公文写作基本知识

公文写作基本知识
一、公文的概念、分类及格式
（一）公文的概念
公文的概念有广义和狭义之分。

广义的公文涵盖了全部通用公文和专用公文。

所谓通用公文是指党政机关、社会团体、企事业单位及其他社会组织在处理日常工作时普遍适用的公文。

所谓专用公文，是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文，如外交公文、军事公文、经济公文、司法公文等。

狭义的公文是指国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政机关公文。

即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

这是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动重要工具。

（特点：法定的作者、法定的权威、鲜明的立场、规范的体式、严格的程序）
（二）公文的分类
从不同的角度，依照不同的标准，可以对公文进行不同的分类，比较常见的分类方法有以下几种。

1、按照行文关系和行文方向分类。

公文可分为上行文、平行文和下行文。

上行文是指下级机关向所属上级机关呈送的公文，主要有报告、请示等。

平行文是指向同级机关或不相隶属的机关送交的公文，主要有函等。

下行文是指上级机关向下级机关发送的公文，主要有命令、决定、通报、通知、批复、意见等。

2、按照紧急程度分类。

公文可分为紧急公文和普通公文。

紧急公文通常还分特急和急件两类。

3、按照有无保密要求和机密等级分类。

公文可分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类，保密文件又分为绝密、机密和秘密三种。

4、按照具体职能分类。

公文可分为法规性公文、指挥性公文（一般均为下行文）、报请性公文（请示、报告）、知照性公文、联系性公文（函）、实录性公文（会议纪要）。

（三）公文的格式
公文书面格式中包括眉首、主体、版记三个部分。

1、眉首，是公文的开始部分，通常的由秘密程度和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素组成。

（1）秘密程度和保密期限。

凡有秘密等级的公文必须标明印制份数和序号。

如需同时标注保密程度和保密期限时，先标密级后标期限。

顶格标识在版心右上角第1行，密级和期限之间有“实心五星号”隔开。

（2）紧急程度。

为保证公文得到及时办理所标注，位于眉首部分右上角，标注在“秘密等级”之下。

（3）发文机关标识。

由发文机关全称或规范化简称加
“文件”组成，用红色大号字居中印在公文首页上部。

联合行文时主办机关名称在前。

（4）发文字号。

由发文机关代号、年份及序号三部分组成，位于首页文件名称的下方。

联合发文的只标明主办机关的发文号。

同一机关的同一公文的代号应统一固定，不能在另外的写法，年份用全称，序号不编虚位，不能加“第”字。

（5）签发人。

是发文机关核准并签发本份公文的具体责任者。

上报的公文须将签发人姓名排在发文字号右侧。

（6）红色隔线。

是印在眉首部分与正文部分之间的通栏红线，以区别眉首和正文。

2、主体。

包括标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注等。

（1）标题，是公文的眉目，由发文机关名称、发文事由和公文种类三个基本要素构成，应该准确、简单、明了。

出于行文需要，日常公文的标题可以省略发文机关，有的也可以省略发文事由，还有的可以省略发文机关和事由两项，但应该指出的是只有文种不能省略。

除法律、法规、单程名称加书名号外，一般不使用标点符号，需要停顿处可用空白隔开。

标题的位臵应该在行文部分开首居中，做到排列对称、间距恰当。

排双行时不能将两字以上的词拆开排在不同行的尾首。

（2）主送机关，是负有公文处理责任的受文机关，是公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称，
位臵在标题下空一行靠左顶格，回行时仍顶格。

上行文一般只有一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，应以抄报的形式发送。

下行文的主送有专发性和普发性两种，专发性公文是专门向某一个机关下发的公文，这种公文的主送机关只能有一个，普发性公文是指内容涉及面较广，需向多个机关下发的公文。

有的公文除主送外，还需要让另外的机关了解其内容或协助办理有关事项，可以采用抄送的形式。

对上级机关要用“抄报”，对同级机关、不相隶属机关可以使用“抄送”。

（3）正文，是一份公文的核心部分。

公文质量的高低，能否产生应有的功用，主要取决于这一部分写得如何，拟稿人的工作能力和水平也主要体现在这一部分中的撰写中。

在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。

公文正文的开头方式有多种，常见的有目的式（为了）、根据式（根据某某意见，市政府特作出如下）、缘由式（随着---，但是---为----）三种。

这几种开头方式有时单独使用，但大多数公文常常是混合使用。

公文的结尾有归结式、说明式（本通告自发布之日起生效，凡与本意见的规定内容不一致的，今后以意见内容为准）、申明式、祈请式（妥否，请批复；以上意见如无不妥，请批转各地执行）、期望式，但目前大多数不设结尾部分，而是把可写入结尾部分的事项作为一个条目放在主体部分的最后，自然而然地结束公文，不再带任何需要附带交代的事项。

