房地产公司档案管理制度

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房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度
第一章总则
为了加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,根据档案法和公司有关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。

第二章档案管理体制
公司档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则。

其中,一级管理是指公司综合部的统筹管理,由综合部指定专职人员负责;二级管理是指各部门的档案资料管理工作,由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作,或由综合部派
驻专职人员协助管理。

第三章分散与集中管理
1.与公司财务有关的资料由财务部保管。

经总经理许可,综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。

2.有关人事方面的资料,由综合部人事专员保管。

3.属工程项目方面的资料,由工程部保管,并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底。

其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管,本部门可视情况保留复印件。

在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到综合部档案室统一保管。

4.设计部负责工程图纸资料的临时保管,并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料,但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。

设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。

5.营销中心对外签定的广告、策划合同,应当在签署完毕时即向综合部档案管理员移交,本部门可视情况保存复印件。

并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告、项目策划与广告和销售策划方案方面的资料。

6.销售合同的档案管理:销售人员在合同签署完毕后的第
一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同,编号永久保存。

并在房管局办完手续,合同上加盖备案章(按揭贷款需再加盖预抵押章)后,当日即移交另一份售楼合同和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管,其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。

待公司向客户交付房产后,综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证,并最终将此合同移交给XXX。

7、签署完毕的对外经济合同将移交给综合部档案管理员
保管,并保存复印件。

合同执行完毕后,相关签证单将移交给财务部保存。

重要资料由综合部档案室直接归档保管。

公司签订的经济合同原则上应保留两份原件,财务处和综合部各保存一份。

特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件,综合部保存复印件(售楼合同除外)。

8、各部门向综合部档案室移交档案时,应同时移交相关
文件的电子文档。

归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。

各子公司及事业部负责本单位的档案管理,属机密级以上档案应在事件办理完毕后
2个工作日内移交到综合部档案室统一保管,本单位可视情况
保留复印件。

9、各部门负责立卷和归档形成的文件材料。

综合部档案
管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。

各部门向综合部档案室移交档案时,要严格履行移交手续。

资料管理员应保持相对稳定,人员变动应及时通知综合部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,才能离职。

第七条规定了公司工作活动、具有查考利用价值的各种门类和各种载体档案均属归档范围。

归档范围包括部门以上的各种计划、方案、规划、各种重大决议、总结、报告、各种重要通知、通报、及各种公文、会议纪要、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料、各类工程检测、鉴定报告、各种协议书、合同书、各种技术资料、和各种设备档案及说明书、公司年初财务预算报告及年终财务报告、各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料、公司各种审计报告、资产评估报告、公司各种管理规章制度和人事档案、公司各种注册、登记证件、政府批文、各种法律证照、公证文件、
公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动、及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料、公司发展大事记、和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。

第四章档案的归档与立卷
根据国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件以及上级主管部门、单位的来文等,应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。

在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员负责收集。

归档材料的文字应是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

一般不得用复印件代替原件存档。

凡属归档范围的文件,经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档,任何单位和个人不得私自留存;经办部门视实际需要留存复印件。

如特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保
管者,应经综合部负责人同意后妥为保存,综合部以复印件归档,经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。

各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。

声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

为避免归档档案的遗漏和混乱,档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况,设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。

移交清单一式二份,双方签字后各执一份。

立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起,文件上视情况加盖密级印鉴,按保管期限和文件年限分开立卷。

立卷时应编制好案卷目录,把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚,概括而简洁地拟好案卷标题,把案卷内容表达出来,填写备考表,注明保管期限。

案卷装订整齐、牢固,无任何金属物。

第五章档案的分类与编号
档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。

档案分类与编号规则详见附表。

公司本部及各子公司应设立专门的档案库房,并保证其具备防盗、防水、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件,门窗应结实牢固。

