第7讲 文档的编排和格式

第5讲文档的编排和格式
7.1应用样式和模板
一、认识样式和格式
样式：指字符的各种设置、段落的组合以及与版面的布局等组合起来，这种组合称为样式。

样式规定了文档中标题、题注和正文等各个文本元素的格式。

只要修改文档中用到的几个样式的格式，即可达到修改整篇文档格式的目的，既保证了文档格式的一致性，又节省了文档格式编排的时间。

二、创建样式和格式
通过“样式和格式”窗格来创建。

“样式”/“样式和窗格”/新样式：
注意：新建样式通常只在本文档中使用，如果希望将新建样式添加到模板中供其他文档使用，则应选中“添加到模板”复选框。

三、应用样式和格式
插入点定位在段落中：对整个段落应用样式
选定部分文字：对选定文字应用样式
四、更改样式和格式
是应用较多的操作，用户可以通过该项操作对已有的样式进行修改，使之更好好符合用户的要求。

Word提供样式的目的：将原有的样式进行修改后，所有使用这种样式的文本都会应用新的格式，从而大大缩短文档格式的时间，提高了工作效率。

●修改样式、删除样式
●复制样式
样式→管理器→选择样式所在的文档或模板→选择样式→复制、删除、重命名
五、应用模板创建与加载项
模板：是一种带有特定格式的扩展名为.dot的文档，它包括了特定的字体格式、段落样式、页面设置等格式。

在Word 2003中任何文档都是以模板为基础的，模板决定了文档的基本结构和文档设置。

当用户要编辑多篇格式相同的文档时，可
以使用模板来统一文档的风格，并且还可以提高工作效率。

当处理活动文档时，可以用保存Normal模板或加载于该文档或其他文档中的宏、自动图文词条、快捷键、自定义工具栏及工具栏和样式设置模板。

1、使用模板：文件/新建/“新建文档”任务窗格：“模板”/本机上的模板/在“模板”对话框中选择相应的模板即可。

2、模板的创建和修改：文件/新建/模板
文件/另存为/保存类型/文档模板
3、加载模板：
定制样式的目的：是为了将同一样式应用到需要同一格式的文本或段落。

定制模板的目的：为了将模板应用到具有相同排版格式的多个文档中。

步骤：文件/新建/空白文档；文件/保存/文档模板；工具/模板和加载项/共用模板及加载项/添加/选择相应的模板即可。

4、更新模板
同样也是利用“工具”/“模板和加载项/”。

7.2 文档的编辑
一、页面分栏
1、设置分栏
分栏排版是指在页面上把文档分成两栏或多栏编排，如在多数报纸杂志上所做的那样。

在确定分栏排版之前，须先决定是整个文档还是文档的部分内容分栏、分栏数、各栏的宽度、两栏之间的距离等具体、问题，再动手分栏。

如果只对文档中的部分文字分栏，先选定要分栏的正文。

选择“格式”菜单中的“分栏”，打开分栏对话框。

在对话框中做出如下设置：
①分栏预设：可以在若干种分栏样式中选择，也可以在“栏数”框中设定或输入。

②栏宽是否相等：相等时选择“栏宽相等”，否则去掉“栏宽相等”的选择，然后设置栏宽和间距；当栏宽不相等并且栏数超过三栏
时，在“宽度和间距”框中会出现滚动条和滚动按钮。

③应用范围：在组合框中有“整篇文档”和“插入点之后”两种选择。

如果在进入对话框前已选定了要分栏的文字段落，则在应用范围中为“所选文字和整篇文档”；当选择“插入点之后”时，从插入点开始直到文档末尾全部分栏排版。

④开始新栏：当选择此选项时，从插入点处（或从本节起始处）换页后再分栏，否则从插入点处（或本节起始处）即刻分栏。

⑤分隔线：当选择了此项时，在栏与栏之间加上分隔线。

（3）完成设置后按“确定”按钮，关闭对话框。

从页面上可以看到分栏后的效果。

2、插入分栏符
除了使用“分栏”对话框对文档进行分栏外，用户还可以手动插入分栏符。

操作步骤如下：
插入/分隔符：在“分隔符类型”选项区中选中“分栏符”。

注意：只有在页面视图下，才能看到分栏显示的格式；在其他视图下看不到，因此在设置分栏时先切换到页面视图模式。

二、分页和分节
1、文档强制分页
插入/分隔符：在“分隔符类型”选项区中选中“分页符”。

2、插入分节符：
节是文档的一部分，默认情况下，Word将整个文档作为一节来对待，用户可以将文档分成多个节，每节都可以拥有独立的页码、页眉、页脚、页边距等。

用户可以在节中设置这些页面格式，当需要对行编号、列数或页眉页脚等属性进行更改时，可以使用分节符创建一个新的节。

分节符是为了表示节的结束而在结尾插入的标记，是一个节的结束符号，在普通视图方式下显示一条双虚线，它存储了上一节的格式设置，如页边距、页面的方向、页眉和页脚以及页码的顺序等。

