投标文件制作方法指南

投标文件制作方法指南
【适用对象：销售经理、销售助理】
投标文件作为销售工作的一个重要环节，在销售工作中起到重要作用，甚至在某些项目中起到项目投标成败的关键作用。

我在从事10年的销售工作中积累了一些制作投标文件的方法和技巧，为销售工作提供一些参考。

制作投标文件的工作首先从拿到招标文件开始，在我们拿到一份招标文件之后的首要工作要做哪些，如何应对不同形式的招标以及满足不同需求的客户？让我们来仔细分析一下。

拿到招标文件要做的第一件事
拿到招标文件的第一件事情就是迅速的浏览一下招标文件的几个重要部分：
一）用5分钟的时间解决五个W的问题, What--什么项目（项目名称，是否录入VIEW系统）？When--什么时候开标（了解开标时间就是要知道有几天做标书的时间，根据开标时间制定一个投标文件的时间表）？Where--在哪里开标（项目是否在外地开标）？Who---谁的项目（明确投标授权人以及与客户的联系人）？Why—发现不明白的问题多问为什么（发现问题，解决问题）。

二）用5分钟的时间解决资质文件和废标条件的问题。

很多招标文件要求一些资质公证件甚至原件，这些资质文件通常情况下都是必须满足招标文件要求，资质文件缺一不可，尤其是招标方在重点章节重点提出的资质文件要求一定要仔细阅读，字字斟酌。

尤其是有“废标”
字眼的需要更加引起注意，发现特殊情况立刻向领导反映。

三）申请授权书和保证金，由于授权书需要邮寄，需要提前申请，以满足投标时间的需要。

很多投标项目都需要支付投标保证金，尤其是一些保证金的金额较大，投标时间紧迫的项目，所以保证金也需要提前申请。

制作投标文件之前的工作
在第一步工作处理完毕之后就可以静下来阅读招标文件了，在通览了全部招标文件之后就可以开始制作投标文件了，分为以下几个步骤：
一）在阅读招标文件的同时把客户明显存在错误的地方标注出来。

例如电梯数据方面容易出现存在明显错误的地方，例如井道尺寸、提升高度等数据错误；招标文件比较容易出现前后不一致的地方，例如交货期、质保期等前后描述不一致；招标文件容易出现错误的地方还表现在客户采用其他项目的招标模板没有修改正确的地方。

这些问题都要向客户及时提出质疑并需要取得招标方的书面回复。

二）可能存在技术非标的地方（例如井道尺寸、特殊功能要求等）需要提前与销售技术支持或工厂进行沟通，商务非标的地方（例如交货期、付款方式等）需要进行商务申请。

三）计价表的制作，计价表的制作是投标文件的一个核心内容，也是在投标文件制作过程中要求最高最精准的一项工作，计价表需要做到准确无误、每一分钱都要有出处和来源，并且要保证公式正确，
与招标文件核对不得存在漏项的情况。

四）以上工作过程中发现问题，需要及时向客户或代理商提出以便及时解决。

开始制作投标文件
制作投标文件的步骤应按照以下顺序进行：
一）找到一个适合的投标文件模板，在阅读了招标文件之后，一般有经验的销售人员会在很短的时间里找到与其类似项目的招标文件。

找到一个合适的投标文件模板后，需要在第一时间里把模板项目的价格和项目名称部分删除，以免出现错误。

二）投标文件目录部分的制作。

如果招标文件对投标文件的内容有要求，就需要按照招标文件要求的目录顺序制作投标文件的目录顺序。

我们可以根据投标文件的内容需要对目录做一些细微的文字描述方面的调整，但整体顺序不得前后颠倒，目录制作完毕后，投标文件的内容就按照这个目录文件逐项进行。

三）投标文件内容的添加。

在添加投标文件的内容时需要注意添加内容的准确性和时效性，例如资质文件是否在有效期内，检验报告的型号是否与投标一致，技术参数是否与招标文件以及计价表保持一致，售后服务承诺的质保期是否与招标文件和计价一致。

四）投标文件的得分要点。

如何制作一份能够在投标过程中赢得客户和评委的一致好评的投标文件。

需要注意以下几点：1）根据招标文件的评分标准的内容制作投标文件；2）文件格式的美观，注意
文件字体、段落、图片的合理搭配，尽量把投标文件做成一件无可挑剔的艺术品；3）根据客户的喜好添加一些类似项目的业绩图片；4）重点项目的标书采用精装订的方式。

投标文件的完成
一）投标文件的检查核对。

在标书制作完毕之后，要逐行逐页的检查核对，检查内容主要是文件顺序，前后一致性，改正错别字，单价总价的一致性。

二）打印装订盖章密封。

由于某些标书内容较多，打印之前需要检查打印机是否工作正常，注意打印好的标书的保密性。

装订过程中同时检查是否有错漏页的情况，签字盖章要逐页检查是否有遗漏，装订密封按照招标文件要求的数量和封装方式进行。

以上工作完成之后，一份满足客户要求的投标文件就制作完毕了，投标文件的制作没有固定的模式，需要在日常工作中多积累经验。

细心和经验再加一些技巧将会促成你制作出一份合格的投标文件。

【彭志刚】。