各部门应根据保存档案数量设置存放档案的箱柜。

归档资料应进行登记,编制归档目录,完善检索工具,以便提供利用。

根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。

库存档案必须图物相符,帐物相符。

档案管理员应随时检查档案、卷宗的内容,发现问题应及时上报综合部负责人,重要问题应及时上报总经理。

要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。

要经常清理档案柜卫生,做到不堆放、不杂乱,整洁有序,醒目易找。

档案管理员要做好档案流失的防护工作,妥善保管,谨防丢失,不得随意转借,或替当事人涂改内容;档案柜及库房钥匙不得随身携带。

严禁无关人员进入档案室,非档案管理人员无故不许在档案室逗留。

要严格遵守档案安全保密制度,对档案的机密内容,要做到守口如瓶,严守职责,不得传播或泄露内容。

档案发生泄密、损毁或丢失时,根据给公司所造成损失的大小,按规定对有关责任人进行处罚。

根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值,确定其保管期限和密级。

文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外,依下列规定办理:永久保存包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权状及其他债权凭证、工程设计图、规章制度、其他经核定须永久保存的文书;10年保存包括预算、
决算书类、会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存10
年的文书;5年保存包括期满或解除之合约、其他经核定保存
5年的文书;1年保存包括结案后无长期保存必要者。

公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。

绝密文书包括相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。

公司的机密文书包括各种经济合同、人事档案、客户档案、设计方案和图纸、预决算书、公司章程、股东会和董事会会议纪要、不动产所有权和其他债权凭证、重要工作计划以及重要会议纪要。

而密级文件包括公司有效证件和各种办理资料以及单位往来函件。

普通文件则包括部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料和各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件和资料。

根据第二十五条规定,任何需要借阅公司档案的人都必须填写档案调阅单,并依据调阅权限和档案密级,经过各级领导签批后才能进行调阅。

根据第二十六条规定,公司各部门因工作需要借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准,机密级以
上档案必须经总经理批准后方可借阅。

借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准许可,方可借阅。

借阅公司人事、财务档案须经总经理批准,方可借阅。

第二十七条规定,借阅档案必须严格履行登记手续,档案管理员依据《档案调阅审批单》为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。

借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

如确因工作需要摘抄、复制,须经综合部负责人批准。

归还的档案要进行检查、清点,经检查无误方可办理注销手续。

如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。

逾期不还者,档案管理员要及时催还。

根据第二十八条规定,公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅,一般不得借出档案室。

如有特殊情况,在综合部负责人批准后可以短期外借,普通档案借阅期为七天,密级档案为三天。

机密级以上档案不许外借,并且必须在档案管理人员监督下查阅。

如特殊情形欲延长调阅期限,应按调阅程序重
新办理。

外部人员须出具其单位书面证明,并经总经理批准,方可查阅无密级档案。

第二十九条规定,借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿损失。

借阅者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄。

由于泄漏机密而给公司造成损失者,将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。

在职人员调离本公司时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,退还所借档案,经档案室审查无误签字后,才能调离。

最后,根据第三十条规定,综合部档案室每年对公司档案进行一次清理,清除不必要保存的资料,并对破损和褪色的资料进行修补和复制。

第三十一条规定了对于已失去作用或已超过保管期限的档案资料的处理方式。

经过鉴定和审核后,必须进行登记造册并按规定予以销毁。

第三十二条规定了销毁档案的具体要求。

必须有两个以上的人监销,并在清册上签字并永久保存。

销毁档案时,必须使用碎纸机或焚烧的方式,严禁将文件作为它用或出售废纸。

第十章规定了罚则。

对于毁损、丢失、擅自销毁公司档案、擅自向外界提供、抄摘公司档案、涂改、伪造档案、未及时上报归档或管理不善的档案管理者、未按手续办理借阅、外带者或越级查阅者以及泄露公司档案机密者,将视情节轻重给予100元-5000元罚款处理,若构成犯罪则依法追究刑事责任。

第十一章为附则,规定了本制度的解释和补充由综合部负责,执行由公司总经理批准。

各子公司应根据本制度制订具体实施细则。

最后,附录中提供了档案分类与编号规则表,详细解释了档案编号的构成方式,并对一些特殊情况做了说明。

例如,年份后的编号在新的一年即从001号编起,销售合同根据不同项目分住宅和商业按序列编号下去,某一幢楼的具体资料视情况在编号最后加上楼号等。

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