从生命周期视角探寻电子文件长期保存的影响因素与对策

屠跃明张梦霞

（中国科学院档案馆，北京，100190）

从生命周期视角探寻电子文件

长期保存的影响因素与对策

［摘要］电子文件长期保存已成为新时期档案工作的重点工作内容之一。电子

文件长期保存不是孤立的，它与电子文件生命周期的各个阶段都具有直接或间接的联系。文章从电子文件生命周期的视角，通过问卷调查方式，具体分析了电子文件生命周期不同阶段影响电子文件长期保存的主要因素；最后以这些主要影响因素为突破口，提出进行长期保存风险防范的思路、路径和方法等建议。

［关键词］电子文件长期保存生命周期［分类号］G270.7

The Influences and Strategies Deal with the Long-term Preservation of Electronic Records from the View of Life Cycle

Tu Yueming ，Zhang Mengxia

（Archives of Chinese Academy of Science,Beijing,100190）

Abstract:Long-term preservation of electronic records has become the focus content of the new period archives.Long-term preservation of electronic records is not isolated,and it has direct or indirect with other stages the life cycle of electronic records.The paper make an investigation methods to detailed analysis of the main factor that effect on the long-term preservation of electronic records at different stages.Finally,with these factors for the breakthrough the paper propose to risk prevention ideas,methods and recommendations path for long-term preservation of electronic records.

Keywords:Electronic Records;Long-term Preservation;Life Cycle

电

子文件作为社会记忆和国家

重要信息资产，理应得到长期保存，但由于载体损坏、技术淘汰、格式变换、系统升级以及当前电子文件管理方面存在的缺陷等原因，一些电子信息正以一种不可逆的方式流逝，如何长期保存电子文件使其在未来依然能真实、可靠

和完整地被读取和理解，已成为档

案界关注的重点和难点。本文在对电子文件管理现状进行调研分析的基础上，把电子文件长期保存引入到电子文件生命周期的宏观视角，通过分析电子文件生命周期不同阶段影响电子文件长期保存的关键因素，进而提出针对电子文

件长期保存的相应对策建议。1电子文件长期保存已成为新

时期档案工作的重要内容之一1.1长期保存工作体现出新时期档案工作的变化

笔者从事档案工作三十多年，在档案专业学习和长期的档案工作期间，通常都用“收、管、用”三个字来概括传统的档案工作内容。随着计算机的普及应用和电子文件的出现，档案部门越来越多地开始运用“收、管、存、用”四个字来概括档案管理工作的相关内容。

电子文件出现并没有改变从文件到档案的基本属性，但电子文件使得档案的载体形式、管理流程、保存方法和利用手段方式等方面都发生了根本性的变化。原国际档案理事会秘书长查尔斯·凯斯凯姆蒂把这种以适应大规模的文件生成和进入电子文件时代为特征的变革称为“20世纪的档案革命”［1］，美国档案学家戴维·比尔曼把电子文件出现而造成的变化称

之为“重新创造档案”［2］

。从国际档案大师的评价中足以体现出电子

文件对传统档案工作带来的巨大冲击。

由于档案工作对象的变化，人眼无法直观认读电子文件相关信息，必须借助计算机等相关设备实现对电子文件的认读与管理，因而档案部门最关心电子文件可用性，即现在（特别是将来）能不能读取电子文件的相关信息。而维系当前电子文件在将来可用性的电子文件长期保存工作是档案部门的重点工作内容（见表1）。

从表中涉及工作部门看，唯有电子文件长期保存工作是由档案部门进行主导的。由此可见，新时期的档案工作用“收、管、存、用”四个字来替代“收、管、用”三个字是有道理的，这一字之差说明了在传统档案工作的基础上，其对象和管理模式都发生了变化；说明了档案界对履行档案工作职责的担心；说明了要对电子文件风险进行有针对地防范；说明了电子文件长期保存已成为新时期档案工作的重要工作内容。

1.2档案界对电子文件长期保存的认识过程

档案界对电子文件长期保存的认识和研究方兴未艾，经历了一个从关注存储介质——关注存储技术——关注存储系统工程的三阶段认识和研究过程，这个过程是一个从局部到整体，从微观到宏观的认识和研究过程，符合事物认识和研究的发展规律。

（1）关注存储介质

以往档案界认为长期保存的关键在于电子文件载体、媒体或介质的长期保存，并就载体的使用寿命、性能、容量、成本等方面开展了相关研究［3，4］。

（2）关注存储技术

由于信息技术迅速发展，技术淘汰、格式变换和系统升级等速度

远大于载体的损坏速度，导致电子

文件长期保存的研究热点开始转

向技术方面，先后出现如仿真、拷

贝、迁移、再生性保护、更新、加密、

电子签名、“可信时间戳”认证、封

装、开放描述等一系列以技术为主

的解决方案［5，6］。

（3）关注存储系统工程

随着研究的不断深入和电子

文件长期保存实践的开展，档案界

意识到某些单一技术只是细节问

题，电子文件长期保存是由政策、

标准、策略、管理、技术、人才等要

素构成的系统工程，需要从电子文

件生命周期的宏观视角进行系统

分析和研究［7］。

2电子文件生命周期与长期保

存的相互关系

电子文件进行长期保存的基

本条件是电子文件要符合质量要

求，但电子文件质量受其生命周期

不同阶段各个环节的综合影响，不

论哪个环节出现问题，电子文件质

量便无法保障，因此，从电子文件

生命周期全过程进行电子文件质

量控制显得尤为重要。国际档案

理事会1997年发布的《电子文件管

理指南》将电子文件生命周期划分

为三个阶段，即概念（设计）阶段、

形成阶段和维护阶段［8］。概念（设

计）阶段是电子文件生存环境的搭

建时期，形成阶段是机构业务活动

记录被形成并赋予其文件价值的

时期，维护阶段是电子档案的真实

完整性得到长期安全维护，确保社

会记忆延续的时期。为此，通过分

析电子文件生命周期每一阶段对

应的工作目标和工作对象，进而阐

述电子文件生命周期与长期保存

的相互关系（见表2）。

通过表2可以看出，电子文件

生命周期不同阶段的工作对象和

工作目标各不相同，通过采用倒推

的方法来理解电子文件生命周期

与长期保存之间的相互关系。首

先，作为社会记忆的电子档案需要

进行长期保存。维护阶段的对象

是需要长期保存的电子档案，其作表1档案部门关注电子文件的重点工作内容对象

电子文件、

数字档案

价值体现

能用

时间段

现在

将来

关注重点

真实性、原始性、

可靠性

质量符合规范要求

（系统平台功能+管理）

…………

长期保存——维系可

用性延续

涉及部门

文件形成部门、技术部门、

文档部门

技术部门、文件形成部门、

文档部门

档案部门、技术部门表2电子文件生命周期各阶段的工作对象和目标

生命周期

概念（设计）阶段

形成阶段

维护阶段

工作对象

系统平台

电子文件

电子档案

工作目标

搭建电子文件的运行环境——符合并满足

业务工作流程和档案管理的需求

形成机构业务活动的记录——电子文件形

成过程规范、文件质量得到保障

档案信息得到长期安全保管和利用——电

子档案被真实、完整、安全的保存和使用