论办公室必备文件格式的排版技巧

电子技术
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论办公室必备文件格式的排版技巧
◆吴 峰
办公室必备文件即公务文件，简称公文，是社会组织与国家机关
在实施管理与行使职权的过程中逐渐形成的一种具有规范格式与法定效用的文件材料，是办公室人员执行公务的必备工具与核心依据。

因此，公文作者必须用规范的、科学的格式完成公文的排版工作，以突出其明确性、权威性，从而充分发挥公文的作用与效力。

本文就办公室必备文件格式的排版技巧，进行了详细的探究。

办公室必备文件是企业组织与国家机关正常运行与管理中需要而必须用到的一种依据性工具，发挥着法定性效用。

这就需要公文排版人员始终以严谨的态度设计出严整而规范的公文格式，并不断总结与摸索更多的排版技巧，只有这样才能为企事业单位各项工作的顺利、高效、公正开展奠定基础。

那么，办公室必备文件格式的排版技巧都有哪些，是排版人员急需思考的问题。

一、页面设置
我国推荐使用的公文纸张类型为国际标准A4型，尺寸为297mm ×210mm 。

具体的页面排版技巧如下：
1、选择纸张
打开Word 文档后，在菜单“文件”中启动“页面设置”，在对话框“页面设置”中选择“纸张”--“纸张大小”中选择“A4”。

2、设置版心
启动“页边距”，根据页边设置标准，在尺码数值中选择“上为3.7cm ”、“下为3.5cm ”、“左为2.8cm ”、“右为2.6cm ”；设置“装线”为“0cm ”、“装订位置”在“左”且“方向”设置为“纵向”。

依照上述数据设置的话实际版心的尺寸为225mm ×156mm （注：不含页码）。

3、设置页脚
启动“板式”菜单，依次选择“节”--“节的起始位置”--“新建页”。

然后，在“页眉与页脚”菜单中选定“奇偶也不同”。

接着，在“距边界”菜单中选定“页脚”，并将数值设定为2.8cm ，将“页面”中的“垂直对齐方式”设置为“顶端对齐”。

设置“页码”的操作技巧如下：在菜单“插入”中打开“页码”，然后再“位置”中点击“页面底端”--“对齐方式”--“外侧”。

如果首页需要设置页码的话就点击“首页显示页码”--“确定”，那么在页面低端就会显示出页码，并且单数页码都在右边，双数页码都在左边。

需要注意的是，公文排版中的页码字体通常为“4号”的“宋体”，并且应在半角状态下输入数字。

在以上设置基础上，排版人员还应打开“格式”中的“段落”菜单，将“缩进和间距”中依次将“右”、“左”和“缩进”设置成“1字符”，然后按“确定”，才算最终设定好页码。

4、设置行数和字数
文字由左到右横排、横写。

在少数民族自治区，可以将通用的民族文字和汉字一起使用（依照民族自治地方的排版书写习惯）。

通常情况下每一页排22行，每行均为28个字符，将版心撑满，个别情况依据需求可适当调整。

如果没有特别要求的话，公文中的字号默认为3号、字体默认为仿宋字、颜色默认为黑色，个别情况依据需求可做调整。

具体的排版技巧：启动“页面设置”菜单，选中“文档网格”--“字体设置”，在“中文字体”选项中点击“仿宋-GB3212”--“西文字体”--“Times new Roman ”--“字形”--“常规”，将“字号”设置为“3号”。

然后，按“确
定”键后返回到“文档网格”，接着点开“网络”按钮中的“指定行和字符网格”，将其下“字符”中的“每行”设置成“28”；将“行”下的“每页”设置成“22”；将“文字排列”下的“方向”设置成“水平”、“栏数”设置成“1”。

在以上设置的基础上，打开“预览”菜单，在“应用于”中点“整篇文档”后，按“确定”键最终完成设置。

二、公文格式
1、保密期限与密级
用黑色的3号字体编排在版心左上角顶格第二行位置，标注成“密级★保密期限”。

需要注意的是，标注保密期限的数字应统一为阿拉伯数字。

2、紧急程度
用黑色3号黑字，将紧急程度编排在公文第一页版心左上角顶格第三行。

3、份号
用6位阿拉伯数字（3号字），编排在公文版心左上角顶格第一行。

4、发文单位标志
发文单位标志通常为发文单位规范简称或全称后添加上“文件”二字，还可直接用发文单位规范简称或全称。

在排版时应将发文单位标志放在居中位置。

具体来讲，发文单位标志的上边缘应距离版心上边缘距离为35mm 。

需要注意的是，发文单位标志通常为红色的小标宋体字。

借助文本框可精准、方便地对发文单位标志进行设置。

在实际的排版过程中，排版人员可启动菜单“插入”下的“文本框”，然后选择一个类型为“横排”的框，接着在文本框中写上发文单位的规范简称或全称，并将其设置成“字号”合适的“红色”“小标宋”，并将“两端对齐”。

在以上操作的基础上，排版人员可应双击“文本框”后打开“设置文本框格式”，点击“颜色与线条”菜单，在“线条”条目下选中“无线条颜色”；在“大小”选项下点击“宽度”，并将其设置成15.6厘米。

总之，对办公室公文排版人员来讲，只有熟练并全面掌握各种排版技巧，才能在具体的公文排版过程中规范、快速、高效地完成排版任务，并凸显出公文的要求、内容及作用，才能将更多的公文信息传递给使用者，才能促进社会组织及国家机关各种工作顺利、高质量开展。

参考文献：
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[2]孙丽娜. 使用Word 编制、排版公司人事制度文件技巧[J]. 电子技术与软件工程,2013,11:75.
[3]李洁. Word 制作文件页码和排版的方法分析[J]. 信息通信,2013,07:67-68.
（江苏省扬州市邗江区人民政府办公室 江苏扬州
225000）。