创新档案管理理念实现档案管理信息化_1

创新档案管理理念实现档案管理信息化
发布时间：2021-12-21T05:37:22.644Z 来源：《中国科技人才》2021年第26期作者：赵广莲
[导读] 当前大数据及互联网技术的广泛应用使得信息管理工作的信息量不断增加，因此，在新时期档案管理工作中，务必要依据档案管理现状的基础上，加大信息化技术应用力度，以优化档案管理信息化水平，从而进一步推动事业单位的长久性发展。

基于此，本文对档案管理信息化存在的问题以及创新档案管理理念实现档案管理信息化的措施进行了分析。

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摘要：当前大数据及互联网技术的广泛应用使得信息管理工作的信息量不断增加，因此，在新时期档案管理工作中，务必要依据档案管理现状的基础上，加大信息化技术应用力度，以优化档案管理信息化水平，从而进一步推动事业单位的长久性发展。

基于此，本文对档案管理信息化存在的问题以及创新档案管理理念实现档案管理信息化的措施进行了分析。

关键词：创新；档案管理；理念；信息化
档案信息化建设，顾名思义，主要是指国家档案行政管理部门，将相关信息技术融入当前的档案管理工作，高效开展档案管理业务，为国民经济和人民生活提供更好的服务。

因此，如何有效实施档案管理工作信息化，如何在整个档案管理工作中不断推进创新，成为档案工作的当务之急。

1档案管理信息化存在的问题分析
1.1使用方法落后，管理水平低
在档案管理信息化的过程中，许多单位接触形式和管理现状，不接受新事物，这创造了一个单元介绍了日常管理信息系统，也很难与效率高、快速和方便。

另外，一些档案管理思想保守，学习计算机信息化严重不足，难以适应科学技术高发展带来的便利，而计算机更新速度之快是没有办法想象的，因此管理信息化水平的不足必然会造成这种现象，使计算机在档案管理工作中的应用落后，而且设备升级也严重滞后，阻碍了档案管理信息化工作的进一步发展。

1.2档案人员的计算机操作技能普遍较低
在信息技术和计算机技术普及的过程中，越来越多的人努力学习计算机操作技能，以提高自己的综合素质。

但是基于经济的发展有差异，所以很多地区在信息化建设、信息系统应用的程度上就像一些经济发达的一线、二线城市一样，已经建立起了信息档案管理，但在一些经济水平落后的城市仍然存在旧的档案管理、设备、信息技术的应用明显不足，因此很难保证我国档案管理的整体水平。

2 创新档案管理理念实现档案管理信息化的措施
2.1 完善档案信息资源管理制度
在实现档案管理信息化的过程中，信息化标准体系中的档案管理规范标准应遵循以下原则:系统性原则、兼容性原则和开放性原则。

兼容性和开放性是指对各种开放标准的控制，也可以避免重复工作，同时使档案信息和信息行业的标准与档案管理行业的标准相匹配。

根据档案信息化的现状和未来的发展方向，抓住机遇，制定相应的标准，建立具有发展空间的档案信息化标准是非常重要和必要的。

如果事业单位的管理机制不完善，也会给档案管理带来很大的麻烦和不便。

在整个事业单位档案管理工作中也起着“物流”的作用。

所以每个事业单位应该建立相应的管理机制，建立一个组织良好的管理系统，所以档案已经被有效地使用和科学管理，使事业单位档案可以充分发挥它的作用，为了档案的发展做贡献。

2.2 落实档案网络信息安全保障
在档案信息化的过程中，随着电子技术的参与，越来越多的工作可以在网络上进行，因此重视网络档案的安全是非常必要的。

事业单位要加强安全防范措施，档案管理人员也要提高警惕，采取数据备份、身份认证等防范措施，避免和减少黑客对信息系统的危害。

实施档案网络信息安全保障，可以防止病毒和黑客的恶性攻击，提高档案信息化建设的质量和效率。

为了保证硬件设备的安全，需要定期检查档案信息化使用的硬件设备，检查服务器和网络的运行状态。

提高数据备份能力，避免外部环境变化导致数据丢失或丢失。

重视网络安全，可在网络平台上设置在线报警系统，并及时处理网络安全问题，加强防火墙等措施，确保档案信息应用的安全。

相关技术人员应设置用户权限，避免用户越权操作行为，实现身份认证。

2.3 创建网络管理档案
为了提高档案管理的效率，应建立网络档案。

首先，在互联网时代，事业单位的负责人应该利用网络创建相应的事业单位内部管理网站和信息服务平台，加强相关网络文件的使用，和促进信息的更好的应用程序管理文件管理；其次，事业单位的负责人，增加信息的输入
设备，因此，档案管理人员的使用设备更加自信，和一个好的信息设备不仅可以提高档案管理的效率，而且还最大限度地确保档案管理的安全。

