财务系统管理流程P8---如家连锁酒店

一、基本信息：
集团财务软件目前采用用友财务软件网络版NC3.0版本(以下简称“NC”)。

二、系统维护权限设置：
(一)NC系统用户组设置
1.用户组维护权限：
NC系统设置以下用户组：
(1)NC系统管理员
(2)总监
(3)区域经理/主管
(4)内审
(5)总帐
(6)应收应付会计
(7)出纳
(8)银行专员
(9)酒店会计
(10)酒店出纳
维护权限：NC系统管理员为财务系统经理，只有NC系统管理员可以进行用户账户的维护、各用户组的权限分配。

NC系统管理员维护《用户组权限分配表》。

2.用户组权限的定期审阅及变更：
定期审阅及权限变更：
(1)每年末，NC系统管理员需要将《用户组权限分配表》和《用户组权限审
阅及变更表》打印并签字。

(2)由NC系统管理员以外的另一名总部财务人员进行复核，确保《用户组
权限分配表》与NC系统设置一致，并在《用户组权限审阅及变更表》
上签字确认。

(3)财务总监和会计总监共同对《用户组权限分配表》进行审阅，并在《用
户组权限审阅及变更表》上标明需要增加、减少、变更各用户组权限并签
字确认。

(4)如果用户组权限需要变更，NC系统管理员根据经财务总监和会计总监审
阅修订的《用户组权限分配表》在NC系统中重新设置，同时据此更新
《用户组权限分配表》。

更新完成后将《用户组权限分配表》和《用户
组权限审阅及变更表》打印并签字。

(5)由NC系统管理员以外的另一名总部财务人员进行复核，确保《用户组
权限分配表》与NC系统设置一致，并在《用户组权限审阅及变更表》
上签字确认。

三、新建账套的开设：
1.账套设立/删除的审批：
(1)酒店会计、应收应付会计或总账会计填写《NC系统帐套设立申请表》/
《NC系统帐套删除申请表》，并发邮件向财务经理申请。

(2)财务经理复核《NC系统帐套设立申请表》/《NC系统帐套删除申请表》
内的信息。

(3)会计总监对《NC系统帐套设立申请表》/《NC系统帐套删除申请表》进
行最终审核批准。

(4)根据经批准的《NC系统帐套设立申请表》/《NC系统帐套删除申请表》，
NC系统管理员在系统中完成新建账套初始化。

(5)完成设置后，NC系统管理员发邮件通知相关用户账套已经设立/删除。

2.NC系统管理员对新建账套的初始化：
(1)初始用户
酒店：初始用户至少包括酒店出纳、酒店会计、区域财务经理、总监
总部公司：初始用户至少包括出纳、总账、财务经理、总监
(2)会计科目分配
新建账套按照《如家标准会计科目设置》进行会计科目分配。

(3)定期报表的分配
新建账套的定期报表具体包括：《如家财务明细表》、《财务报表》、《全国往来核对表》和《银行存款周报》。

《如家财务明细表》、《财务报表》和《全国往来核对表》的表式由NC系统管理员在NC系统中维护，每半年由财务报告及分析经理审核一次，以确定是否需要修改报表内容，任何变化由会计总监审核批准。

《银行存款周报》的表式由NC系统管理员在NC系统中维护，每半年由资金经理审核一次，以确定是否需要修改报表内容，任何变化由财务总监审核批准。

四、用户权限管理与维护
1.用户类别：
集团用户：经权限分配后，可以登陆任何有权限的账套。

公司用户：仅可登陆所在公司账套账户。

2.新建账套的用户设置
NC系统管理员根据《NC系统帐套设立申请表》中的信息为新建账套设置用户。

酒店：酒店会计、酒店出纳设为公司用户，其他主管设为集团用户。

公司：所有新增用户均设为集团用户。

用户设置完成后，由NC系统管理员邮件通知用户，邮件内容包括：账套代码、账套名称、用户名、用户初始密码1111。

3.公司用户（酒店会计、酒店出纳）的变更
(1)酒店会计填写《NC系统用户变更申请表》，并发邮件提出申请
(2)财务经理审批，并转发NC系统管理员进行更改。

(3)系统管理员根据审批邮寄，进行用户设置，完成后邮件通知用户。

邮件
内容包括：账套代码、账套名称、用户名、用户初始密码1111。

4.集团用户信息变更（新增、修改、锁定(封存已经离职人员)）
(1)财务经理填写《NC系统用户变更申请表》，并发邮件提出申请
(2)会计总监审批，并通知NC系统管理员进行更改。