（4）附件，是正文的附属部分，起补充说明或参考印证
的作用。

公文如有附件应在正文下一行左空两字标识“附件”，后标全角冒号和名称，如有序号应使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。

附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“符件”，如有序号还应标识序号。

（5）成文时间，是一份公文产生效力的时间，必须年、月、日三者齐全，一般用汉字。

确定成文时间以单位负责人签发的时间为准；会议通过的以会议通过的日期为准；联合行文的以最后签发机关负责人的签发时间表为准。

位臵在正文右下方。

（6）印章。

行政机关公文除会议纪要和翻印件外，均需加盖印章。

联合上报的公文由主办机关盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应加盖印章。

公文排版后所剩空白如果不够印章位臵，要采取调整行距、字距的方式加以解决，务使印章与正文同处一页，不能采取标识“此页无正文”的方式解决。

（7）附注，是对公文的发放范围或注意事项等的注释和说明，位于成文时间左侧，空两字在圆括号内标注。

请示性公文要在附注处注明联系人姓名和联系电话。

3、版记。

主要包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、印刷份数等。

（1）主题词，是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语，一般不少于3个词为宜，最多一般不超过5个，位于公文尾部的横隔线之上，词目与词目之间空一格，不标标
点。

（2）抄送机关，应标注在主题词的下方。

在峡谷条平行线之间，要顶格注明“抄送”二字，后边加注冒号，现依次排列抄送机关名称（党、政、军、群）。

（3）印发单位和印发时间。

印发单位是承印制作单位的名称，一般为行政机关具体的办公部门，位于公文末页最下端，顶格标注。

印发时间是公文印制的日期，位于印发单位的右下角，要用阿拉伯数字标明年、月、日。

（4）印刷份数，一般位于印发时间之下或在末页边缘线下。

二、几种常用公文的适用范围、种类及写作要领
重点说一下通知、通报、报告、请示、意见和函这几个文种的适用范围、分类和基本写作知识。

（一）通知
1、通知的用途。

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

在现行公文中，可以说通知的用途是最为广泛的。

它既可用于批转下级机关的公文，起到批准和指导的作用，如《黑龙江省人民政府批转省人事厅等部门关于加强我省信息产业人才队伍建设有关问题意见的通知》，又可以用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，起到传达或联系的作用；既可以用来发布行政规章，起到指挥和约束作用，如《国务院办公厅关于发布(国家行政机关公文处理办法)的通知》，又
可以用来下发本机关起草的计划、总结等文件，起到运载作用；既可以用来提出要求下级机关认真办理或遵照执行的事项，起到法规作用，如《关于证券营业部审批工作有关问题的通知》，又可以用来布臵工作，安排活动，起到指示的作用，如《伊春市人民政府办公室关于开展百企万民评服务活动的通知)；既可以用来向下级机关告知事项，起到传达作用，如《伊春市人民政府办公室关于召开全市财政工作会议的通知》，又可以用来宣布干部的任免和聘用事宜，起到传递信息的作用，《关于×××同志任职的通知》。

总之，用途广泛，使用频率高，是通知的一个重要特点。

2、通知的写法
按其内容和功用的不同，可将通知分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等几种，下面就分别介绍一下这儿种通知的一般写法。

(1)批示性通知
批示性通知有三种：一为“发布”型通知，二为“转发”型通知，三为“批转”型通知。

“发布”型通知是指用来发布行政法规和规章或印发有关文件的通知。

其写作结构一般由标题、正文组成。

标题。

通常由发文机关、被发布的法规或规章名称、文种三要素构成。

例如：《黑龙江省人民政府办公厅关于印发黑龙江省行政效能监察办法（暂行）和黑龙江省行政效能投诉办法（暂行）的通知》。

正文。

发布性通知的正文部分较为简短，一般包括两层
内容：一是用介词结构前臵的句式（即“现将……”）引出被发布的法规或规章名称；二是提出贯彻执行的希望或要求。

此项内容通常使用的习惯语句有“请认真贯彻执行”，“请照此执行”等，旨在强调通知的内容关系重大，必须令行禁止，照章办事，以充分体现其指挥效力。

在结构安排上一般采用篇段合一式，如“《黑龙江省行政效能监察办法(暂行)》和《黑龙江省行政效能投诉办法(暂行)》已经省政府第四十一次常务会议讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

