标准化办公程序的若干管理规定

标准化办公程序的若干管理规定
一、文书处理程序：
目的：为进一步增强和健全企业综合外贸企业档案管理工作，尺度文件的收集、收拾、破卷、归档程序，以坚持跨国企业的档案材
料完整齐全，能更好的保护企业利益，反映企业的历史面貌，记载企
业的业绩，为企业开拓经营供货服务。

参考文件：总公司《档案管理方式》、《经济档案管理办法》（××字[XX]第111号）
附件：《个人档案库房管理制度》
《档案补充修改制度》
《档案借阅装订及档案资料复印轨制》
《档案鉴定与烧毁制度》
《档案的统计制度》
《综合档案归档范围及保管期限》
《工程经济档案参考资料及义务分工》
（一）收文：
1、上级机关下达的文件资料，应由综合办及时候类、签收、
登记、编号。

各部室单独收到和带回收到的文件，应及时送到综合办
统一登记处理，各部一楼和个人不得自拆、自收、自办，综合办及时
督促催收。

2、综合办收到文件后，应依照iso14001及ohsas18001的有
关程序及时办理手续和文件承办单，确保做到平件不隔日，急件立刻办，不得积压。

3、公函由公司领导批办后，按有关收款批示及时转交承办部
门签收办理，并将承办结果整合性及时反馈到综合办，通过系统分析
定量分析办反馈到有关领导。

综合事项办做好督办事项的申报。

4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运行，每份文件在传
阅者手中一般不超过一天。

阅文者应在《文件承办单》上签字，并及
时送还综合办。

5、波及多少个部门合办（合阅）的文件，要按公司领导的批
示见解交由交予主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。

6、严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文件规定
的范围传阅，任何部门和个人不得丧失文件和外传泄密，若丢失文件
发生，应立即逐级上报，严肃处理。

（二）发文：
1、钢结构奏章工程分公司公文文号重要有“××字”、
“××党字” 、“××工字” 、“××团字”。

2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、披发等，上均要有相应人员签字。

3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正
式文件，上均按业务性质归口，由主管部室的筹办主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。

如需其余部室会签的文件，
由主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司目前领导签发。

4、拟稿需按照公司统一请求的格式，使用统一有关规定的发
文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经公司目前领导签发后，由
主管部室送综合办编发公文文号并打印散发。

5、文件、资料、报表的打印，要严厉按有关规定办理，主管
部室负责校正，公文应在最后打印打字员、校订员的姓名。

6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责保留、催办、立卷和归档。

（三）归档：
1、公司设立档案室，设备专职文档管理员，其它各部室设立兼职档案职员（各部室材料员、内业），档案室省局综合办。

2、档案程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、聘用档案员均应按以下步骤归档。

（1）收集：对经核查已齐全的收发文件由档案室辅助立卷部门判断立卷范围，删除不需归档文件。

（2）整理：遵照重要文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系。

档案室帮助各部定义室对应归档文件进行分类，公司全部档案共控股公司分为二十六一类，即：综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建造工程类、设备仪器类、科学技能类、建筑设计类、人事档案类。

（3）档案价值鉴定：对各部室分类后的重要文件，根据档案重要期限规定及其各类文件内容的保管程度进行鉴定，确定其保存价值，分为永（y）、长（c）、短（d）三种归档文件。

（4）排列：部室同一自行处理期限、统一类文件按发文光景次序棒果排列。

归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。

排列顺序为：批复在前，请示在后；转发文在前原件在后；注释在前附件在后；文字材料在前，图纸、照片在后。

专题会议、案件处理辨认等材料辨别集中排列。

（5）装订：文件按“件”装订，永恒、长期保存起来的文件要去掉金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。

（6）编号：归档文件按文件代号，在文件首页上端空白处
加盖归档章，填写年度、室编件号、机构、保存期限等，以固定文件
位置。

（7）编目：归档文件以同一部室中同一保管期限统一类文件
按室编件号顺序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备考表，经部
门经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移交审批手续。

