招投标项目工作细则手册

招投标项目工作细则手册
1.获取招标信息
招标信息的获取手段主要有二种途径：一种是由市场部商务人员通过对公开的互联网信息查阅获得，一种是由销售人员通过所接触的市场信息获得，另外还有就是采购方直接向我司发出的邀请信息。

首先弄清楚招标的具体内容，弄清楚招标内容是否符合我公司的业务需求，并尽量了解招标方式和招标内容。

2.获取招标文件
根据招标公告获取招标文件也就是投标公司进行了正式的报名（报名方式：网上报名、现场报名、传真报名、邮寄资料报名及其他），投标人要根据招标公告上的信息提示准备相应的资料在限定的时间内来购买招标文件，购买招标文件有的需要现场购买有的采用电汇邮寄或发送电子邮件的方式，再或者电汇后从其网站进行下载，也有的不需要费用。

各个项目购买招标文件需要准备的资料不尽相同，但基本上不外乎购买人授权书及身份证原件及复印件、企业资质、企业产品合格资质、制造厂家授权书和相关投标产品样机之类的东西，大多数情况下招标公告都会明示需要准备的资料。

由市场部工作人员根据项目招标公告要求汇款邮寄购买招标文件或委托子公司、分公司或出差在外的公司同事现场购买，无论哪种方式均必须索取发票。

公司各部门同事应密切配合市场部的标书购买工作。

3.招标项目预审
获取招标文件后，市场部将招标文件以邮件方式发送给公司领导和负责该行业营销领导以及研发等部门，各部门要详读招标文件，尤其对招标内容涉及到的技术和商务条款，相关细分行业负责人应在第一时间召集相关的市场、销售、研发及财务相关人员对招标项目进行评审，主要评审内容如下：
3.1.投标资格分析
由市场部人员根据招标文件投标资格要求判断公司是否满足投标人资格，并将结果反馈给细分行业销售领导。

3.2.技术可行性分析
由研发人员根据招标文件技术要求判断公司是否能提供符合招标文件技术要求的货物或服务，并将结果反馈给细分行业销售领导。

3.3.财务分析
由财务人员根据招标文件要求测算项目的利润、毛利及项目费用，并将结果反馈给细分行业销售领导。

3.4.综合分析
由细分行业销售领导对整个项目进行综合分析判断是否要参与投标，如不能决定应将该信息反馈给公司。

4.投标前期工作准备
经过评审确定投标的项目则进入前期工作准备阶段。

投标的时间一般都是确定的日期，而且比较短，这也是考验一个公司和团队的响应速度，必须在这个有限的时间内完成投标书的制作，否则，将由于准备不充分而丢标。

这需要平时的技术积累，对行业知识的积累，投标书的积累，如有类似的的标书或模版，以及良好的团队合作精神和氛围。

本阶段将涉及以下工作：
4.1.确认投标授权人
由公司分管领导确认项目的投标授权人，一般状况下业即为该项目的负责人。

4.2.项目投标小组成立
针对每个投标项目将成立临时的项目投标小组，确定项目负责人（本着谁获益谁负责的原则确定），由项目负责人组织筹备投标小组成员，小组由标书制作人员、商务人员(投标授权人)、和技术人员及其他所需要的相关人员组成，由商务人员(投标授权人)负责整个小组工作的组织与协调。

项目负责人根据项目的规模、技术难度和招标时间的要求，制订投标计划，确定公司参与投标的投标产品，协调各方面资源，做好标前准备工作，并针对招标文件疑问点组织进行答疑。

4.3.招标文件澄清
市场人员及相关销售人员如发现招标文件存在不明确、不公正的地方，可在规定的时间内按照招标文件的规定程序向招标方提出澄清请求。

4.4.产品选型(若需要)
由项目负责人或研发人员对投标产品进行选型。

4.5.获取产品授权(若需要)
当需要外购投标产品或服务时，需要获取产品的授权、报价、产品资质、技术资料及样机。

市场部协助列出所需资料清单，项目负责人在既定的时间内将所有资料交由市场部，以免耽误投标文件的制作，影响投标质量。

4.6.准备投标样机(若需要)
当招标文件要求时，项目负责人申请样机交由测试部门测试，市场部进行协助。

4.7.交纳投标保证金
按招标文件要求以现金、支票、电汇、银行汇票或银行保函的形式在规定的时间内交纳投标保证金，并在采取电汇的交纳方式时以电话确认保证金的到帐情况。

