文件受控管理规定

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企业受控文件管理制度

企业受控文件管理制度一、总则为了规范企业文件管理工作，确保文件受控管理有效运行，提高企业文件管理工作效率，保证文件管理的合法性、规范性和安全性，特制定本制度。

二、文件管理的范围本制度适用于企业内所有的文件管理工作，包括文件的生成、存储、传递、利用、保管、销毁等全过程。

三、文件管理的原则1. 文件管理应当依法依规，合理安排工作流程，确保文件工作的顺利进行。

2. 文件管理要严格按照规定流程和程序进行，杜绝违规操作。

3. 文件管理要注重保密性，保护企业的商业秘密和个人隐私。

4. 文件管理要强调全员参与，建立起文件管理的全员责任制度。

5. 文件管理要不断提高效率，提高工作质量，提升企业形象和竞争力。

四、文件管理的主体责任1. 领导责任：企业领导要关注文件管理工作，加强对文件管理工作的指导和督促。

2. 部门责任：各部门要合理分工，做好本部门的文件管理工作。

3. 个人责任：每个员工都要认真履行自己的文件管理义务，杜绝疏漏和错误。

五、文件管理的流程1. 文件的制定和登记：文件的制定应当遵循程序，登记并编号，确保文件的完整性和真实性。

2. 文件的存储和保管：文件应当按照分类存放，有序保管，确保文件的安全和方便查找。

3. 文件的传递和利用：文件传递应当严格按照规定流程进行，利用文件要保证信息的准确性和安全性。

4. 文件的审批和归档：文件的审批要有规范程序，归档要按照分类要求，确保文件的可追溯性和可审计性。

5. 文件的销毁和报废：文件的销毁应当按照规定程序进行，避免信息泄露和数据损失。

六、文件管理的监督和检查1. 部门领导要加强对文件管理工作的监督和检查，及时发现问题并解决。

2. 定期对文件管理工作进行检查，发现问题要及时整改。

3. 提倡员工互相监督，建立起文件管理的内部检查机制。

七、文件管理的培训和考核1. 对新员工进行文件管理培训，使其了解文件管理的制度和流程。

2. 定期对员工进行文件管理知识考核，确保员工掌握文件管理的必备知识和技能。

文件受控流程管理规范

文件受控流程管理规范文件受控流程管理规范是指对组织内文件的创建、存储、使用、归档等环节进行规范和管理的一系列措施和步骤。

良好的文件受控流程管理规范能够提高组织的工作效率、降低风险和提高合规性。

本文将从文件创建、存储、使用和归档等方面介绍文件受控流程管理规范。

文件创建方面，为了保证文件的质量和准确性，应该采取以下措施：1.文件审查：在文件创建前，应该进行文件审查，确保文件内容准确、无误。

2.文件授权：文件的创建和修改应该由授权人员进行，以确保文件内容的合规性。

3.文件命名规范：文件的命名规范应该清晰明确，方便后续的查找和管理。

文件存储方面，应该采取以下措施：1.存储位置：文件应该统一存储在指定的存储位置，避免分散存放和不当存储。

2.版本管理：对于版本较多的文件，应该采取版本管理措施，确保能够追踪文件的修改历史和变更内容。

3.存储权限控制：文件的访问权限应该进行控制，确保只有授权人员才能够访问文件。

文件使用方面，应该采取以下措施：1.文件借阅登记：对于需要借阅的文件，应该进行借阅登记，记录借阅人员、借阅时间等信息，以便追踪文件的使用情况。

2.文件查阅规范：文件的查阅应该遵循规范，不得外传、篡改或复制文件内容。

3.文件报废处理：对于不再需要的文件，应该及时进行报废处理，包括销毁文件、归档文件等方式。

文件归档方面，应该采取以下措施：1.归档分类：文件应该按照一定的分类标准进行归档，方便文件的检索和管理。

2.归档标识：归档文件应该进行标识，包括文件名称、归档日期、归档人员等信息。

3.归档存储：归档文件应该存储在安全可靠的位置，以保证文件的完整性和可访问性。

此外，文件受控流程管理规范还应该制定相应的文件管理制度和相应的培训与指导。

文件管理制度应明确文件管理的责任和权限，并规定相应的控制措施和流程。

培训与指导可以通过培训课程、培训手册等形式对相关人员进行培训，提高其文件管理能力。

总之，文件受控流程管理规范是组织内对文件进行规范管理的一系列措施和步骤。

受控文件管理制度

受控文件管理制度受控文件管理制度是企业内部的一个重要管理手段，旨在规范和控制文件的创建、审批、发布、阅读、变更等过程，确保文件的准确性、完整性和可追溯性。

本文将阐述受控文件管理制度的目的、应用范围、基本原则以及实施步骤。

一、目的受控文件管理制度的目的是为了强化企业内部文件管理，促进工作的高效有序进行。

通过规范文件管理流程，可以减少文件丢失和错误，提高文件管理的科学性和便捷性，确保员工获取准确、及时、适用的文件信息，推动企业的各项工作顺利开展。

二、应用范围受控文件管理制度适用于企业内部所有涉及文件管理的部门和岗位。

无论是文件的创建、审批、发布、阅读还是文件内容的变更等，都需要按照受控文件管理制度进行操作和管理。

