28样品管理程序(修旧)

样品管理程序
1.目的
为保证检测物品妥善保存、不变质、不损坏、不混淆始终处于真实状态,特编制本程序。

2.范围
适用于客户送检物品的接收、识别、流转、贮存、处置、保密等。

3.职责
3.1综合室和样品管理员:
3.1.1做好检测物品、附件和资料的接收并记录其状态；
3.1.2按照客户的要求在符合要求的环境中保存检测物品；
3.1.3维护和记录检测物品贮存的环境；
3.1.4做好检测物品编号和粘贴检测物品状态标识；
3.1.5做好检测物品在各个环节中的监督。

3.2检测员:
3.2.1按照作业指导书进行检测物品制备；
3.2.2对在检物品进行管理。

3.3技术负责人:
3.3.1必要时对检测物品进行确认；
3.3.2对检测物品的安全和保密管理进行监督检查。

3.4技术负责人应当维护本程序的有效性。

4.程序
4.1检测物品的标识
4.1.1技术负责人负责建立编号规则，对送检物品进行唯一性标识；
4.1.2样品管理员对检测物品实施识别管理。

检测物品的识别管理系统由检测物品的编号和检测物品所处状态标识组成。

即：检测物品编号+待检/在检/已检/留样/退样状态。

4.1.3在与客户完成了检测物品交接后，样品管理员应在检测物品上粘贴唯一编
号并标注“待检”状态标识；检测计划负责人领取物品后，对其标注“在检”状态标识；物品回库后，由物品管理员标注“已检”状态标识。

如物品需要留存，则标注“留样”状态标识。

4.2检测物品的交接和传递
4.2.1样品管理员（收样员）在受理客户的委托检测时，应对检测物品的状态、数量、附件、资料、贮存和保密要求进行详细的登记和记录。

当客户有特殊要求时，应请客户在检测委托合同（协议）中注明。

在对委托书上的内容核对无误后，双方签字确认。

4.2.2检测委托合同（协议）一式三联,委托方联交委托方留存,作为领取检测报告和领回检测物品的凭据；本公司存根联由综合室留存待查，作为检测计划的统计凭据；检测任务联，由技术负责人或综合室负责人签发。

4.2.3检测室负责人收到检测任务联后，确定该项检测的负责人，并由其与样品管理员办理待检物品、附件及资料交接手续，签字确认。

4.2.4检测后的物品分类堆在已检区，实验资料交于资料员。

4.2.5委托方领取检测后物品、附件及资料时，应出示《检测委托书》委托方联，并在登记表上签收。

4.3留样备份
4.3.1当需要对受试样品分样留存备份时，物品管理员（收样员）应对备份样品留样封存。

并在封条上签字。

4.3.2封存的备样应按照双方约定的存放条件由本公司保存。

4.3.3当需要对所封备样启封检测时应经客户和本公司双方同意，并在双方均在场时共同启封。

启封后样品应尽快安排检测，避免样品变质退化。

4.4检测物品的保管和检后处置
4.4.2检测物品的贮存条件应达到客户提出的要求。

对有特殊贮存要求的检测物品，物品管理员应记录贮存环境条件，以证实检测物品贮存始终是符合客户要求的。

对检测物品贮存环境的监控执行《设施和环境控制程序》（LY-CX-04）。

4.4.3当贮存保管条件达不到客户要求时，应向客户声明。

或者经客户同意采取
其它贮存保管方式。

4.4.4客户如放弃对检后物品的处置权，由样品管理员提出处理方案。

经技术负责人批准后，由样品管理员逐一登记后处置。

4.5检测物品的制备
4.5.1检测物品的制备应遵循检测标准或作业指导书的规定和要求。

4.5.2如客户提出要对检测物品的破坏性检测过程进行观察时，技术负责人应安排有关的检测室做好接待准备。

必要时应请客户对检测物品制备或检测状态进行签字确认，
4.6检测物品的保密
4.6.1检测物品流转过程中，检测各阶段的负责人应对检测物品的保密承担责任；样品管理员应对检测物品的保存、安全、保密、完好负责，并对在检期间的检测物品管理实施监督；。

4.6.2当客户对检测物品保密有特殊要求时，检测室应将物品、附件和技术资料在每日下班前送回检测物品库由样品管理员保管。

4.6.3检测物品在受检中不允许无关人员参观。

相关技术资料不允许无关人员阅览和带离检测场所。

4.6.4涉及专利产品和专利技术的检测物品(样机)本本公司一律不做留样处理，其资料和被试检测物品（样机）完全退回客户。

4.6.5对检测物品的保密应执行《保护客户机密信息和所有权程序》（LY-CX-02）。

5.样品管理的九个方面
实验室样品的代表性、有效性和完整性直接影响检验结果的准确性，对样品的管理要保证样品在整个检测过程中质量不变和保管期间不损坏、不丢失、不混淆、不变质。

