档案全宗卷的整理
全宗卷整理规范
全宗卷规范
1范围
本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88 文书档案案卷格式
GB/T 12967—92 全宗单
GB/T 12968—92 档案交接文据格式
DA/T 14—94 全宗指南编制规范
DA/T 18—1999 档案著录规则
DA/T 1—2000 档案工作基本术语
DA/T 22—2000 归档文件整理规则
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
全宗卷 fonds descriptive file
由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2
综合全宗卷synthesize fonds descriptive file
由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
3.3
全宗属类fonds category
馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。
4全宗卷编制原则
4.1 档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。
全宗卷九大内容
全宗卷九大内容
全宗卷是由档案馆或室在管理某一全宗过程中形成的专门案卷，它能够说明该全宗的历史情况。全宗卷共分为九大类，包括全宗指南、大事记、档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计等。
第一大类是全宗指南，它介绍了全宗的基本情况，包括全宗的名称、时间、地点、规模等信息。
第二大类是大事记，它记录了全宗中的重大事件，如重要人物的出生、逝世、重要事件的发生等。
第三大类是档案收集工作中的材料，包括档案交接文据、移交目录、接收、征集记录、档案来源和价值说明等。这些材料可以帮助了解档案的来源和历史背景。
第四大类是档案整理工作中的材料，包括整理工作方案、分类方法、案卷目录说明、整理工作小结等。这些材料可以帮助了解档案整理的过程和方法。
第五大类是档案鉴定工作中的材料，包括鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案清册等。这些材料可以帮助了解档案鉴定的标准和程序。
第六大类是档案保管工作中的材料，包括档案检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。这些材料可以帮助了解档案保管的情况和措施。
第七大类是档案统计工作中的材料，包括档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。这些材料可以帮助了解档案的数量和利用情况。
全宗卷规范
档案查询：提供档案资料查询 服务
档案复制：提供档案资料复制 服务
档案编研：开展档案编研工作， 如编写全宗卷、组织沿革等
档案开放：向社会公众开放档 案资料
开放对象：国内外档案利用者 开放内容：全宗卷中无保密、限制信息的档案 开放方式：提供档案原件、复制件或数字化档案 开放时间：根据档案的保密和利用情况确定，一般需提前预约
提交申请：利用者需向档案馆 提交书面申请
审核：档案馆对申请进行审核， 判断是否符合利用条件
查阅：经审核通过后，利用者 可在档案馆内查阅全宗卷
复制：利用者可在档案馆内对 全宗卷进行复制，但需遵守相 关规定
提高档案利用效 率
促进档案信息共 享
满足用户多元化 需求
提升档案部门形 象
数字化可以方 便地存储、检 索和利用全宗 卷信息，提高 档案管理的效
添加标题
添加标题ห้องสมุดไป่ตู้
添加标题
添加标题
档案鉴定：利用全宗卷资料进行 档案价值鉴定和保管期限划定
法律凭证：全宗卷中的原始记录 可作为法律凭证，用于解决纠纷 和诉讼
存储环境：全宗卷应存放在干燥、通风良好的地方，避免潮湿和霉变。 防火防盗：确保存储场所具备有效的防火、防盗设施，以防止全宗卷的丢失和损坏。 备份制度：建立全宗卷备份制度，定期进行备份，以防数据丢失。 访问控制：对全宗卷的访问应进行控制，只有经过授权的人员才能访问。