三、基本原则1. 确定责任：明确文件管理的责任主体，包括文件管理部门和相关岗位的责任，并建立责任追究机制。

2. 建立流程：制定文件管理的具体流程，包括文件的创建、审批、发布、阅读、变更等环节，并确保流程的合理、高效。

3. 设立标准：制定文件管理的标准和规范，明确文件的命名规则、版本控制规则、格式要求等，保证文件的一致性和可读性。

4. 强化审批：对重要文件的审批环节加强监督和审查，并确保审批人员具备相应的资质和权限。

5. 审查变更：对文件变更的申请进行审查和评估，并记录变更的原因、过程和结果，保证文件变更的透明性和追踪性。

6. 提供培训：定期对相关人员进行文件管理制度的培训，确保员工了解和掌握文件管理的要求和流程。

四、实施步骤1. 制定制度文件：明确受控文件管理制度的制定方和管理范围，并将制度文件上报至相应部门进行审批。

2. 流程优化：根据企业的实际情况，制定文件管理的具体流程，并确保流程的合理、简洁，避免繁琐和冗余的环节。

3. 建立档案系统：建立受控文件管理的档案系统，包括电子档案和纸质档案，便于文件的存储、检索和管理。

4. 培训与宣贯：组织相关人员进行受控文件管理制度的培训，并通过内部通知、会议等形式，宣传和推广制度要求。

公司受控文件管理制度

公司受控文件管理制度一、总则公司文件是公司日常运营中产生的各类书面资料和电子文档，是公司重要的管理和经营工具。

为了规范公司文件的管理和运用，提高工作效率和信息安全性，制定本文件管理制度。

二、文件管理职责1. 公司领导层负责制订文件管理工作目标和计划，并对文件管理工作的开展负有最终责任。

2. 各部门负责本部门文件的管理，包括文件的编制、归档、检索和销毁。

3. 公司文件管理部门负责公司文件管理系统的建设和维护，监督各部门文件管理工作的执行情况。

三、文件管理原则1. 完整性原则：确保文件的完整性，不得私自篡改、删除或销毁文件。

2. 效率原则：提高文件管理的效率，加快文件的查询和检索速度。

3. 安全性原则：加强文件的保密性和安全性，防止文件泄露和丢失。

4. 便捷性原则：使文件的管理和使用更加方便快捷，提高工作效率。

四、文件管理流程1. 文件编制：各部门根据工作需要编制文件，并在文件上注明文件编号、标题、编制日期、审核人和生效日期等信息。

2. 文件归档：完成文件编制后，按照文件管理部门规定的归档要求和流程进行归档。

3. 文件检索：需要查询文件时，可以通过文件管理系统进行检索，找到需要的文件并获取相关信息。

4. 文件销毁：对于已经过时或无需保留的文件，按照文件管理部门规定的文件销毁程序进行销毁。

五、文件管理系统公司文件管理系统是公司文件管理的核心工具，它包括文件存储、检索、备份和灾难恢复等功能。

1. 文件存储：公司文件管理系统应提供足够的存储空间，确保文件能够按时、按要求进行归档。

2. 文件检索：公司文件管理系统应具备便捷、快速的检索功能，使用户能够方便地查找到需要的文件。

3. 备份和灾难恢复：公司文件管理系统应定期进行备份，确保文件数据的安全性，同时可以进行灾难恢复操作。

六、文件管理制度的执行与监督1. 文件管理部门应定期对各部门的文件管理工作进行检查和审核，发现问题及时提出整改意见并跟踪整改情况。

2. 公司领导层应加强对文件管理工作的监督，提供必要的支持和资源，确保文件管理制度的有效执行。

受控文件的管理制度

受控文件的管理制度一、总则为规范受控文件的管理，提高文件管理的效率和质量，保障文件的安全和准确性，制定本受控文件管理制度。

二、适用范围本受控文件管理制度适用于本单位所有的受控文件的管理，包括编制、审批、发布、变更、废止等一系列流程。

三、受控文件的定义受控文件是指对于单位工作具有指导意义、约束力、负有执行要求或监督追责义务的文件，包括文件、规章制度、通知通告、备忘录等。

四、受控文件的编制1. 受控文件的编制应当遵循合法、科学、严谨的原则，内容应当真实、准确、完整。

2. 受控文件的编制应当明确文件的分类、编号、名称、起草单位、起草人、起草时间、审批单位、审批人、审批时间等内容。

3. 受控行政性法规、规章和政策文件的编制，应当按照法律法规的规定，相关文件需经相应程序的审批，并抄送相关单位。

五、受控文件的审批1. 受控文件的审批由单位主管领导或有权机构进行，应当严格按照程序进行审批。

2. 在受控文件的审批过程中，应当确保审批的合法性、适当性，审批人应当具备相应的资质和权限。

3. 审批过程中如有异议需协商解决，如无法协商解决需报请主管领导或有权机构决定。

4. 审批完成后，应当及时通知相关人员，并将审批结果记录在审批表中。

六、受控文件的发布1. 受控文件的发布应当及时传达到相关人员，可以通过文件夹、邮件、通知等形式进行。

2. 发布后应当对已发布的受控文件进行归档管理，并定期进行检查和更新。

3. 对于重要的受控文件，应当督促相关人员及时阅读并掌握内容。

七、受控文件的变更1. 受控文件在使用过程中如需进行变更，应当经过合法程序进行审批。

2. 变更要求应当明确具体，变更内容应当清晰明了，变更原因应当充分合理。

