01 文件控制程序-1

1.目的
为建立文件化的QEOHS管理体系，确保对文件实施有效控制，使相关部门和场所及时得到并使用有效版本的文件，防止使用作废文件，特制定本程序。

2.适用范围
适用于公司与QEOHS管理体系有关的内外部文件控制（包括网络文件、电子文件等）。

3.定义
3.1文件标识：指能证明文件身份的发文部门、发文时间、文件编号等。

4.引用文件
4.1《法律法规、标准规范管理程序》QEOHSP-03
4.2《行政管理手册》（公司制度）
5.职责
5.1公司领导
5.1.1总经理负责制订管理体系方针和目标，批准和发布QEOHS管理体系手册；
5.1.2管理者代表负责批准和发布管理体系程序文件；
5.1.3公司副总经理和总师（总监）负责批准所主管部门的文件。

5.2各部门（包括项目部，以下同）通用职责
5.2.1负责部门主控程序文件和管理制度、办法的编写、评审；
5.2.2负责部门主管文件的管理，确保受控；
5.2.3负责建立部门业务范围内的文件清单，并确保其有效性；
5.2.4负责识别、传递部门主管范围内的外来文件。

5.3办公室
5.3.1负责公司行政管理文件的编写；
5.3.2负责公司发布的各类管理文件和外来文件的控制管理；
5.3.3负责对各部门文件管理工作进行指导、监督检查；
5.3.4负责组织文件的归档管理工作。

5.4技术部
5.4.1负责与质量、环境、职业健康安全、工程技术等相关活动的法律法规、标准规范的管理；
5.4.2负责工程环境管理、技术管理等相关文件的编制；
5.4.3负责审批项目部编制的重要技术文件。

5.5工程部
5.5.1负责QEOHS管理体系文件的策划，并组织相关部门编写；
5.5.2负责公司质量管理、安全管理等相关文件的编制与管理；
5.5.3负责对各部门体系文件管理工作进行指导，监督检查，确保项目部各类文件的批准、发放、使用、更改、作废、回收等纳入公司文件控制程序。

5.6项目部
5.6.1负责编制和发放项目运行所需的各类管理文件和技术文件；
5.6.2负责编制和整理施工记录；
6.工作程序
6.1文件分类和编号
6.1.1文件分类：
6.1.1.1行政管理类文件：如公司各类管理制度和办法；上级机关来文；公司内部公文和其他临时性通知；合同、协议；各类工作计划、总结等。

6.1.1.2工程技术类文件：如法律法规和标准规范；施工技术文件和图纸等。

6.1.1.3QEOHS管理体系类文件：QEOHS管理体系手册和程序文件等。

6.1.2文件编号：
6.1.2.1行政管理类文件的编号方法以公司管理手册规定办法为准。

6.1.2.2工程技术类文件的编号方法根据工程所在地的资料管理规定要求编号保存。

6.1.2.3 QEOHS管理体系类文件的编号方法以体系文件规定为准。

6.1.2.4其他文件不规定具体编号方式，由主管部门根据实际工作编号，保证便于检索、识别即可。

6.2文件的编制、批准
6.2.1QEOHS管理体系手册由工程部组织编制，经各部门和主管副总评审后，由总经理批准发布执行；程序文件由其主控部门负责编制，对跨部门运行的程序，必须经相关部门和主管副总评审后，由管理者代表批准发布执行。

6.2.2公司内部公文和各类管理制度、办法等，由相应主管部门编制，文件内容
涉及其他部门时，主管部门应组织评审会签。

若文件涉及整个公司范围或内容非常重要，由办公室报总经理批准后以公司名义发布；若文件内容仅涉及本部门业务或业务范围较窄，则由主管部门经主管副总批准后发布即可。

6.2.3合同（协议）由各业务主管部门负责起草编制，国家规定用标准合同文本或公司有标准合同文本的，一律用标准合同文本。

合同签订前，主管部门应组织相关部门进行评审，经部门主管副总（授权范围内）或总经理批准后加盖合同印章生效。

6.2.4外来文件由公司办公室主任在“文件批阅单”上签署拟办意见，登记备案后，转呈总经理或主管领导批示，然后交由相关部门办理。

6.2.5其他各类计划、总结和临时性通知等文件，凡在公司范围内公示或跨部门传递的，在发布前必须经部门经理（或主管副总）批准，加盖部门印章。

6.2.6施工技术文件和图纸的编制和审批按照工程所在地的资料管理规定要求执行。

6.3文件的发放与使用管理
6.3.1文件分为受控文件和非受控文件
6.3.2受控文件是指对文件的批准、发放、使用、更改、作废、回收等均应纳入程序，并按规定管理；非受控文件指对QEOHS手册、程序文件的修订、换版，负责进行修订的部门不需通知文件持有者。

