管理体系外部审核应注意的要点

管理体系外部审核应注意的要点

管理体系外部审核应注意的要点

本文引用自沉涛《管理体系外部审核应注意的要点》

原文地址：管理体系外部审核应注意的要点原文作者：沉涛

介绍啤酒行业在迎接食品安全、质量、环境综合管理体系外部审核时应注意的要点。

一、各部门均涉及的标准要素的要点

1、食品安全、质量、环境方针：了解体系方针制定的思路，总经理/管理者代表是否了解标准对方针制定的要求；应明确是由公司总经理制定食品安全质量环境方针，方针应体现法律法规要求、顾客要求、污染预防和持续改进，并与公司经营宗旨相适应。方针是要在员工理解的基础上去执行的，员工应能够将方针的内容说清楚，最好是结合本岗位的工作，来谈对方针的贯彻执行；干部应能够理解公司体系方针。公司体系方针是开放的，可为公众所获取的，而不是保密的。体系方针在管理评审时进行评审、修订。

2、食品安全质量目标、环境目标和指标：体系目标指标的建立应充分考虑满足产品要求所需的内容、重要环境因素、

法律法规和其他要求，此外还需考虑公司的技术能力和运营要求等。体系目标和指标需经总经理批准形成文件，是可测量的，并与体系方针保持一致。体系目标指标是否得到逐级分解，是否对目标实现情况进行了统计分析。

3、食品安全小组：明确食品安全小组成员的职责，小组成员参与负责食品安全信息的内外部沟通、危害分析、流程图的制定、关键控制点的确定（CCP点）、单项验证以及验证活动结果的分析，参与危害分析、HACCP计划、操作型前提方案等文件的评审。小组成员的能力是否得到确认，是否记录了小组成员的食品安全知识培训。

4、环境因素：环境因素的识别和评价方法是否合理、充分？是否关注了三种时态（过去、当前、将来）、三种状态（正常、异常、紧急）和八种通常要考虑的情况；环境因素、重要环境因素是否得到适时更新？公司确定了哪些重要环境因素？是否传达到了重要环境岗位？部门应能够提供环境因素排查表、评价依据和重要环境因素清单。

5、法律法规和其他要求：公司各级应明确法律法规和其他要求的获取渠道有哪些？是否畅通？适用的法律法规和其他要求是否保持更新？法律法规和其他要求是否进行了的宣传培训？各部门应能够提供法律法规和其他要求清单。公司确定的法律法规和其它要求是否适用于公司/部门的环境因素，是否与公司/部门的活动、产品或服务相适宜，以及法

律法规和其他要求与环境因素的对应关系是否书面化。

6、体系文件和文件控制：体系文件包括方针和目标指标、管理手册（一级文件）、程序文件（二级文件）、管理规定/工艺文件/操作规程等（三级文件）、外来文件（法律法规和其他要求）、体系运行记录。文件（过期作废文件）的发放、接受、回收、保管使用、修改的控制是否符合公司文件控制程序要求，是否得到评审和更新。

7、记录控制：记录是否清晰、易于识别和检索？是否具有可追溯性(时间、填写人、审核人等)？记录的贮存、保存期限和处置是否符合标准要求？

8、资源、职责和权限：公司为体系的建立提供了哪些资源？管理者代表是否任命、职责是否明确？机构、部门和岗位如何设置的？各部门和岗位的职责权限是否已明确？有无矛盾、含糊和不一致的情况存在？确定的职责和权限是如何向员工传达的？通过对各部门的模拟审核了解各层次管理者

对自己的职责和权限是否已经清楚并理解。

9、内外部沟通（信息交流）：公司上下应明确信息交流沟通的渠道和方式有哪些？有哪些内容（顾客信息、产品信息、食品安全信息、环境信息等）？具体掌握沟通管理程序中所列举的内容。沟通的效果如何？每一个部门对信息交流的理解是否到位，公司的环境控制要求是否传达到相关方。10、培训、意识和能力：公司培训需求获得的依据是什么？