3. 变更后的受控文件应当及时通知相关人员，并对旧版本进行废弃处理。

八、受控文件的废止1. 受控文件在使用过程中如因废止、废弃、撤销等原因而不再适用，应当及时处置。

2. 废止的受控文件应当做到明确、确凿，废止原因应当清晰明了。

受控文件管理制度_受控文件管理制度规范

受控文件管理制度_受控文件管理制度规范受控文件管理制度_受控文件管理制度规范为加强受控文件的管理，提高工作效率，应制定规范的受控文件管理制度。

下面店铺为大家整理了有关受控文件管理制度的范文，希望对大家有帮助。

受控文件管理制度篇1一、文件范围：1、设计文件(包括图纸表格)、2、工艺文件(包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程);3、质检文件(包括企业标准、检验规范);4、管理文件(包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度)。

二、文件发放登记与保管：受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全(编制、审核、标准化、批准)，按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档;文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录;收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》;各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发;离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。

三：文件的回收与销毁：凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名;过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。

四、处罚条例：对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚;对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。

本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。

受控文件管理制度模板

受控文件管理制度模板一、目的为确保公司文件的安全性、一致性和可追溯性，特制定本管理制度，以规范受控文件的管理流程。

二、适用范围本制度适用于公司所有受控文件的管理，包括但不限于技术文件、管理文件、操作手册、记录表格等。

三、定义受控文件：指公司内需要严格控制其版本、分发和使用的文件。

四、职责1. 文档管理部门：负责受控文件的登记、分发、存档和更新管理。

2. 各部门负责人：负责确保本部门受控文件的正确使用和保管。

3. 员工：负责正确使用和妥善保管个人受控文件。

五、文件分类受控文件分为以下几类：1. A类：公司级管理文件。

2. B类：部门级管理文件。

3. C类：操作级文件。

六、文件编号所有受控文件应有唯一的文件编号，编号规则由文档管理部门制定。

七、文件审批1. 文件起草人完成文件初稿后，需提交给直接上级或相关部门审核。

2. 审核通过后，文件提交给文档管理部门进行编号和登记。

3. 文件最终由公司授权人批准发布。

八、文件分发1. 文档管理部门负责将批准的文件分发给相关部门或个人。

2. 分发的文件应有分发记录，记录文件编号、分发日期、接收人等信息。

九、文件使用1. 使用受控文件的人员应确保文件的保密性，不得擅自复制或传播。

2. 使用过程中，如发现文件有误或需改进，应及时反馈给文档管理部门。

十、文件存档1. 文档管理部门负责将所有受控文件的原件存档。

2. 存档的文件应定期进行清点和检查。

十一、文件更新1. 任何部门或个人需更新受控文件时，应填写《文件变更申请表》。

2. 更改后的文件需重新审批、编号，并替换旧版文件。

十二、文件作废1. 作废的文件由文档管理部门负责收回，并在《文件作废记录表》上记录。

2. 作废文件的处理应符合公司文件销毁程序。

十三、监督检查1. 文档管理部门应定期对受控文件的管理情况进行监督检查。

2. 对违反本制度的行为，应按规定进行处理。

十四、附则1. 本制度由文档管理部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起生效，原有相关制度同时废止。

受控文件管理规定

1OF3次页1.目的：为了适应公司发展，对与质量体系有关的文件和资料进行有效控制，防止作废文件的非预期使用，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本，使受控文件的管理规范化、程序化，特制定此规定。

