浅谈高校二级学院档案的建立与管理

浅谈高校二级学院档案的建立与管理
随着高校规模的不断扩大,高校的档案管理工作由原来的学校统一管理逐步发展成为学校、学院二级管理。

本文通过分析二级学院建立档案的必要性和档案构成,认真总结了二级学院档案管理中容易出现的问题,进一步对规范二级学院档案管理工作提出了相应的对策。

标签：二级学院档案管理对策
1 二级学院建立档案的必要性
学校将各类工作逐步下放到各二级学院的同时,要求各级单位对相关工作内容的档案资料进行长期保管,改变了之前将各类档案全部上交学校的档案管理方式。

这就要求所有二级学院对各类档案的管理工作高度重视。

1.1 二级学院建立完善的档案,是一所高校档案管理工作能够顺利进行的前提二级学院的档案管理是学校档案管理工作的重要基础,二级学院档案建设是校级档案建设的来源和延伸。

二级学院作为学校相对独立的教学单位,在学校的统一部署下,拥有自己独立的管理方式,形成的诸多管理文件,作为档案材料充分客观的记载了学院的历史,反映了二级学院的发展过程和取得的成就,是二级学院成就的见证。

二级学院档案管理与校级档案管理共同构成学校档案的完整体系。

1.2 科学的管理档案,是二级学院进一步做好教学科研工作的前提和保障二级单位的档案管理工作,不仅仅是学校档案管理工作的一部分,还是各二级单位实施教学、科研活动期间重要的参考资料。

教学是二级学院的工作重点,每个部分的教学档案从不同视角严谨客观的记录了一个二级学院教学工作的开展过程。

科研是二级学院的工作难点,科研档案作为二级学院科研活动的基础,真实记载了本单位的的学术水平和科研实力。

行政工作包括内部人事调度与经费分配情况或是其他日常事务的管理,这些工作在二级学院工作中贯穿始终,为其建立完整的档案是行政工作能够顺利进行的前提。

2 二级单位档案管理涉及的主要档案材料
二级学院的主要工作内容包括教学、科研和日常行政工作。

对应产生的档案材料也分为教学档案、科研档案和行政档案三个部分。

2.1 教学档案大多数二级学院把教学档案分为三个部分:教学管理基本档案、学生管理与学风建设档案、教学建设与教学改革档案。

其中:①教学管理基本档案包括课务档案、考务档案、学籍档案、毕业实习/论文档案、教学管理/评价档案等档案材料。

②学生管理与学风建设档案包括学生管理档案、学生活动/获奖档案和学生就业档案等。

③教学建设与教学改革档案包括教学研究档案、学科专业建设档案、课程建设档案、师资队伍建设档案等档案内容。

2.2 科研档案在二级学院的科研工作中,需要归档的材料范围包括:课题/项目申请、实施、鉴定的相关材料;课题/项目工作总结报告、论文、专著的相关材料;科研投资和经费预、算决算的相关材料;课题/项目的成果样本、成果鉴定证书、数据、测试/检测报告等相关材料;实验室、实验基地购置的仪器、材料等出入库清单等。

2.3 行政档案二级学院的行政管理工作任务繁重,头绪众多,由此产生的档案材料种类的范围也相对较广,诸如学院的规章制度、财务账目、固定资产明晰、上级下发的各类文件、学院各类会议的记录及通过的办法等等。

3 二级单位档案管理中容易出现的问题
3.1 缺乏完善的规章制度,机构设置不健全虽然越来越多的高校将档案管理工作下放到二级学院,但是并没有对二级学院的档案管理工作没有提出明确的工作要求和工作标准。

由于缺乏完善的规章制度,各二级学院的档案管理工作有很大的随意性。

再加上学院自身承担着繁重的教学和科研工作,大多没有为档案管理配置专门的合理的机构,基本上是谁收集使用材料,谁管理这部分档案,归档范围及管理要求也没有明确的规定,档案管理很不规范。

