山东省安全评价机构档案管理规范及山东省安全评价技术服务合同

山东省安全评价机构档案管理规范及山东省安全评价技术服务合同
山东省安监局关于印发《山东省安全评价机构档案管理规范》及《山
东省安全评价技术服务合同》的通知
鲁安监发[]80号
来源：山东省安监局发布日期:-5-20
各市安监局，各安全评价机构：
为进一步规范安全评价机构档案管理和安全评价合同签订工作，省安监局制定了《山东省安全评价机构档案管理规范》、《山东省安全评价技术服务合同》，现印发你们，自XX年x月x日起正式实施，请遵照执行执行过程中如遇有问题，请及时与省安监局规划科技处联系联系人：刘桂法、谢家宣，联系电话：-、附件：1 《山东省安全评价机构档案管理规范》 2《山东省安全评价技术服务合同》
山东省安监局XX年x月x日
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附件1
山东省安全评价机构档案管理规范
山东省安全生产监督管理局
XX年5月
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目录
1 目的 - 4 -
2 适用范围 - 4 -
3 引用及参考文件 -
4 - 4 术语与定义 - 4 - 档案 - 4 - 档案管理 - 4 - 档案室 - 4 - 档号 -
5 - 卷内目录 - 5 - 索引 - 5 - 档案分类 - 5 - 5 档案管理要求 - 5 - 档案管理工作原则 - 5 - 档案管理保障 - 5 - 档案分类编码 - 5 -
6 档案管理内容与方法 - 6 - 安全评价项目档案- 6 - 技术人员管理档案 - 8 - 机构资质管理档案 - 9 - 设备仪器档案 - 9 - 法规标准等资料管理档案 - 9 - 内部管理档案 - 9 -
7 档案管理其它规定 - 10 - 档案资料技术要求 - 10 - 档案保存期限 - 10 - 档案借阅管理 - 10 - 档案保密管理 - 10 - 定期检查 - 11 - 档案索引 - 11 - 其它要求 - 11 -
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山东省安全评价机构档案管理规范
1 目的
为积极贯彻落实《安全评价机构管理规定》及《关于进一步加强安全评价监督管理工作的通知》等要求，进一步规范安全评价机构在档案资料收集、整理、立卷、归档等方面的管理，确保档案资料完整、准确、系统、实用、安全和保密，提高风险防范能力，特制定本规范 2 适用范围
本规范对以下两部分内容的资料档案管理进行了规定：
安全评价机构在开展安全评价工作过程中产生的与评价项目相关的资料档案管理的总要求、原则、过程及方法
评价机构在内部管理、机构资质、技术人员资格及条件、设备仪器、法规标准等方面相关资料的档案管理要求
本规范适用于机构注册地在山东省境内的甲、乙级安全评价机构 3 引用及参考文件
本规范在编制过程中执行和参考了以下法规及规范性文件各机构应注意跟踪法规及规范性文件的最新版本，在本标准未修订前，机构可使用最新版本的文件要求《中华人民共和国档案法》《安全评价机构管理规定》《安全评价过程控制标准》《档案工作基本术语》《归档文件整理规则》
《关于印发<安全评价过程控制文件编写指南>的通知》《关于进一步加强安全评价监督管理工作的通知》其他有关要求 4 术语与定义
为规范档案管理，本规范使用了以下术语与定义档案
本规范中档案是指安全评价机构应保存的在开展安全评价活动以及机构内部管理过程中形成的与安全评价工作有关的各种形式的文件资料和记录
档案的功能在于保持安全评价工作过程的可追溯性和可再现性，建档的目的是规范安全评价资料管理及防范风险档案管理
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一系列活动的总称档案室
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安全评价机构内部设臵的集中管理本单位档案的独立的、专门场所其中甲级资质机构档案室面积不少于50平方米；乙级资质机构档案室面积不少于30平方米档号
档案实体编号的总称包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号卷内目录