分节符的显示或隐藏：单击“显示/隐藏”按钮。

三、项目符号和编号
1、插入编号列表：格式/项目符号和编号
2、插入项目符号
四、多级列表：
格式/项目符号和编号
五、索引和目录
1、生成索引：插入/引用/索引和目录
2、提取目录
3、更新目录：右击目录中任意位置，从弹出的快捷菜单中选择“更新域”/“更新目录”对话框（或按F9键），选中“只更新页码”或“更新整个目录”。

第8章页面设置与打印
8.1 页面设置
页面实际上是文档的一个版面，文档内容编辑得再好，如果没有进行恰当的页面设置和页面排版，打印出来的文档也将逊色不少。

设置页面的内容：页面的大小、背景效果、页眉、页脚等。

一、设置页边距
页边距：设置页面文字四周距页边的距离、装订线的位置、页眉页脚的位置等。

字符数/行数：设置页面上的行数和每行的字符数、行的间距、正文的字体研究院号、分栏数及正文的排列方向等。

打印方向：即打印纸是横向放置还是纵向放置，默认值是纵向放置。

装订线位置：
二、设置纸张
默认情况下，Word 2003中的纸型中标准的A4纸，即宽度是21厘米，高度是29.7厘米。

1、选择纸型
2、设置纸张来源
3、设置打印选项
三、设置版式
节：
页眉和页脚：视图/页眉和页脚
对齐方式：
四、设置页眉和页脚
视图→页眉/页脚
若首页、偶数页、奇数页的页眉或页脚不同，则文件→页面设置→版式，选中“奇偶页不同”、“首页不同”复选框。

五、插入脚注和尾注
脚注：每页尾，文档内容注释说明
尾注：文档尾，说明引用的文献。

由相互链接的两部分组成：注释引用标记和注释文本
“插入”——“脚注和尾注”
查看注释：指针指到标记上。

在普通视图方式下，注释显示在注释窗格中；在页面视图方式下，注释显示在文档中要打印的位置上。

●引用标记与注释文本的相互跳转：双击标记或注释编号
●删除：选中标记按DEL键即可
六、设置页面布局
文件/页面设置/文档网格
七、设置页面背景
格式/背景/颜色或填充效果或背景水印。