这就导致了实际工作中出现集中管理档案难、归档难、档案开发利用难等被动局面。

3.2 档案意识薄弱,设备资料管理混乱受传统习惯的影响,二级学院在日常工作中往往都只认识到教学、科研的重要性,而忽视教学、科研过程中形成的档案材料的管理工作。

目前,一些二级学院的档案管理工作仅限于日常教学、科研所产生的文件的存取,缺乏系统的档案意识。

档案管理散乱、不集中,档案分类不科学、组卷不标准、借取不规范。

在档案管理上基本上是“谁收集谁管理”,相关工作人员管理自己工作范围内的档案资料,设备资料管理混乱,甚至出现档案缺失。

3.3 档案管理员业务素质不高,档案的管理流程不规范大多数在二级学院从事档案管理工作的人员并非专业人员,而是从事相关工作的行政人员兼职管理档案,比如教学档案由教学秘书管理,学生档案由辅导员管理,行政文档由行政秘书管理,部分材料和上级文件直接由分管领导管理等。

作为档案管理的基础工作,档案的收集与整理、立卷与归档工作既费工费力而且专业性又强。

因为业务水平欠缺,又不是专职的档案管理人员,兼管的人员没有足够的能力和精力对各类档案进行专业管理。

同时,由于档案管理分散,无法统一规范档案管理流程,这就直接影响到二级学院档案管理工作的質量。

3.4 管理手段落后,工作效率底二级学院档案建设起步较晚,很多地方并没有将其作为学院工作重点,更没有计划为档案工作的管理设备和现代技术进行更新。

在档案管理中仍实行原始的手工处理方式,这在很大程度上影响了教学档案管理效率。

4 规范二级学院档案管理的对策
4.1 建立健全二级学院档案管理制度管理制度化是加强二级学院档案工作的关键。

二级学院应在遵守学校档案管理制度前提下,结合自身实际,逐步制定和完善本学院的档案管理制度,对管理过程中的各个环节制定标准,用以规范本单位档案管理各环节的工作,依法科学管理学院档案。

建立制度的同时还应当加强对档案工作人员的监督检查工作,及时了解其归档文件的收集、整理和管理情况,使档案工作的规范化从源头就把好关。

4.2 强化档案意识,推进档案管理的科学化、规范化要加大对档案管理工作的重视程度,在学院各级领导、档案管理人员和专任教师中强化档案意识,明晰档案管理的工作职责,规范档案管理工作的标准、范围和职能,推进档案管理的科学化、规范化建设。

要充分强调档案管理的重要性,明确档案管理的意义,使全体教职工积极支持档案管理工作人员的管理工作,增强档案管理人员的事业心和使命感,从而为二级学院档案的规范管理奠定扎实的基础,不断提高档案管理的水平。

4.3 提高档案管理员的业务水平,加强档案管理队伍建设档案管理人员的业务能力和管理技术直接影响到二级学院档案管理工作的质量。

针对档案管理人员非专职化、专业化这一现状,学院领导应当加强对档案管理人员的专业培训和业务指导,让档案管理人员有机会系统地学习档案专业基础知识,努力提高自身的业务素质。

档案管理人员也应当加强《档案法》的学习,了解上级部门的管理规定,积极提升自身专业水平,树立服务意识,增强法制观念。

4.4 实现档案数字化管理,加强档案信息化建设网络背景下,信息技术日趋成熟,档案管理信息化成为二级学院档案管理的必然趋势。

二级学院应从实际出发,充分发挥现代化办公技术在档案管理中的运用,为档案管理工作配置具备优良安全性的硬件设备,建立完善各类档案的数字化信息数据库,并对其进行有效的备份、更新和维护。

依托校园现有的成熟的网络环境和网上办公系统,各二级学院应根据自身的实际需要将信息化档案的贮存、检索和传递工作搭建到网络平台上来。

针对不同用户释放不同的权限和时限,实现档案信息共享,提高档案利用效率。

参考文献:
[1]吕鸿,熊燕.高校二级学院档案管理模式探析[J].图书与情报,2007,(6).
[2]万琳.高校二级学院档案管理模式初探[J].科技情报开发与经济,2008,(13).
[3]岑淑儿.高校二级学院档案管理初探[J].浙江档案,2005,(6).。