全宗卷整理
全宗卷的整理
全宗卷是单位档案室在管理单位档案过程中形成的，能够说明该单位档案历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷内文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷。整理组卷时，必须认真检查、鉴定文字材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。具体步骤为：（一）装订。文件材料以件为单位进行装订。
（二）分类。属于同一全宗卷的文件材料，按附件1内容进行分类。
（三）排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。
（四）编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。
全宗号填写文件材料所属全宗的编号。
类号填写1—8条的序号。
件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。
编号举例：74—１—２（档案局全宗号，全宗介绍类，第２件）
（五）编目。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。目录格式附件2。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。
（六）装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。卷盒式样附件3。附件1
全宗卷内容分类
1、全宗介绍类
（1）全宗介绍；（2）成立档案工作领导小组文件材料；（3）成立综合档案室对本单位各种门类和载体的档案实行集中统一管理文件材料；（4）明确分管档案工作的领导及其岗位职责文件材料；（5）明确分管档案工作的部门和领导及其岗位职责文件材料；（6）明确档案工作机构（档案工作）人员及其岗位职责文件材料；（7）历年专兼职档案人员名册和文书处理人员名册；（8）档案管理组织示意图；（9）档案工作网络管理体系图；（10）档案工作制度；（11）大事记；（12）机构沿革；（13）基础数字汇编；（14）历年机关档案工作基本情况报表。
档案编写全宗卷工作方案
档案编写全宗卷工作方案
一、确定全宗卷的内容和结构
全宗卷是档案管理工作中重要的组成部分，其内容应涵盖全宗介绍、组织机构沿革、档案整理与鉴定、档案保管与利用、档案统计、档案信息化等方面。同时，全宗卷的结构也应明确，包括全宗介绍、组织机构沿革等基础材料，以及档案整理、鉴定、利用、统计等业务材料。
二、搜集和整理全宗卷材料
为确保全宗卷的完整性和准确性，需认真搜集和整理全宗卷材料。具体包括：
1. 全宗介绍：包括全宗的名称、形成者、起始时间、档案数量等信息。
2. 组织机构沿革：详细记录本单位的组织机构沿革和发展历程。
3. 档案整理与鉴定：按照相关规定和标准，对档案进行分类、编目和鉴定。
4. 档案保管与利用：记录档案的保管情况、利用方式和效果等。
5. 档案统计：对档案的数量、种类、年限等进行统计和分析。
6. 档案信息化：涉及档案的数字化、信息化的具体内容和成果。
三、编写全宗卷材料目录
为方便查询和使用，需按照全宗卷的结构，将材料目录分类编排。目录应清晰反映全宗卷的内容，包括标题、时间、文号等详细信息。
四、审核和修改全宗卷材料
为确保全宗卷材料的准确性和完整性，需对其进行审核和修改。具体包括：
1. 对全宗卷材料进行逐一审核，确保其内容完整、准确。
2. 对不符合要求的全宗卷材料进行修改和完善。
3. 对全宗卷材料进行定期的更新和补充。
五、完善全宗卷材料签字盖章手续
为确保全宗卷材料的合法性和有效性，需完善其签字盖章手续。具体包括：
1. 对需要签字盖章的材料，应按照规定进行签字盖章。
2. 对签字盖章手续不完备的材料，应予以完善和补充。
XXX公司全宗卷编制方案
全宗卷编制方案
一、档号编制规则
全宗卷档号结构为：全宗号-全宗卷门类代码·文件类型代码-案