，2.适用范围：适用于深圳市格瑞普电池技术研发有限公司所有质量体系之受控文件及外来文件的管理。

3.定义：3.1 受控文件是“非受控文件”的对称。

它是按照ISO9001标准4.2.3 （或GB/T19001及其它体系）要求予以控制的文件。

3.2 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。

受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。

如：电芯工艺、设备参数等。

3.3 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。

受控文件未经文件管理部门批准不得复制，文件封面一般加盖受控印章。

4．职责4.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。

4.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。

4.3研发部、品质部、客服部、设备部等部门负责组织编制电芯工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。

4.4 文控中心负责文件格式的审核、编制《受控文件目录清单》，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。

4.5各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件目录清单》。

5．程序5.1文件分类5.1.1质量环境管理手册；5.1.2质量环境程序文件；5.1.3作业指导书；5.1.4 技术文件：QC工程图、检验标准、工艺标准、BOM清单；5.1.5 管理规定、管理规范；5.1.6外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等）6.2 文件的编制与批准6.2.1文件应按其使用范围和性质，由其相应的管理者审批后生效。

审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求、文件体系的水平纵向对比、公司与顾客、供方和它相关方的接口等等。

受控文件管理制度

受控文件管理制度第一部分：总则为了规范和规范组织内文件管理工作，提高文件管理工作效率，保证文件的完整性、安全性、可靠性，制定本制度。

第二部分：适用范围本制度适用于组织内所有部门的文件管理工作。

第三部分：文件管理原则1. 文件管理应遵循便于查找、便于使用、便于保管、便于送交、便于销毁的原则。

2. 文件管理应遵循安全、完整、保密、可靠、便捷的原则。

3. 文件管理应遵循便于追溯、便于追踪、便于监控、便于管理的原则。

第四部分：文件管理责任1. 文件管理工作由文件管理部门负责组织协调，各部门负责具体实施。

2. 文件管理部门负责制定和完善文件管理制度，并对全体员工进行文件管理培训。

3. 各部门负责具体文件的起草、编制、审批和归档工作。

4. 各部门应当设置专门的文件管理岗位，负责文件的整理、保管、送交和销毁工作。

第五部分：文件的保存和归档1. 所有文件应当进行分类和编号，并保存到电子文档管理系统中。

2. 对于重要文件，应当进行备份，留存至少两个备份副本，并分别存放在不同地点。

3. 对于纸质文件，应当按照规定的分类和编号进行归档，同时建立档案室进行保管。

4. 归档的文件应当建立档案目录，方便查找和查询。

第六部分：文件的送交和借阅1. 文件的送交应当有明确的程序和规定，送交应当在文件登记簿上进行记录。

2. 文件的借阅应当有授权人员进行，借阅应当在文件登记簿上进行记录。

3. 对于涉及机密信息的文件，借阅应当经过审批，有严格的控制和监督。

第七部分：文件的销毁和处置1. 对于已过期的文件，应当按照规定的程序和要求进行销毁。

2. 文件销毁应当进行登记，并有专门的人员进行监督和执行。

3. 对于机密信息的文件，应当进行专门的处理并进行记录。

第八部分：文件管理的监督和考核1. 文件管理部门应当定期对各部门的文件管理工作进行检查和评估。

2. 各部门应当根据评估结果进行整改和改进，同时加强文件管理工作的培训和提高。

第九部分：附则本制度自发布之日起生效。

受控文件管理制度

受控文件管理制度1. 简介受控文件管理制度是指对文件进行规范化、标准化、可追踪化管理的一种管理方式。

文件包括但不限于各类文档、数据表格、图片、视频、音频、程序代码等。

受控文件管理制度通常适用于企业的知识管理、项目管理、质量管理等领域。

该制度的实施可以有效提高信息的安全性、可靠性和可用性，规范员工的行为，并降低企业的风险。

2. 实施步骤具体实施受控文件管理制度的步骤如下：2.1 确定受控文件管理的范围首先需要明确需要受控的文件的种类、数量、格式等信息，包括受控文件的保密级别、审批流程等。

这些信息需要根据企业内部的要求和标准进行制定。

2.2 制定受控文件管理的规章制度确定受控文件的管理流程、审核流程、修改和标识标准以及备份和归档等具体细节。

制定好规章制度后，需要进行内部审查，确定制度的可行性和合理性。

2.3 实施受控文件管理制度组织相关人员，开展文件受控管理的培训，确保相关人员理解并遵守制度。

制定好相应的文明工作习惯和工作流程，使得受控文件管理制度符合管理和操作要求。

2.4 初期运营管理根据受控文件管理制度进行文件的管理，实施文件审核和文档授权，并进行文件管理记录的归档。

在初期运营中，需要特别关注对敏感信息的安全保护。

2.5 持续改进持续监测和改进受控文件管理制度，对于实施过程中出现的问题，要及时进行改进和纠正，提高管理系统的有效性和可持续性。

3. 受控文件管理制度的要点3.1 文件的管理受控文件的管理包括：文件的收集、抽查和随机检查，文件的存放，文件的传递和文件的退坏；受控文件的操作包括：新增（制定、修改、更新）、撤废和归档文件。

