突出人事档案管理的重要性切实加强人事档案管理工作

一
（ ４ ） 档案管理人员素质不 高、管理制度执行不够好 。近几年 管 档人员 工作变 动频繁 ， 新手较 多，专业知识缺乏 ，业务不熟 ，对档案 的重要 性、管档要求 、档案材料 的收集 、整理 、归档、装订等业 务不 太了解 ，在接 、转调 出、转入 、工资 、退休时需要查档案时不能严 格 履行手续按规定 办事 ， 部 门与管档单位协调不够 ，各做各的 ，需要 用 档案时 ，为了各 自 方便 ， 不 到管档单位查 阅档案 ，叫本人 自己提 ，这 就很容易造成个 人档案材料造假 、销毁 、丢失 、涂改等问题 ，给档案 管理工作带来很 多的问题 。规 范人事档案管理 ，为现代人事资源提供 有效服务随着社会规 范化、诚信化程度 的不断提高和信息化时代的到 来 ，人事 档案作 为人力资 源管理 的凭 证 、参考 和依据 ，必须引起 重 事业单位人事档案具有 举足轻重 的作用 ２ １世纪 的竞争是 人才 的竞争 ，现代管理理论强 调管理 的核 心是 视 ，积极 拓展管理 职能 ，更 新人事档 案管理理 念 。采取 切实有效 措 人 的管理 。而人 事档案是 “ 人的管理”的基本 信息的主要 依据 ，它既 施 ，全面提高人 事档案 管理水平 ，为合理开发 、使用人才 ，加强个人 存储 了反 应的 “ 人”的历史和现状的基础信 息 ，真实地记 述了档案人 诚信提供 强有力 的保 障。 的个人 经历、德才表现及发展过程。因此 ，人事档案对于每个人来说 三 、规 范人事档 案管理 。为现代 人力资资源 提供有效 服 都 非常重 要 ，它 是一个 人生命轨 迹 的证 明 ，个人转 正定级 、职称 申 务 报 、办理 养老保 险等 ，都需要档 案 中的信息来体 现 ，作用 不可被 取 （１ ）加快 人事档 案工作 科学 化 、现代化进 程 。随着 时代 的发 代 ，如果 没有档案 ， 单 位和个 人的权 益都无 法得以保 障。一是对 用人 展 ，档案材料越 积越 多 ， 传统 的管理模式势必会给查找档案带来诸 多 单位 的作 用。档案的作 用主要 体现在为单位人 事部 门提供依 据。档案 不便 ，容易延误 时间 ，而且 出错率较高 。建立人事档案现代化信 息管 是历史 的真实记 录 ，通过利用 档案可以清楚 地了解 一个人 的过去。特 理系统 势在必行 。人事档案现代化信息管理系统是 以员工个人人 事信 别是事业单位要做 到知人善任、选贤举 能 ，必须通 过考察 现状 与查 阅 息为基 础的信 息联 网系统 ，通过微机终端和系统互联 ，可以实现个人 档案材料 中的思想 言行 、业务水 平、个 人素质、历史情况 等原始材料 信 息微 机检索 和联 网查询 ，及 时更新档案信息 ，最大效益地为育 才、 来 对一个 人进行 综合 的评 价和估 量 。因此 用人单位 在人员 录用 、晋 用 才 、激 才 、留才 提供服务 ，更好地 为单位各 项事业 的发展做 出贡 级 、考核 时 ， 都会 经常使 用档 案 ， 考察 其德 、能、勤、绩 等情况 ， 从 献 。 而 全面准 确地 了解 个人 的情况 ，为正确选 人用人起 到 了重 要参考作 （ ２ ） 加大对档案管理工作 的投 入力度。要建立 由公共财政全额 用 。二是档 案对个人 的作 用。当前 ， 对 于普通人档案 的作用仅仅体 现 提供经 费的投入机制 ，从而 以机构 的独立性 、职能的专业 性、服务 的 在凭证作用 上。但 是在 当今人才 流动频 繁的时代 ，档案对 于每个人来 无偿性 为基础 ， 逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。另一 说就显得 十分重要 了。无论是就业 、考研 、公招 、公考 、出国政 审还 方 面，档案管理所在 的单位要建立定期的投人机制 ，在建立 档案管理 是评职晋级 、社会保 险、入党入 团、退休手续 办理 以及各项证 明的出 相 应设施 和提供服务 的经 费来源方面 ，可采取 “ 以档养档 、适 当收 具等手续都将 以档案材料 的审核 为重要依据 。所 以说人事档案在一个 费”的办法 ，补充档案管理经费不足 的问题 ，以确保档案 管理工作 的 单位 的管理和每个人 的一生 中具有举足轻重的作用。 