8.2文档的打印
一、打印设置与打印
1、“文件”/“打印”（或按[CTRL+P]按下常用工具栏的“打印”按钮），打开打印设置对话框。

在此对话框中，主要有三个框：
2、打印机：在“名称”下拉式表列中选择你所使用的打印机；确定是否打印到文件当中和是否要进行双面打印。

除作以上设置外，还有一个“属性”按钮，其作用是对打印机作进一步的设置，如布局与纸张质量等。

一般可采用默认值。

3、页面范围：在这里确定打印文档的哪些页面。

共有三种选择：全部（整个文档）、当前页和页码范围（自定义要打印的文档页码时，页码的输入格式在框中已有提示）。

打印内容：包括“文档”、“摘要信息”、“批注”、“样式”、“自动图文集词条”和“键值”六种选择，一般取“文档”（默认值）即可。

打印：即本次打印所选范围内的哪些页面。

有“所选页面”（页面范围框中所指定的各页）、“奇数页”（页面范围框中所指定范围内的奇数页）和“偶数页”（页面范围框中所指定范围内的偶数页）三种选择。

设置好后按“确定”开始打印。

等待片刻，一份漂亮的文稿即到你的手中。

4、打印到文件
在打印对话框中选择“打印到文件”复选项，按“确定”后会自动打开“打印到文件”对话框
5、打印多份文档。

第9章Word2000的高级操作
一、创建宏
宏是一系列组合在一起的Word命令和指令，它们形成了一个命令，以实现任务执行的自动化。

我们可以创建并执行宏，以替代人工进行的一系列费时单调的重复性Word操作，自动完成所需任务。

（一）宏的典型应用：
1、加速日常编辑和格式设置。

2、组合多个命令，例如插入具有指定大小、边框、行数和列数的表格。

3、使对话框中的选项更易于访问。

4、自动执行一系列复杂的任务。

（二）在word中录取宏
当录制一个宏时，可以使用鼠标单击命令和选项，但是宏录制器不能录制鼠标在窗口中的移动。

例如，不能用鼠标移动插入点，通过单击或拖动操作来选定、复制和移动项目。

必须用键盘来记录这此动作。

在录制宏的过程中可以暂停，随后从暂停时的位置继续录制。

方法：“工具”——“宏”——“录制新宏”，在“宏名”下的文本框中输入宏名为“表格”，选择菜单栏中的“表格”——“插入”——“表格”，在插入的表格的第一行填写序号1、2、3、4。

单击“停
止录制宏”按钮。

将光标移到文档插入表格处，选择菜单栏中的“工具”——“宏”——“宏”，打开宏对话框，在“宏名”下的文本框中输入要运行的宏名“表格”。

（三）将宏指定到工具栏上及设定执行命令的快捷键
如果要方便快捷地运行宏，可以将其指定到工具栏、菜单中或设定执行宏命令的快捷键。

这样，运行宏就会和单击工具栏按钮、菜单命令或者快捷键一样简单了。

例1方法：“视图”——“工具栏”——“自定义”菜单命令，在打开的对话框中，选择“命令”选项卡，在“类别”列表框中选取“宏”，在“自定义”对话框的“命令”列表框中选取“Normal.NewMAacros.表格”，并利用鼠标左键将其拖动到工具栏上，选取该按钮，单击“自定义”对话框中的“更改所选项内容”按钮，在下拉菜单中选取“更改按钮图标”列表中的“红心”图标。

例2方法“视图”——“工具栏”——“自定义”菜单命令，在打开的对话框中，选择“命令”选项卡，在“类别”列表框中选取“宏”，选取“键盘”，在打开的对话框“宏”下的列表框中选取宏名“表格”，在“请按新快捷键”下的文本框中输入Ctrl+H，单击对话框中的“指定”按钮，此时Ctrl+H自动移到“当前快捷键”下的文本框中。

单击“关闭”按钮。

将光标移到文档中应用宏的位置上，按Ctrl+H键，则该处出现新的表格。

二、邮件合并
Word的“邮件合并”功能可快速快速制作内容相同、样式相同，数据不同的一组同类文件。

实际上邮件合并是把两个基本的元素（主文档和数据源）合并成一个新的文档（称为邮件合并）。

（一）制作套用信函
Word提供的制作套用信函，通常是用在某上级单位向下级单位发送会议通知，公司向客户送邀请信。

这种信函通常要求有不同的抬头即可变部分，但是具有相同的正文即信函中的正文。

因此套用信函要先建立两个文档，一个是主文档，用来存放对所有文件都相同的内容；另一个是数据源文档，用来存放信函中的变动文本内容。

最后将
两个文档合并生成套用信函。

制作方法：
1、“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并”——打开“邮件合并帮助器”对话框。

2、“创建”——“套用信函”——单击“建立主文档”按钮。

3、单击“邮件合并帮助器”对话框中数据源下的“获取数据”按钮，并在弹出的下拉菜单中选取“建立数据源”命令。

打开“创建数据源”对话框。

4、在“创建数据源”对话框的“域名行中的域名”列表框中将多余的域名删除，只保留姓名。

还可对域名做修改和添加。

单击“确定”，将文件保存为aa。

随之出现消息框。

5、在消息框中单击“编辑数据源”，在打开的对话框中输入5条记录，内容分别为王小红、翟皓、张楠、李利、马明。

输入过程中可通过新增按钮添加记录。

6、在主文档窗口中输入信件文本。

将光标移到信件开头处，插入可变文本的数据域，即每份通知的姓名。

单击“插入合并域”按钮，在下拉菜单中选择数据域名字“姓名”，此时插入点出现“<姓名>”合并域。

当打印合并文件时，每份通知的姓名就会被相应的数据域中输入的姓名所代替。

三、插入超级链接，
Word2000中还有一个很有用的功能，就是将超级链接插入到文档中，将它们与您的硬盘、Internet或所属的计算机网络中的电子文件相连接。

当在文档中建立超级链接后，查阅时便可通过这些超级链接快速地转到所指定的位置，从而实现联机阅读，达到资源共享的目的。