(3)系统管理员根据审批，进行用户设置，完成后邮件通知用户。

邮件内容
包括：账套代码、账套名称、用户名、用户初始密码1111。

5.用户权限的定期审阅
(1)每年末，NC系统管理员需要将《用户权限表》和《用户权限审阅及变更
表》打印并签字。

(2)由NC系统管理员以外的另一名总部财务人员进行复核，确保《用户权限
表》与NC系统设置一致，并在《用户权限审阅及变更表》上签字确认。

(3)区域财务经理对所在区域酒店的《用户权限表》进行审阅、会计总监对
总部的《用户权限表》进行审阅，并在《用户权限审阅及变更表》上标
明需要变更的用户权限并签字确认。

(4)如果用户权限需要变更，NC系统管理员根据经区域财务经理或会计总监
审阅修订的《用户权限表》在NC系统中重新设置，同时据此更新《用户
权限表》。

更新完成后将《用户权限表》和《用户权限审阅及变更表》打
印并签字。

(5)由NC系统管理员以外的另一名总部财务人员进行复核，确保《用户权限
五、会计科目的系统管理与维护
1.会计科目的标准化
(1)公司根据《如家标准会计科目设置》完成NC系统内会计科目的设置。

(2)《如家标准会计科目设置》由NC系统管理员在NC系统中维护，每半年
由财务报告及分析经理审核一次，任何变化由会计总监审核批准。

审核
的要点包括：
a)会计科目设置是否符合公司会计制度及信息披露的要求
b)是否存在长期不使用的会计科目
2.会计科目的增加/删除
(3)酒店会计、集团公司会计填写《NC系统会计科目添加/删除申请表》，并
邮件提出申请给区域主管，确认添加的合理性
(4)区域主管或区域经理初审后，转由会计总监审批
(5)会计总监审批后，转发给系统管理员执行操作
(6)系统管理员根据审批，进行会计科目设置，完成后邮件通知用户。

3.添加客商（供应商、内部往来客商）
(1)酒店会计填写《NC系统会计科目添加申请表》，并邮件提出申请，财务
经理审批
(2)财务经理审批
(3)系统管理员根据审批，进行客商设置，完成后邮件通知用户。

六、定期报表的系统管理与维护
1.定期报表的系统设定
(1)定期报表由财务报告与分析经理或资金经理提出要求进行设计
(2)根据财务报告与分析经理或资金经理监的要求，NC系统管理员完成定期
报表的设定。

并根据设定，编制并维护定期报表与会计科目间的勾稽关
系表。

(3)财务报告与分析经理或资金经理对定期报表与会计科目间的勾稽关系表
举行审核，以确保定期报表符合要求，并签字确认。

(4)NC系统管理员完成最终的报表设定。

2.定期报表的定期复核
(1)每半年，NC系统管理员负责打印定期报表与会计科目间的勾稽关系表，
并交财务报告与分析经理或资金经理复核
(2)财务报告与分析经理或资金经理据此复核，进行相应的修改（如需要），
并签字确认。

(3)如有修改，NC系统管理员在系统中维护相应修改。

七、会计分录的NC系统管理与维护
1.会计分录的系统权限设定
考虑各财务人员的岗位及职责分离的原则，NC系统中对会计分录的编制、审核、记账的权限设定如下：
分部制单审核记账
如家总部（包括：上海
公司、辉聚、和美、班
利）（注1）
会计总帐会计总帐会计
海外公司会计财务报告及分
析经理财务报告及分析经理
区域中心（北京、广州）区域出纳区域会计区域会计
酒店（注2）酒店出纳酒店会计酒店会计
注1：如家总部有会计编制分录，总帐会计自己编制的转账凭证由另一总账会计复核（上海公司和辉聚总帐会计编制的凭证由和美和班利的总账会计审核）。