有效开展 。 二 、人事档案 管理 中存在的 问题 （ ３ ） 建 立健全合理 的人事档案管理制度 。现代人力资源管理趋 （ １ ） 人 事档案管理手段落 后。人力资源管理要求 人事档案规范 势要求 ，人事档案管理必须更加制度化、规范化。对 于那些不适应新 化管理 ，能够及 时有效地提供各种档案信息 ，为人力资源管理提供服 形势 、新情况 的规章制度 ，必须进行改革、及时更新 。要对档案 的内 务 。但是 ，目前 的人 事档案 管理仍 沿用传统 的管理模 式 ，以手工操 容 、分类 、档案用 品标准重新进 行规范 。在材料 的收集上要 做到及 作 、检索为 主，管理人员满足于 “ 看摊守点 ”，缺乏创新和竞争 。这 时 、完整 ；在材料的鉴别上必须做到去伪存 真 ， 确保 材料 的真实性 ； 些情况严重制约 了人力资源 的开发 ，难 以为现代人力资源开发 、使用 在材料归档 中要做到分类准确 ，装订整齐 ；在递转档案 中要做到按章 提供有效的服务 。 办事 ，确保档案材料安全可靠 ；在别人查阅、传阅档案时 ，要热情服 （ ２） 档 案管 理的硬 件设 施相 对薄弱 。有 的单位 没有 专用 档案 务而又不失原则 ，注意档案的保密和安全。档案管理人员还要积极主 室 ，有的单位档案多 、档案室狭窄 、潮湿 、 “ 六防”设备不配套 ，引 动地跟有关部 门联系 ，及时更新、补充档案新 材料 。这一切 ，都离不 起档案材料霉变 、虫蛀 、个别单位 的档案夹都被虫蛀多处小孔 ，影响 开严格合理的规章制度。 档案 的美观整洁 、完整 ，有 的管档单位必备 的切刀 、统一的档案夹 ， （ ４ ） 切实提 高档案管理人员的素质 。随着现代 化进 程的不断推 都无法购置齐备 。 进， 传 统 的管 理模式不适 应现代 人力资源 管理需要 的问题越来 越突 （ ３） 管 理机 制呆板 。一 方面档 案材 料收集 制度 过分 “ 行政 ” 出。因此 ，档案管理部门在引进高素质人才 的同时 ，更要注重对现有 化。材料收集是人事档案管理的重点和难点 ，目前 ，主要是依赖于政 人员的培训 ，全面提高档案管理人员 的综合素质 ，使其能够适应现代 府 的行 政手段 ，但 随着政府 职能的转变 ，这项 工作 的难度将越来 越 人力资源管理的新要求。要使其 端正 思想 、增强意识 、转变方式 ，变 大。另一方面 ，目前人事档案管理工作 中材料收集范围和如何对进档 被动服务为主动服务。要加强沟通协作 ，及 时有效地提供各种信息 ， 材料进行鉴别等各项制度与新 《 条例 》对人才考察任用时需提供材料 更好地为现代人力资源管理服务，为高层决策服务 。要让档案管理人 提出的新要求不相适应。新 《 条例 》对个人经历和基本情况的要求更 员肩负起宣传档案法、普 及档案 知识 的重任 ，提高全 民档案意识 ，在 加明确和细化。另外 ，对离任审计、任前公示等材料应如何收集 ，收 全社会形成人人关 心档案 的良好局面 。 集时应注意哪些问题 ，在制度上 没有 明确 ，在实践 中缺乏可操作性 。
经 营 管 理
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中图分类号 ：Ｔ Ｄ３ ２ ７ ． ３ 文献标 识码 ：Ａ 文章编 号 ：１ ０ ０ ９ — ９ １ ４ Ｘ（ ２ ０ １ ３ ） ３ ５ — １ ５ ７ — ０ １
人事档案 是 国家 机构 、社会 组织在 人事管 理活动 中形 成的 ，记 录人 才信 息的重要载体。它直接记录和反映出个人 经历、德能勤绩 、 工作 表现、奖惩 情况 、行为轨迹和历史背景等个人 信息 ，是重要 的人 才信 息源。它是反映个 人成长历史的凭证和依 据 ，是人力资源管理与 开发 、使 用 的重 要依据 ，也是知 人善任 ，选贤任 能的重要 依据 。然 而 ，当前 很多事业单位人事档案缺档、断档、死档的现象都不同程度 地存 在 ，给档案管理工作带来了困难 ，也直接影响到人才档案信 息的 正 确使用 。因此 ，人事档案管理在适 应单位的改革 与发展的进程 中 ， 特别是在 当前正 在进行 的事业单位改革 中作用越来越 明显 。