采购审计流程

采购审计流程

业务流程概要

采购业务流程将包括以下审计子项：

●供货商/承包商的选择和档案管理

●采购定价

●采购计划的订立、审批及修改

●采购合同的订立、审批及修改

●购货程序

●应付账款的购货付款

●购货的入库和退回

●费用的处理（费用的审批、报销和截止）

本章所指采购不包括固定资产的采购（固定资产采购见《固定资产的购置及入账》）。另由于各个企业的采购模式千差万别，本审计程序仅列出了最常见的采购及费用的审计子项。对于新的审计子项，内部审计人员可以参照本程序，考虑其和已有审计子项的关联性自行追加。

调查问卷：

问题回答记录

1．公司有无书面的采购操作流程文本？

2．公司的采购类型或方式有哪几种？

3．负责采购的部门有哪些？分别负责何种类型的采购？

4．采购部门的组织结构？是否定期进行人员轮换？

5．公司一般的购货流程是如何运转的？

6．公司如何选择供货商？是否有相关的政策？

7．供货商档案的保管采用何种方式？有无保密措施？

8．采购商品的定价如何确定，是否包括在供货商主档案中？

9．供货商资格是否需定期审核？若是，请介绍一下审核的程序？

10．供货商档案的授权接触控制是如何设置？

a. 使用系统的逻辑接触控制？

b. 手工管理的档案是否有相关的保密政策，并由专人管理？

11．公司是否每年制订采购计划，请介绍一下制订的流程？是否依据生产和营销计划来制订采购计划？

12．采购计划的变更是否经合理的批准？

13．是否所有的采购都需制订合同？如不是，何种情况下一定需制订合同？

14．采购合同制订的流程是怎样的？

15．由谁在采购合同上签字？若非法人代表，则是否有法人代表的书面授权程序？

16．采购合同的变更是否经合理的批准？

17．公司如何确保采购合同是与有资格的供货商签订且定价是合理的？

18．采购合同是否采用格式合同？格式合同是否经法律顾问审核？

19．是否所有采购合同需经法律部门审核？如不是，何种情况下采购合同需经法律顾问审核？

20．采购合同（采购订单）的归档和保管程序如何？是否连续编号？

21．请介绍一下采购需求从提出、审批通过到采购部进行处理的过程？

22．公司是否定期核对采购计划执行情况？

23．超采购计划的采购需求是否经合理的批准？

24．紧急采购的流程是什么？

25．公司的询价程序如何进行，是否有书面的记录？

26．采购部门如何与仓库、财务部门衔接？（从物流和信息流两方面）

27．财务记录应付账款前是否核对合同（或订单）、入库单据、发票等资料？

28．是否有控制过程来保证应付账款及其对应的存货采购记录于同一个会计期间？

29．采购运输的方式是？(可以多选)

a．公司自提？

b．客户运输到公司处？

c．委托承运人？

30．仓库收货时是否核对采购合同（或订单）？

31．收到采购产品的数量是否经过采购部和仓库的共同确认？

32．是否有质量检验部门对收到的产品进行质量检验？

33．客户送货大于定购数或质量不符合要求，如何处理？

34．采购退回的操作程序如何？

35．入库单是否事先连续编号，并有人对归档的这些单据的连续性进行检查？

36．是否至少每月制作应付账款账龄分析表？

37．公司如何确保使用供货商提供的现金折扣？

38．公司是否有资金使用预算？应付账款的支付是否符合资金使用预算？

39．公司是否有书面的费用报销程序？

40．公司费用报销的审批是否有适当的授权？

41．财务部门在支付费用前，是否合理的核对审批手续是否完整，并检查原始单据的合法性，复核费用的准确性？

42．预付款的政策和控制措施是怎样的？

43．是否有专人定期对费用的波动情况进行分析？

44．在现在的工作中，您最担心或最关心的事是什么？

一、供货商/承包商的选择和档案管理

（一）内部控制评价表

控制目标分类：操作性合规性

控制目标：供货商/承包商的选择符合公司的经营目标和最大利益。

风险：

●产品质量问题；

●材料数量与供货时间

●无法得到保证；

●价格偏高；

●售后服务压力增加；

●潜在的舞弊可能；

●生产停顿。

控制活动：

1、公司制订供应商分类标准（如长期和临时），并制订不同类别的管理方法。执行程序A

2、公司制定选择供货商/承包商的基本选择标准（主要应考虑供货商的供货能力、原料质量及各项指针的合格情况、价格与付款条件、财务状况、管面化，并经管理层审批通过。执行程序A

3、由各相关部门（如采购部、财务部、质量管理部、企业管理部、生产技术部、实验室等）组成评选小组对供货商/承包商进行评估讨论，衡量各供货商的能力及条件，在供货商/承包商评价表中记录有关各供货商/承包商的供货质量、供货及时性、货款价格等各方面的反馈信息，各部门负责人应在供货商/承包商评价表上签字确认部门意见，选出合适的供货商。合格供货商名单经管理层审核批准后生效。执行程序B

4、采购部应随时多渠道地收集公司潜在供货商/承包商的相关信息并建立信息档案备查；根据获取的潜在供货商/承包商信息填写供货商/承包商评审表，相关信息包括供货商/承包商的简介、主要产品及价格、竞争优势等，并由管理层审阅并签字确认。执行程序A

5、其它执行程序其它

控制目标分类：操作性合规性

控制目标：供货商/承包商的更新符合企业的规章制度。

风险：供货商/承包商不再符合公司要求

控制活动：

1、对入库和生产过程中发现的原材料质量问题，以及随之产生的产品质量问题进行跟踪和监控；及时与供货商/承包商沟通产品质量、售后服务等问题，并予以跟进。执行程序C

2、定期（至少一年一次）汇总材料使用情况，对供货商/承包商进行评价（材料质量、交货时间、售后服务等），形成评价报告，并经管理层审批后生效。对于不合格的供货商/承包商，应及时更新修改供货商/承包商名单。执行程序 D

3、其它执行程序其它