火电建设项目文件收集及档案整理规范课件
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。 3. 标准贯彻实施，对个案和特殊情况可应地制宜对
标准条款运用变通方式。 4. 标准贯彻实施要注意实践经验的总结，结合管理
创新不断的完善。 5. 标准的贯彻实施要有监督机制，应注重实际效果
。
•
•第三部分 标准实施指南
• 二、实施需注意问题 ➢ 对标准用词的理解： • 要求 ：应 • 推荐性 ：宜 • 选择性：可
火电建设项目文件收集 及档案整理规范课件
2021/7/21
•目 录 Content
•1概 述 •2标准主要章节的解读 •3标准实施指南
•
第一部分 概 述
一、标准编写的社会背景 • 电力工业的发展 • 标准化工作的发展 • 档案工作发展的必然
•
•第一部分 概 述
• 二、标准及标准化的概念 • GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第
1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标 准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序 ，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重 复使用的条款的活动。 • 标准化包括标准的制定、发布及实施。
•
•第一部分 概 述
• 二、标准及标准化的概念 • GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第
1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标 准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序 ，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重 复使用的条款的活动。 • 标准化包括标准的制定、发布及实施。
•
第二部分 标准主要章节的解读
一、标准的结构内容 《火电建设项目文件收集与档案整理规范》由 二大部分组成：正文与附录。 •共分13章，37节；2个资料性附录。 •目录
•
•第二部分 标准主要章节的解读
二、术语与定义
➢项目文件:指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施 工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的 全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文 件等。 ➢项目档案 :指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 ➢归档：是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案 部门保存的过程。 ➢整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列 、编号和基本编目，使之有序化的过程。 ➢分类 :根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实 体进行有层次的分类。
档 6）关于文件编目与档号编制
•
•三、指导思想和基本原则
• 标准编写的基本原则：具有前瞻性、先进性、可操 作性，能覆盖档案管理的全过程。 • 1）服从国标，满足电力建设的需求。 • 2）突出全过程管理，强调全面性和完整性。 • 3）强调可利用性，去粗取精，摒弃形式主义。 • 4）注重可操作性，简明、简化、实用。 • 5）管理责任明确，界面清晰。 • 6）格式单元化，一事一办。 • 7）归档范围（内容）双向量化。
1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标 准定义：为了在一定范围内获得最佳秩序， 经协商一致制定并由公认机构批准，共同使 用的和重复使用的一种规范性文件。 • 标准宜以科学、技术和经验的综合成果为 基础，以促进最佳的共同利益为目的。
•
•第一部分 概 述
• 二、标准及标准化的概念 • GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第
•
•第二部分 标准主要章节的解读
三、总则与管理职责
•◆ “总则” 是对火电建设项目档案管理提出的总体 要求。 •4.1 从档案法制化管理层面上，提出项目档案管理的 应实行责任制的要求； •4.2 从项目档案工作基本原则上，阐述了档案管理必 须遵守的工作原则，工作内容、工作目的； •4.3 从项目档案的管理基础上，对档案管理机构、人 员、设备实施和信息化管理提出要求。
•
•第一部分 概 述
•三、指导思想和基本原则 • 制定标准的指导思想：标准的制定要切合 实际有操作性，能对项目档案工作具有实际的 指导意义，解决“五归三要”问题。 • 1.五归：“归什么、谁来归、怎么归、归哪 里、及时归 ” • 2.三要：“要有的该有、要能快速查找、要 符合要求”。
•
•第一部分 概 述
•
•12.2 移交审查
•
•12.2 移交审查
•
•三讲 项目档案的审核、移交
•12.3 项目档案交接程序
•自检
•审核
•办理移交 签证
建设单 位
• 验收确认
•
•第二部分 标准主要章节的解读
•七、项目档案专项验收与评价
•
•第三部分 标准实施指南
• 一、标准贯彻实施的要求
1. 标准贯彻实施，领导作用是关键。 2. 标准贯彻实施2 建设单位档案管理职责
•5.2.5 应按归档范围（参照附录A）负责收集、整理本单位各 部门在项目建设活动中形成的文件。应对监理、设计、施工、 调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检 索工具。 •5.2.6 应负责组织项目档案的移交审查，申报及组织档案专项 验收工作。应对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利 用与安全保管负责。 •5.2.7 在城建规划范围内的项目，建设单位应按GB/T 50328 规定将参建单位移交的竣工档案汇总整理后，向城建档案馆移 交。 •5.2.8 建设单位项目文件管理流程，见图1。
•
•第三部分 标准实施指南
• 二、实施需注意问题 ： ➢ 注意概念的区分： 1）文件的原件、正本、有效文件 2）文件收集（归档）份数与档案移交套
数 3）档案的移交与归档 4）归档文件与备查文件 5）案卷目录与案卷移交目录
•
•第三部分 标准实施指南
• 三、实施需掌握的问题： 1）关于项目管理性文件的整理与归档 2）关于设计文件的整理与归档 3）关于施工文件的整理与归档 4）关于监理文件的整理与归档 5）关于设备、物资材料文件的整理与归
•
•第一部分 概 述
•四、标准的特点： •◆ 与时俱进，建立新的分类体系 • 1）分类体系改革的必要性。 • 2）新分类体系的确立和特点。
•
•第一部分 概 述
•四、标准的特点： •◆ 从实际出发，注重可操作性 • 1）归档范围的双向量化。 • 2）两表合并，一表多用。 • 3）统一表格，一事一办。
•
•第一部分 概 述
•四、标准的特点： • ◆ 更新观念，创新管理。
