商务英语电子邮件写作注意事项

商务英语电子邮件写作注意事项
在全球经济一体化的今天，国际商务活动日益频繁，国际交流日益增多，作为现代商务重要的沟通手段之一，商务英语电子邮件的写作愈来愈受到人们的重视。

本文着重介绍商务电子邮件的写作原则、格式及相关技巧。

标签：商务英语电子邮件写作技巧
在全球经济一体化的今天，国际商务活动日益频繁，这就要求商业人士不仅要精通商务，还要通晓英语，更要掌握现代高科技快捷便利的通信手段。

作为现代商务重要的沟通手段之一，商务英语电子邮件的写作愈来愈受到人们的重视。

据调查，在商务场合约有90%以上的员工是利用电子邮件来与国外客户联系业务的。

因此提高商务英语电子邮件的写作质量，就意味着减少误解，成功沟通，以争取到长期稳定的客户。

本文着重介绍商务电子邮件的写作原则、格式及相关技巧。

所有商业人士都愿意与果断干练，整洁有序的人合作。

首先，一封正式的商务电子邮件的格式要规范，各构成部分要清晰明了，该写的一项都不能少。

以下是一封最常见的商务英语电子邮件的格式：
此格式的抬头部分不一定逐项填写，如果要将此邮件发送经多个收件人，可将第一个人的邮箱地址写在To（收件人）后，将其它收件人的邮箱地址写在Cc （抄送）后。

这部分最重的一项是Subject(主题)，主题是邮件主要内容的浓缩。

在收到一封邮件时，收件人首先看到的是邮件的主题，他会根据主题决定他是否阅读你的邮件，因为他每天收到大量的邮件，不会浪费时间与精力去阅读与他无关的东西。

所以邮件主题一定要吸引收件人，使他对你的邮件感兴趣。

此外主题还应简单明了，多用短语而不用句子。

如：“parcel sent”（包裹已寄出）而不用“I have sent you the parcel”（我已将包裹寄给你）或“The parcel was sent”（包裹已被寄出）。

“reconciliation of of acccounts”（平帐），而不用“Let’s reconcile accounts between us”。

这种短语式的主题既信息明确又一目了然。

接下来该写称呼语。

每封邮件的称呼都有礼貌得体，符合商务写作习惯，不可乱写。

如写给欧洲国家的客户，称呼要写：Dear Mr/Mrs/Miss+全名，他们认为这样才是严肃正式的信函，否则他们会认为你的信不严肃，也不会认真对待。

但假如是写给美国客户，后面就没必要写全名，写他们的第一个名字，他们会觉得很亲切。

假如不知道对方的姓名却知道对方的头衔，可用Dear+头衔, 如:“Dear Sales Manager, Dear Human Resources Manager”等，这要比“Sir” 或“Dear Madam” 更清楚、更可取。

假如知道对方的姓名却不知道对方的性别，切不可乱猜对方的性别，可用Dear+全名。

假如邮件是一封通函，同时发给几个人收，可用“Dear All”作为邮件的称呼。

当你给一个公司写信时，虽然用“Dear Sirs”也很得体，但是更常用称呼却是“Gentlemen”,只有在写信给政府官员时，才用“Sir”或“Sirs”且前面不用“Dear”。

称呼后面一般用冒号，也有人用逗号。

正文，就是一封邮件的主要内容，邮件写得好不好，完全取决于正文。

正文位于收信人的称呼下方，隔两行。

如信中涉及的事情不多，可用一段写完；如果陈述的事情较多，则应分几段逐一叙述。

为使眉目清晰，有时可加1、2、3等编号。

在正式邮件中不可用俗语和缩略词，不可用网络语言。

日期和时间也不可缩写，各行各段要整齐划一，上下左右，不能参差不齐，有碍美观。

整齐美观的邮件，首先给人以良好的印象。

要将正文写好，应坚持以下几个原则：
一、措辞委婉礼貌原则
在商务英语邮件的写作乃整个商务活动中，礼貌都起着极其重要的作用。

礼貌可以增进友谊、广交朋友。

树立良好诚信的公司形象，有助于老客户关系的加强及新客户关系的确立。

礼貌绝不是表面的客套，它意味着在邮件中非常巧妙地表示出诚挚的友情、诚恳的感谢、体贴的理解和由衷的尊敬。

因此要通过具体的语言形式将礼貌得体委婉地表达出来，主要以语法和语用手段为主，包括语气虚拟法、语态被动法、词句否定法、语气弱化法、使用半动词法等。

1.虚拟语气用法
交易双方就交易的价格、装运、索赔、保险等方面谈判时，不可避免地要向对方提出建议、劝告、请求甚至命令。

如果直接表述，可能会伤及对方的面子，为了减轻对方面子受损程度，可以使用虚拟语气手段来委婉、温和地表达自己的观点、请求和建议。

如：
If it were not for the large orders we receive from a number of our regular customer, we could not have quoted for supplies even at that price (反还盘)
要不是我们接到许多老客户的大量订单，我们尚不能给这些货物报如此低的价格。