卷号，结构示例如下：
件号
二级类目（文件类型全宗指南）
一级类目（全宗卷门类代码）
全宗号
全宗卷门类代码：QZ
二级分类设置
档案管理制度，与档案密切相关的保密管理制度
各细分门类档案管理、子公司档案管理、境外档案管理、产权
变动档案处置等制度
档案接收和征集工作的办法和标准
分类方案，保管期限表和归档范围表
保管期限鉴定，开放鉴定，档案分级鉴定，销毁鉴定等工作制
度，方案和标准
档案鉴定工作形成的报告、请示及批复
鉴定小组名单
档案鉴定和销毁所形成的目录（清册）等
档案保管工作制度，档案安全检查，档案破损情况调查与修
复，重点档案保护，保管情况分析和工作总结报告
档案利用制度
电子档案管理、归档制度
二、全宗卷整理细则
全宗卷归档范围与各类档案归档范围重合的，一般应在各类档案中保存原件，在全宗卷中保存复印件或数字化副本，有原生电子文件且符合 电子档案单套管理一般要求》的，可在全宗卷中仅保存电子文件。
全宗卷保管期限为永久。
文件材料以件为单位进行装订、编页。
应在纸质文件材料件皮右上角空白处打印档号 （注意，不盖档号章，直接每份文件材料打印件皮，件皮采用牛皮纸，右上角打印档号）。
全宗卷搜集文件材料需按分类号顺序排列，同一分类号下按形成时间顺序排列。不同分类号档案不可装入同一档案盒，档案盒规制采用3、4cm盒。
1注意，不是检索工具本身，而是检索工具编制的情况。
新增文件材料插入相关分类，向后接续排列，新材料取代旧材料的应备注新版本替代旧版本的名称及时间。
全宗卷编制及整理规范
机关档案室全宗卷整理方法
为规范机关档案室全宗卷的整理，按照国家档案局制发的《全宗卷规范》（DA/T12_1994、1995_6_12），结合工作实际，制定全宗卷整理方法：
一、关于全宗卷
全宗卷不同于一般的档案案卷，全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，可以说明该全宗历史情况的有关文献材料所组成的专门案卷。它具体和全面地记载了立档单位和全宗历史变化情况，在整个档案中起着龙头作用，是管理全宗档案的“档案”对于档案馆、室的业务工作具有重要意义。
二、全宗卷的重要内容
卷一：档案管理综合材料，重要涉及：1全宗指南（全宗介绍）；2档案管理制度汇编；3档案管理体系网络图；4归档范围和保管期限表；5档案机构设立和调整文献；6档案工作人员任免文献；7机关档案工作年检、评估等材料；8档案培训材料；9档案工作计划、总结等。（1、2、3、4项为必要项）卷二：档案收集，重要涉及：1文书、会计、专业、基建、照片、声像、实物等不同门类或载体的档案交接受据；
2档案移交目录等。（1、2为必要项）
卷三：档案整理，重要涉及：1档案分类方案；2档案整理情况说明等。
卷四：档案鉴定，重要涉及：1档案工作鉴定小组成员名单；2鉴定档案分析报告；3销毁档案的请示与批复；4销毁档案清册等。（如有销毁档案工作1、3、4为必要项）
卷五：档案保管，重要涉及：1库房安全检查记录；2档案安全检查报告；3档案库房温湿度记录等（3项为必要项）。
卷六：档案记录，重要涉及：1各类档案收进、移出记录台账；2档案记录年报等。（1、2项为必要项）
卷七：档案运用，重要涉及：1大事记；2组织沿革；3档案借阅登记；4档案运用事例汇编；5运用档案资料出版的书籍、汇编等。（1、2、3项为必要项）
全宗卷整理规则
(3)、盖章与编号。排列完毕后，应在每份文件首页的右 上角加盖档号章。文件以盒为单位，按照排列顺序逐件 编号，并将编号结果填写在档号章内。以件为单位逐页 编写页号。
(4)、抄写全宗卷卷内目录。以件为单位，将其内容与 成分登记在卷内目录上。要求每个盒子内必须有目录， 格式如图。
全宗卷卷内目录和备考表一并装入全宗卷盒内。后续材 料形成后,应及时归入有关全宗卷中，并按以上四个步 骤进行整理。
6、档案利用：全宗指南（全宗介绍）、档案利 用效果登记、档案产生社会效益和经济效益典 型事例等；
7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机 辅助管理等情况的说明材料等。
五、全宗卷的整理
全宗卷内的文件一般按件装订全、以盒为保管单位进行 整理。全宗卷一般以盒为保管单位，具体整理步骤是：
