社团资料管理制度

社团资料管理制度
一、总则
为了规范社团资料的管理，保证社团资料的安全性和完整性，本规定制定。

二、适用范围
本规定适用于所有社团的资料管理工作。

三、社团资料的种类
1. 会员资料：包括会员名单、联系方式、入会申请表、入会手续等。

2. 活动资料：包括活动策划、预算报告、活动记录、活动照片等。

3. 财务资料：包括社团经费使用记录、收支明细、财务报告等。

4. 重要文件：包括社团章程、行政文件、重要公函等。

四、社团资料的存储和管理
1. 电子资料的存储和管理
（1）社团应建立完善的电子档案管理系统，对各类电子资料进行分类存储，并设置权限，保证各类资料的安全性。

（2）不同层级的管理人员应对电子资料进行备份和定期检查，以确认资料完整无误。

（3）标记清晰的资料文件夹，便于管理人员快速找到需要的文件内容。

2. 纸质资料的存储和管理
（1）社团应建立专门的档案室，对各类纸质资料进行分类存储和管理。

（2）对于长期未使用的纸质资料，可以进行扫描转存电子版，以减少纸质档案的数量。

3. 保密性资料的管理
（1）社团应对涉及个人隐私或重要机密的资料进行保密处理，设置权限限制访问范围。

（2）各管理人员应严格遵守保密协议，对保密资料进行保护。

五、资料借阅和使用
1. 社团成员借阅资料
（1）社团成员如有需要借阅社团资料，需提前填写借阅申请表并经相关责任人审核同意方可借阅。

借阅期限为1周。

（2）借阅者不得私自擅自复制或外借社团资料，如有需要应提出申请并得到相关责任人的批准。

2. 社团资料的使用
（1）社团资料仅限于社团内部使用，不得用于商业活动或非法用途。

（2）如有需要将社团资料用于外部活动或展示，需提前得到相关负责人的批准。

六、资料归档和销毁
1. 资料归档
（1）社团应定期对已经使用完毕的资料进行归档整理，将其存放到指定的档案室内，确保资料的安全和完整。

（2）归档后的资料应做好标记，并建立相应的档案管理系统，以便管理和检索。

2. 资料销毁
（1）对于无法归档的过期、失效资料，应制定相应的销毁计划，按照规定的程序进行销毁处理。

（2）销毁工作应当由专人进行，在销毁前必须经过审批并做好相关记录。

七、监督和检查
1. 对社团资料的管理工作进行定期检查，确保管理制度的贯彻执行。

2. 发现资料管理中存在的问题，及时进行整改并建立相应的改进措施。

3. 社团领导对资料管理工作进行监督和检查，对不合格的工作进行处理，并给予相应的奖惩措施。

以上是社团资料管理制度的相关规定，社团成员必须遵守并执行，以确保社团资料的安全和完整。

同时，本规定如有变动，应及时进行修订并通知全体成员。