培训需求是否得到审核，是否根据培训需求制定了公司的年度培训计划，培训计划（一级培训、二级培训、入厂/转岗/

岗前培训）是否得到实施？重要环境岗位是否明确、有哪些？是否确定了重要环境岗位任职人员相应的能力要求，是否从教育、培训、技能和经验4个方面确定了上岗条件。询问重要环境影响岗位人员是否明确自己岗位的环境影响，干部员工所体现出的食品安全质量意识、环境意识如何？

11、环境管理方案：公司是否制定了环境管理方案？方案中的措施方法、职责、时间进度是否明确、可行，方案是否按规定的方法、措施和时间进度实施，是否按期完成，方法是否有效。

12、应急准备和响应：识别公司食品安全/环境等潜在紧急情况和事故有哪些？是否制定了相应的预案，预案的演练和评审、记录？如有紧急事故发生，是否做出响应？各相关部门/岗位是否有相应的应急设施，是否有效？各部门是否了解应急准备与响应的具体规定，是否了解应急设施、材料的使用。

13、内部审核：体系内审是否进行年度策划（职责、时间、频次、目的、范围、依据、审核组成员的要求、审核方式等）？内审的实施是否按计划实施，审核的可信度和有效性、内审员的能力及独立性是否得到保证？内审报告是否分发给各

层管理者，不符合纠正、纠正/预防措施的效果是否进行验证？应确保审核方案、审核计划、首、末次会议记录、内审检查

表/审核记录、不符合报告、内审报告、内审员资格、不符合项关闭等记录的形成并可查。

14、管理评审：管理评审的实施应按照公司计划的时间间隔（每年至少保证一次）由总经理主持召开？管理评审的输入是否符合标准要素和公司程序文件的要求？评审内容是否

包括了管理体系持续适宜、充分、有效性的评价，是否包括了改进的机会和修改需求的评价？评审输出是否包括了管

理体系改进的决策和行动？应现场查看管理评审输出的改

进要求真正得到落实。

二、各部门应侧重的要点

（一）人力资源部，即人力资源管理、企业管理部门

1、人员能力的确定：根据各机构、部门和岗位的职责权限

规定，是否确定了任职人员相应的能力要求？是否从教育、培训、技能和经验4个方面确定上岗条件？

2、培训管理：是否制定公司年度培训计划并得到实施？是

否建立员工培训档案？员工入厂培训、转岗培训等是否得到有效控制和实施？是否对培训效果进行了评价？

3、文件管控：公司实际情况与体系文件是否相符？程序文

件及相关文件对文件管理的规定是否符合标准要素的要求？文件是否经过审批？审批人的权限是否符合文件的规定？

是否建立了文件的发放、收回、销毁、评审及更改记录？是否建立外来文件的发放记录？是否对保留的作废文件进行

了标识管理？文件修改后是否得到重新审批？是否规定了

记录的保存期限？

4、内部审核：是否制定并执行了内部审核文件化程序？是否制定了审核方案和审核计划？文件化程序是否包括了实

施审核、确保审核的独立性、记录审核结果并向管理者报告的职责和要求？内审员是否经过培训并取得了资格证？内

审中发现的不合格是否采取了纠正措施？是否对纠正措施

进行了验证并将结果分发给相关部门？是否形成了内审报告？内审报告是否得到审核和分发？

5、管理评审：管理评审的时机是否明确？是否规定了定期管理评审的时间间隔和应追加管理评审的特殊情况？管理

评审的输入、输出是否满足标准要素的要求？是否评审了管理体系(包括体系方针和目标)改进的需要？管理评审是否形成了关于管理体系及过程的改进、产品的改进、对资源需求的决定和措施？改进措施是否得到验证？评审记录：计划、通知、管理评审输入材料、会议记录、管理评审报告或会议纪要、管理评审决定和措施的验证材料等。

（二）行政部，即办公室、后勤管理部门

1、员工体检：应制定年度员工体检计划并组织实施，建立员工健康档案；应制定年度卫生培训计划，定期对直接接触啤酒生产的人员进行培训，并记录存档。

2、鼠害虫害、卫生的控制：应制定厂区灭鼠图、明确人员

职责、方法措施、杀虫灭鼠防治设施（灭蝇灯、风幕、纱窗门帘、粘鼠板等）的布置，同时对防治结果的实施和处置做好记录。车间、仓库内不能用灭鼠药。

3、废弃物的管理。应对废弃物进行分类，明确各种废弃物存放地，废弃物的归属、危险废物的收集与处置是否符合文件要求？保留处置记录。

4、环境管理方案的实施。

（三）技术质检部，即技术、检验部门

1、化学品的管控：应建立公司化学品MSDS表并分发到使用部门和岗位。化学品的存放、领取、使用、废弃管理是否符合危险化学品控制程序的要求？是否对公司的化学品保管和使用人员进行了培训？保留相关记录。