3.2 文件的标识受控文件的标识要求：每个文件都必须有唯一的编号，文件名称规范，文件的版本和修订历史可追溯。

3.3 文件的备份和归档受控文件需要进行备份和归档，确保文件不会因为系统故障或设备损坏而丢失，同时也为文件审查和历史记录提供支持。

3.4 文件的授权和审核受控文件授权和审核包括：文件的使用许可和阅读权限、文件的修改许可、文件的发放和打印等。

文件受控的规章制度怎么写

文件受控的规章制度怎么写第一章总则第一条为了规范文件管理，加强文件受控，保障文件的安全性、完整性和可追溯性，提高文件管理效率，制定本规章。

第二条本规章适用于所有单位和个人，包括机构内部、外部的文件管理。

第三条文件受控是指对文件的生成、审批、分发、使用、归档和销毁等过程进行监控和管理，确保文件的有效性和合规性。

第四条文件受控的目标是建立健全的文件管理制度，防止文件遗失、篡改和泄露，确保文件的可靠性和安全性。

第五条文件受控的原则是依法依规、科学管理、全面控制、持续改进。

第六条文件受控的方式包括文件分类、归档、检索、备份、跟踪、监控等。

第七条文件受控的责任主体是文件管理部门，其他部门和个人应当配合文件管理部门做好文件受控工作。

第八条文件受控的措施包括建立文件档案库、制定文件管理规程、设置文件权限、加强数据备份等。

第九条文件受控的监督机制是内部审查、外部审核、随机抽查、定期报告等。

第二章文件受控的具体措施第十条文件受控的制度建设包括以下内容：（一）建立文件分类标准，明确文件的种类和档案编号。

（二）制定文件管理办法，规范文件的生成、审批、签发、分发和使用流程。

（三）设置文件权限，明确文件的保密级别和查阅范围。

（四）建立文件归档制度，规范文件的存放、整理、检索和销毁程序。

（五）加强数据备份，确保文件的安全性和可恢复性。

（六）建立文件监控系统，实时监测文件的流转和使用情况。

第十一条文件受控的文件分类标准包括以下内容：（一）按照文件的形式划分为纸质文件和电子文件。

（二）按照文件的内容划分为内部文件和外部文件。

（三）依据文件的重要性划分为重要文件和一般文件。

（四）根据文件的分类划分为机密文件和非机密文件。

第十二条文件受控的文件管理办法包括以下内容：（一）文件的生成：制定文件管理规程，规范文件的起草、审批、签发和分发程序。

（二）文件的审批：设立文件审核人员，确保文件内容合规、真实、准确。

（三）文件的签发：明确文件签发人员，保证文件的权威性和有效性。

受控文件怎样管理制度

受控文件怎样管理制度第一章总则第一条为规范受控文件管理工作，提高受控文件的管理质量和效率，充分发挥受控文件的作用，保障公司安全稳定经营，特制定本制度。

第二条受控文件管理制度适用于公司所有部门和单位。

第三条受控文件管理制度的基本内容包括：文件的制定、备案、传阅、审批、修订、废止、归档等各个环节的规定。

第四条受控文件是公司正常生产经营、管理工作中的文件，包括公司章程、规章制度、管理办法、规范标准、工作程序、技术文件、会议纪要等。

第五条单位领导是受控文件管理的第一责任人，负责本单位受控文件的管理。

第六条全体员工都有责任遵守受控文件管理制度，严格执行公司的各项规章制度。

第七条本制度由公司办公室负责起草，经公司领导审定后执行，如需修改，须报公司领导审批。

第二章受控文件的制定、备案、变更第八条公司各部门在制定受控文件时，必须结合公司实际情况，明确文件的目的、内容、范围、责任人、执行日期等内容，确保文件的具体详实、明了。

