行政管理作业指导书
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印章使用管理
1、作业目得
为加强公司印章得保管、使用及管理,维护公司权威与利益,规范印章使用行为。
2、主管岗位办公室主任:负责印章得保管与使用监督。
主办囱位行政主管:配合与支持用印申请得执行过程。
3、作业描述
3、仁日常印章使用申请程序
3.1.1用印人根据用印名称选择填写《公司印鉴及证件使用申请单》,要求各项内容填写清楚,申请单可在办公室行政主管处领取。
3.1.2按照审批程序找相关负责人(部门经理或主管领导、办公室主任)审核签字。
3.1.3审核通过后再上报总经理审批签字。
3.1.4审批过程全部完成后,用印人持《公司印鉴及证件使用申请单》、需用印材料到办公室主任处申请盖章,盖章时还需在办公室按序号填写《印鉴使用登记簿》,同时申请单交由办公室留存。
3.1.5办公室主任负责文件用印使用时得把关工作。用印完成后,如需留存办公室处得文件原件要及时交接到行政主管处。
3.1.6如用印过程中遇领导外出,需由办公室经办人、用印申请人共同电话请示总经理同意才能执行盖章工作。
3.1.7总经理回公司后需及时补齐签批手续,申请单及时交回办公室主任处留存。
3、2:印章外带使用申请程序
3.2.1用印人根据用印名称填写《公司印鉴及证件使用申请单》,要求各项填写清楚。
3. 2.2按照审批程序相关负责人(部门经理或主管领导、办公室主任)审核签字。
3. 2.3审核通过后再上报总经理审批签字。
3.2.4签字审批完成后,用印人持《公司印鉴及证件使用申请单》、需用印材料到办公室,按规定印章带出工作,办公室必须安排一人员陪同前往,确保印章外出使用得安全。
3. 2.5印章使用完毕后,用印申请人应及时将印章交回办公室主任,当天使用必须当天交回。
3. 2.6如遇紧急情况领导外出,需由办公室经办人、用印申请人共同电话请示总经理同意后,才能执行印章带出作业。
3. 2.7当领导回公司后申请人需尽快补齐签批手续,申请单及时交到办公室主任处留存。
附:各名称《印鉴及证件使用申请单》
城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单
城乡建设集团房地产开发事业部印鉴使用申请单
青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单
青岛恒安投资有限公司印鉴及证件使用申请单
北京鼎昌源房地产开发有限公司印鉴及证件使用申请单
北京鼎昌源房地产开发有限公司印鉴及证件使用申请单
会议/活动组织管理
1、作业目得
为建立良好得沟通议事机制,规范公司会议与活动组织流程,提高工作效率,增强组织凝聚力。
2、主管岗位办公室主任:负责该项工作得监督与管理。
主办岗位行政主管:执行具体细节工作,及时向主管岗位汇报工作完成情况。
3、作业描述
3、仁会议/活动组织管理程序
3.1.1根据公司整体安排,办公室负责提交活动罠划方案(关于组织XX会议/活动得
申请)O
包括1、活动类别;2、初步预算;3、组织方式;
3.1.2活动方案待办公室主任初步审阅后,上报总经理审定。
3.1.3总经理审定后,办公室根据活动方案确定具体活动安排计划。
3.1.4如呆不需要选定活动组织单位,办公室负责直接编写活动计划,列出活动费用预算说明。
3.1.5如果需要选定活动组织单位(如旅行社等),要选择不少于三家得旅行单位,综合比较后确定质优价廉得一家单位负责组织该次活动,具体过程要求二人参与洽谈。
3.1.5将完整得活动计划书上报总经理审批。
3.1.6审批完成后,办公室通过邮件与张贴公布得形式发布活动详细通知。
3.1.7由办公室负责整体活动得组织安排工作,确保会议、活动得顺利开展。。
行政类采购管理
仁作业目得
规范采购流程,对采购进行中得各环节做好监督把关与费用控制。
2、主管岗位办公室主任:负责该项工作得审核。
主办岗位行政主管:执行具体细节工作,及时向主管岗位汇报工作进度。
3、作业描述
3、1:采购管理程序
3.1.1根据采购需求,对需选购得商品进行询价,同时填报《采购比价表》。
3.1.2选择出三家质优价廉得供货单位。三家供货单位进行比较(包括价格、质量、供应商实力等)比价须由2人以上进行。
3.1.3通过比价工作,选择出性价比较好得商家做为备选。
3.1.4上报办公室主任审定,确定采购供货单位。
3.1.5办公室经办人员填写《固定资产申购单》,注明申请采购理由,对釆购物品得配置要求填写清楚。
3.1.5上报办公室主任审核签字。
3.1.6财务部复核签字。
3.1.7总经理审批。
3.1.8 总经理审批通过后,根据所购商品执行相应管理流程(办公用品管理流程、固定资产管理流程或其她类)。
附:《采购比价表》、《固定资产申购单》
采购比价表
固定资产申购单
年月日
固定资产管理
1、作业目得
为规范公司固定资产管理,保证资产安全、完整.发挥固定资产得更大效
益,做好固定资产得登记.领用、盘点工作。
2、主管岗位行政主管:负责固定资产得监管工作。
主办岗位行政专员:执行固定资产得日常登记、配合财务部做好定期盘点作业,确保固定资产库存得准确。
3、作业描述
3、1:固定资产管理程序
3.1.1由申请部门填写《固定资产申购单》。
3.1.2部门负责人、办公室主任审核。(如申请未通过得退回申请部门)
3.1.3 呈报总经理审批。(如总经理审批未通过得即退回申请部门)
3.1.4办公室收到《固定资产申购单》后根据需要与申请部门经办人共同询价, 确定供货商家。
3. 1.5由办公室负责填写《支票领用申请单》,领字审批后办理支付手续;到货办公室与申请部
门共同验货,填写《固定资产购建单》办理入库手续。(与固定资产相关得说明书、保修卡、随机光盘等材料做为附件材料列清明细,并于一周內移交办公室行政专员登记保管。
3.1.6在固定资产使用过程中,涉及领用、调拨、退还、维修程序得,按照相应工作标准执行。
3.1.7日常领用:在办公室固定资产管理员处完成登记。
3.1.8资产调拨:在办公室固定资产管理员处填写《固定资产调拨单》,注明调拨原因,调出部
门、调入部门、办公室主任三方签字确认后,办公室负责协调调拨工作,并及时更改固定资产台账。
3.1.9资产维修:固定资产不能正常使用需要维修时,要及时与办公室行政人员联系,说明故障
情况,办公室负责安排维修设备。
3.1.10离职退还:当员工调离本单位时,在《离职申请单》上要详细标注固定资产退还情况,确
定资产已归还公司。
附:《固定资产购建单》、《固定资产调拨单》
固定资产购建单
单位