”正文极其简炼，不容臵疑。

应当说明的是，由于发布性通知是将有关的法规或规章以通知的名义进行发布，因而就形成了“主件”（通知）--附件（法规或规章）的外在结构模式，但这种模式之中，附件即被发布的法规或规章实质是主件，是行文的目的所在，而“通知”本身体实质是附件，只起“文件头”的作用，将有关法规或规章“运载”发布出来。

“批转”、“转发”型通知此种通知包括三种情形：一是用于批转下级机关的公文，通称“批转型通知”；一是用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，通称“转发性通知”；一是印发有关文件材料，如领导讲话、本机关的工作计划和工作总结等，通称“印发型通知”。

此类通知与发布型通知相同，其后均有被批转、转发和印发的原文作为附件。

标题。

一般由发文机关、被批转、转发或印发的文件的标题和文种三要素构成。

如《国务院办公厅转发农业部等部
门关于稳定基层农业技术推广体系的意见的通知》。

如果被批转对象系法规性文件，要注意加注书名号。

在实际写作中，由于批转、转发性通知都要涉及对原文标题的引用，因而就往往容易使其标题字数较多，排列起来较长。

在此种情况下，如不妥善处理，就会导致整个标题繁杂冗长，这种现象不利于公文写作的规范化，解决的方法通常是：压缩介词“关于”亦即在整个标题中只保留一个“关于”。

例如，《伊春市人民政府办公室关于转发黑龙江省人民政府关于促进城区发展的指导意见的通知》，对此种形式标题，应将转发之前的“关于”删除，既省减了文字，又加强了语气。

其二，减少中间环节，不要层层转发，而应直转即可。

正文。

一是简式写法。

这种写法只用一个自然段、几十个字，包含两层意思：一是转文的原因、依据或目的。

常用的表述如“某同意《……》”、“《……》已经某同意(批准)”、“《……》很重要(对……具有…-一意义)”、“为……”等；二是转文的一般性要求。

批转性、转发性两种通知的常用说法是“现转发给你们，请认真贯彻执行”、“现转发给你们，请结合实际情况参照执行”等；发布性通知则是“现发布《…〃-〃》，自……施行”、“现将《-…一》印发给你们，请认真贯彻执行”等。

例如《黑龙江省人民政府办公厅转发省科技厅黑龙江省企业院士工作站管理办法(试行)的通知》：各市(地)、县(市)人民政府(行署)，省政府各直属单位：省科技厅制定的《黑龙江省企业院士工作站管理办法(试行)》已经省政府领导同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

二是繁式写法。

这种写法是在简式写法的基础上，至少再增加两层意思：一是强调被转公文所涉及工作的重要性，如例如《国务院转发农业部等部门关于稳定基层农业技术推广体系的意见的通知》各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：农业部、中编办、人事部、财政部《关于稳定基层农业技术推广体系的意见)已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。

基层农业技术推广体系是实施科教兴农战略的基础，也是提高农民科学文化素质的依靠力量。

农业技术推广机构要通过改革得到稳定和发展。

各级人民政府对农业技术推广工作要予以重视并给予必要的支持．鼓励农业科技人员采取多种形式到农业生产第一线，直接为农民服务，进一步推进农业技术推广事业的发展。

对目前一些地方出现的非法拍卖、转租、侵占农业技术推广机构财产，随意向基层农业技术推广机构安排非专业人员等做法，要立即予以纠正，以保持基层农业技术推广体系的稳定。

正文的第一个部分非常简短，但却包含了这类通知通常所应具有的几项内容，措词极为果断、简练；第二个部分概述工作意义，指明问题，提出工作要求。

当然，这只是对一般写法的概括。

在写作中，还应该灵活地把一般写法与实际内容结合起来安排结构。

另外，需要注意的是，随“批转”型通知下发的公文应是反映带有普遍性的问题或具有普遍指导意义的公文。

下级机关所制定的政策和拟采取的行政措施，如已超出本机关职权范围，或在实施时需要得到同级机关的支持和帮助，就要
报请上级机关批准。

上级机关在批准的同时，可将其随“批转”型通知下发。

表明态度，宣布转发．指明意义，提出要求，是常见于“批转”型通知的几项内容。

(2)指示性通知。

上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项，但限于发文机关的权限，或因其内容不宜用命令(令)或决定的，可用指示性通知。