从如下9个方面我们来分析实验室的样品管理。

5.1样品的采集
样品应具有代表性。

以样品的结果说明总体的情况，对总体做出结论。

采样遵循如下原则：
a）代表性：
采样时应特别注意克服和消除各种因素的影响，使样品最大限度地接近总体情况．保证样品对总体有充分的代表性。

b）可获性：
某些情况下，样品可能不具备代表性，而是由其可获性所决定。

c）公证性：
采样必须保证公正，由具有资格的人员(接受过采样培训且考核合格的人员)进行。

必要时在现场与受检单位陪同人员一起签封，并做好现场采样记录。

填写样品采集记录表，双方签字确认。

5.2样品的接收
a）填写委托书
无论抽检还是送检样品首先应由委托方填写“样品检验委托书，一般委托书一式二份，一份留检验机构存档，一份交委托方作为领取报告凭证。

b）审核委托书
接收人员应审核样品检验委托书填写是否规范，是否有空项，手续是否齐备，资料是否完整，标准引用是否正确、适宜。

c）核查样品
样品应与“样品检验委托书”填写内容一致。

样品包装应完好，如不完好应有文字记录。

送检样品数量应符合检验、复验、仲裁的要求，如送检样品仅为检验样品应有文字说明。

d）正式受理
样品接收人员在“样品检验委托书”上签字并承诺出具报告日期。

5.3样品的编号
为保证检验样品溯源，原则上一份样品给予一个唯一性编号。

对于同一事件的若干样品可视为一份样品给予一个编号。

样品编号可由年份、样品类别代码和样品序号组成（或者其他的适合实验室的编号）。

为保证样品编号的唯一性，一般由样品接收部门负责统一编制，或者有BMT的实验室可以由系统生成。

5.4样品的识别
样品的识别包括唯一性编号(样品受理编号)和样品不同试验状态(未检、在检、检毕、留样)标识。

对检毕样品应有“检毕”、“合格”、“不合格”标识。

对于多个包装的同一样品应在样品受理编号后面加横杠和数字加以细分识别，以确保每个包装的唯一性。

样品管理员负责将样品的识别标签逐一贴在样品上
5.5样品的流转
样品受理后，由承办人根据客户“样品检验委托书”中的要求，向检测部门(人员)下达“样品检验交接单”，并通知检测室样品管理员取待检样品。

检测室样品管理员在交接时应核查样品状况并在“样品检验交接单”上签收认可。

样品传递到检测室后由检测室样品管理员统一登记。

未检、在检、检毕样品应分别存放。

检测员领取样品作试验时，样品识别号不得改变。

样品在流转和检测过程中应加以防护．避免受到非检测性损坏或丢失。

5.6分包样品的管理
对外提供给分包实验室的样品，在交付前应检查样品完好性，交付分包实验室的样品应有对方接收凭证。

分包管理部门应做好分包样品的登记工作。

分包方应有保护样品完整性的措施，做好样品的标记和保管。

5.7样品的贮存、保管
样品贮存、保管应设有专门的样品室并配备合适的设施。

样品室由样品管理员专人负责，限制出入。

样品贮存环境应安全，无腐蚀，清洁干燥且通风良好，有温湿度监控。

对要求在特殊环境条件下贮存的样品，应严格控制环境条件，环境条件应定期加以记录。

留样应按照规定数量、品种执行，以备复检、仲裁用。

腐蚀性、易燃、易爆和有毒的危险样品应隔离存放，做出明显标记。

样品管理员要对留样样品认真进行验收登记，不同性质的样品分类保存
5.8样品的处理
报告发出后留样样品留样期不得少于报告投诉反馈时间，对超标样品和特殊样品如有必要可重点延长留样期，检毕样品处理分以下几种处理方式：
(1)客户要求领回的样品，在留样期满后，客户可领回。

客户领回样品时．领样员需凭“样品检验委托书”到样品室，由样品管理员办理退样手续。

客户需提前
(留样期内)领回样品时，应在样品检验委托书上签注“对本检测报告无异议”之后，方可由样品管理员办理退样手续
(2)对留样期已过的客户委托处理样品，应按客户填写的要求处理。

必须监护处理的样品，样品管理员必须按规定办法监护处理，防止污染环境及造成危害，监护处理应有记录。

5.9样品的保密
对委托方的样品、数据、资料和有关信息进行严格的保密。

支持性文件
1.《保护客户机密信息和所有权程序》（LY-CX-02）；
2.《设施和环境控制程序》（LY-CX-04）。

支持性质量记录
1.《样品管理记录》（LY-JL-041）；
2.《留样记录》（LY-JL-042）；
3.《样品试验周转单》（LY-JL-044）；
4.《样品处理申请表》（LY-JL-045）。