、《吉林省档案条列》等有关法律法规之规定，对在档案管理过程中出现以下情形，给企业和职工个人造成损失的，要依法承

担赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。

1、不按本办法规定集中保管档案的；

2、擅自涂改档案内容、伪造档案材料的；

3、职工档案整理、保管、鉴别、查阅、借阅、转递过程中，违反本办法规定，造成职工个人档案丢失、损坏或其它严重后果的；

4、公司及所属各单位档案保管部门明知所保存的档案面临危险而不采取积极处理措施，造成职工档案损失的；

5、损毁丢失或擅自销毁档案的。

十、本办法未尽事宜，按国家相关档案政策办理。

十一、本办法自下发之日起执行，解释权归XXXX公司人力资源部。

2012年4月22日