登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格排列在卷内文件之前
索引
指明档案或目录的内容特征、形式特征，按一定顺序排列并注明相应出处，供查找档案或档案信息的一种检索工具档案分类
本规范按照档案资料的性质将档案分为安全评价项目档案、机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案等六类 5 档案管理要求档案管理工作原则
档案管理是安全评价过程控制的重要环节之一，安全评价机构应坚持统一领导、专人负责、专业科学的原则做好档案管理工作确保档案资料的可控性、可追溯性和一定程度的可再现性
档案管理保障
在机构内部设臵专门且独立的档案室用于档案存放，档案室应有专人管理，档案室应有可靠的防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防辐射等措施
安全评价机构应当制定实施档案管理制度，配备档案管理人员档案管理制度应包括档案室管理要求、档案管理人员工作职责以及存档、借阅及销毁等档案管理的相关规定档案分类编码
安全评价机构应根据本规范的分类要求，按照安全评价项目档案、机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案等六个类别进行分类，结合机构内部管理实际情况对档案进行分类编码管理，确保存档清晰、条理、有序，便于检索和使用
其中机构资质档案、技术人员档案、设备仪器档案、法规标准等资料档案、机构内部管理档案可自行分类编码安全评价项目档案分类编码应满足以下要求安全评价项目档案分类
安全评价项目的档案可以按照以下方式之一进行分类：
一级目录以安全评价行业范围进行界定；二级目录以评价类型进行界定；三级目录以项目流水序号进行界定
一级目录以评价类型进行界定；二级目录以安全评价行业范围进行界定；三级目录以项目流水序号进行界定
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安全评价项目档案编码原则
为确保安全评价项目档案资料的清晰有序，应对安全评价档案进行编码档案编码应能够体现出行业范围、评价类型、项目流水号的内容，具体编码形式安全评价机构可自行制定
以下形式可供参考
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项目流水序号
评价类型，如
行业范围代码，如4a
年份，如
机构代码，可以是几个英文字母
6 档案管理内容与方法安全评价项目档案存档内容
根据安全评价相关规定及安全评价过程控制要求，机构应建立健全自身管理过程中的资料管理，针对安全评价项目应按照“一项目一档案”的立档原则进行建档每个评价项目档案中应包括的内容如下：
安全评价过程控制产生的文件资料应包括：
档案索引目录
评价初访记录风险分析记录及合同评审记录安全评价合同复印件安全评价项目工作计划书
项目组与被评价单位就评价和检查结果交换意见记录现场考察记录现场检查记录现场核查记录
安全评价报告评价报告校核记录内部审核记录技术负责人审核记录
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过程控制负责人审核记录回访记录
服务质量信息反馈表安全评价工作业绩表评价过程产生的其他资料应保存的被评价单位的有关资料
被评价单位有关资料因不同评价类型、不同行业以及项目不同的风险特点而有所不同，应根据《安全评价通则》、《安全预评价导则》、《安全验收评价导则》、各行业安全评价导则、评价细则以及评价报告审核标准中的有关要求，结合评价工作和企业实际进行资料收集
安全现状评价项目应存档的资料一般包括：被评价单位提交的文件资料目录被评价单位的法人资格证明复印件被评价单位的相关人员安全资格证明
被评价单位的工程技术资料及图纸原件或复印件
被评价单位涉及的主要特种设备、仪器仪表的检测检验资料复印件被评价单位涉及的消防验收意见书复印件
被评价单位涉及的防雷检测报告复印件被评价单位涉及的现场职业危害因素监测报告复印件被评价单位的相关安全管理资料被评价单位评价所需的其它资料
