档案收集工作的基本要求

档案收集工作的基本要求

徐光远吉林省通榆县殡葬管理所

【摘要】档案收集是接收、征集档案和有关文献的活动，在档案管理工作中处于特殊的地位，做好收集工作对整个档案工作有着重要意义，所以在档案收集工作有及时、全面地把档案收集进馆（室）、加强馆（室）档案来源的调查研究与指导工作、推行入馆（室）档案的标准化、保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性等四个基本要求。

【关键词】不可分散性

档案收集标准化完整性档案收集工作是档案业务管理工作的第一个工作环节，是档案馆（室）工作的起点，是档案馆（室）取得和积累档案的一种手段，在档案管理工作中处于特殊的地位。档案收集工作有如下几个基本要求：一、及时、全面地把档案收集进馆（室）档案馆（室）的收藏是否丰富，档案是否完整，是衡量档案馆（室）工作做得好坏的一个重要标志。尤其是档案馆馆藏越丰富、越珍贵，它越能为社会做出更多的贡献，越加受到社会的重视，所以《中华人民共和国档案法》明确规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。”“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”档案工作人员应根据《中华人民共和国档案法》的上述规定，及时、全面地将属于收集范围的档案收集到档案馆（室）之中，杜绝档案的私人占有和分

散保存，应该实现归档、接收工作制度化。

丰富馆藏的标准应该是：数量充分、质量优化、成分充实、结构合理。

为了使档案室成为机关工作的必要条件，把档案馆建成为永久保存档案的基地和研究利用档案的中心，必须收藏足够数量的档案和资料。档案收藏的丰富性，包括数量与质量质量的统一要求。只顾大量收罗，而不求质量，材料再多，也谈不上真正的丰富。在强调丰富馆藏的同时，必须强调优选，馆藏处理不当，也会发生档案膨胀现象。所以，在强调丰富馆藏的同时，既要考虑到档案的数量，又要考虑到档案的质量。

二、加强馆（室）档案来源的调查研究与指导工作档案的来源与形成渠道是比较分散的，而档案的提供利用则要求档案集中管理。档案收集工作主要是解决分散与集中的矛盾，档案工作长期实践的经验说明，及时掌握档案分散、流动、保管和使用的情况。

处理好局部和整体、当前和长远需要之间的关系，是做好档案收集工作的关键所在。由于我国档案馆网形成的时间还不很长，加上“文化大革命”的严重破坏，结果使收集工作停滞了多年，应该收集的档案大批积压下来，已经很不容易集中起来的档案又大量遭到失散厄运。因此，加强调查研究，根据档案分散的情况和档案馆的条件，从全局出发统筹安排，进行宏观指导，是十分必要的。

档案收集工作中的调查研究、统筹兼顾，还包括研究和掌握档案形成规律和档案发挥作用的规律性，不能把档案形成单位尚在经常使

用期间的档案，过早地集中起来；也不能忽视整体的需要，把需要集中的档案长期不向档案馆移交而“据为已有”，或者有的档案馆、室对移交来的档案“拒之门外”不愿接收，任其分散或遭受损失。在接收前，对确定进馆档案的单位，各级档案馆应协同档案行政部门制订相应的规定与方法，对有关单位的档案工作进行监督、指导与控制，切实帮助这些单位进一步建立与健全归档制度，提高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进馆的各项准备工作。同时，档案收集工作应处理好从文件形成到归档、从档案室到档案馆的档案流程周期中的各种关系，既要防止为了急于丰富馆藏，过早接收尚在经常使用的档案，又要防止把档案当作某单位的私有财产而不愿移交，使档案长期分散保存，甚至遭受损失。

总之，档案收集工作应该从全局出发，全面考虑档案的历史价值和档案的保管、使用方面的现状及客观规律，使各机关、组织具有历史价值的档案都有科学合理的归宿，使局部和整体、当前和长远的利用有机地结合起来，从而有利于维护党和国家历史文化财富的安全保管和便于提供利用。

三、推行入馆（室）档案的标准化保证档案在归档和接收进馆时的齐全完整是贯穿收集工作始终的基本要求。档案管理的现代化是提高档案工作水平的有效途径与发展方向。在档案收集工作中推行标准化，是档案工作现代化的要求。标准化是现代化的基础，现代化的程度越高，就越要求标准化。档案工作标准化，应从收集工作做起。如果接收进馆（室）的档案不标准，将给科学管理和实现现代化带来困

难。在收集工作中如何推行标准化，应当认真执行国家档案局制定的（机关档案工作业务建设规范》等文件和标准，按照各级各类档案馆关于全宗划分、分类、案卷质量与格式、编目等方面的具体要求，大力提高归档和人馆档案的质量。档案工作的标准化，是档案管理现代化的基础。档案工作标准化，不仅为实行电子计算机管理创造条件，而且有助于提高手工管理的水平。档案工作标准化。

应该从档案收集工作开始推行。

在收集工作中如何推行档案工作的标准化，我国尚处于摸索阶段。

国家档案局制定了《机关档案业务建设规范》并就案卷封面、卷皮格式、档案装具的尺寸制定了专业标准，有的省、市统一规定了案卷验收的质量标准等。诸如此类的做法，逐渐扩展为较多的项目和较大的范围，以至全国逐步统一起来，按照标准化要求去工作，档案管理水平将会大有提高。由于文件与档案的转化关系，档案工作标准化必须从文件形成阶段开始同步推行，今后，应当在档案入馆以前，从机关文件形成阶段。

对文件结构、文件用纸以及开本尺寸，书写材料的质量和书写规则以及区分全宗、分类、立卷、编目等一系列工作，都实行标准化，将会大大提高归档和入馆档案的质量。

四、保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性全宗是一个单位档案的整体。一个机关的各项工作活动不是孤立进行的，相互之间有着密切的联系。在工作中形成的文件材料，无论从来源、内容、形

式、时间等方面都存在着固有的联系，是一个不可分割的辍体。接收档案时必须把一个机关形成的档案，作为一个全宗，集中在一个机关档案室或档案馆，不允许人为地分割。只有接收时坚待个宗的不可分散性，在以后的整理、鉴定、保管、统计等各项业务活动中，才能够按全宗进行科学管理，在档案收集土作中，应注意保持相互有密切联系的一组全宗的不可分散性。在一定时间、地点和社会历史条件下。

各个机关的活动既严密分工，又密切协作，相互依存。反映在工作和生产活动中形成的文件材料上，相互之间也有紧密联系。这些互有联系的若干全宗，称为全宗群。全宗群与档案全宗一样不宜分散。一个档案馆接收档案时，保持全宗的完整，能反映一个机关活动的历史面貌；保持全宗群的完整，就能反映国家或地区一个时期的历史面貌。将上述两个完整性有机结合起来，就能真实而又全面地反映党和国家的历史面貌。从上面的分析我们可以看到，全宗是一个立档单位档案的有机整体，保持全宗的不可分散性，是档案管理的一条基本原则，应贯穿于档案管理的全过程之中。因此，在档案收集工作中，必须把一个立档单位的档案作为一个全宗集中在一个档案室或一个档案馆中，不允许把一个全宗的档案人为地加以分割。如果确实需要从一个全宗中抽出部分档案另行集中应以复制件代替，原件仍应归回原全宗集中管理。

接收档案时，一个机关的档案，应集中保存在一个机关档案室。一个全宗的档案不宜分散保管，不同全宗的档案也不能混杂。一个机关档案全宗中的全部具有国家和社会历史研究价值的档案，最终应集