电子文件管理机制研究_傅荣校

电子文件管理机制研究电子文件管理，需要一种机制推动与保障。

但电子文件管理机制如何定义，其功能与组成如何，还需要进一步深入研究。

为此本文在有关的专题研究基础上［1］进行阐述，以供同仁们指正。

一、电子文件管理机制概述（一）电子文件管理机制基本认识理解电子文件管理机制这个概念，主要把握三点：一是明确电子文件管理的组成要素，各个要素之间关系的协调，是机制产生的前提；二是协调各个要素之间的关系，需要一种具体的运行方式，机制就是以一定的运作方式把各个要素联系起来，使它们协调运行而发挥作用的；三是协调机制的运行需要一定的约束、激励和保障措施，以保证机制发挥作用。

电子文件管理的要素，一般由基础设施、应用系统、电子文件信息资源、标准规范、信息化人才等构成。

国家层次、行业系统、专业领域和具体机关单位的电子文件管理，都有相类似的要素组成。

基于以上的认识，电子文件管理机制的定义，可以作这样的表述：电子文件管理机制是指协调电子文件管理基本要素的相互关系、确定运行机理并保障管理目标顺利实现的基本原理与方式。

与电子文件管理体制相比，电子文件管理机制注重的是一种推动、指导、引导等工作软环境建立，而电子文件管理体制，注重的是组织机构设置、职能赋予、职权划分和隶属关系确定等有形组织的硬环境建设。

但两者有着相互作用、相互影响、相互依赖的关系。

电子文件管理机制有着两个方面的功能：一是形成基于电子文件管理内在需求的、符合电子文件运行规律的动力机制，指明达到电子文件管理目标的基本途径；二是利用约束、激励和保障措施构成一种协调机制，以保证电子文件管理的顺利开展。

电子文件管理机制的运行形式，在公务领域、公益领域和市场领域中会有不同的表现：对于公务活动产生的电子文件，采用行政式的运行机制，即以计划、行政的手段把各个部分统一起来；对于公共事业单位和非盈利组织产生的电子文件，采用指导式的运行机制，即以指导的方式去协调各部分之间的相互关系；对于企业和私人活动中形成的电子文件，则采取服务式的运行机制，即以引导式的方式去协调各部分之间的关系。

目前，国际上运行的电子文件管理机制，一般都对于政府部门产生的电子文件管理而言，对于非政府组织、企业和个人形成的电子文件管理，一般采取指导或者引导的方式。

建立科学、合理的电子文件管理机制是确保电子文件真实、完整、安全、可用，保障机构业务连续性与高效，强化国家对电子文件信息资源控制力的关键。

国际上发达国家的电子文件管理，尽管起步不一模式有差别，但对于电子文件管理的各项行动，无论是管理体制的变革、重大项目的实施、规范体系的建设还是管理业务的重组，都强调形成一种有效的管理机制，保证内部系统能畅通实施，系统外部因素能综合支持，以达到电子文件管理的整体目标。

傅荣校章燕华（浙江大学公共管理学院信息资源管理系杭州310027）[摘要]本文从电子文件管理的基本要素及相互关系上提出电子文件管理机制的含义，并从功能上区分电子文件管理机制的工作机制与协调机制，前者包括全生命周期管理机制、业务驱动与集成管理机制、信息资源一体化管理机制，后者包括为约束机制、激励机制和保障机制。

文章最后指出电子文件管理机制的建立，需要依托体制完善与制度建设实现。

[关键词]电子文件管理机制工作机制协调机制[中图分类号]G270.7Abstract:The article articulates the concept of electronic records management(ERM)mechanism ac-cording to explaining the basic elements of ERM and their relations;distinguishes the working mechanism and coordinating mechanism in ERM mechanism,the former including the life cycle management,business driven&integrated management and macro-information resources management while the latter including regulatory,incentive and safeguard mechanism.Finally the author argues that the establishment of ERM mechanism needs both the ERM structure and institutional arrangement.Keywords：Electronic records management mechanism；Working mechanism；Coordinating mechanism（二）电子文件管理机制的基本构成电子文件管理机制由工作机制（即动力机制）和协调机制组成。

电子文件管理的工作机制，是协调电子文件管理基本要素的相互关系，指明运行机理，形成一种涵盖电子文件管理全部流程、全部业务、全部类型的工作机制。

这里的全部流程是指包括电子文件形成、传输、办理、归档、移交、保管、利用等全部阶段构成的完整过程［2］；全部业务是指机关、单位和个人为履行职能而开展活动所涉及的全部事务，不同的业务活动会形成不同内容的电子文件；全部类型是指电子文件的所有种类，包括文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件。

立足我国电子文件管理现状、信息化水平、文档管理体制等国情［3］，同时结合国际电子文件管理最佳实践与前沿理论研究［4］，电子文件管理的工作机制，可以分为全生命周期管理机制（life cycle man-agement）、业务驱动与集成管理机制（business driv-en&integrated management）、信息资源一体化管理机制（macro-information resources management）［5］。

