公司内部流程简介

区域负责人 管理检核表
业务
销售目标、进度管理 市场竞争回报、建议 城市经营、渠道布建 新客户开发经营 关联性产品交叉销售 客户拜访规划、记录 标案项目管理 客户数、总成交量 内勤业务 call out 业务周会、月报 销售技巧、产品培训 市场活动、厂家互动
发票处理
公司打印发票(送货出仓的第2天或更改发票后) 是 能否直寄发票
否
发票寄给销售人员(3天)
寄给客户财务并把发票复印件给销售人员(3天)
是
销售人员记录发票相关信息(1天) 拿到回单(送货后5天) 需要送货回单 否 销售人员拿到发票签收单(3天) 是 发票准确 否 销售人员寄发票或发票及送货回单
内部联系方式
单上签字确认
注意：方案一或方案二每年至少二次。
应收帐款对帐单回收 (由Sales完成)
方案至客户处让客户在 《发票签收清单》 (样张附后)上签收
份当月《客户已 付货款清单》(样 张附后)
Sales找出误
Sales将自己确认的
对帐单交给财务，并 附上述二清单及有关 汇票等单据的复印件
费用、人事
AR、财务
异常 AR 及时处理 征信放账管理 放账协议书签订 担保协议书签订 管理帐、税务帐 资金使用效率
可控制费用管理：
交际、通讯、运输 出差、交通、行政 人力资源规划管理 团队工作士气 绩效评估与奖金
利润、库存 库存周转慢,
呆滞料过多，负毛利 盲目竞争，低价销售 高毛利产品销售少 利润销售比率
• • • • • • • 6 7 8 9 10 11 12 定单输入错误 包装损坏 客户要求拆分发票 发货确认错误 产品即将过期 修改发票日期 其它
•
注：本表按发票更改发生频率从高 到低的顺序排列
订单输入格式表
订单输入格式表
• 需要输入的信息
– 客户代码 – 分送地址代码 (在一个客户代码有多个分送地址的情况下使用) – 客户订单号及要求送货日期 – 在箱数一栏根据客户订单上的产品代码输入订货数量 – 如果客户所订产品为促销产品，在促销价格(特价)一栏输入促销价格 – 如果对应同一个客户产品代码，公司有两个产品代码(例同一种产品有促 销装)，使用第二产品代码，同时清空对应的第一产品代码。 – 输入完成后，使用箱数栏的过滤器功能，把没有订货的产品滤掉。
•
•
产品的再包装
– 了解客户是否需要产品再包装以及需要包装的规格、形式，考虑包装时间对货物 运输的影响。目前包装方式有客户包装、公司包装及第三方包装等。
了解客户的产品代码
– 掌握客户产品代码与公司产品的对应关系，才能保证发货的准确。
订单处理
订单日拿到客户订单 提醒客户没有收到订单 否 是
转换客户订单为公司标准订单并与客户 订单一起交给IHS(当天2：00PM之前) IHS 输入订单到系统:检查库存是否足够?
商务部 物流部 工程部 财务部 产品部 销售部
商务部职责
• • • • • • • 客户管理 订单管理 帐款管理 库存管理 内勤销售 协调作业 管理报告
物流部
• • • • • • • • 运输信息理理 库存实物管理 货运单号管理 在途货物跟踪 每日库存统计 定期库存盘点 出入库单据管理 库房和货物安全防范
(如果客户需要)给客户财务(3天)
到协议回款期客户付款并提供付款发票 明细，销售人员记录并检查付款情况
记录信息，退发票回财务(2天) 填写收款联络单,根据付款明细,按发票冲销(1天)
发票处理－发票更改原因
• 1 定单送货单填写错误 • 2 发货错误 • 3 价格错误 其中：价格维护错误 定单挑选价格错误 销售员提供价格错误 系统价格错误 • 4 无理拒收 • 5 客户未及时提供主文 件信息
• 重点客户订单特点
– 不同客户有不同的订单格式 –几乎所有的客户都用自己的产品代码订货，订单上代 码的排列有一定的规律(如从小到大或按品类分类等) –订单频繁且品种多，但每个单品的定量小，对于有些 客户，不同的部门分开下订单。
• 要求
–把不同客户的订单高效，准确地转化成统一的公司标 准格式，以便输入系统。 –及时，准确地货物送达，送货时要有客户订单。
客户信息数据库
客户系统的创建
• 在已有的系统的基础上进行修改，可以不用再输 入公式 • 在客户信息数据库中输入相应的客户信息 • 在产品代码对照表中创建新客户可以下订单的代 码对照表。 • 在空的订单输入表中按客户订单的代码规律输入 客户产品代码。其余信息会自动跳出。 • 用新的空的订单输入表覆盖订单输入表
目标策略 销售策略 市场活动
销售部