安全预评价项目应存档的资料一般包括：被评价单位提交的文件资料目录
被评价单位的法人资格证明复印件或企业名称预核准通知书复印件建设项目用地手续证明
建设项目可行性研究报告或项目前期资料被评价单位的工程技术资料及图纸原件或复印件被评价单位评价所需的其它资料
安全验收评价项目应存档的资料一般包括：被评价单位提交的文件资料目录被评价单位的法人资格证明复印件建设项目用地手续证明
被评价单位的相关人员安全资格证明
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项目的工程技术资料及图纸原件或复印件项目的工程竣工文件资料
被评价单位涉及的主要特种设备、仪器仪表检测检验资料复印件被评价单位涉及的消防验收意见书资料复印件被评价单位涉及的防雷检测报告复印件被评价单位涉及的现场职业危害因素监测报告复印件被评价单位的相关安全管理资料复印件被评价单位评价所需的其它资料
注：中，如被评价单位因保密等原因不允许拍摄影像资料的，应保存由被评价单位出具的相关证明；初访、现场考察、检查、核查的影像记录中，被评价单位的重点部位、重点隐患、整改前后的情况应配有相关文字说明存档方法
安全评价机构应当按照的要求，针对每个评价项目进行建档
应针对每个项目档案进行档案号编制，档号编制应满足编码要求档案资料应存放在单独档案盒内，档案装订应不影响档案的保存和使用档案应按照正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；批复在前，请示在后的原则进行排序
安全评价过程控制产生的文件资料记录应在档内最前面附档案索引目录，目录中应注明序号、资料名称、每件页数
评价机构应针对收集的被评价单位提交的评价所需资料编制“被评价单位的有关资料目录”，目录中注明序号、资料名称、每件页数
安全评价项目档案应建立总的项目存档目录，明确年份、存放位臵、编号等内容技术人员管理档案存档内容
安全评价机构技术人员包括安全评价师、注册安全工程师、外聘技术专家专职安全评价师档案应包括以下内容：存档目录
技术人员基本信息登记表
安全评价师资格证书原件或复印件学历证书原件或复印件职称证书原件或复印件劳动合同原件或复印件
基本养老保险、失业保险、基本医疗保险和工伤保险有效证明或住房公积金有效
缴存证明
个人评价业绩及考核资料培训教育登记表
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其他证明资料等
注册安全工程师、兼职安全评价师和外聘技术专家档案根据各机构实际参照专职安全评价师档案要求建档存档方法
安全评价机构应本着每人一档的要求，建立健全技术人员管理档案其中，存档目录应记载档案内资料名称、序号等信息机构资质管理档案
安全评价机构应建立和规范自身资质档案管理，档案内容应包括：机构法人证明资料机构章程
安全评价资质证书机构法定代表人培训合格证明其他相关资料设备仪器档案
安全评价机构应建立安全评价专业装备档案设备仪器管理档案内应至少包括以下内容：设备仪器清单设备仪器管理台帐
设备仪器定期维护保养、校验的记录和证明设备仪器操作规程设备仪器租赁协议或委托检验协议法规标准等资料管理档案
安全评价机构应适时获取安全评价有关安全的法律法规与标准规程，购买、订阅、编制各类用于开展安全评价业务和提高评价技术人员业务能力的图书、资料
法律法规及标准规程获取及更新应建立记录
法律法规、标准规程及图书资料应集中存放和管理，并建立规范的管理制度法律法规、标准规程及图书资料管理档案内容应包括目录、索引、编码、借阅登记等
法律法规、标准规程及图书资料的编码应进行分类和排序分类办法可参照如下形式：按照专业、性质进行，在分类的基础上进行顺序编码如-FM--
法律法规和标准可以以电子版文档方式保存
评价机构应设臵内部计算机局域网，用于法规及标准规程等电子文档的检索对作废的法律、法规、标准和规范性文件应该进行标注、单独管理内部管理档案
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应存档的机构内部管理文件包括：过程控制体系文件及各项管理制度过程控制体系内部审查记录投诉、申诉记录
培训教育记录机构内部管理文件会议记录或纪要资质及印章使用记录其它有关资料 7 档案管理其它规定档案资料技术要求各类存档资料的具体要求