最后，由于档案管理信息量大的问题，事业单位需要定期对设备进行更新和升级，以满足档案管理信息化建设的需要。

2.4 档案管理信息化培训力度的强化
培训是实现档案管理在实践中更新和发展的又一重要途径。

也就是说，在事业单位发展的过程中，档案管理效率的提高离不开一系列有效的技能培训任务和一系列管理思维培训任务，在不久的将来，事业单位必须从根本上加强实战能力训练和管理思维训练。

首先要注意加强事业单位内部信息技术培训，从技术层面实现员工能力的有效提高，进而实现员工素质和水平的有效提高。

此外，要在帮助管理者思考的基础上，有效培养管理者的思想意识。

2.5 构建数字化档案信息数据库
（1）档案管理工作人员需对计算机技术、互联网技术等先进技术进行充分利用，将所有的纸质档案转变和录入成数字化档案；（2）依据科学的规范和要求，进一步优化处理经数字化与信息化处理的档案信息、资料，构建起数字化档案的基本目录数据库，使得档案信息能够一清二楚，确保使用者可以明确查找方向，从而更加简便和迅速地查找所需资料，还能够在极大程度上减少办公系统使用过程中对内存的需求；（3）结合数字化档案的实际内容来进行科学分类，可划分成多个不同的专题，然后构建起档案信息数据库，确保该数据库具有一定的开放性，从而有效实现各部门之间的档案共享和互通，使得档案资料得到最大化的利用。

例如，档案管理人员通过构建数字化档案信息数据库，借助相关电子设备来完整地扫描纸质档案，并且将全部档案文件录入到数据库之中，然后结合档案的类型、时间及任务来对全部档案文件进行合理划分，使用者只需输入关键词即可获得相关内容，从而不断完善我国信息化档案管理工作。

2.6 提升档案管理工作信息化的水平
信息技术的使用已经逐渐融入到档案管理中，例如电子档案的使用就是一种非常普遍的信息技术，信息技术的使用不仅提高了档案管理的效率，也促进了档案管理现代化和信息化的共同发展。

所以相关档案管理部门在选择信息软件时，需要选择一个合适的软件。

因为一个合适的档案管理软件不仅可以使档案管理工作更加智能化、方便和全面，还可以通过软件的集成和开发档案管理工作的效率，如档案管理软件的查询功能、复制功能、过滤功能等，将加快工作人员的工作效率，从而实现档案信息的科学、高效、规范管理。

2.7加强档案人员建设
任何项目的发展都取决于人。

因此，档案在此过程中应注意引进一些具有特定信息技术技能的高素质人才。

首先，查核档案人员要善于计算机管理和应用的人才。

其次，在确保人才引进的同时，相关部门要注意加强现有人员档案的建设。

因此，档案管理部门必须定期组织员工学习信息技术，以便掌握具体的应用技能。

此外，为了实现“沟通促进步”的目标，档案馆必须定期交流，学习一些在信息建设和经验交流方面取得成功的机构。

3 结束语
档案管理信息化对每一个事业单位或国家都具有重要意义。

传统的档案管理已经不能满足当今社会的需要。

当今时代是互联网时代和信息时代，在高速发展的时代，事业单位档案管理要跟上时代的步伐，必须结合先进的信息技术，才能进行快速、有效、合理、科学的管理，为了确保信息资源的有效性、科学性和完整性，确保事业单位档案数字化管理的健康发展。

参考文献：
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[2]邵文宁.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].办公室业务，2017(01):77.
[3]张霞.档案管理理念实现档案管理信息化[J].科技资讯，2016，14(14):72+74.。