注2：当新酒店运营会计、出纳到岗前，总部会计代为录入会计凭证，各区域财务经理审核；待会计、出纳到岗后，各区域财务经理将所有凭证及附件交接给酒店会计、出纳。

2.会计分录的系统权限定期复核
会计总监和财务总监在复核《用户组权限分配表》时，需要对会计分录的系统权限设定进行复核，参照二、（一）2. 用户组权限的定期审阅及变更的流程。

3.会计分录的流转
凭证制单：
出纳/会计根据原始单据在用友系统中输入借贷分录，并将原始单据传递到审核人。

用友财务系统中，录入借贷不平的会计凭证不被保存。

审核人审核会计凭证及其附件，若审核无误后在用友系统中点击“审核”，完成入账。

用友财务系统中，“审核”后会计凭证不能再进行修改。

审核后凭证如需要修改，则应当由审核人“取消审核”后，制单人方可以修改。

凭证记账：
只有会计才有权限记账，只有通过审核的会计凭证可以在结账时入账。

(包括用友财务系统自动产生的会计凭证，例如固定资产折旧计提，利润结转等)
固定资产模块期末由总账会计/酒店会计点击结账后，系统自动实行结账功能，。

八、会计期间关闭的NC系统管理与维护
1.会计期间关闭的权限
有权限的操作人进入总账模块期末处理点击结账，系统自动实行结账功能。

如果出现结账错误，系统将提示错误不能进行结账操作，有权限的操作人可以据此对错误报告进行调整。

NC系统中，运行总账模块期末结账操作，系统运行自动核对总账与明细分类账的会计科目余额，如果不相等，不能进行总账结账。

用友财务系统中，月末结账时如果存在未记账的会计凭证，系统不能进行结账操作。

（如果未进行固定资产模块未进行结账并计提折旧，NC系统将提示错误不能进行固定资产模块结账操作）
酒店：只有酒店会计才有“结账”权限
总部：只有总帐会计才有“结账”权限（海外公司只有财务报告及分析经理才有“结账”权限）
账套内，结账完成后则无法再输入凭证。

如果有凭证输入遗漏，只有取消结账（“反结账”），方可重新录入凭证、重新结账。

酒店：只有区域财务经理和NC系统管理员才有“反结账”权限。

总部：海外公司只有NC系统管理员才有“反结账”权限。

2.会计期间关闭的控制
各酒店公司，需要按照总部规定的日期按时结账，结账后，各酒店会计/总部会计方可以点击“报表计算”，由系统自动生成报表后报送报表。

系统中设置“表间审核”，确保会计科目与财务报表之间的对应关系正确性。

其中报表数从科目余额表一级核算科目取数；科目明细清单从一级科目下核算的二级/三级科目取数。

如审核通过，系统将显示项目”ok”。

报表一经报送，一般不得对当月账进行修改。

如需要修改，需要按照如下流程进行：
在公司规定的报表报送日前，由会计向区域财务经理/财务报告与分析经理申请，区域财务经理批准后进行“反结账”操作（总部由财务报告与分析经理批准后通知NC系统管理员操作），并回复邮件通知。

当超过公司规定的报表报送日后，区域财务经理/财务报告与分析经理需要向会计总监邮件申请“反结账”。

会计审批后，邮件通知NC系统管理员操作，NC系统管理员负责将会计总监的邮件批复归档。

九、I UFO报表定制的流程
1.新增IUFO报表（汇总/不汇总）的申请
申请人提供新增IUFO报表电子表格的样式以及相应需要关联的科目，提交财务报告及分析审批会计总监审批，再转交给NC系统管理员进行此表格的绘制。

2.新增IUFO报表的格式以及公式关联的测试审核验收
NC系统管理员设置表格完毕，申请人确认格式与表样一致性；测试酒店验证公式关联取数的正确性。

如同时新增汇总表报，多选2家测试酒店验证汇总报表的结果。

申请人验收无误，在申请单签字验收。