比较：If it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customer, we cannot quote for supplies even at that price.
例句中由于动词采用了虚拟语气的形式，使商务洽谈双方的语气大为缓和，大大减轻了对方面子受损的程度。

为了给对方留出更多面子，采用了礼貌策略，有利于业务的开展和贸易关系的确定。

2.被动语态用法
在商务英语信函中，当向对方发出命令或请求，给对方压力，让他做某事或不做某事时，为了给对方保存面子，最好采用被动语态，这样对比较易于接受。

如：It has to be stressed that shipment must be effected with in the prescribed time limit.
3.语气弱化法
在商务英语信函中，对对方的建议或要求，使用直接的否定词或肯定词显得过于武断，疏远了双方的关系，不利于双方在友好互信的基础上建立贸易关系，因此常用各种方法弱化语气，创造平等和谐的合作气氛。

如在否定句中加上等副词，可使用得否定程度弱化，给对方留下了考虑地余地。

二、合理运用体谅原则
体谅和体贴是商务写作应遵循的重要原则。

在商务活动中要注意多为顾客着想，落实在商用信件的写作上，就要求非常重视写信的态度问题。

“体谅”就是采取收信人的态度，而不是寄信人的态度，即采取第二人称“您”为出发点，而不是以第一人称“我”或“我们”为出发点的态度，设身处地的为收信人着想，以最佳的方式有效表达想法和传递信息，为以后的商务交往建立良好的印象。

如
最好用“Congratulations to you on your success”（祝贺你取得成功）。

而不用“We’d like to send my congratulations to you.”（我们向你表示祝贺）。

三、内容完整具体的原则
商务信函应写得具体、明确、完整。

尤其是像报盘、询问贸易条款和付款条件这类需要具体答复的信函，更强调写作时要清楚完整具体。

如商品的某些质量和特征要用准确的数字，避免使用“好”“可以”这样的词语。

时间要具体，要用年月日标明，避免使用“昨天”，“今天”、“下个月”、“马上”等模棱两可、含混不清的表达法。

如：
We will deliver your goods soon. （我方很快发货）。

这句话用来对订货进行回复，就非常含混不清，“很快”一词使用不具体，因为收件人根本无法得知何时送货。

包含完整必要的信息的信函，才能达到预期的理想效果，才会给收信人对你的公司有良好的印象。

四、简洁与准确表达原则
简洁是在不影响完整的和礼貌的情况下，使用最简短的语句直截了当的说明信函的内容，但必须准确，因为商务信函涉及到买卖双方的权利、义务和利害关系，是各种商业单据的依据。

准确的含义应为正确的语言水平，尤其要注意正确
拼写单词，一旦拼写错误，会给人留下非常粗心大意和不礼貌的印象，甚至会误大事或出洋相。

语法及标点符号也要准确。

这需要在平时注意培养良好的习惯。

正文之后的礼貌结束语更不可小视，一般的结束语有：
Faithfully yours,
Cordially yours,
Yours sincerely,
Yours truly,
Yours respectfully,
但上述各条所表达的礼貌和友谊程度各不相同，一定要用得恰如其分，对老熟人不必用“Yours respectfully,”对被谴责的人不能用“Cordially yours,”如收信人关系比较亲密可用“Faithfully yours,”或“Cordially yours,”给机关团体的正式业务信函可用“Yours sincerely,”或“Yours respectfully,”
电子邮件的普及往往让人忽视其应要的规范和格式，但在商务场合，一封准确、规范的英语电子邮件是非常必要的，它不仅反映写信人的英语水平，更重要的是可以反映出写信人的为人处事的态度和风格。

参考文献：
[1]黎海斌:现代英语应用文写作指南[M].上海:上海大学出版社,2001.35.
[2]Sue Kay. Practical Business Writing [M].北京：北京理工大学出版社，2003.69
注:本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文。