4.8.编写技术文件
由技术人员根据招标文件要求编写技术文件。

4.9.编写商务文件
由市场部人员根据招标文件要求编写商务文件。

4.10.确定投标报价
由项目负责人召集相关销售、市场、财务人员及相关领导商讨、确定投标报价。

4.11.制作纸质和电子版投标书
由市场部人员负责制作纸质和电子版投标书。

4.12.按招标文件要求封装
由市场部人员负责按招标文件要求封装投标书。

4.13.快递或投标授权人自提投标书和样机
根据实际情况选择快递、投标授权人自提、机场点对点运输的方式运送投标书之开标现场。

5.编写项目投标书
用户的招标书通常包括：招标邀请函、商务要求部分、技术要求部分、附件和附图等文档，这些文档是编写投标书的基础。

投标小组成员在编写标书前，应该仔细、反复阅读招标书，特别是对投标商的资质要求等内容，投标小组对招标书进行讨论，找出招标书中描述不清楚的地方，根据情况向招标方提出要求解释，确定项目资质情况、投标以及实施的风险、对手情况、投标的优势、劣势等；制订投标策略；确定投标书的内容、投标方式；初步编写投标书的大纲。

在投标书编写过程中，应该注意一下几点：
1)商务投标书应该按照招标书的要求进行严格的应答，应答的顺序和格式最好严格遵
循招标书的要求。

2)对于招标书没有要求的内容，特别是商务标书，最好不要画蛇添足，如果希望增加
对项目投标有帮助的资质，最好经过慎重的考虑，确保没有漏洞。

商务部分主要的
目的是展示投标公司的实力，确保参加投标的资格。

首要是确保投标有效。

注意有
些东西可以讲出来，但不是所有可以讲出来的东西都适合写出来。

3)差异表的处理：对于投标文件与招标文件中有差异的部分，通常招标方要求标注在
差异表中，在编写投标方案时，应该尽可能的将差异部分找出来，描述清楚，但是，在最后整理、提交差异表时，就需要特别慎重，并不是每个差异都适合在这个正式
的场所以正式的方式提出，有些东西需要保持一种模糊的状态，以提高中标的可能
性，同时，又可以为商务和技术谈判留下伏笔，便于谈判中的进退。

4)对于报价单的处理：报价单按照正规要求填写、盖章、密封后，最好能有一两套空
白的备份，报价单的格式与正式报价单一样，但是价格不填写。

因为在正式报价单
封装好到递交报价单前的这段时间，销售人员很可能探听到对手的价格或用户对项
目整体价格的意见，这是候需要根据项目、市场、对手、用户的情况进行价格调整，这时就可以使用备份的报价单。

特别是公司到异地投标，要想重做报价单，时间基
本上是不允许的。

5)密封条的处理：在规定的投标文档密封条基础上，一定要多准备几张备用的密封条，
当然是盖好章的，特别是公司到异地投标，市场信息千变万化，你不可能保证在投
标前不修改你的价格和投标书。

6)商务投标书中的资质和要求公司盖章的部分一定要对照招标书的要求，严格检查，
这部分的错误和遗漏将有可能造成废标，因此，最好有两个以上的人员专门检查核
对。

7)对于一个集团公司下的多个法人公司之间，可能存在资质共享的情况，这时，应该
注意检查哪些资质不是投标法人单位的资质，如果本投标法人单位的资质，应该请
资质拥有的法人单位签署授权声明，否则，招标时可能造成“擅用第三方公司的资
质欺骗招标单位”的后果而成为废标。

