xxx风电分公司会议管理制度

中国华能

CHINA HUANENG 编号：HNXB — 01

华能新疆布尔津风电分公司基建工程

会议管理制度（试行）

二◦一三年五月

第一章总则

第一条为规范会议管理，实现工程信息资源在各部门之间快速有效传递，确保会议内容及议定的事项得到有效落实，提高会议效率，特制定本管理制度。

第二章会议分类及组织

第二条分公司工程建设会议主要包括周工作例会、工程调度协调会、各种专题会议、部门例会、各种大型会议及临时会议等。

第三条为避免会议过多或重复，分公司正常性的会议一律纳入

例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。

第四条例行会议安排如下：

（一）周工作例会：

1、由综合部负责组织，每周一上午10：00 在分公司会议室进行。

2、由分公司负责人主持（负责人外出时由综合部主任主持），参加人员为各部门负责人。

3、主要内容是通报各部门上周工作完成情况，对照上周例会安排，逐条逐项检查落实完成情况，安排部署本周各项工作。

4、周工作例会会议程序：

⑴分公司负责人主持开会

⑵综合部通报周工作计划完成情况和各部门考核情况；

⑶各部门简要汇总上周工作，提出存在的问题和改进措施，以及需请分

公司领导或其他部门协调解决的问题；概述下周工作计划及具

体实施步骤与完成日期

⑷分公司负责人对本周各部门的工作进行讲评，安排下周工程工作的要点，部署本周分公司工程整体工作以及需要公司协调解决的问题，就工程全面工作提出要求。

5、发言顺序是：工程部-安质部-物资部-计划部-综合部

（二）工程调度协调会：由工程部负责组织、监理公司配合，各参建单位参加，每周六下午16：00 在分公司会议室进行，具体参会要求按照《工程调度管理制度》执行。

（三）专题会议：

1、专题会议即分公司各部门就安全、质量、进度和造价控制、工程技术、外部协调等业务会议，根据具体需要不定期举行。

2、由具体分管的主管部门主任负责会议组织，参会人员为相关部门人员及专业技术人员。

3、需发生费用支出的各种专题会议，由业务主管部门负责具体组织实施。业务主管部门根据会议议程安排提前3 天制定会务预算计划，填写会议审批单（见附件）报综合部审批。综合部负责会务费用的控制和会议的配合服务工作。

（四）部门例会：每周至少举行一次。由部门负责人主持。部门会议主要内容为：

⑴听取部门内部各岗位工作情况汇报，协调解决工作中出现的问题。

⑵研究制定本部门工作计划及考核措施。

⑶传达公司各种文件通知要求、分公司整体工作计划和各级会议精神及工作要求，反映职工工作建议。

⑷其他需要在部门例会上解决的问题。

（五）各种大型会议、专业会议：有关部门应于会前5 日前将会议时间、会议形式、会议主题、与会人数情况报综合部，由综合部视情会同有关部门共同制定会务管理计划，并报分公司领导审批。综合部负责此类会议的计划管理和会议的组织协调，并负责会议会务的具体承办。

（六）临时会议：突发事件、重大问题等需临时开会解决的，由事件的主管部门组织临时召开，根据会议内容临时通知。

第三章大型会议费用管理

第五条会议的审批

（一）会议的召开原则：坚持“精简、高效、务实、节俭”的工作原则。综合部可根据会议实际情况具体安排召开。

（二）对于上级部门安排在分公司召开的大型会议和需发生费用支出的会议，召开前由主办部门持会议正式文件或会议通知，经分公司领导批准后方可组织召开。

（三）分公司员工参加外部会议的，需持会议通知文件，经分公司领导批准同意后，方可参加。

第六条会议费用管理

（一）分公司会议费实行“一会一批一结”制。会议费必须本着

合理、节约”的原则使用，并严格执行开支标准

（二）会议费开支范围包括：伙食费、住宿费、会议室租赁费、公杂费（文具、纸张、代表证、标语会标、文印费、医疗费等）、交通费、专家评审费及其他费用等主要项目。

（三）综合部每年年初制定分公司会议费预算，各部门应严格按规定申请管理。会议费不能超出预算审批标准，特殊情况经综合部审核登记、分公司领导批准后予以报销。各部门一律不准变相使用审批的会议费用。

第七条会议费使用审批、结算程序

（一）会议费使用审批：会议承办部门凭分公司领导批示的会议正式文件或会议通知，填写《分公司会议审批单》（见附录），经本部门负责人审定后，报综合部按标准核定会议费用等事项，报分公司领导批准。

（二）会议费使用结算：会议费的报销由经办人持会议正式文件或会议通知、《分公司会议审批单》（参加外部会议不需填此单）、《基建工程会议费报销单》及发票等原始凭证，经主办部门负责人、综合部负责人及分公司领导审核签字后办理报销。会议结算报销要求在会议结束7 日内办理完毕。

第四章会议安排

第八条凡已列入会议计划的会议，如需改期, 或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2 天报请综合部调整会议计划。

第九条每周五各部门应将本周工作完成情况汇总交综合部综合专责，作为扩建处周工作例会工作通报的依据。

第十条会议主持人和召集部门分别做好有关准备工作，拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等材料，落实会场等，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。

第十一条大型会议和周工作例会由综合部综合专责记录整理；专题会议由会议主持部门指定专人负责记录整理；部门会议由部门负责人指定人员记录。各会议纪要由主持部门整理、发放并负责督促落实。

第五章会议要求

第十二条开会前，会议召集人需明确会议议题，并将此议题通知参会单位及人员。

第十三条参会者提前拟好会议发言提纲，发言时简洁明了，严格遵守会议的限定时间。

第十四条对于会议形成的决议，参会各相关单位和部门都要严格执行，对执行中存在问题的，要及时汇报并提出整改措施。对无故不执行或执行不力的，要严肃考核。

第十五条严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前不得私自泄露会议内容，影响决议实施。

第十六条参会人员要准时参加，不允许迟到，不得擅自缺席会议，不得中途离席，否则按考勤制度予以处罚。确因急事不能参加者，应向直接上级请假，并在开会前20 分钟内通知会议召集人。如有紧急事情需要立刻去处理，应先报告会议支持，阐明原因，取得批准。