国有企业干部人事档案管理工作存在的问题与策略

国有企业干部人事档案管理工作存在的问题与策略

发布时间：2022-09-09T09:30:51.404Z 来源：《城镇建设》2022年5卷8期作者：王湘春

[导读] 以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，贯彻实施《干部人事档案工作条例》，

王湘春

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摘要：以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，贯彻实施《干部人事档案工作条例》，确保干部档案真实准确、全面规范，维护干部人事档案工作的严肃性和公信力，国有企业应该充分重视企业干部人事档案管理工作，充分发挥干部人事档案在干部人事工作中的重要基础作用。

关键词：企业，人事档案，问题，策略

国有企业干部人事档案是国有企业人力资源管理的一部分，是个人信息的集中体现，具有法律效用。随着社会市场化发展，人事档案在企业人力资源管理乃至人才竞争中发挥的作用越来越大。国有企业应该充分重视人事档案工作，发挥人事档案在企业管理中的作用，这对于企业人才队伍建设，持续推动企业健康发展具有重要的意义。

一、企业人事档案管理工作存在的问题

（一）企业对人事档案管理的重视不足

企业以实现经济效益最大化为其主要目标，认为人事档案管理工作细碎繁杂，和企业经济效益关系不大，故而不重视人事档案管理工作。档案工作处于领导“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬地位。认为人事档案管理及时简单的存放、整理，没有什么技术含量，人人都能干。档案管理人员安排上不固定，频繁更换，致使人事档案管理工作混乱，常出现疏漏。如人事档案接收不完整、档案材料不规范、档案信息填写有误、档案损毁或遗失等，影响企业职工的利益和一些手续的办理。较多企业档案工作者往往对自身的工作现状有一些不满甚至是抱怨。档案工作责任重大，事务繁杂，劳动强度大，并非一般人或某些领导认为的是一份“清闲”的差事。

（二）缺少专业人才

绝大多数企业在人事档案管理工作中并没有设置专业专职的工作人员，通常是由其他岗位人员兼职进行档案管理，兼职人员还要兼顾很多其他工作，没有足够的精力从事人事档案管理工作。也没有进行培训，使得从事档案工作人员不够专业，甚至一些人事档案管理人员不了解人事档案的分类、收集、归档、整理工作，导致人事档案工作无法有序展开，造成不规范不符合实际、甚至引起档案缺失等严重问题的发生。

（三）员工个人意识薄弱

员工个人对人事档案认识不足，认为人事档案没什么用处。一些员工在填写人事档案相关内容时，学习、工作经历填写不完整，新取得的学历或培训材料，放在自己手中，未能及时装入人事档案，导致档案交接和使用较为麻烦，给档案管理的科学化发展造成了诸多阻碍。

（四）人事档案内容缺失

由于企业内部对人事档案的不重视，员工个人意识不强，导致劳动合同和在职学历、职称、考核等材料不及时提供、不及时收集归档而缺失。有的档案在调配过程中不及时传递，导致内容空档缺档。

（五）专审成果未转化

专审后的档案的相关人员信息没有录入到干部信息系统中，将审核成果转化成数据信息，建立完善的人员信息库。在大部分的人事管理档案中，依然通过传统的方式进行档案的存储，使用纸质文件和电子文档，这在无形中也增加了工作人员的任务量，无法保证工作效率。纸质档案管理，整体管理效率非常低。

二、企业人事档案管理的科学化管理的策略

（一）从思想上重视人事档案管理工作

首先，企业领导也需要转变人事档案管理思想，不能再忽略人事档案管理工作，务必将人事档案管理工作摆在重要位置，在企业内部加强营造人事档案管理的氛围，大力宣传人事档案管理工作的重要性。在企业中起到良好的带头作用，引导全体员工加强对人事档案管理的意识，鼓励员工全员参与到档案管理工作中来。

人事档案管理人员应该深化对人事档案管理的认识，对人事档案管理工作有更高层次的理解，明白人事档案管理这项工作的现实意义，以新的工作态度投入到人事档案管理中。人事档案管理还要加强对人事档案价值方面的挖掘，对人事档案收集整理之后，展开分析与应用，发挥人事档案管理的作用。

