基于内部控制下的事业单位物资采购实操设计

基于内部控制下的事业单位物资采购实操设计
作者：戴安容
来源：《商业会计》2015年第21期
◇中图分类号：F233 文献标识码：A 文章编号：1002-5812（2015）21-0088-02
摘要：事业单位必须严格按照相关法律法规进行物资采购，在采购过程中，要实现公正、公平，确保采购物资质量。

此外，还要加强对资金的监控。

为了达到上述要求，事业单位物资采购过程中必须加强制度建设。

本文根据财政部《关于印发〈行政事业单位内部控制规范（试行）〉的通知》（财会[2012]21号）有关政府采购业务控制的精神和《中华人民共和国政府采购法》以及相关规章制度，结合事业单位实际情况设计适合本单位的物资采购实务操作办法，亦可为其他单位提供参考。

关键词：内部控制事业单位物资采购实操设计
事业单位的物资采购是事业单位使用财政性资金（含预算内资金、预算外资金和其他资金）和自筹资金采购的物资，包括货物、工程和服务。

货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等；工程是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除和修缮等；服务是指除货物和工程以外的其他采购对象，包括大型会议、培训、印刷、保险和其他服务。

一、物资采购的具体实务操作
（一）物资采购制度的制定依据和采购工作遵循的原则。

1.制度的制定依据。

为加强事业单位物资采购管理，完善监督制约机制，提高资金使用效益，保障物资采购质量，根据《中华人民共和国政府采购法》以及一系列的部门规章、地方性法规和政府规章，结合本单位实际情况制定。

有下列情况之一的物资采购除外：涉及国家安全和国家机密的；因自然灾害等不可抗拒力因素，需紧急采购的；人民生命财产遭受危险，需紧急采购的；某些特定的其他情况。

2.采购工作遵循的原则。

采购工作要遵循“程序合法、结果合理、规范高效、廉洁自律”的基本原则。

程序合法，就是首先要符合相关法律法规规定，在此基础上要讲究程序，该集体讨论决定的决不个人私下操作，要提高采购过程的透明度，并接受单位纪检监察、审计部门及群众的检查监督；结果合理，要求采购工作必须做到“少花钱、多办事”，要切实做到“货比三家、择优选购”，特别是大型精密仪器设备的采购必须充分听取相关人员及专家的意见，进行
可行性论证，以求获得最大范围的合理性；规范高效，要求坚持规范基础上的高效和高效要求下的规范；廉洁自律，要求参与采购活动的工作人员切实负起责任，坚决反对各种商业贿赂行为，做到在采购过程中廉洁自律。

（二）物资采购的组织机构及主要职责。

事业单位应成立由单位负责人为组长，相关分管领导为副组长，资产管理、财务、内部审计、纪检监察等部门负责人组成的采购领导小组。

其主要职责是：研究制定本单位物资采购的政策和制度；管理和监督本单位物资采购活动；审定特殊采购项目的采购方案；处理本单位物资采购中的投诉事项。

资产管理部门是事业单位物资采购的主要执行机构，负责本单位相关物资采购活动的组织与实施。

其主要职责是：认真贯彻执行国家有关法律、法规和本单位物资采购有关规章制度；拟订本单位相关物资采购、管理规章制度；负责相关物资采购活动的组织与实施；办理采购领导小组交办的其他采购相关事项。

资产管理部门在实施具体采购活动时可成立临时采购小组，小组成员一般由资产管理、使用、财务等部门和技术及经济方面专家（单数）组成。

临时采购小组负责相应采购项目的具体采购工作。

单位其他部门未经批准不得自行采购，经采购领导小组同意允许对部分物资自行采购的部门须在资产管理部门的指导和监督下，按单位有关规定进行采购，及时办理资产登记手续并承担采购相关责任。