投标文件初稿完成后，项目负责人要尽对投标文件进行审核，确定里面没有影响投标的遗漏项，并填写项目审核表，确定对投标文件的详细审核。

项目负责人不具备审核条件的可以委托其他同事进行审核。

投标文件的打印装订、封装以及投标现场需要提交的资料都由市场部完成，事情繁琐复杂，需要有条不紊的完成，避免忙中出错。

6.递交有关证件(资格预审)与投标文件
6.1.交纳电汇底单复印件或银行汇票或支票并换取投标保证金收据(若需要)
到达投标现场后，先向其财务部门询问其规定是否开投标保证金收据，并在开标结束后将收据交到市场部。

若无保证金收据的向其询问保证金退还凭证和方式，并反馈给市场部。

6.2.参加开标活动
按招标要求参加开标活动，授权代表携带投标资料和投标资质文件，在投标的规定时间到达指定地点进行投标,并按要求提供补充资料、现场演讲、现场演示、回答问题等活动。

并请参与投标的受权代表祥细记录投标过程，标后邮件反馈投标信息和结果。

7.现场讲标
通常情况下，不要过多的对熟悉的评委交流。

尽管前期与用户有充分的接触，可能与一些评委熟悉并有良好的关系，但是，在招标的正式场所，通常是礼貌的打一下招呼，寒喧一下即可，不易与用户有太多的交流和亲密交谈，这些举动可能会造成其它评委的误会，也可能会给对手“授之以柄”。

除非你是专门的、有特殊目的的行为，例如，在有些情况下，与招标中的最好领导或核心人员表现出亲密的关系，可以给其它评委造成“某某人可能已经偏向某公司了，我也应该顺势而为”的误导，同时，给对手造成更大的心理压力和负担。

但这种方式有很多风险，要非常。

慎重。

在投标前，讲标的每一部分应该准备好相应的幻灯片，幻灯片的作用有两个，一是通过文字、图片、动画等多种方式，比较直观的向评委传达信息，便于评委对讲解内容的理解，二是通过幻灯片，帮助讲标人自己规范思路，不至于跑题。

因此，幻灯片制作，要以这两个作用为目标。

每张幻灯片讲些什么内容，讲多长时间，都要做到心中有数。

最好有实际的演示，结合演示讲标。

作为行业应用软件的用户，比较重视投标厂商以往同类系统的业绩，如果能向用户展示同类的应用系统，结合实例演示来讲解系统的体系结构、功能特点，通常会取得较好的效果。

但是，在展示以往系统的时候，要注意扬长避短，屏蔽掉一些系统的弱点和缺陷，同时要注意演示的时间控制。

对投标中使用的设备要主要保护，投标中使用的笔记本电脑，在安装好演示系统和幻灯片后，要对设备慎重使用，防止设备的意外损坏导致投标中的设备异常，例如，注意防病毒、防止意外碰坏，不要在投标出差期间用笔记本电脑到网吧上网，在宾馆中防止电脑进水、摔坏，不要轻易整理计算机系统的文件，可能因为不小心删除某文件造成系统不能正常启动。

最好在投标出差前将系统的安装盘，应用系统的安装盘等备份好，有条件的可以采用两套笔记本电脑安装。

适当的与参加投标的对手交谈，也许下次你们还会在另外一次投标中对阵，也许下次他与你并肩战斗，通过交谈，你也可以意外的获得一些有用的信息。

7.1.讲标
讲标应该有既要有重点，又要覆盖到各项内容，突出公司特点和优势、突出技术优势和特点。

内容要尽量照顾到每个评委。

讲标通常都有时间限制的，在这个时间段内，如何将公司介绍、商务介绍、技术介绍、项目实施、技术支持与服务等内容的时间合理分配，需要在讲标前仔细斟酌。

时间和内容的分配主要根据以下情况来调整：
●本公司和技术上的优势和特点。

讲标中，特别是讲标的顺序排在后面的时候，对于一些共性的东西，评委已经比较清楚了，也没有兴趣听你重复，他关心的是你与其它对手相比的特点
●招标评委的组成和特点。

要力所能及的分析招标评委的组成情况，高层领导、技术专家、部门业务专家等角色的人员组成和数量。

通常高层领导对IT技术不熟悉，他评判的主要依据更多的是公司规模、资质、实力、售后服务、价格等非技术性指标，技术专家评判的主要依据是系统体系、采用的新技术、安全性、扩展性、软件开发管理机制等技术指标，而部门业务专家更关心软件的功能、易用性、与现有系统的接口等问题。