评价过程控制要求的纸质记录应做到格式规范统一、信息全面；评价过程控制要求的纸质记录应有相关人员的本人签字确认；
评价过程控制要求的影像记录应根据评价环节的不同进行清晰分类，并有拍摄时间、拍摄人员、拍摄地方、拍摄部位、相应的安全信息等的文字说明；
对被评价单位提交的资料进行存档时，应由被评价单位有关人员签字或盖章当被评价单位提交的应存档资料较多时，亦可由被评价单位在相应资料清单上进行盖章确认，
但资料清单中应载明资料名称、资料内容、资料编码、资料份数等信息电子文档管理要求
各机构应制定实施电子文档资料档案管理制度，配备专门电脑用于电子文档存档的管理，确保机构电子文档存档管理资料的安全性和可靠性
机构应配备专门人员做好电子文档资料的存档管理工作，对确认存档的电子文档资料采取加密措施，确保资料的真实有效
应对机构内所使用的电脑采用可靠的杀毒软件，净化系统，做好电子版存档资料的备份工作，避免存档资料的丢失
可采用电子文档方式管理的资料包括：电子版法律法规和标准规范、电子版安全评价报告、安全评价现场调研采集的照片、图片、影像资料、被评价单位提交的电子版图纸资料、可采用电子存档的其它资料等档案保存期限
安全预评价和安全验收评价档案保存期限应不少于XX年；安全现状评价档案保存期限应不低于两个现状评价周期其他档案的保存期限按照相关档案管理规定执行档案借阅管理
安全评价机构应制定实施档案资料借阅管理审批制度，并根据档案类别建立必要的借阅登记记录档案保密管理
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安全评价机构应制定实施档案保密管理制度，设臵合理的保密级别定期检查
安全评价机构每年度至少组织一次档案管理检查检查内容包括档案室的消防安全、治安安全、各项档案管理制度的执行及档案资料的完善工作等档案索引
为方便档案的使用和检索，提高档案资料的使用和管理效率，安全评价机构应编制档案资料索引目录，尤其是要编制安全评价项目档案索引目录编制的档案索引目录应结构合理、信息准确、方便使用其它要求
安全评价机构应不断完善档案管理制度，持续改进档案管理水平
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附件2
合同机构内控
山东省安全评价技术服务合同
项目名称：委托方：受托方：签订地点：签订日期：年月日
山东省安全生产监督管理局制
XX年5月
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委托方名称：联系地址：邮编：
联系人：电话：传真：受托方名称：联系地址：邮编：联系人：电话：传真：根据《中华人民共和国合同法》有关技术服务合同的规定及相关法规要求，在真实、充分表达各自意愿的基础上，经双方协商，同意就以下条款订立本合同，并由甲乙双方共同恪守
一、安全评价目的、内容、范围及要求
第一条依据《中华人民共和国安全生产法》等法律法规的要求，为贯彻“安全第一，预防为主，综合治理”的方针，提高本质安全化程度，甲方委托乙方对项目进行安全评价，并支付相应的技术服务报酬
第二条安全评价范围包括：
第三条安全评价工作要求：安全评价技术服务的基本原则是具备国家规定资质的机构科学、公正和合法地自主开展安全评价技术服务根据有关法律、规章、文件、标准和安全评价导则等要求，应用安全系统工程的原理和方法，辨识与分析项目可能存在的危险、有害因素的种类和程度，预测发生事故造成职业伤害的可能性及其严重程度，
提出科学、合理、可行的安全对策措施和建议，做出客观、真实的安全评价结论，形成安全评价报告书
第四条甲方提交技术资料、文件的范围和时间
甲方应于本合同签订之日起日内根据乙方提供的资料清单向乙方提供安全
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评价技术服务所需的图纸、技术资料文件、有关检验、检测报告和安全管理文件资料等，以保证安全评价工作的正常进行
第五条乙方安全评价工作完成期限
合同签订后自甲方技术资料提交齐全之日起个工作日内乙方向甲方提交套符合本合同约定的书面安全评价报告书
二、甲方责任与义务
第六条甲方应当保证乙方技术服务工作的自主和公正，积极配合乙方开展安全评价工作，为乙方到现场开展评价工作的有关人员提供相关工作便利条件以及作业现场应有的劳动保护条件