对于员工，档案是记录个人信息，是个人的财富，填写个人相关内容时要填写完整，学历和培训材料及时提交归档。

最后，企业从上行下效的方法，加强档案管理工作的宣传，主管部门充分发挥引导者的作用，大力宣传企业人才的价值，从根本上加强全体员工对人事档案管理的重视，人事档案管理真正发挥其作用。

（二）加强培训宣传，提高人事档案的意识和技能

企业需要按不同类型的人员采取有针对性的培训，对领导干部和员工，进行干部人事档案管理工作的作用意义重要性进行培训，对于从事干部人事档案管理工作人员，进行专业性的培训，还要储备足够的专业理论知识人才与档案管理专业人才。

人事档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，加强对从事档案工作的相关人员进行专业化的深入的档案知识培训，使其在明确国家相关标准的同时，更新专业知识，拓展专业技能，完善知识结构，提高能力素养。不能仅仅应付基本的档案工作，如及时转递、归档材料等，还要有更专业性内容，如信息审核认定、真假辨别等。

此外，还需要进行档案管理信息化工作要求应具备的一些实际操作能力培训，这是从事人事档案管理工作人员的一些工作技能，必须要掌握。

(三）加强人事档案工作管理

1、为符合现在人事档案管理的需要，企业要加强人事档案管理工作，在组织上制度上用人和待遇提供保障。在组织上，实行定人定岗，配置专业专职人员，明确分管领导及主要负责人；在制度上，要建立健全企业人事档案管理体系，用制度指导工作规范；在用人上，要选拔责任心强、踏实严谨、务实进取、有丰富档案管理知识和技能的人员进行人事档案管理。在待遇上，鼓励档案工作人员申报职称，并给予相应的待遇，以提高档案工作人员的积极性。

2、加强档案收集和整理工作。为确保人事档案的完整、齐全，根据人事档案的全面性和动态性，要强化收集归档和整理工作，首先是个人，产生的学历和培训材料，在一星期内交回企业归档，再者是企业，一些任免、劳动合同、考核、奖惩材料要定期移交给档案工作人员，及时归档。档案工作人员要本着实事求是、严谨求实的原则，做好材料的辨别、审核、整理、归档，使人事档案工作收集有序、整理规范、归档齐全。

（四）加强信息化建设

1、企业传统的干部人事档案管理的工作，仅靠人力来完成，不但无法满足当前所需工作效率，还经常遗失或损坏档案。配置现代化的设施设备，实现人事档案数字化，既能优化企业人事档案管理水平，又能使企业人事档案工作更加科学实效、安全可靠。比如对于随时可能产生的人事变动，企业可通过网络追踪、标记和存储进行相关数据统计，日后若有需要直接调用档案数字信息即可。

2、将专审成果转化。将专项审核确认的相关人员信息录入到干部信息系统中，建立完善的人员信息库，完成档案审核成果转化成数据信息，同时通过数据信息系统，提取数据，进行数据分析，既能提高档案完整性、便捷性和利用率，又能提升企业人效管理。

3、做好企业人事档案信息安全管理。设置使用权限，加强保密意识、利用安全及时防范数据损坏、丢失或人为纂改、备份电子档案、实时监控信息设备，定时查杀病毒等防范安全风险。

总而言之，在国有企业中，人事档案管理工作至关重要，虽然存在一些问题，必须要改善，从思想上重视，完善人事档案管理机制，加强信息化建设，提高人事档案管理工作效率，发挥出最大价值，从而促进企业可持续发展。

【参考文献】

[1]王菲.企业人事档案管理在人力资源中的作用[J].中国中小企业,2022（01）

[2]王玉珍.大数据背景下企业人事档案管理的发展趋势分析[J].现代商业,2021（12）

[3]樊江燕.论如何有效提升煤炭企业人事档案管理工作[J].中国集体经济,2021（11）