新疆维吾尔自治区档案馆 （室）全宗卷规范
一、概念
全宗卷：是指档案馆（室）在管理某一全宗 过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的 有关文件所组成的专门案卷。
二、适用范围：
本规范适用各级各类档案馆和各机关、团体、 企事业单位档案机构（以下称档案室）。
三、全宗卷编制原则
1、档案馆（室）对其所管的每一个全宗 都应以全宗为单位编制全宗卷。
2、档案整理：整理工作方案及小结，分类方案、 案卷目录说明；
3、档案鉴定：鉴定领导小组名单、档案保管期 限表、鉴定报告、销毁档案请示与批复、销毁 清册
全宗卷整理方法顺序
全宗卷整理方法顺序：
排列方法：QZ_____全宗号——类号——件号（用铅笔编）JD
类别：1.全宗介绍类：全宗介绍或全宗指南、大事记。
2、档案收集类：移交手续、移交目录（归档文件目录）。
3、档案整理类：分类方案及保管期限表。
4、档案鉴定类：成立鉴定小组的文件、鉴定制度。
5、档案保管类：保管制度、安全制度。
6、档案统计类：档案台账、档案统计报表。
7、档案利用类、利用制度、组织机构沿革、基础数
字汇编、历任领导简介、重要会议
简介、利用效益事例。
8、新技术应用类：信息化及档案数据库建立情况。
档案全宗卷内容概览
档案全宗卷内容概览
第一部分：理解全宗卷
全宗卷是档案管理中的一个重要概念，它涵盖了档案管理的深度和广度。为了更好地理解这一主题，首先需要探讨档案管理的基本概念以及全宗卷的作用。
1. 档案管理的基本概念
档案管理是一项重要的组织活动，旨在管理、保存和访问组织或机构的重要文件和记录。这些记录包括文件、报告、信函和其他信息载体，对于维护组织的历史和运作至关重要。
2. 全宗卷的定义
全宗卷是档案管理中的一个重要概念，它是将相关文件和记录组织在一起的方式，以便更容易地管理和检索这些信息。全宗卷通常按照特定的主题、日期或其他标准进行组织，以帮助组织更好地组织和保存其档案。
第二部分：全宗卷的功能
全宗卷不仅仅是对文件的整理，它还具有多种重要功能，这些功能对于档案管理至关重要。
1. 保持文件完整性
全宗卷有助于保持文件的完整性。通过将相关文件组织在一起，可以避免文件的遗失或混乱，确保组织可以轻松地找到所需的信息。
2. 便于检索
全宗卷提供了更容易的检索方式。工作人员可以根据全宗卷的主题或日期来查找文件，而不需要在大量文件中进行耗时的搜索。
3. 支持决策制定
全宗卷也支持组织的决策制定。通过提供易于访问的文件，管理层可以更好地了解组织的历史和现状，从而做出明智的决策。
第三部分：全宗卷的创建过程
全宗卷的创建过程需要一定的方法和策略，以确保其有效性。
1. 识别关键文件
需要识别关键文件。这些文件通常与组织的核心活动、重要决策或法律义务相关，应该被纳入全宗卷中。
2. 分类和组织
一旦关键文件被确定，就需要对它们进行分类和组织。文件可以按照主题、日期、部门或其他相关标准进行分类，以创建有序的全宗卷。
档案全宗卷包含内容
档案全宗卷包含内容
一、引言
档案全宗卷是档案管理工作中的重要组成部分，对于保留有价值的信息具有重要意义。本文将探讨档案全宗卷的概念、作用以及其包含的内容，以期加深对该主题的理解。
二、档案全宗卷概述
档案全宗卷是指按照档案鉴定、整理和分类原则将同一来源、同一单位、同一类型或同一事项的档案，按照一定的顺序编制成册并进行整理的档案组织形式。它是档案管理的基本单位，通常包含了一定时期内的相关档案。
2.1 档案全宗卷的作用
档案全宗卷的作用主要体现在以下几个方面：
1.保留完整性：将相关档案按顺序编制成册，使得相关信息可以有条理地被保
存下来，便于后续查阅和研究。
2.提供证据：档案全宗卷作为组织档案的形式，可以为相关事项提供证据支持，
保障事务的合法性和可靠性。
3.便于管理：档案全宗卷的编制和整理有助于档案管理工作的开展，提高管理
效率和运行质量。
2.2 档案全宗卷的组成
档案全宗卷通常包含以下内容：
1.档案目录：用于记录档案全宗卷包含的具体文件或案卷名称及其位置，便于
查找和管理。
2.卷内目录：对于档案全宗卷中的各个案卷或文件进行细化分类和整理，记录
所包含的具体文件或案卷名称及其位置。