第九条新制定的受控文件需报公司办公室备案，备案材料应包括文件一份，备案申请表一份。

第十条对已经备案的受控文件，如需修改或废止，需填写《受控文件变更申请表》报公司办公室审核备案。

第十一条公司办公室应建立受控文件备案台账，对已备案的受控文件进行登记管理，并定期进行审核。

第三章受控文件的传阅、审批第十二条公司各部门传阅受控文件时，应当按照文件规定的传阅范围、审批流程和时间节点进行传阅，不能私自传阅或将受控文件外传。

第十三条审批受控文件时，应当按照规定的程序和权限进行审批，不得越级审批或私自批准。

第十四条对于需要公司领导审批的受控文件，需在《受控文件审批表》上填写相关信息，报公司领导审批签字。

第十五条公司办公室应建立受控文件传阅、审批记录，对传阅和审批情况进行登记并保留相关材料。

第四章受控文件的修订、废止第十六条对于已经制定的受控文件，如需修订或废止，应当填写《受控文件修改申请表》或《受控文件废止申请表》，经相应程序审核确认后实施。

受控文件管理制度

受控文件管理制度一、目的为了确保公司内部使用的文件具有准确性、完整性和有效性，同时保证文件的使用和管理符合相关法规和标准的要求，特制定本受控文件管理制度。

二、适用范围本制度适用于公司内部所有受控文件的管理，包括但不限于质量手册、程序文件、作业指导书、技术文件、标准规范、合同文件等。

三、职责分工1、文控中心负责受控文件的登记、编号、存档、发放和回收。

建立和维护受控文件的清单，确保清单的准确性和及时性。

对受控文件的版本进行控制，确保使用者获得最新有效的文件。

2、各部门负责人负责审核本部门编制的受控文件的内容，确保其准确性和适用性。

负责指定本部门的文件管理员，负责本部门受控文件的管理工作。

3、文件使用者按照规定使用受控文件，不得私自复印、转借或涂改。

及时反馈受控文件使用过程中发现的问题。

四、文件的分类与编号1、受控文件分为以下几类：管理类文件（如质量手册、程序文件等）技术类文件（如技术标准、工艺文件等）外来文件（如法律法规、客户提供的文件等）2、编号规则采用分类编码和流水号相结合的方式进行编号。

编号应具有唯一性和可追溯性。

五、文件的编制与审核1、文件的编制由相关部门根据工作需要进行编制，编制时应遵循相关的法规、标准和公司的规定。

编制完成后应进行内部评审，确保文件的内容清晰、准确、完整。

2、文件的审核管理类文件由管理者代表审核，技术类文件由技术负责人审核。

审核人员应在审核意见栏中签署审核意见和姓名。

六、文件的批准与发布1、批准审核通过后的文件，由公司总经理批准发布。

2、发布文控中心负责将批准后的受控文件发放到相关部门和人员。

发放时应填写《文件发放/回收登记表》，记录文件的发放情况。

七、文件的使用1、使用者应在收到受控文件后，认真阅读并理解文件的内容。

2、使用者应妥善保管受控文件，不得丢失、损坏或随意涂改。

3、当文件内容需要修改时，应按照规定的流程进行修订和审批。

八、文件的修订与更新1、当文件的内容与实际工作不符、法律法规和标准发生变化或公司的管理要求发生改变时，应及时对文件进行修订。

受控文件日常管理制度

第一章总则第一条为确保公司受控文件的有效管理和使用，提高工作效率，降低风险，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有受控文件的编制、审批、分发、使用、保管和销毁等环节。

第三条受控文件包括但不限于以下类型：1. 设计文件（包括图纸、表格等）；2. 工艺文件（包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程等）；3. 质检文件（包括企业标准、检验规范等）；4. 管理文件（包括管理制度、流程、规定等）；5. 合同文件（包括合同、协议等）。

第二章文件编制与审批第四条文件编制应遵循以下原则：1. 实用性：文件内容应具有针对性、实用性和可操作性；2. 规范性：文件格式、内容应符合国家相关法律法规和公司内部规定；3. 简明性：文件应结构清晰、语言简练，便于理解和使用。

第五条文件编制流程：1. 需求提出：相关部门提出文件编制需求，经部门负责人审核；2. 编制：由指定人员根据需求编制文件；3. 审批：编制完成后，提交给相关部门负责人审批；4. 发布：审批通过后，由文件管理员发布文件。

第三章文件分发与使用第六条文件分发：1. 文件管理员根据审批结果，将文件分发至相关部门和使用人员；2. 分发时应注明文件编号、版本号、分发日期等信息。

第七条文件使用：1. 使用人员应按照文件规定的内容和要求进行操作；2. 使用过程中，如发现文件内容与实际情况不符，应及时报告文件管理员。

第四章文件保管与销毁第八条文件保管：1. 文件管理员负责文件保管，确保文件安全、完整；2. 文件应按照编号、类别、版本等信息进行分类存放；3. 严禁私自复制、传播受控文件。

第九条文件销毁：1. 文件达到有效期限或因其他原因需销毁时，由文件管理员负责；2. 销毁前，应将文件编号、版本号、销毁日期等信息记录在销毁清单上；3. 销毁文件时，应采取安全、环保的方式，防止信息泄露。

第五章附则第十条本制度由公司文件管理办公室负责解释。

第十一条本制度自发布之日起施行。

公司受控文件管理制度

公司受控文件管理制度一、总则为规范公司内部文件管理行为，提高文件管理效率，保证信息安全，促进公司业务运作，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司所有部门、岗位的文件管理工作。