第七条甲方应在合同约定时间内向乙方提供开展安全评价所需的相关资料，并保证所提供资料的真实、可靠和及时，否则由此产生的技术服务工作错误或延期由甲方负责，由此产生的法律责任和造成的损失均由甲方承担
第八条选派专人负责配合评价组的工作，陪同评价组进行初访、现场考察、检查、核查、回访等的相关工作，及时交换意见，并在评价组工作记录及文件上签字
第九条甲方应按乙方要求对安全评价过程中评价组提出的隐患和问题进行整改第十条项目需要进行专家评审时，甲方应做好相关准备、沟通与协调工作，并承担相应的费用
第十一条需要评审的项目甲方应根据评审专家组提出的问题进行整改，如果因甲方不及时整改导致乙方不能按期提交最终评价报告，乙方不承担责任
第十二条安全评价报告的法律效力按照国家有关规定执行，在报告有效期内甲方不应随意更改项目的各项安全条件，如有必要更改，甲方应按规定办理变更手续，原评价
报告自动失效，如需重新进行评价或对报告进行重新修改，甲方应相应增加评价费用或重新委托
第十三条甲方应在乙方完成评价工作后按合同约定支付安全评价技术服务费，不得要求乙方以保证评价报告给出合格结论作为支付费用的前提条件
第十四条甲方必须做好乙方安全评价报告书等有关文件的保密工作，不得向无关单位或人员提供
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三、乙方责任与义务
第十五条乙方应具有符合本项目要求的安全评价资质条件，评价组中专职安全评价师的配备数量和专业应满足本项目要求，确保具备实施评价的资质和专业技能
第十六条应在甲方提供的资料齐全后，依据合同约定的评价目标、内容及范围开展安全评价工作，在合同约定时间内向甲方提交客观、公正且符合相应评价规范要求的安全评价报告，并对评价结果真实性负责如发现甲方提供的资料等不符合评价要求，应及时通知甲方补充、更改或完善
第十七条在评价过程中发现的安全隐患，应以书面的形式通知甲方，并提出整改措施和方案
第十八条项目需要进行评审时，应配合甲方做好评审过程中的有关事宜项目评审后，乙方应根据评审意见和甲方整改情况及时修改完善安全评价报告
第十九条遵守国家法律和职业道德，信守为甲方保密的承诺，不得将甲方技术资料以任何方式泄露给第三方，无论合同是否变更、解除及终止，乙方均应承担保密义务如因工作需要，需向第三方提供时，应提前征得甲方同意，否则乙方应对因此造成的一切后果负责但以下情况除外：
1、甲方已公开的资料；
2、法律另有要求的；
3、*主管部门要求的
四、服务报酬及支付方式
第二十条根据现行山东省安全评价收费标准及行业自律规定，经双方协商，确定本次安全评价服务费用为人民币元，大写：
第二十一条合同签订之日起个工作日内，甲方向乙方支付合同额的 %，即人民币元作为乙方开展评价工作的前期费用；最终评价报告提交甲方之日，甲方应向乙方一次性支付合同全部余额，共计元
或双方另行约定支付方式：
乙方开户银行：
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乙方开户帐号：
五、违约责任
第二十二条双方按以下约定承担各自的违约责任：
1．乙方违反本合同有关期限约定的，每延期一天，按合同价款的5‰向甲方赔偿损失；乙方在接到甲方提供的安全评价资料之日起三个月内无故不开展安全评价工作的，甲方有权解除合同，乙方应返还已收的前期费用，并支付合同价款10%的违约金因甲方原因导致乙方不能开展评价工作的除外
2．甲方违反本合同有关期限约定的，每延期一天，按合同价款5‰向乙方赔偿损失甲方逾期三个月不提供或者不补充有关技术资料和工作条件，导致乙方无法开展工作的，乙方有权解除合同；甲方预先支付的前期费用不得追回，并向乙方支付合同价款10%的违约金
3．由于甲方提供的评价相关资料存在缺陷、不真实、虚假以及承诺的现场隐患整改未进行，导致安全评价报告审查不通过的，应由甲方承担全部责任，并不得以审查不通过为由拒绝支付合同款项因甲方原因导致评价报告重新编写的，乙方有权要求甲方增加相应报酬
4．如乙方提交的评价报告质量达不到技术要求，乙方应及时予以修改完善，增加的费用由乙方自理，经修改后的报告仍达不到要求，甲方有权解除合同，乙方应返还已收取的服务费。