3.档案原文：档案全宗卷中的具体文件或案卷的原文，按照鉴定和整理的原则
进行保留。
4.档案鉴定和整理报告：对于档案全宗卷进行鉴定和整理的报告，包括档案的
评估、描述和分类等信息。
5.档案附注和备注：对于档案全宗卷中的特殊情况或其他需要特别说明的事项
进行附注和备注。
三、档案全宗卷编制流程
档案全宗卷的编制是一项系统性的工作，需要按照一定的流程进行。以下是档案全宗卷编制的一般流程：
全宗卷整理说明
基层单位档案室全宗卷整理说明
一、全宗卷概念
全宗卷是记录和说明各立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是开展档案管理的重要工具。
二、全宗卷按内容分盒（一般一类为一盒）
（1）全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。各单位主要有：全宗介绍、大事记、组织沿革等。
（2）档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。各单位主要有：各个时间段形成的各类档案交接文据、移交目录（文书档案：归档文件目录；会计档案：案卷目录；业务档案：案卷目录或全引目录；科技档案：案卷目录；特载档案：案卷目录或全引目录）。
（3）档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。各单位主要有：分类方案或分类大纲、各种门类载体的归档范围和保管期限表、档案整理工作小结等。
（4）档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。各单位主要有：成立
档案鉴定小组的文件（领导变更名单也要变）、鉴定报告、销毁档案清册和批复等。
（5）档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。各单位主要有：相关制度、库房温湿度记录、病档检查记录、档案抢救修复情况、重点档案的特殊保护措施等。
全宗卷规范
23
全宗卷盒的外观（封面）
全宗号 50（-1-1）
9
全宗卷的具体内容
1．档案综合管理
• 全宗指南（全宗介绍）；立档单位大事记； 组织机构沿革；档案工作机构设置和调整 文件；档案工作人员任免文件；档案工作 大事记；档案工作规章制度；档案管理体 系网络图；机关档案工作目标管理情况等。
10
2、档案收集
• 档案交接文据；移交目录；接收(征集) 记录；档案来源和价值说明等。
全宗卷规范
2016年6月
1
一、全宗卷概述
全宗是什么 全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活
动中形成的档案整体。立档单位的全部档案可以构 成一个全宗。
立档单位必须是具有法人地位的机关、社会组 织、企事业单位和某些著名人物。构成立档单位的 条件是一个机关、社会组织、企事业单位必须在行 政上、财务上和组织人事上具有一定的独立性。可 以独立行使职权或进行管理，并能以自己的名义对 外行文;是一个预算会计单位或是独立的经济核算单 位，可以编造预算或财务计划;设有管理人事的机构 和人员，并有一定的人事任免权。以第一条为主 2
档案必须按全宗整理，其主要意义如下： （1）按全宗整理，符合档案工作必须 维护党和国家历史真实面貌的要求。一 个单位的全部档案能系统反映这个单位 成立以来历年的活动情况，反映其职责、 任务、工作发展、生产经营等情况，只 有维护了每一个单位的历史真实面貌， 才能从总体上维护党和国家的历史真实 面貌。所以，一般说，同一单位的档案 不能分散，不同单位的档案不能混淆。
档案利用效果典型事例经整理后应逐年归入全宗卷。
档案利用效果典型事例经整理后应逐年归入全宗卷
档案管理是一项重要的工作，它关系着信息的保存和利用。在档案利用过程中，典型事例是非常重要的资源，它们可以为相关领域的研究提供宝贵的信息。然而，要实现这一目标，就需要对典型事例进行整理和归档。经过整理后，这些典型事例应当按照时间顺序，逐年归入全宗卷。本文将就这一主题展开讨论。
1. 典型事例的重要性