受控的质量、环境、职业健康安全管理体系相关文件有：
（1）质量、环境、职业健康安全管理手册及其附件（包括QEOHS目标指标及管理方案、法律法规清单等）；
（2）程序文件（包括附表）；
（3）公司各类管理制度和办法；
（4）施工技术文件，包括施工标准、规范、图集、施工组织设计、项目施工专项方案及施工技术措施等；
（5）工程施工图纸
（6）合同、协议
6.3.3受控文件的标识管理
（1）公司质量、环境、职业健康安全管理手册及程序文件，各项管理制度及办法，责任部门在发放使用前，须在文件封面右上角加盖“受控”章，以示受控，并在封面左上角编排分发号，分发号分别用001、002、003等表示；
（2）其他受控文件和资料由责任部门一律在文件和资料左上角编排分发号或以记录方式表示受控，并执行审批、登记、发放和回收等控制管理规定；
（3）受控文件发放时，由责任部门在文件封面下部处加盖部门或项目部印章，非受控文件需要发出时，只需在文件封面加盖单位印章并做好登记即可。

（4）对于MIS中发布的文件，发文部门按系统中设定的文件类别予以发放或处理，具体为“年度发文（有效文件）、往年发布文件（有效文件）、历史参考文件（失效或作废文件）”。

当文件失效或作废时由发文部门负责将其移入“历史参考文件”，使MIS中发布的文件得到有效的识别。

6.3.4公司文件可通过管理信息系统（简称“MIS”）、光盘或软盘、纸张发放，为节约纸张和节省传递时间，提高工作效率，公司鼓励通过MIS发放文件。

6.3.5发文部门应确保文件发放到位，确保相关部门和人员能查收到文件的有效版本；对于MIS中发布的文件，各部门应及时查收，对于因查收不及时而导致的文件误用或工作延误由文件使用部门负责。

6.3.6各有关部门、项目部应各自编制《受控文件清单》、《受控文件表格清单》（具体格式见附表），受控文件发放时，发文单位应填写《受控文件发放登记表》，确保文件受控。

对受控文件，当文件发生更改或作废时，发文部门必须通知相关部门和人员进行更改或作废处理；对一次性发出的不受控文件，发文部门发出后不再追踪管理。

6.3.7对受控文件，文件使用人员不得在文件上乱涂乱画，不准私自外借，确保文件的整洁和完好，并具有清晰可辩、易识别的标识。

6.3.8外来文件由公司办公室负责传递，相关部门在接到传阅文件后，应及时处理，并按办公室要求时间归还，以免影响文件的传阅。

所有传阅方签认后，公司办公室进行归档处理。

6.3.9办公室作为公司文件管理的监督部门，每半年对各部门文件管理情况进行监督检查，保留记录，对检查中发现的不符合项按照《不合格项控制程序》（QEOHP－23）处理。

6.4文件的更改、换版和失效处理
6.4.1文件的更改按原文件履行编制、批准手续，当文件更改内容涉及到其他部门时，应经过该部门会签认可，确保文件编制、审批、更改的一致性。

6.4.2QEOHS手册和程序文件的更改，主控部门收集修改意见，填写“文件更改单”，经总经理和管理者代表批准后传递至公司工程部，统一汇总更改。

6.4.3对受控文件，当文件发生更改时，发文部门应在MIS中及时发布更改信息或根据发放登记直接在纸面文件上更改，并建立文件更改台帐，确保文件受控。

当文件经多次更改，需要换版时由主控部门进行换版，要求同本程序6.2规定。

6.4.4对受控文件，当文件失效时，发文部门应及时从所有发放场所收回或在文件上做出作废标识，并在《受控文件发放登记表》“备注”栏内填写“作废”字样，或发布通知说明原文件作废；通过MIS发放的文件失效时，发文部门在发布新版文件时，应在新版文件中说明原文件作废，并应及时将失效文件归类至“历史参考文件”，防止误用。

6.5文件的复制管理。

6.5.1受控文件的翻印和复印须经主控部门批准后方可进行，由专人办理，并履行发放、编号手续；遗失文件的部门应提出申请后补发，破损的文件应重发。

6.6文件的归档管理
6.6.1每年年初，公司办公室组织各部门进行文件归档。

各部门应按照《档案管理制度》要求将主管范围内的文件正本及底稿移交公司档案室归档管理。

6.6.2工程承包合同、分包合同、设备租赁合同、物资采购合同及评审资料按公司《行政管理手册》规定在合同用印时由办公室直接归档，与合同相关的其他文件由主管部门负责归档。

6.6.3施工技术文件和图纸归档按照工程所在地的资料管理规定要求执行。

6.7文件的评审
6.7.1办公室每年年初组织各部门对文件有效性进行评审，下列情况发生时，也对相应文件进行评审：
a)外部环境出现变化；
b)内部结构出现调整；
c)相关法律法规出现改变；
d)文件规定不能满足顾客及相关方的需求
6.7.2在每年的管理评审会议，对QEOHS管理体系文件的适用性、充分性及有效性进行评审。

6.7.3文件在运行过程中或在内外审时发现不合格后，须对其进行评审更改。

7.记录表格
7.1文件阅处表 QEOHSP-01-01 7.2收文登记表 QEOHSP-01-02 7.3发文登记表 QEOHSP-01-03 7.4文件更改一览表 QEOHSP-01-04 7.5受控文件清单 QEOHSP-01-05 7.6受控文件表单一览表 QEOHSP-01-06 7.7受控文件发放登记表 QEOHSP-01-07
建谊公司大红门项目部文件阅处表
QEOHSP-01-04
文件更改一览表
受控文件清单
编制单位：类别：
受控文件表格一览表编制单位：
受控文件发放登记表发文单位：
注：在备注栏中注明文件类别。