三、文件管理责任1. 公司负责人对公司文件管理工作负总责，具体分工由公司管理部门负责协调。

2. 各部门主管负责本部门文件管理工作，确保文件的制发、传阅、存档等程序得到遵守执行。

3. 公司全体员工均有责任保护公司文件安全，严禁泄露、篡改公司文件。

四、文件分类管理1. 对于公司文件，按照内容和形式的不同，分为公开文件、内部文件和机密文件。

2. 公开文件：对外公开的文件，可供员工查阅，不需经过审批。

3. 内部文件：仅公司内部员工可查阅的文件，需经主管审批后才能制发。

4. 机密文件：含有敏感信息的文件，仅限特定人员查阅，需经公司领导审批后才能制发。

五、文件制发与传阅1. 文件由制发人员经过审核后，交由主管审批后方可发出。

2. 传阅文件时，需注明传阅范围和传阅目的，防止信息泄露或误传。

3. 紧急文件需经公司主管批准后，方可发出。

六、文件存档与销毁1. 公司文件应按照规定分类存档，定期整理归档。

2. 存档文件需标注文件编号、存档日期和保管期限，并建立文件档案管理系统。

3. 文件存档期满后，如无继续需要，应按规定程序销毁，防止文件泄露。

七、文件管理规范1. 在处理文件时，应保持文件的完整性和准确性，不得随意更改或删除文件内容。

2. 文件传输时，应采取加密传输等措施，确保文件传输安全。

3. 对于重要文件，应备份存档，以防文件丢失或损坏。

八、违规处理1. 对于违反文件管理制度的行为，公司将依据公司规章制度对相关人员进行处理，包括警告、记过、记大过等处罚。

2. 对于故意泄露公司机密文件或篡改文件内容的行为，公司将追究相关人员的法律责任。

九、附则本制度自颁布之日起正式实施，如有需要对制度的内容进行修改或补充，需经公司负责人批准后方可生效。

以上所列为公司受控文件管理制度的主要内容，公司全体员工应严格遵守，确保公司文件的安全与有效管理。

文件受控管理规定

中山市金哥电器实业有限公司文件名称：文件受控管理规定文件类别管理规定编号:JG-HR-B-201301版本：A01/3页次生效日期201306211.目的：确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。

2.范围：本程序适用于质量体系文件和资料的控制。

3.定义：3.1 一级文件：质量手册（含程序文件）。

3.2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。

3.3三级文件：技术性文件：3.3.1技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书等。

3.4四级文件：质量记录（表单记录类）。

4.职责：4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。

4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。

5.程序：5.1 文件的编写、审核及批准：项目文件级别编写审核批准控制部门序号5.1.1 一级文件ISO专员管理者代表总经理文控中心/部门5.1.2 二级文件主管、相关人员经理管理者代表文控中心/部门5.1.3 三级文件相关人员主管、工程师经理文控中心/部门5.1.4 四级文件相关人员主管经理文控中心/部门5.4 文件的更改、回收及作废5.4.1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。

必要时应邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。

5.4.2 技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。

5.4.3文件编写部门更改文件后，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件的磁盘或电子文档。

5.4.4 旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作废。

受控文件管理制度

受控文件管理制度受控文件管理制度的目的是确保组织在文件处理过程中能够高效、准确、可靠地管理和保护文件的完整性、可用性和保密性。

本制度适用于所有部门和员工参与的文件处理活动，并要求严格遵守相关规定和流程。

一、文件管理的范围及定义受控文件管理制度适用于组织内涉及文件的所有活动，包括但不限于文件的创建、存储、分发、使用、修订、归档和销毁等。

在本制度中，文件定义为包含有价值的记录、报告、政策、程序和相关的电子、纸质或其他媒介形式的信息。

二、文件管理责任1. 高层管理人员应确保文件管理制度的制定、实施和维护，并负责文件管理规划和资源的分配。

2. 文件管理员应负责制定文件管理规范、流程和相关培训，并监督文件的有效管理。

3. 部门负责人应确保部门内部文件管理制度的实施，指定文件管理员，并对下属员工的文件管理工作负责。

4. 所有员工都应遵守文件管理制度，确保文件的完整性、可用性和保密性。

三、文件管理流程1. 文件创建与编号a. 文件的创建应符合规定的格式要求，并授权合适的员工进行创建。

b. 每个文件应有唯一的编号，编号应与文件的目录和归档系统相对应。

2. 文件存储与分发a. 文件应存储在指定的存储设备或系统中，确保文件的安全和可靠性。

b. 文件的分发应根据需要进行，并在分发时记录相关的信息，包括接收人、日期和目的。

3. 文件使用与修订a. 文件的使用应符合相关权限和规定，并记录使用人、日期和目的。

b. 对于需要修订的文件，应按照规定的流程进行，包括审批、修订和验证，并记录修订的内容和原因。

4. 文件归档与销毁a. 对于不再需要的文件，应及时归档或销毁，确保信息的安全和保密性。

b. 归档和销毁的文件应记录相关的信息，包括归档或销毁的日期、责任人和理由。

四、文件安全与保密1. 文件的安全应得到妥善保护，包括采取防火、防水、防病毒等措施，确保文件的完整性和可用性。

2. 对于涉及保密信息的文件，应采取额外的安全保护措施，包括但不限于加密、权限控制和访问审计。

受控文件记录管理制度

受控文件记录管理制度一、总则为规范公司文件记录管理工作，提高文件管理效率和安全性，保障公司信息资产的完整性和机密性，制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内所有文件记录管理工作，包括文件的创建、存储、传递、利用、保管和销毁等方面。

