质量管理体系《文件管理程序》

广州懿橙尚品有限公司程序文件
YO-P-S01（版本/次：A/1）
文件管理程序
编制/日期：
审核/日期：
批准/日期：
2015-06-23发布2015-06-23实施
发布范围
文件修订记录
目录
1目的 (4)
2 适用范围 (4)
3 定义与术语 (4)
4职责 (4)
5工作程序 (5)
5.1 文件管理流程 (5)
5.2 体系文件审批管理流程 (11)
6补充说明 (13)
6.1 文件密级 (13)
6.2 文件外发管理 (13)
6.3 外发文件版本管理 (13)
6.4 样品分发管理 (13)
7相关文件 (14)
8表格使用指引 (14)
1 目的
本程序规定了质量体系文件的编制、审核、批准、发放、更改等的管理职责和内容。

以保证文件得到有效管理。

本程序适用于公司质量体系文件，包括相关的外来文件的管理。

2 适用范围
本程序适用于公司所有文件的管理。

3 定义与术语
3.1外来文件：来自公司外部与质量、有害物质减免、环境和职业健康安全、知识产权等有关
的文件，包括：标准、法律法规、客户图纸、设备/仪器类随机资料等。

3.2内部文件：来自公司内部编制的手册、程序文件、企业标准/制度、内控评价和工作文件、
表格和模板等文件。

内部文件的分级如下：
1)一阶文件：质量体系手册、内部控制管理手册；
2)二阶文件：程序文件；
3)三阶文件：工作文件（包括设计文件、生产技术文件、作业指导书和操作指引等）和企
业标准/制度（包括体系类企业标准/制度、内控评价、技术类企业标准/制度、管理类企业
标准/制度等）；
4)四阶文件：表格、模板。

3.3体系文件：在本程序中特指质量手册、程序文件、企业标准/制度、内控评价、表格和模板
等文件。

3.4研发文件：在本程序中特指三阶文件中与研发有关的工作文件。

3.5工程文件：在本程序中特指三阶文件中与工程有关的工作文件。

4职责
5 工作程序
5.1文件管理流程
5.1.1文件管理流程框图
5.2体系文件审批管理流程
5.2.1体系文件审批管理流程框图
6 补充说明
6.1文件密级
公司文件根据是否涉密分为：普通、保密、机密和绝密。

普通：不涉及任何技术信息、经营信息，公众可知悉的文件。

保密：在公司内部流通、受控发布，同时限指定范围的人知悉，只涉及普通的技术信息，如，手册、程序文件、企业标准/制度等。

机密：涉及公司安全与利益的文件，如，重要技术信息与经营信息、人事档案信息等。

绝密：涉及公司重大安全与利益的文件，如，核心技术信息与经营信息等，仅限于总经理或总经理授权人员方可查阅的文件。

注：体系文件的密级，由编制部门参照本规范，在文件封面处进行标识，并通过文件发布流程，批准后发布。

6.2 文件外发管理
1)打样图纸：采购部通过研发发出物料需求时提供的附件图纸发放给供应商。

2)小批试产及正式量产图纸：人事行政部文控专员发布后通过邮件分发给采购部，采购部下
载后发放给供应商。

3)原则上研发部人员不能发放图纸给供应商，如因需求需要发放，则研发部工程师发给供
应商的图纸只供技术交流使用，用作下单的图纸必须也只能由采购部发放。

此项要求，
研发部及采购部需与供应商协商一致。

6.3 外发文件版本管理
1)正式图纸变更，版本必须升级。

2)临时图纸变更，物料编码不变，规格处加上大写英文字母，同时友商ERP管理员需修改
ERP系统中的规格描述。

3)1份图纸上根据供应商的对应情况可有多个物料编码。

6.4样品分发管理
1)分发流程：供应商将样品及相关资料发给研发部，然后由研发部专人/文控专员进行分发，
做好签收记录及台账。

（一份发给品质管理部进行来料检验，一份发给采购部下单使用，
采购部在发给供应商的时候需做好发放记录，一份存档备份。

）
2)品质管理部、研发部以及需发放受控文件给供应商的相关部门，需提供受控文件给文控专
员转化成PDF文档，增加受控文件印章的水印，加密限制修改和打印，然后由品质管理部、
研发部以及相关部门发放给供应商。

如供应商需要提供WORD或可以修改的版本，相关接口部门需与供应商协商确定以PDF版本的为准，其它版本仅供参考。

6.5模板类文件（如采购订单/合同、保密/保证协议、退货协议、设备购销合同、OEM制造合
同、测试方案/报告、使用说明书、开发任务书、BOM表、工位图、作业指导书等）不进
行受控，形成可执行文件后由各部门进行控制管理。

6.6各部门的文件必须使用统一的《受控文件清单》进行登记管理，当有新文件发布时要同时
更新清单并通过邮件等方式通知到相应人员。

7 相关文件
7.1YO-WS-S01-001 《体系文件管理规范》。