●讲标的过程中要注意观察评委的表情、态度，及时调整内容的深度。

●对手讲标后的情况和弱点。

针对对手讲标后评委普遍反映的问题进行重点阐述，例如，评委认为系统的安全性和项目开发的规范性很重要，但其它讲过标的对手都没重视，这时，你需要及时调整内容，将安全性和项目开发机制做重点来阐述。

另外，不要轻易攻击对手，可能有些评委对你的对手有好感，你对对手的直接攻击，会引起他的反感而刻意打压你。

攻击对手的方法是突出自己的优势。

讲标中可能由几个人分工，讲不同的内容，但要注意整体的逻辑上要严密。

可以先由一个人将讲标的全部内容安排做一个介绍，然后在每个人讲完自己部分后，简单介绍下部分的内容，引入下个讲解人员。

使整个讲标连贯统一。

讲标前要调整好自己的状态和心态，讲标过程中要放松，不要报着“上考场应考”、“被人评判审核”这样的心态，这样会使你陷入一种紧张、诚惶诚恐的状态。

当你上到讲标台上，看见评标的人很多，你会更加紧张，越容易出错。

你应该对自己方案和产品充满信心，你就是专家，报着“咳！让我给大家介绍一下我们的好东西，绝对能解决你们现在的问题！”的心态，你应该有一种急于向外人展现你的得意作品的冲动，人越多，你越得意、越兴奋，这时，你最好的状态来了！
7.2.答疑
回答讲标和提问时，掌握的原则是：讲不清楚没关系（模临两可），但决不能错！
不能与评委发生争论。

不能对评委的问题表示轻视。

回答不了的问题的答疑的人员要相互配合。

当你发现你的同伴被问住的时候，如果你能协助他回答最好，你也不能回答的，你应该迅速想到一个方法，从另外一个角度的回答这个问题，从而逐渐将话题引开，避免尴尬。

7.3.商务和技术谈判
在预中标后，将会进行商务和技术谈判，售前技术支持人员主要参加技术协议的谈判和起草。

技术协议的谈判是降低项目风险的关键过程，谈判的成果－技术协议书通常会作为合同的附件，直接影响到项目实施的难度和风险。

因此，一定要耐心、细致，不能为了尽快签合同，就草草了事。

技术协议目的是界定好功能边界和深度。

特别是在行业应用软件中，投标文件和讲标中，通常会有忽略一个“度”。

如应用系统的深度、功能的具体边界、新技术采用的程度等问题，往往是比较模糊的，很大的可能性是双方在这些方面的认识存在着较大的差异，这些差异的会给后续的项目实施带来风险。

技术协议的谈判就是要对这些“度”进行控制，对敏感问题和技术难点要进行沟通，达成共识，注意不能在技术协议中出现“全面解决某某问题”、“完全解决”等模糊的字眼，这种模糊的界定会给项目开发带来很大的风险，都必须讨论清楚，将完成的深度和采用的技术手段写入技术协议中，使项目风险在项目实施前就得到充分的展示和控制。

8.投标后期工作
8.1.交纳中标服务费(若需要)
在收到招标公司的交纳中标服务费的通知后，由市场部办理交纳工作并索取发票。

8.2.领取中标通知书
根据实际情况选择销售人员现场领取和快递方式领取。

8.3.签订合同
由销售人员按要求同采购方签订合同。

8.4.退还投标保证金
未中标项目，由市场人员并销售人员配合按招标方要求办理保证金的退还。

中标项目，在签订合同后，由市场人员并销售人员配合按招标方要求办理保证金的退还。

9.项目投标总结
投标结束后，对整个项目运营做详细信息汇总。