三、文件记录管理的定义文件记录管理是指对公司内各类文件进行规范的管理和控制，包括文件的创建、管理、利用、传递、保管和销毁等方面。

四、文件的创建1. 所有文件应根据公司规定的格式和标准进行创建，并确保内容准确、完整、清晰。

2. 文件创建人应根据文件的重要性和机密级别进行正确分类，标注文件的密级、保管期限等信息。

3. 文件创建人应保证所提供的信息真实准确，不得随意篡改或捏造文件内容。

五、文件的存储1. 所有文件应按照规定的分类标准、密级标准进行存储，区分不同密级文件的存放位置和权限访问。

2. 重要文件应采取加密、备份等措施进行存储，确保文件的安全性和可用性。

3. 不再使用的文件应及时清理、归档，避免占用过多存储空间。

六、文件的传递1. 文件传递时应注意传递路径和权限，确保文件的传递路径安全可控。

2. 重要文件的传递应采取加密、密码等手段进行保护，避免泄密。

3. 文件传递应及时记录传递信息，确保传递的准确性和完整性。

七、文件的利用1. 文件的利用应符合公司规定的用途和范围，不得私自向外部机构或个人提供文件。

2. 文件的利用应注意保护文件的安全性和机密性，禁止在未经授权的情况下向他人展示或传递文件。

3. 文件的利用应合理规范，不得用作违法违规活动或损害公司及他人利益的行为。

八、文件的保管1. 文件的保管应按照规定的保管期限和密级标准进行保管，定期检查文件的完整性和安全性。

2. 需要长期保存的文件应采取特殊措施进行保管，避免文件的遗失或损坏。

3. 不再需要的文件应进行及时销毁，避免泄露公司信息。

九、文件的销毁1. 不再需要的文件应按照规定的销毁程序进行销毁，包括确认文件的完整性和安全性。

工厂受控文件管理制度

一、总则为了规范工厂文件的管理，确保文件的真实性、准确性和有效性，提高工作效率，保障工厂的正常运营，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于工厂内部所有受控文件的编制、审批、发放、使用、更改、销毁等全过程。

三、文件分类1. 管理文件：包括管理制度、操作规程、作业指导书等。

2. 技术文件：包括设计文件、工艺文件、检验标准等。

3. 质量文件：包括质量计划、质量记录、不合格品处理记录等。

4. 法律法规文件：包括国家法律法规、行业标准、合同等。

5. 其他文件：包括会议记录、通知、报告等。

四、文件编制1. 文件编制应符合国家相关法律法规和行业标准。

2. 文件编制应明确文件的目的、适用范围、编制依据、编制人员等。

3. 文件编制应采用规范的格式和术语，确保文件内容的清晰、准确。

4. 文件编制完成后，应由编制人进行审核，确保文件内容的完整性和准确性。

五、文件审批1. 文件审批应遵循“逐级审批、责任到人”的原则。

2. 文件审批流程如下：（1）编制人提交文件至部门负责人审核；（2）部门负责人审核通过后，提交至总经理或分管领导审批；（3）总经理或分管领导审批通过后，文件正式生效。

六、文件发放1. 文件发放应遵循“需用原则、实名制”的原则。

2. 文件发放流程如下：（1）文件审批通过后，由文件管理员进行编号、登记；（2）文件管理员根据需要，将文件发放至相关部门或个人；（3）文件发放时，应填写《文件发放登记表》，记录文件名称、编号、发放人、接收人等信息。

七、文件使用1. 文件使用者应按照文件内容执行，确保工作质量。

2. 文件使用者应妥善保管文件，防止文件丢失、损坏或泄露。

3. 文件使用者如发现文件内容与实际不符，应及时向文件管理员报告。

八、文件更改1. 文件更改应遵循“变更原因明确、审批流程严格”的原则。

2. 文件更改流程如下：（1）文件使用者提出文件更改申请，说明更改原因；（2）文件管理员审核更改申请，如同意，提交至部门负责人审核；（3）部门负责人审核通过后，提交至总经理或分管领导审批；（4）总经理或分管领导审批通过后，文件管理员根据新文件内容进行更改，并重新编号、登记。