• 1)融入技术元素，体现全员参与的观念。 • 2)充分利用信息化管理平台，体现弱化分类，强化编 目的观念。 • 3)将生产档案纳入分类体系，体现“生产基建一体化 管理”观念。 • 4)强调全过程管理，体现强化验收的观念。 • 5)将特殊载体档案与纸质档案并举，体现企业档案整 体管理的观念。
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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第二部分 标准主要章节的解读
三、总则与管理职责 ◆ 第五章“管理职责”
对建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工、调 试等单位的档案管理职责，以及项目建设的不同管理 模式，如总承包、工程委托管理的档案管理职责也做 出规定。
•
•5.2 建设单位档案管理职责
•5.2.1 应设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实项 目档案管理责任制。应对各参建单位的档案工作进行监管、检 查、指导和协调，并将各职能部门的档案工作纳入统一管理， 实行项目档案与项目建设同步管理。 •5.2.2 应制定本项目的统一管理制度和业务标准，将项目文件 的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的 责任制，实行全过程质量管理。 •5.2.3 档案部门应参加合同审查。应在合同中明确各参建单位 竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。 •5.2.4 应组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况 进行汇总、审核，并应提交设计单位编制竣工图。
•
•第二部分 标准主要章节的解读
•
第二部分 标准主要章节的解读
五、项目文件整理
•1.分类
•6.检索工具
•2.组卷 •3.排列
•5.装订
•4.编目
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第二部分 标准主要章节的解读
六、 项目档案移交
12.1 移交要求 12.2 移交审查 12.3 交接签证
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•12.1 移交要求
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•12.2 移交审查
标准条款运用变通方式。 4. 标准贯彻实施要注意实践经验的总结，结合管理
创新不断的完善。 5. 标准的贯彻实施要有监督机制，应注重实际效果
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•第三部分 标准实施指南
• 二、实施需注意问题 ➢ 对标准用词的理解： • 要求 ：应 • 推荐性 ：宜 • 选择性：可
火电建设项目文件收集 及档案整理规范课件
2021/7/21
•目 录 Content
•1概 述 •2标准主要章节的解读 •3标准实施指南
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第一部分 概 述
一、标准编写的社会背景 • 电力工业的发展 • 标准化工作的发展 • 档案工作发展的必然
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•第一部分 概 述
• 二、标准及标准化的概念 • GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第
1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标 准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序 ，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重 复使用的条款的活动。 • 标准化包括标准的制定、发布及实施。
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•第一部分 概 述
• 二、标准及标准化的概念 • GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第
1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标 准化定义：为了在一定范围内获得最佳秩序 ，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重 复使用的条款的活动。 • 标准化包括标准的制定、发布及实施。
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第二部分 标准主要章节的解读
一、标准的结构内容 《火电建设项目文件收集与档案整理规范》由 二大部分组成：正文与附录。 •共分13章，37节；2个资料性附录。 •目录
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•第二部分 标准主要章节的解读
二、术语与定义
➢项目文件:指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施 工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的 全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文 件等。 ➢项目档案 :指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 ➢归档：是将办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理移交档案 部门保存的过程。 ➢整理：是指按一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列 、编号和基本编目，使之有序化的过程。 ➢分类 :根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实 体进行有层次的分类。
档 6）关于文件编目与档号编制
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•三、指导思想和基本原则
• 标准编写的基本原则：具有前瞻性、先进性、可操 作性，能覆盖档案管理的全过程。 • 1）服从国标，满足电力建设的需求。 • 2）突出全过程管理，强调全面性和完整性。 • 3）强调可利用性，去粗取精，摒弃形式主义。 • 4）注重可操作性，简明、简化、实用。 • 5）管理责任明确，界面清晰。 • 6）格式单元化，一事一办。 • 7）归档范围（内容）双向量化。
1部分:标准化和相关活动的通用词汇》对标 准定义：为了在一定范围内获得最佳秩序， 经协商一致制定并由公认机构批准，共同使 用的和重复使用的一种规范性文件。 • 标准宜以科学、技术和经验的综合成果为 基础，以促进最佳的共同利益为目的。