在档案利用过程中，典型事例扮演着至关重要的角色。它们可以帮助用户更好地了解和研究相关的主题或事件，为相关领域的研究提供了珍贵的案例和数据。典型事例的整理和归档，对于提高档案利用效果具有重要的意义。
2. 整理典型事例的方法
要想将典型事例归入全宗卷，首先就需要对这些典型事例进行整理。在整理过程中，可以采取按时间顺序分类的方法，将典型事例按照发生的年份进行分类和归档。这样做有利于用户更清晰地了解各个时期的典型事例，以便于他们更好地利用这些资源。
3. 归入全宗卷的意义
一旦典型事例经过整理，应当按照时间顺序，逐年归入全宗卷。这样做的意义在于，全宗卷是档案管理中的重要组成部分，它承载着不同
时间段的重要档案资源。将典型事例归入全宗卷，不仅有利于档案资源的统一管理，也方便了用户进行检索和利用。
4. 个人观点和理解
在我看来，整理和归档典型事例是档案管理工作中的一项重要任务。只有将这些典型事例进行有效的整理和归档，才能更好地发挥它们的作用，为用户提供更好的利用体验。我认为将典型事例逐年归入全宗卷是非常有必要的。
总结回顾
整理和归档典型事例，是提高档案利用效果的重要举措。通过按时间顺序分类整理，将典型事例逐年归入全宗卷，有利于统一管理和更好地利用这些重要资源。在档案利用过程中，我们应当充分重视典型事例的整理和归档工作，为用户提供更好的档案利用体验。
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正
文
（2）全宗内档案情况简介（以文章叙述的形式） A、档案的门类、数量及保管期限 B、档案的完整程度 C、档案的利用价值 D、检索工具的配置情况 （3）档案内容与成分介绍 按全宗档案的实际分类体系结合问题对档案的内容 进行介绍
备
注
（1）本全宗指南的编制情况 （2）有关档案的补充说明 （3）全宗指南中需加解释的名词、事件及问题 （4）全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、 遗失、销毁等情况的说明 （5）其它有关问题的说明
随时记录，每月整理打印，按年度归档。
3、档案管理制度
机关档案工作岗位责任制 归档制度 保管制度 查阅利用制度 档案资料保密制度 鉴定销毁制度 统计制度 设备维护使用制度 重大活动档案登记制度
4、收集
1、档案交接文据（包括档案员之间的交接文据） 2、接收、征集记录； 3、档案来源和价值说明等。
5、整理
10、新技术应用
1、网络、信息化设施设备的使用、各种门类 档案的管理软件等的文字说明材料； 2、档案人员进行信息化培训的材料等
全宗卷的整理
全宗卷的内容是动态的. 全宗卷内的文件应按照其固有的联系，顺序排放 全宗卷内文件的排列顺序: 全宗指南-大事记-制度-收集环节-整理环节-鉴定环 节-保管环节-统计环节-利用环节-现代化管理方面的 材料 全宗卷内文件按照”问题-时间”进行组织. 在此基础上编制卷内目录
全宗卷的编制依据
1、《全宗卷规范》（DA／T１2—94） 2、《全宗指南编制规范》（DA／T１4—94）
全宗卷的编制原则
全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点， 保持文件间的有机联系，反映全宗管理的历 史面貌，以便于保管和利用。
全宗卷的内容
凡是在档案管理活动中形成的对全 宗状况及全宗历史有原始记录意义 的文字、图表等材料均应归入全宗 卷中
ห้องสมุดไป่ตู้
全宗卷的整理
全宗卷内的文件按件整理，逐件加封面、封 底、编件号 封面：全宗号、件号、全宗名称、文件题名、 时间
其封面、封底尺寸长×宽为260 mm×185 mm。
封面
A001 XXXXXXXX局 1-1
全 宗 指 南 2009年
全宗卷的整理
装订（按永久期限的装订方式）后入卷盒 卷盒上要有全宗号、全宗名称和“全宗卷” 按件编制卷内目录
全宗的定义
（一）全宗的定义：全宗是一个独立的机关、组织 或人物在社会活动中形成的档案有机整体，即指一 个机关、组织或一个人物的全部档案。这个机关、 组织或人物就叫做立档单位或全宗构成者。 （二）全宗的基本含义： 它包括了三个方面。 1、全宗是一个有相互关联的有机档案整体； 2、全宗是在一定的社会活动中形成的； 3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
