档案管理及资料员试题(简答题)

1.简述哪些文件应列入归档范围?答案：只要是本单位在进行职能活动中形成或收到，能够反映这些职能活动并且仍然具有查考价值的文件，即使利用期限很短，将来也不用移交档案馆保存的，均应列入归档范围。

2.简述档案管理系统反馈机制结构如何?(或反馈分系统由哪几部分组成)。

答案：主要由如下子系统构成：①档案用户信息反馈系统。

②档案统计信息反馈系统。

③此外还有档案管理具体操作人员对操作指令执行情况的随机反馈子系统。

3.为什么要根据(以事由类同性为基础的)《中国档案分类法》，对档案文件进行分类标引?答案：①这是为了便于按事由类同性原则组织分类目录(答"便于从分类途径检索档案信息"同样给分)。

4.文书档案分类常用的复式分类法。

答案：(1)、年度——组织机构分类法(2)、组织机构——年度分类法(3)、年度——问题分类法(4)、问题——年度分类法5.档案保管期限表的作用和类型作用：档案保管期限表，就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一咱指导性文件。

它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。

6.档案保管期限表的类型保管期限表的类型大致如下：(1)、通用档案保管期限表，是由国家档案局编制的，供全国各机关单位鉴定档案使用。

(2)、专门档案保管期限表，是由国家档案局会同有关主管部门编制的，是各机关单位鉴定专门性档案时以通用的依据的标准。

(3)、同系统档案保管期限表，是由主管领导机关编制的，供同一系统内各单位鉴定档案时通用的依据和标准。

(4)、同类型单位档案保管期限表，是由档案行政机关或主管领导机关编制的，是同一类型各单位鉴定档案时通用的依据和标准。

(5)、单位档案保管期限表，是各机关根据本单位档案的具体情况编制的，专供本单位鉴定档案时使用。

7.档案鉴定的工作的方法。

答案：方法：A．审阅卷末的备考表 B．审阅案卷目录C．直接鉴定法 D．间接鉴定法8.档案鉴定的工作的步骤。

答案：步骤：第一阶段，在文件归档时，确定归档范围，同时剔除一部分没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门保存一二年扣销毁；第二阶段，对于归档的文件确定保管期限。

这一阶段的工作主要由文书立卷人员来完成。

第三阶段，到一定年限时进行价值复审。

复审主要采取两种方式：即移交复审和到期复审。

9.档案价值鉴定的主要标准。

答案：（1）、档案来源标准。

（2）、档案内容标准（3）、档案形式特征标准（4）、相对价值标准10.分类目录的编制方法。

答案：(1)填制卡片；（2）排列卡片；（3）安放导卡。

11.专题目录的编制方法。

答案：（2）制定计划；（3）选材；（4）填制卡片；（5）卡片的排列。

12.全宗指南的编制方法。

答案：（1）、全宗指南，主要由“立档单位和全宗的历史概况”以及“全宗内档案内容和成分的介绍”两部分组成，以前部分为主。

（2）、具体介绍全宗内各部分档案时，可采取三种方法：第一简要介绍；第二详细介绍；第三重点与全面相结合的介绍13.科技文件的归档要求。

答案：科技业务部门是归档工作主体；归档的科技文件要选用优质的制成材料；归档的科技文件必须经过系统整理；实行科技文件归档审批表制度14.目标管理具有哪些特点?答案：(1)目标管理运用系统论的思想，通过目标体系进行管理。

(2)充分发挥每一个职工的最大能力，实行最佳“自我控制”。

(3)强调成果，实行“能力至上”。

15.衡量集权与分权的标志是什么?答案：(1)决策的数量。

组织中较低管理层次作出的决策数目越多，则分权的程度越高；反之，则集权程度越高。

(2)决策的范围。

组织中较低层次决策的范围越广，涉及的职能越多，则分权程度越高。

(3)决策的重要性。

若较低层次作出的决策越重要，影响面越大，则分权程度越高；反之，则集权程度越高。

(4)决策的审核。

组织中较低层次作出的决策，上级要求审核的程度越低，分权程度越高；如果作出的决策，上级要求审核的程度越高，分权程度越低。

16.领导者科学用人的艺术表现在哪些方面?答案：知人善用的艺术。

也就是用人用其德才，不受名望、年龄、资历、关系亲疏所干扰。

(2)量才适用的艺术。

帮助职工找到自己最佳的工作位置。

(3)用人不疑的艺术。

对委以重任的员工，应当放手使用，合理授权，使他们能够对所承担的任务全权负责。

17.构成管理外部环境的内容有哪些?答案：社会环境：主要是指一个国家的人口数量、年龄结构、职业结构、民族构成和特性、生活习惯、道德风尚以及这个国家的历史和历史上形成的文化传统。