2、化验废液的管理：应明确化验废液的种类，处置的方法或措施。

3、顾客抱怨投诉的处结率，处结是否及时、有效？是否进行顾客满意度调查？

4、特殊的产品、项目、合同是否形成了质量计划？

5、危害分析是否得到持续更新？HACCP计划和操作性前提方案是否按规定实施，是否有效？产品工艺卫生管理、过程/产品的监视和测量是否符合相关文件的要求？

6、不合格品处置是否按规定实施，并保留了处置记录？

7、采取的纠正预防措施是否得到验证并保留了记录？

8、食品安全质量目标的实现情况

（四）生产部，即生产调度、仓储及采购管理部门

1、采购管理：是否按期对供方进行了评价？评价的方法是否适宜？评价的结果和跟踪措施是否予以记录？是否建立合格供方档案？供方证件等档案资料是否齐全？当供方产品不能满足合同要求时，是否得到处置，处置是否得到跟踪验证？

2、仓储管理：粮食的贮存是否适宜，有无造成霉菌污染的可能？粮食库的虫害控制、温度控制等是否适宜，是否符合文件规定？危险化学品是否双人双锁管理？库存物资是否分类存放，有无交叉污染？库房是否定期巡检，记录是否保留？

3、特种设备管理：是否对公司特种作业设备进行管理？特种设备从业人员是否持证上岗？特种设备的申报、安装、验收、注册登记、定期校验是否符合贯标要求和国家有关规定？

4、应急准备和响应：是否确定公司潜在事故或紧急情况的类型，并针对各类潜在事故或紧急情况制定出相应的应急预案？如火灾、爆炸、防洪、突然停电停水等。计划或预案至少应规定组织机构、人员及职责、工作程序和要求、措施和方法、设施/设备、应急服务信息、内外部联络、培训等。

5、公司环境目标指标的实现情况

（五）设备动力部，即设备管理、动力供应、基础建设维护部门

1、锅炉管理：锅炉的运行管理、脱硫除尘的运行管理是否符合文件规定和法律法规的要求，是否保留了相关记录？是否进行了锅炉应急预案的演练？煤场管理是否体现了污染预防的控制要求？

2、制冷管理：液氨操作是否文件化，并对作业人员进行了培训？制冷人员是否做到持证上岗？是否进行了制冷、液氨泄露应急预案的演练？

3、计量管理：是否对公司的监视和测量装置进行了识别和分类管理？测量装置是否有检定、校准计划？是否在使用前或按规定的周期对监视和测量装置进行了校准和检定？其依据是否可追溯到国际获国家标准？无标准时是否有可依据的文件？是否保存了检定、校准的记录？公司计量检定人员是否具备相应的资质？公司强制检定的监视和测量装置有无遗漏？如有用于监视和测量的软件，在使用前应进行确认。

（六）生产车间，即酿造车间、包装车间

1、设备管理：是否按规定对设备进行了日常维护和巡检、定期保养？是否有专人对设备进行检修？设备大修是否按计划实施？现有设备的能力是否满足生产要求？

2、过程控制：车间的生产运作是否按生产计划和工艺文件

的要求进行？各机台设备的运行是否符合文件要求？是否

保留了运行记录？各机台的温度是否有专人巡检和记录？

设备的刷机和杀菌是否按照规定的周期进行？所采用的方

法和步骤，如杀菌或刷机介质、温度、时间的控制是否符合工艺要求？是否保留了杀菌或刷洗记录？

此外，厂区现场的标识管理、计量管理、员工劳动防护、鼠害虫害控制、煤场/脱硫除尘的运行控制、污水站的运行控制、其他设备设施的卫生控制和运行管理是现场查看审核的重点。