全宗卷是全宗的“档案”，但不是全 宗内的档案，在管理上应单独存放并 实施同样管理，不能与全宗混在一起， 也不能将其作为全宗内的一个案卷对 待。 全宗卷的内容务必真实有效。
全宗卷的编制意义
一、记录档案管理的全过程； 二、保存档案管理的有效原始凭证； 三、快速了解本全宗有关情况的工具； 四、档案管理工作一致性延续的保证。
全宗卷的管理
置于全宗排列的卷首;全宗移交时,全宗卷也随 着移交. 为方便利用，每个档案室可整理全宗卷两套， 一套移交，一套留存。 可制作电子版的全宗卷
8、统计
1、档案收进、移出登记； 2、收文登记和发文登记 3、档案基本情况统计（重要档案登记） 3、档案管理设施设备统计清册 4、档案工作统计年报 5、档案借阅和利用效果登记 6、开展信息化工作进度统计
9、利用
1、开放利用和控制使用范围说明； 2、档案汇编和公布出版情况； 3、档案产生社会效益或经济效益的典型事例 4、深层次编研成果情况说明
全宗卷的构成
1、全宗指南 2、立档单位大事记 3、档案管理的各项工作制度 4、档案收集 5、档案整理 6、档案鉴定 7、档案保管 8、档案统计 9、档案利用 10、档案管理新技术的应用
1、全宗指南
全宗指南
全宗指南（全宗介绍）
全宗指南是一种工具书式的检索工具.具体介 绍全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况 的工具书.
1、整理工作方案 2、分类方案； 3、保管期限表； 4、整理工作小结；
6、鉴定
1、档案鉴定小组领导成员名单； 2、到期档案鉴定清册； 3、鉴定档案分析报告； 4、销毁档案的请示与批复； 5、销毁档案的清册等
7、保管
1、档案安全检查记录、报告（日常和定期）； 2、重点档案采取的特殊保护措施； 3、档案的抢救与修复情况报告等； 4、人员变更交接手续； 5、电子文件维护情况说明； 6、年底档案数量清点情况。
全宗指南的组成
1、封页 2、正文 a、全宗构成者沿革 b、全宗内档案情况简介 c、全宗内档案内容介绍 3、备注
封页
1、全宗指南的名称(全宗构成者+全宗指南) 2、时间：全宗内档案的起止年代 3、全宗号 例如:山东省国家安全厅全宗指南 2009年 全宗号：A001
正
文
（1）全宗构成者沿革 A、全宗构成者的名称和沿革 B、主要职能 C、隶属关系 D、主要负责人名录 E、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等 以上五个方面应结合时间撰写。
2、大事记
大事记
大事记编写方法
按照时间顺序简要记载一定时期内机关的重大事件和 重要活动的参考资料。 特点：1、以时间为线索 2、一条一事 3、简练、真实、准确 4、只记不评 类型：一般工作大事记和专题工作大事记 构成：时间和大事（地点、人物、数据、发展过程和 因果关系）
大事记的记载范围
1、大事、要事 2、本机关机构建制及变化（包括内部机构）、 人员更迭 3、召开参加的重要会议和重要活动 4、上级视察、友好往来、外事活动 5、重大成就，所获荣誉等等需记载的其他内容
全宗的形成条件
构成全宗的条件：具备下列条件的应当成为立档单 位，它所形成的档案应当构成全宗。 1、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单 独对外行文； 2、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造 预算或财务计划； 3、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事 任免权。
全宗卷的定义
全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段， 它是由在全宗管理过程中所形成的管理记 录性材料构成的一个案卷，实质上是档案 管理过程中所形成的“档案”，是档案管 理活动的原始记录，是围绕全宗的管理活 动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。