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•第一部分 概 述
• 二、标准及标准化的概念 • GB/T 20000.1-2002《标准化工作指南 第
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•第二部分 标准主要章节的解读
三、总则与管理职责
•◆ “总则” 是对火电建设项目档案管理提出的总体 要求。 •4.1 从档案法制化管理层面上，提出项目档案管理的 应实行责任制的要求； •4.2 从项目档案工作基本原则上，阐述了档案管理必 须遵守的工作原则，工作内容、工作目的； •4.3 从项目档案的管理基础上，对档案管理机构、人 员、设备实施和信息化管理提出要求。
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•第一部分 概 述
•三、指导思想和基本原则 • 制定标准的指导思想：标准的制定要切合 实际有操作性，能对项目档案工作具有实际的 指导意义，解决“五归三要”问题。 • 1.五归：“归什么、谁来归、怎么归、归哪 里、及时归 ” • 2.三要：“要有的该有、要能快速查找、要 符合要求”。
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•第一部分 概 述
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•12.2 移交审查
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•12.2 移交审查
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•三讲 项目档案的审核、移交
•12.3 项目档案交接程序
•自检
•审核
•办理移交 签证
建设单 位
• 验收确认
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•第二部分 标准主要章节的解读
•七、项目档案专项验收与评价
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•第三部分 标准实施指南
• 一、标准贯彻实施的要求
1. 标准贯彻实施，领导作用是关键。 2. 标准贯彻实施2 建设单位档案管理职责
•5.2.5 应按归档范围（参照附录A）负责收集、整理本单位各 部门在项目建设活动中形成的文件。应对监理、设计、施工、 调试等参建单位移交的竣工档案汇总整理、系统编目、编制检 索工具。 •5.2.6 应负责组织项目档案的移交审查，申报及组织档案专项 验收工作。应对归档的项目档案的完整、准确、系统、有效利 用与安全保管负责。 •5.2.7 在城建规划范围内的项目，建设单位应按GB/T 50328 规定将参建单位移交的竣工档案汇总整理后，向城建档案馆移 交。 •5.2.8 建设单位项目文件管理流程，见图1。
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•第三部分 标准实施指南
• 二、实施需注意问题 ： ➢ 注意概念的区分： 1）文件的原件、正本、有效文件 2）文件收集（归档）份数与档案移交套
数 3）档案的移交与归档 4）归档文件与备查文件 5）案卷目录与案卷移交目录
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•第三部分 标准实施指南
• 三、实施需掌握的问题： 1）关于项目管理性文件的整理与归档 2）关于设计文件的整理与归档 3）关于施工文件的整理与归档 4）关于监理文件的整理与归档 5）关于设备、物资材料文件的整理与归
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•第一部分 概 述
•四、标准的特点： •◆ 与时俱进，建立新的分类体系 • 1）分类体系改革的必要性。 • 2）新分类体系的确立和特点。
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•第一部分 概 述
•四、标准的特点： •◆ 从实际出发，注重可操作性 • 1）归档范围的双向量化。 • 2）两表合并，一表多用。 • 3）统一表格，一事一办。
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•第一部分 概 述
•四、标准的特点： • ◆ 更新观念，创新管理。
• 1)融入技术元素，体现全员参与的观念。 • 2)充分利用信息化管理平台，体现弱化分类，强化编 目的观念。 • 3)将生产档案纳入分类体系，体现“生产基建一体化 管理”观念。 • 4)强调全过程管理，体现强化验收的观念。 • 5)将特殊载体档案与纸质档案并举，体现企业档案整 体管理的观念。
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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•第二部分 标准主要章节的解读
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第二部分 标准主要章节的解读
三、总则与管理职责 ◆ 第五章“管理职责”
对建设单位、勘察、设计单位、监理单位、施工、调 试等单位的档案管理职责，以及项目建设的不同管理 模式，如总承包、工程委托管理的档案管理职责也做 出规定。
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•5.2 建设单位档案管理职责
•5.2.1 应设立档案管理机构，建立项目档案管理体系；落实项 目档案管理责任制。应对各参建单位的档案工作进行监管、检 查、指导和协调，并将各职能部门的档案工作纳入统一管理， 实行项目档案与项目建设同步管理。 •5.2.2 应制定本项目的统一管理制度和业务标准，将项目文件 的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各参建单位和部门的 责任制，实行全过程质量管理。 •5.2.3 档案部门应参加合同审查。应在合同中明确各参建单位 竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。 •5.2.4 应组织监理单位对各参建单位提出的设计更改执行情况 进行汇总、审核，并应提交设计单位编制竣工图。
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•第二部分 标准主要章节的解读
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第二部分 标准主要章节的解读
五、项目文件整理
•1.分类
•6.检索工具
•2.组卷 •3.排列
•5.装订
•4.编目
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第二部分 标准主要章节的解读
六、 项目档案移交
12.1 移交要求 12.2 移交审查 12.3 交接签证
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•12.1 移交要求
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•12.2 移交审查