（三）采购计划和采购项目。

事业单位物资采购应制定年度采购计划，采购计划应当按照“先预算、后计划、再采购”的工作原则，并加强计划的严肃性。

物资采购计划制定部门为资产管理部门。

资产管理部门应于每年9月份前完成下一年度相关物资采购计划的编制工作，其中涉及政府采购的项目还应单独编制政府采购计划。

计划上报领导集体审定后由财务部门汇总列入单位下一年度的财务预算。

资产管理部门在制定计划前必须进行充分的调研，涉及大型精密仪器设备添置的，还须由相关专家出具可行性论证报告。

在上述年度采购计划内的采购项目，在具体实施时由资产管理部门按计划分项目实施，并编制相应的资金使用计划报财务部审核。

未列入年度采购计划的项目，原则上不予采购。

（四）采购类型及方式。

事业单位物资采购分为政府采购和本单位直接采购两种类型。

凡采购“政府集中采购目录以内或采购限额标准以上的货物、工程和服务”的，均应按《中华人民共和国政府采购法》办理政府采购，事业单位根据当地政府采购办公室核准的采购方式，分别办理有关委托采购手续或自行采购手续；凡采购“政府集中采购目录以外且在采购限额标准以下的货物、工程和服务”的，可由事业单位自行采购。

上述经当地政府采购办公室核准由事业单位自行采购以及事业单位直接采购的项目，事业单位可根据实际情况分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价以及其他采购方式。

（1）公开招标是指事业单位以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式。

（2）邀请招标是指事业单位以投标邀请书方式邀请三家以上特定的供应商投标的采购方式。

（3）竞争性谈判是指事业单位直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。

符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：①招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。

②技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。

③采用招标所需时间不能满足用户紧急需要
的。

④不能事先计算出价格总额的。

（4）单一来源采购是指事业单位向一家供应商直接购买的采购方式。

符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：①只能从唯一供应商处采购的。

②发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。

③必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。

（5）询价是指事业单位对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。

采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。

（五）采购程序。

资产管理部门应当按照《政府采购法》、财政部《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部第18号令）、《政府采购信息公告管理办法》（财政部第19号令）和当地政府采购招标投标管理具体实施办法等规定的程序及要求，刊登招标公告或发出投标邀请，编制招标文件，接收投标，组织开标，成立评标委员会进行评标、定标，并经公示后按规定向供应商发出中标通知书。

1.竞争性谈判采购方式的程序。

（1）成立谈判采购小组。

（2）拟订谈判程序、谈判内容、成交标准、合同条款及技术附件等事项，提出邀请参加谈判的供应商条件、名单及选择理由，并进行公示。

（3）由谈判小组与供应商进行谈判。

（4）谈判结束后，参加谈判的供应商在规定的时间内提出最后报价及有关承诺，谈判小组据此确定中标供应商，并当场宣布中标供应商。

2.单一来源采购方式的程序。

（1）成立采购小组。

（2）拟定合同条款及技术附件，并对源头供应商的资信、财务状况、技术、服务和市场价格进行调查。

（3）与供应商就合同条款等进行谈判，在保证采购项目质量和合理定价的基础上确定成交的供应商。

3.询价采购方式的程序。

（1）成立询价小组。

（2）拟订询价方法、价格构成、定标标准、合同主要条款以及询价供应商名单。

（3）发出询价通知书，要求供应商一次性报出不可更改的价格。

（4）根据“符合采购需求、质量和服务相等且报价最底”的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。

在签订采购合同前，资产管理部门应当将合同文本交本单位内部审计部门审核；并及时将采购活动特别是评标、定标或谈判、询价等情况进行详实的记录，形成采购文书，在归档的同时送财务、监察审计部门备案。

（六）采购纪律。

采购活动必须遵守“集体研究，民主决策”的工作制度，禁止暗箱操作，严禁个人说了算。

参与采购活动的工作人员不得私自接触供应商；不得向供应商泄露有失公正或影响公平竞争的商务信息；不得接受供应商任何形式的回扣、馈赠和宴请。

供应商的一切让利性承诺均应反映在订立的合同之中。

事业单位各部门不得将批量或同类产品化整为零，逃避政府采购和本单位统一采购监督管理。

如擅自采购，违反政府采购有关规定和事业单位物资采购管理有关规定的，资产管理部门不予办理验收签字手续，财务部不予报销，由此造成的后果
自负，纪检监察部门将进行责任追究。