• • • • • • • • • • • • • • • 制定、落实部门销售规划 客户档案管理 各区域销售协调管理 开拓、管理销售渠道 客户销售目标、进度管理 市场竞争回报、建议 新客户开发经营 关联性产品交叉销售 客户拜访规划、记录 标案项目管理 客户数、总成交量 内勤业务 call out 业务周会、月报 销售技巧、产品培训 市场活动、厂家互动
后勤、服务
凭单作业管理 物流成本管理 库房使用率 运交效率与竞争力 维修服务管理
费用报销
• 一、出差申请流程
出差人员每次申请出差，请用邮件向总经理提出申请及预算，如果总经理不在或没有及时批复
请用电话与总经理联系，经总经理同意后，邮件转发区域负责人，代签字，方可出差。
• 二、差旅费用报销流程
系统使用中的数据更新
• 新产品的加入。
– 在产品信息库加入新产品信息 – 在代码对照表插入新产品，并输入对应的客户代码 – 在订单输入空表中合适的方插入空行，把上一行的信息全部复制 到此空行， – 把产品代码栏的信息该为新产品代码。 – 把订单输入空表整页拷贝到订单输入表。
• 旧产品的删除。
在代码对照表清空不再供应客户的产品对应的客户代码 • 在订单输入空表中删除对应旧产品的信息行。 • 把订单输入空表整页拷贝到订单输入表。
订单处理 -- 需要了解信息
• • • 了解客户订单时间：
– 客户按固定周期下订单，如星期一，三，五或星期二，四等
了解客户的订单传送方式
– 基本下订单方式为：传真，网上下载，直接到客户取等。
严格遵循送货时间
– 一般的送货时间要求为48小时之内。即当天的订单第二天送货。 – 超过送货时间的订单会造成货物拒收和订单取消，从而损失销量并造成发票的更 改。在预知货物不能按时送达的情况下，可与客户协商，看能否更改送货时间。
需要预约 送货的客 户,销售人 员与客户 收货部门 预约送货 时间并通 知后勤部。
价格是否正确?信用核查是否通过？ 与后勤协商移仓 否 库存足够
否
返回销售员更改 销售人员向商务部申请释放订单 否 通过信用核查 价格正确
是
是
是
第二天送货的订单,IHS必须把释放后的订单与客户订单当天4：00PM之前交给后勤
技术工程部
• • • • • • 开拓工程项目 跟踪项目进展 公司技术支持 产品技术趋势 售后服务支持 测试跟踪服务
财务部
产品部
厂家政策 公司政策 竞争者政策
产品经营价值
库存管理
呆料，进销存 管理，价保, 返点
产品经营 价格管理
一般／特约 促销， 毛利经营
渠道经营
客户／渠道 Sales 沟通 领导
公司内部流程简介
• • • • •
公司组织架构及相关工作职责 费用报销流程 订单流程 发票及对帐流程 应收帐款对帐单流程
公司组织架构及相关工作职责
总经理
财务部
商务部
销售部
物流部
工程部
产品部
销售一组
销售二组
销售三组
销售四组
华东区
华南区
华北区
华中区
工作职责
• 总经理
发展、协调和执行通路销售策略
• • • • • •
订单输出格式表
产品信息数据库
产品信息数据库
• 数据库的维护
– 当公司有新的产品代码出现时，插入空行并填 入相应的产品信息
客户信息数据库
• 客户信息数据库的维护
– 新增客户时，插入空行，填入对应的客户信息。 – 如果对应一个客户代码有多个分送地址，用相 同的客户代码插入一个紧邻的新的客户信息行， 但在客户名称栏填入用以区分的分送代码，送 货地址栏填写新的送货地址， 其它信息不变。 (见下页事例)
原则上实际产生的费用不能超过预算，经由本区域负责人签字和总经理签字后方可报销
• 三、日常费用报销流程
每月日常费用≤1200元，由本区域负责人签字后方可报销；
每月日常费用报销上限： 手机费：300元 交通费：500元 所有报销以及签字均以邮件为准，出差申请邮件以及费用报销邮件同时抄送深圳财务、总经理
订单处理 -- 特点/要求
差原因，并在 对帐单上注明
Sales在对帐
Sales将上述二份
清单与我公司的 《应收帐款对帐 单》核对
单上签字确认
发票签收清单 (由Sales填写)
深圳市万迅达科技有限公司发票签收单 客户号 发票日期 1 2 3 4 5 6 7 发票号 客户订单号 发票金额 客户名称 客户签收 签收日期
区域负责人签字：
应收帐款对帐单回收（由Sales完成）
方案一
客户在《应收 帐款对帐单》 上签字盖章
Sales将经客 户确认的对帐 单交给财务
Sales找出误 Sales将该清
方案二
客户打印关于 我公司的《应 付帐款清单》， 并加盖公章 单与我公司的 《应收帐款对 帐单》核对
差原因，并在 对帐单上注明
Sales在对帐