这类通知又称规定性通知或布臵性通知。

指示性通知的写作结构通常由标题、通知缘由、通知事项组成。

标题。

即公文的名称，应写得准确、简要，通常采用发文机关、事由和文种名称三要素齐备的标准式标题，例如，《伊春市人民政府办公室关于开展规范性文件清理工作的通知》。

在某些情况下标题也可由事由加文种或只写文种名称“通知”及“紧急通知”、“重要通知”等，也是“通知”标题常见的形式。

正文包括开头和主体两个部分，开头部分(第一自然段)即通知缘由，这部分要写得简明扼要，精炼概括。

一般要交待制发通知的背景、目的、理由等，以为下文进一步提出通知事项作好铺垫。

用语要简洁、明确，文字不宜过多，然后用过渡语“现将有关事项通知如下”或“现就有关事宜通知如下”或“现通知如下”等等，后用冒号，开启下文。

例如《国务院办公厅关于继续深入开展“安全生产年”活动的通知》一文的开头：“2009年，各地区、各部门和各单位认真贯彻落实党中央、国务院的重要部署，组织开展了“安全生产年”活动，积极推进安全生产执法、治理和宣传教育行动
（以下简称三项行动），加强安全生产法制体制机制、安全保障能力和安全监管监察队伍建设（以下简称三项建设），安全生产工作取得新的进展。

但是，全国安全生产形势依然严峻，非法违法、违规违章问题仍然十分严重，安全生产基础仍然薄弱，安全管理不严不实等问题在一些地方和单位还比较突出。

为进一步加强安全生产工作，经国务院同意，现就继续深入开展“安全生产年”活动有关事项通知如下：”这段文字将发布通知的背景、缘由和目的阐述的极其明确清晰，用语也很简洁、精炼。

