建筑工程档案管理中问题及解决思路

建筑工程档案管理中问题及解决思路
摘要：在新形势下，随着经济社会的持续发展，建筑工程建设事业的发展更加迅速，档案管理作为建设建筑工程的重要部分之一，对建筑事业的进一步发展意义重大。

因此，在实际工作中必须充分认识建筑工程档案管理的重要性，明确档案收集归档要求和档案资料管理职责，增强档案管理人员的信息化意识，有效推进建筑工程档案管理信息化建设。

关键词：建筑工程;档案管理;问题;解决思路
一、工程档案管理意义
近年来，随着各类基础建设项目的数量增多，工程项目管理水平也在不断提高，工程竣工资料规范化管理也越来越被人重视。

作为工程项目管理者，应该重视工程档案的规范化管理，并善于运用工程档案进行数据采集和综合分析等，为工程管理水平的提升奠定基础。

二、工程档案管理中存在的问题
目前，工程档案管理工作基本处于手工填写的状态。

面对繁重的工程资料收集、报送工作，部分工程资料员比较马虎，一是表现就是书写不规范。

有的字迹潦草不易辨认，有的粗心存在数据错填、漏填。

二是工程档案资料内容不齐全是目前工程档案管理工作中另一常见问题。

在工程档案管理中，涉及到多个相关单位、多个分项、分部、子分部，管理要素较多，缺乏总体的把关和控制，内容不齐全、部分收集资料缺失。

三是工程资料内容不充实。

当前工程档案管理工作中，工程资料内容明显不够详细，因而影响了工程档案管理的真实可靠性。

四是工程竣工资料进度不及时。

很多工程资料进度滞后，普遍存在补资料、资料作假等现象。

有的管理者把完成竣工资料作为一项负担，仅为了应付工程项目竣工验收而为，失去了工程档案管理的本身的意义。

三、新形势下建筑工程档案有效管理的策略
（一）有效推进档案管理信息化建设
随着网络信息技术在新形势下的广泛应用和快速更新，档案管理信息化建设被提上日程。

在建筑工程建设过程中，档案管理占据重要地位，对提高整个建筑工程建设质量有重要意义。

建筑工程档案管理发挥的监督作用较大，但档案管理信息化建设在一段时间里处于发展十分缓慢的状态，相关部门缺少沟通与交流，未能及时更新建筑工程档案管理所需技术，从而导致档案管理无法适应当下的发展需要。

所以，建筑工程档案管理人员必须增
强信息化意识，在建筑工程建设中落实档案管理工作，整合并存储建筑工程资料，建立统一网站，确保在建设过程中更有效地管理档案。

同时，完善建立档案管理信息化体系，规范档案管理工作。

为加快建筑工程档案信息化管理速度，档案管理人员还必须做好对信息与相关档案资料的收集、存储等工作[2]。

如采集建筑工程数据，利用计算机输入相关数据信息，整理并存储其中的图纸、资料和相关文件等，通过计算机把这些数据存档，有效预防出现信息丢失或者是信息泄露的情况。

在存储好档案数据信息之后应基于相关内容做好分类工作，如果建筑工程资料管理系统明确规定基建文件、设计文件和监理文件的分类方法、编号原则，就不应另行规定，也不得变更模板文件编号，从而有利于形成完善的档案检索系统，方便使用者高效查找资料，提高建筑工程档案管理的整体效率，更好地推进信息化建设。

（二）做好工程档案管理的控制工作
第一，及时做好建筑工程档案的传递与变更记录。

在建筑工程档案管理工作中，频繁传递、变更档案极易改变档案的有效性与完整性，相关单位及部门务必要及时记录建筑工程档案的传递、增减变动[3]。

如记录档案的传递情况、变更情况、修改情况和作废情况等，掌握建筑工程档案资料的来龙去脉，避免档案损毁、丢失或失效，保证档案的有效性、完整性、真实性，保证使用者及时有效获取档案资料、档案信息。

第二，定期挂钩内业资料督导和计量支付。

建筑工程档案资料整理琐碎，没有经济效益，而建筑工程施工现场十分繁忙，导致施工人员在工地上集中大部分精力，对整理档案资料通常是被动应付，必须认真督导和检查，保证资料的完整性。

如档案管理人员要定期、不定期地对建筑工程内业资料进行检查、评比，提高各方面的重视度，预防堆积大量工作，通过强制措施将其和计量支付挂钩，保障做好建筑工程档案管理工作。

第三，严格把关建筑工程档案的验收。

验收是确保建筑工程档案管理有效性的关键环节，应基于国家档案局整体性验收重点建筑工程项目的原则，落实档案验收操作。

如建筑工程档案验收的重点在于检查建筑工程前期文件和隐蔽工程材料、编制的竣工图;如果建筑工程的建设周期较长，则要分阶段验收，及时发现问题，纠改错误，查漏补缺;对建筑工程档案做好预验收工作，保证档案资料准确、齐全。

（三）强化监督手段
工程档案管理工作中强化监督手段至关重要。

例如，对关键节点的档案资料质量监督，定期的检查工作，重点抽查，全面普查等。

也可以引进网络监督管理电子化的监督手
段。

总之，通过各种监督手段的实施，一方面提升工程档案管理人员技能，另一方面监控工程资料质量和档案管理工作效果，最终实现提高工程竣工管理效益。

（四）深入现场管理
工程檔案管理需要深入现场，按照工程实际管理状况进行一对一的资料统计审查。

工程档案管理人员，应该按照其管理工作的要求，深入现场开展工程档案资料管理，确保现场档案资料管理的及时性，完整性，准确性。

同时在工程竣工管理现场化对比中，及时找到提升工程档案管理的方法，以此为基础，转变传统工程档案管理形式。

四、结束语
工程档案管理作为工程项目管理工作的重要内容之一，在实施过程中，能够有效的为工程建设管理优化提供服务。

通过工程档案管理，确保工程顺利完成竣工验收交付使用。

多年后工程的维修、维护提供数据及参考是建筑工程档案的最终适用价值。

参考文献：
[1]郭珊珊.建筑工程档案管理现状及存在问题浅析[J].四川水泥，2018（05）：
211+22.
[2]王莉.建筑工程竣工档案管理存在问题及对策[J].城建档案，2018（04）：39-40.
[3]林雪玲.建筑工程档案资料管理中的问题及解决措施[J].河南建材，2018（02）：76-78.
[4]赵文龙.浅析建筑工程档案管理情况及对策[J].建材与装饰，2018（13）：142-143.。