资产管理部门应不定期向单位采购领导小组报告采购实施情况，并于每年年底向领导小组提供全年采购任务完成情况的书面报告。

（七）采购监督。

事业单位物资采购工作接受单位监察审计部门、财务部门和全体职工的监督。

监察审计部门监督检查的主要内容：（1）有关采购法律、法规和政策的执行情况。

（2）采购类型、采购方式、采购程序的合理性和规范性。

（3）采购合同的履行情况。

（4）参加数额较大（10 000元以上）或重大采购项目活动的全程监督。

（5）负责对建筑工程、维修工程和大宗物资设备采购项目组织实施审计。

（6）其他应当监督检查的内容。

事业单位监察审计部门对正在进行的、严重违反规定的，并有可能给本单位造成重大损失的物资采购活动，有权责令有关部门停止采购。

监察部门对大宗物资采购实行监察报告制度。

在招标采购活动终结，监察人员会同审计人员根据实际情况作出相关报告。

财务部门监督检查的主要内容：（1）有关采购法律、法规和政策的执行情况。

（2）是否符合采购预算的要求。

（3）采购类型、采购方式、采购程序的合理性和规范性。

（4）采购合同的履行情况。

（5）其他应当监督检查的内容。

任何单位和个人有权对事业单位物资采购中的违法违纪行为进行举报。

物资采购部门应如实反映情况，提供有关材料，自觉接受有关部门的监督检查。

事业单位应定期对采购工作进行专项检查。

专项检查工作小组应由监察、审计、财务等部门组成。

（八）违规责任。

采购活动按照“谁的职责、谁签字、谁负责”的原则追究责任。

凡只签名未提出不同意见的，认定为“认同意见”。

采购机构有下列情形之一的，则视采购行为无效，事业单位监察审计部门、采购领导小组应责令其进行整改；对直接主管人员和其他直接责任人员，可按事业单位党纪、政纪有关规定处理；有意给供应商造成损失的，应当承担赔偿责任：（1）应当采用招标采购方式而擅自采用其他方式采购的。

（2）擅自提高采购标准的。

（3）供应商违规串通的。

（4）开标后与投标人进行协商谈判的。

（5）中标通知书发出后，无正当理由不与中标人签订采购合同的。

（6）违反采购工作程序，规避监督检查的。

（7）接受供应商好处，谋取个人或小团体利益的。

（8）其他违反采购法规的行为。

供应商有下列情形之一的，采购无效，由事业单位物资采购领导小组责令改正、给予警告，并按合同及有关规定处以罚款，同时纳入事业单位采购黑名单，实行退出机制；给单位造成损失的，供应商应承担赔偿责任：（1）提供虚假材料，骗取事业单位采购供应商资格的。

（2）提供虚假投标材料的。

（3）采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。

（4）与事业单位采购部门及工作人员违规串通的。

（5）开标后与招标人进行协商谈判的。

（6）中标后，无正当理由不与事业单位签订采购合同的。

（7）向事业单位采购部门行贿或者提供其他不正当利益的。

（8）其他违反采购法规的情形。

情节严重构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

二、总结
事业单位物资采购制度的建立，规范了内部控制，进一步提高了事业单位内部管理水平。

事业单位应根据内部控制目标和遵循全面性原则、重要性原则、制衡性原则、适应性原则的要求，建立适合本单位实际的物资采购管理制度，并随着外部环境的变化，经济活动的调整和管
理要求的提高，不断修订和完善。

事业单位通过制度制定、措施实施和程序执行，以提高对经济活动风险的防范和管控。

参考文献：
1.财政部.关于印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》的通知[S].财会[2012]21号.
2.中华人民共和国政府采购法[S].中华人民共和国主席令第68号，2002.
3.政府采购非招标采购方式管理办法[S].财政部令第74号，2013.
4.政府采购货物和服务招标投标管理办法[S].财政部第18号令，2004.。