政治环境：主要包括国家的政权性质和社会制度，以及国家的路线、方针、政策、法律和规定等。

经济环境：主要包括国家和地方的经济发展的水平、速度，国民经济结构，市场的供求状况以及社会基础设施等。

科学技术环境：它主要包括国家的科学技术发展水平，新技术、新设备、新材料、新工艺的开发和利用，国家的科技政策、科技管理体制和科技人才，等等。

文化教育环境：主要包括人们的教育水平和文化水平，各种大专院校、职业学校的发展规模和水平等。

自然地理环境：主要包括自然资源、地理条件和气候条件等。

18. 档案保管期限划分为几种？答案：档案保管期限划分为三种：即：（1）永久；（2）长期；（3）短期。

19.档案工作应遵循哪些原则？答案：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

20.国家秘密的密级分为几级？答案：“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

21.国家秘密及密级的具体范围应有哪些部门作出规定？答案：由国家保密工作部门分别会同外交、公安、国家安全和其他中央有关机关作出规定。

22. 属“绝密”级范围是哪些？答案：“绝密”是最重要的国家秘密，泄密会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

23. 属“机密”级范围是哪些？答案：“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全利益遭受严重的损害。

24.属“秘密”级范围是哪些？答案：“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。

25.档案库房的安全措施要做到哪“九防”？答案：档案库房要做到的“九防”是：即：防火、防潮、防光、防鼠、防盗、防尘、防虫、防高温、防污染。

26.档案的概念？答：档案是指过去和现代的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、宗教等活动直接形成对国家和社会有保存价值的多种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

27.现行机关档案是指的什么档案？答：现行机关档案是指中华人民共和国成立后中央和地方党、政、军机关及企事业单位形成的档案。

28.档案按其内容性质可划分为哪几种？答：可分为文书档案、科技档案和专门档案。

29.档案按体载形式可分为哪几种？答：可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、纸质档案、声像档案等。

30.档案按文种可分为哪几种？答：有汉文档案、满文档案、蒙文档案、藏文档案等等。

31.档案工作的性质，概括起来有哪三种？答：（1）管理性；（2）服务性；（3）政治性。

32.档案工作的原则是什么？答：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。

33.档案工作“实行统一领导、分级管理的原则”有哪三层含义？答：三层含义是：（1）档案事业由政府统一领导；（2）统一领导下的分级管理；（3）档案的分级集中统一管理。

34.从哪三个方面来认清档案与资料的区别？答：（1）来源不同；（2）作用不同；（3）机密程度不同。

35.从我国目前的情况来看，机关档案工作机构一般有哪几种类型？答：（1）文书档案室；（2）科技档案室；（3）声像档案室；（4）人事档案室；（5）综合档案室。

36.科技档案是一种含有科技信息的载体，按科技档案载体的发展阶段可划分为哪几种类型？答：科技档案的载体从发展阶段可分为三种类型即：（1）原始型科技档案；（2）传统型科技档案；（3）现代型科技档案。

37.维护档案的完整，有哪两个方面的含义？答：一方面，从数据量上，要保证档案的齐全，不使应该集中保存的档案残缺短少，另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。

38.企业档案的特点是什么？答：（1）综合性；（2）现实性；（3）企业性。

39.什么是档案的整理？答：就是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类，组合，排列和编目，使之系统起来。

40.档案整理工作的内容是哪些？答：主要内容包括：区分全宗，分类，组卷卷内文件的整理，案卷封面的编目，案卷的装订，案卷的排列，案卷目录的编制。

这就是档案整理工作的基本程序，又称整理工作的各个环节。

41.什么是整理档案的原则？答：整理档案应充分利用原有基础，按照文件之间的历史联系进行分门别类，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。

如何理解分类？42.答：现在我国档案界通常所说的分类，一般是指全宗内档案的分类。

分类，就是按照全宗内档案的来源，时间，内容和形式上的异同，分成若干类别。

43.立卷工作的内容有哪些？答：立卷工作的内容：即组卷，拟写案卷标题，卷内文件的排列与编号，填写卷内目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的装订。

44.什么是组卷的具体方法？答：组卷方法主要是依据文件本身的特点，将具有共同点和联系密切的文件组合在一起构成一个案卷。

45.档案的登记工作有何意义？答：档案的登记是档案统计的基础，登记表册是档案统计的一种原绐材料，也就是维护档案的完整与安全的必要手段之一。

46.企业档案收集的基本原则有哪些？答：（1）企业档案收集的有用性原则；企业档案收集的信息共享原则。

47.企业档案分类的基本方法有哪些？答：职能分类法；问题分类法；组织机构分类法；年度（或年代）分类法；档案载体形式分类法。

48.档案室的基本任务是什么？答：档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关的全部档案，为本机各项工作或生产服务，并定期将具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

49.企业档案管理工作是怎样一种性质的工作？答：企业档案工作是一种管理性、专业性、服务性的工作。

此外，企业档案是企业各种机密的总汇，因此它具有一定的机密性。

50.企业档案管理应遵循哪些原则？答：集中统一管理原则；协调原则；有序原则；标准化原则；效益原则。

51.如何用线装订案卷？答：用线绳装订案卷，采用三孔一线装订法，使文件材料下齐、右齐，装订位置在文件材料左侧中部，距左端12mm，装订长度160mm，结头系在案卷背面。

52.怎样做好管理文件材料的积累工作？答：选定积累地点；编制案卷类目；做好物质准备；进行核对清退工作；预立卷。

53.如何编写页号？答：装订的案卷，统一在有书写内容的每页材料正面的右下角，背面的左下角从“1”起依次标准页号。

不装订的案卷，也可以件为单位从“1”起依次编写。

54.科研课题文件材料的组卷方法？答：科研课题材料按科研课题研究阶段，即科研课题立项准备、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励、推广应用等阶段分别组卷。