主体部分是写明通知事项的部分，它是受文单位执行的依据。

因此要明确、具体地交待出应知和应办的事项，即工作的任务和要求，切忌含混笼统，令人不得要领。

在结构安排上，一般采用分条列项式的写法，用序号标明层次；也可采用分列小标题式写法，将通知内容分作几个方面，分别进行阐述。

无论采取哪种方式，都必须做到条理清晰、眉目清楚，便于领会、理解和执行。

除了开头和主体部分，许多指示性通知还有一个结尾部分，用以收束全文，提出希望或要求。

“特此通知，望认真执行”、也是这类通知惯用的结语。

(3)告知性通知。

告知某一具体事项，可用告知性通知，这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。

比如，设立或撤销机构、迁移办公地点、启用或更换印章、修正或补充文件内容、调整办公时间等各种事项，都可以用告知性通知。

例如，《伊春市人民政府办公室关于启用印章的通知》。

会议通知是告知性通知的一个重要的类别，其用途仅限
于通知会议的召开及有关事项。

会议通知有固定的模式，包括会议内容，会议时间，会议地点（会场设臵），参加人员，有关要求。

准确、齐全、具体，是对会议通知所写事项的基本要求。

(4)任免性通知，其实也是告知性通知的一种。

任免通知的正文包括两部分：其一是任免依据，其二是任免事项。

应用简明扼要的文字写明即可。

（5）写作技巧
1.要切实掌握通知的用法。

通知是用途都很广泛的一个文种，因此容易被滥用；通知在某些方面与命令、决定、通报、通告、意见、函等有着相似之处，因此容易被误用。

要正确使用通知，必须认真了解其用法。

2.要确实掌握每类通知的写法。

各类通知的结构各有特点，彼此不同，只有细心领会、真正把握，才不会出现错误。

（二）通报
1、适用范围
通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的下行文文种。

根据通报内容和作用的不同，可分为以下三类：
（1）表扬性通报。

这是上级机关用来表彰先进集体或个人，介绍其先进事迹，推广其典型经验号召有关单位及广大群众见贤思齐、学习先进的通报。

如《伊春市人民政府办
公室关于表彰2010年度应急管理工作先进集体和先进工作者的通报》，就属于这类通报
（2）批评性通报。

上级机关用来批评犯有错误的单位或个人，揭露其问题，总结其教训，要求有关单位及人员引以为戒的通报。

如《关于查处中国劳动技能教育学会违规举办培训发证活动的通报》
（3）传达性通报。

这是上级机关为使下级单位及时了解信息、积极开展工作，而向其传达重要精神和情况的通报，也称情况通报。

传达性通报内容繁多，概括起来主要有两种：一种是对某一具体对象有关情况的通报，如《省政府办公厅关于全省开展农村道路交通安全集中整治专项行动情况的通报》；另一种是对全局范围内普遍存存的某种问题的综合通报，如《省公安厅关于近期我省连续发生重大火灾的情况通报》。

2、基本结构与写法
（1）标题
通常有两种写法：
一是“发文机关名称+事由+文种”，例如《国务院关于表彰国家发展改革委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报》。

这是通报标题的规范写法。

二是“事由+文种”，例如《关于查处中国劳动技能教育学会违规举办培训发证活动的通报》。

（2）主送机关
通报通常须标明主送机关，特别是采用文件形式印发的
通报，必须写明主送机关；如果采用通过媒体发布等形式，也可以省略主送机天。

（3）正文
不同类型的通报，其写法也有所不同：
表扬性通报。

此类通报的正文一般由三部分组成：
一是表彰缘由。

其中包括两个层次：其一是先进事迹介绍。

如果被表彰的是个别对象(包括个人或集体)的具体行为，应该把事迹介绍清楚，要写清被表彰者于何时何地遇到何种情况，是如何处理的，结果如何，有何影响；如果被表彰的是事迹相近的多个对象，应将其事迹进行归纳概括，集中进行介绍。

其二是简要评价。

如果没有适度的评价，表扬先进事迹往往流于就事论事。

适度评价是对先进事迹所蕴涵精神的提炼和升华，也是进行通报表场的必要铺垫。

进行评价，必须注意措辞要准确适度，不应溢美过誉。

二是表彰决定。

要写清何机关决定给予被表彰对象何种表彰奖励。

如“决定对市交通局等59个应急管理工作先进单位和等60名优秀工作者予以通报表彰”。

既明确又具体，令人一目了然。

三是希望号召。

这部分既是表扬性通报的出发点，也是其落脚点。

这里的“希望”’一般是希望被表彰者再接再厉、发扬成绩；“号召”则是倡导、发动广大群众向先进学习。

结尾用语坚定有力，富有号召性。

批评性通报。

此类通报的正文一般由四部分组成：
一是主要错误事实。

如果是对个别人员的错误进行通
报，首先应该说明该人的基本情况，包括姓名、工作单位、所任职务等，然后准确扼要地叙述其错误事实。

要写清其在何时何地违反何种规定，犯了何种错误，造成了何种后果；如果是对某机关或单位的错误进行通报，就要说明其在何时在多大范围内，违反何种规定，犯了何种错误。

二是错误性质及严理危害。

这部分内容是对错误事实的深入分析，也是严肃处理的原因所在，为此必不可少。

如《关于查处中国劳动技能教育学会违规举办培训发证活动的通报》。

在陈述了主要错误事实之后指出：“中国劳动技能教育学会和北京世诺天韵文化交流有限公司未经劳动保障部门批准，擅自举办职业培训并承诺颁发国家职业资格证书的行为，严重影响了国家职业资格证书制度的严肃性和权威性。

”可以说一语中的，切中要害。

三是处理决定。

这往往是批评性通报最引人注日之处。

一般来说，轻者只给以“通报批评”；重者对个人将给以相应的处分，对单位则要拿出纠正错误的具体措施。

如刚才举例中的处理决定是“责成北京世诺天韵文化交流有限公司全额退还149名学员的培训费用，同时对北京世诺天韵文化交流有限公司的违法违规行为处以5万元罚款。

山东省劳动保障厅在全省范围内对中国劳动技能教育学会和北京世诺天韵文化交流有限公司违规举办高级心理咨询师职业资格培训发证活动进行了通报”。

四是普遍性要求。

这也是批评性通报的结尾部分，目的在于引起下属机关和相关人员的注意，以此为戒，避免重犯。