这三者中，以全生命周期管理机制为核心，并与其他两者构成既是演进发展、又是并存、互补的关系。

电子文件管理的协调机制，由影响电子文件管理的关键因素构成，按电子文件工作机制运行的需要，其可以分为约束机制、激励机制和保障机制等。

只有建立科学、健全的电子文件管理的工作机制与协调机制，两者相互配合，才能确保电子文件管理活动有序、高效地开展。

二、电子文件管理的工作机制（一）全生命周期管理机制全生命周期管理机制指对电子文件从形成到永久保存（销毁）采取全程、连贯、一致的管理方法，改变传统文件管理分阶段、以归档、移交进馆为起点的中、后端管理，将文件整个生命周期纳入统一的管理体系，从而实现电子文件管理内部的连通与统一。

全生命周期管理是一种系统的管理，建立在“大文件”概念基础上，注重电子文件生命周期内的各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调管理内容和管理要求的无缝链接、系统整合和总体效应。

同时它也是一种过程管理，通过过程控制实现结果。

加拿大是国外全生命周期管理机制的典型代表，其就政府文件与信息管理提出了生命周期管理（Records and Information Life Cycle Management），将管理划分为信息管理规划（IM planning），收集、形成、接收和捕获（collection，creation，receipt& capture），组织（organization），利用和传播（use&dissemination），维护、保护和保存（maintenance, protection&preservation），处置（disposition），评估（evaluation）7大步骤。

其中“信息管理规划”指运用集成视角规划信息管理活动，“评估”指对通过评估信息管理政策和实践的有效性并对其进行改善，这两大活动原本不属于文件管理运动范畴。

可以看出，现代电子文件管理流程和阶段划分出现了超越了传统文件生命周期的界限，管理活动沿着文件运动向更前、更后端延伸的趋势。

（二）业务驱动与集成管理机制与传统文件管理仅聚焦于文件管理系统内部不同，当前各国在为实现全生命周期管理努力同时，日益关注形成文件的业务活动，强调电子文件管理的业务驱动，在各个层次实现电子文件管理融入业务管理的集成管理思路。

业务驱动，一方面意味着电子文件管理要注重本身的业务流程优化、融合与重组，这与全生命周期管理机制相一致；另一方面又意味着电子文件管理要在各工作领域的业务系统中表现出来，这一点在发达国家中，美国、澳大利亚最具代表性。

美国的“联邦政府文件管理框架”，将法定的文件管理需求无缝地集成到机构业务工作流、IT架构和信息系统中；澳大利亚则将电子文件管理纳入电子政务战略，机构电子文件管理纳入机构电子业务活动战略，并将电子文件管理作为政府公共服务绩效评估的内容之一。

集成管理是消除信息孤岛、实现数据交换和共享的重要手段，同时也是实现电子文件管理的重要手段。

就电子文件管理的工作机制而言，集成可以分为三个层面，即系统集成、数据集成和服务集成。

系统集成，指的是形成、运行、管理、储存和输出电子文件的系统平台相互之间的集成；数据集成，指的是电子文件包括元数据以及其他信息资源在内的集成。

这两种集成综合起来又可以称为对电子文件的集成管理，是对多种系统平台以及产生于其中的电子文件———具有分布性、自治性和异构性的电子文件运动全过程施行的，以保障电子文件真实性的、动态的、有效的和全方位的综合统一管理。

而集成服务基于集成管理实施：一是将所有的服务（包括服务内容、服务方式）集成在一起，通过一个具有交互功能的公共服务平台，为用户提供满意的、高效的服务；二是通过系统集成和数据集成，为用户提供一个统一的信息服务入口，来实现信息的检索、定位等功能。

（三）信息资源一体化管理机制信息资源一体化管理机制，旨在促成文件与非文件信息资源的融合管理，改变传统基于保管机构、资源载体、资源性质的信息资源割裂式管理，建立统一管理体系，从而满足信息资源用户需求。

传统环境下，文件作为一类特殊的信息资源加以管理，因此也形成了一套独立的管理体系。

随着数字信息技术广泛运用，电子文件信息与非文件电子信息、知识管理之间的界限逐步模糊，一种将文件、信息与知识管理融合的统一的数字信息管理体系，即“大信息资源观”管理开始出现。

如英国国家档案馆在将“政府文件”（Records management）、“政府出版物”（government publications）、“公共机构信息”（public sector information）纳入统一管理的基础上，建立“政府知识和信息管理网络”（Government Knowledge and Information Management Network），提出了“政府知识与信息管理战略（Government strategy for managing knowledge and informa-tion?）”，建议将政府信息管理与知识管理结合起来，提升政府知识和信息管理的能力。