3、归档范畴内则的公文材料（详见附件《综合存档归档规模
归档及保管期限》）应保障其全面性、有序性和保密性，且文件材料
必须准确地加成反应出公文的构成进程和公司在经营管理等各项社会
活动三项中的切实内容和历史过程。

4、由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、保留办理
停止并存在查考保存价值的公文、材料、领导批示（包括各种图、文、影像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥善保管证件及全权负责文件。

5、主要会议诱发的公文，包括录音带、录像带、照片等有
关材料，由综合办代为收集并整理、归档。

6、公司在各经营管理工作中造成的重要文件资料由各职能部
门按其业务范围（责任分工详见附件《工程经济档案内容职责及责任
分工》），档案由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、
核查,并于每年度3月底前将上年度内形成的应归档的文件资料分类立卷，由部门经理审核签字执行官后才向档案室移交，归档备查。

7、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部
印鉴一年。

保管期满后，总务部由财务部编织审计师档案移交清册，
经局部经理审核签字后，归档备查。

8、工程名目档案应与竣工验收实现破卷，组织由技质部负
责组织技术鉴定归档工作。

9、装备仪器档案在军用开箱验收后,由主管部室鉴定,随即
归档。

10、人事档案中退休金鉴定、职称评审、入党入团等材料经
本上级批复后，10～20天内由有关编制人事档案零星材料移交单后，
随时归档。

11、凡可应用古代化办公手段或进行盘算机存档的文件（如：工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等），各部室
应按季度上报综合所办，由综合办统一刻录光盘备份存档。

12、涉及多部室中联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其他保存复印件或其他形式的公文副本。

（四）利用：其余后的档案应编制档案总目录和档案分类目
录等归档检索工具，以备借阅（有关划定详见附件《档案借阅及档案
材料复印制度》）。

（五）统计：详见附件《档案的统计制度》。

（六）保存：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。

（七）销毁：详见附件《档案鉴定与销毁管理体制》。

二、印信管理程序：
1、分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和看管使用，所有用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印件都要通过综
合办。

2、综合办要确保印信工作的官印畸形发展，防止滥用和浮
现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的行政管理。

3、敕书工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的同意
手续及用印登记，方能办理。

4、分公司法人章由分行财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印综合办办理有关用印手续。

5、需使用营业执照原件或复印件的部室，理应应向综合办办理有关审批及登记手续。

营业执照原件借出准则上不得复印，并应及时偿还。

盖章应加盖公司公章并注明“仅限于……使用”字样。

6、介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及基金持有人姓名，介绍信解释与存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。

7、介绍信基金持有人将介绍信丧失应及时报告，波及重要事项，还应告诉前往办事的单位，以防事变。

8、须严格按照纪律不得开假证明跟空白先容信，如确因特殊情形需持空缺介绍信外出境况办事，须经公司主管领导批准。

9、各部室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、洽购专用章等），应由各部室专人保管，部门经理监督，加盖应当印章亦应履行相应审批及登记手续。

10、如工作业务需要加盖总承包印鉴时，需由部门经理填写《用印审批表》，报公司主管领导签字后，方能总承包公司办公室办理有关用印手续。

11、印鉴不准出室，不许借给别人运用，各原件保管部室要及时荡涤保养，以确保盖印明白。

12、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴室均要稳固加锁，不能随意放置。

如因管理不善，造成事变，要视情况查究任务。

三、公函邮寄程序：
1、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用ems（邮政特快专递）邮寄的，由综合评价办统一办理。

2、个别公函（对时间及保险系数恳求不高的），本着降落成本准则减少办公税费的准则，由各部室按平信自行邮寄。

3、公函办理ems邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保障当日递送，不得延宕。

4、公函邮寄只限各部室因工作须要而对外发出的各种信函，因私邮递不予办理。

四、办公设备及用品应用程序：
范围：公司的办公设备是指办公使用的打算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的电子系统。

办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。

目的：为了节省交通费杜绝浪费，确保公司办公设备及办公用品的公平使用。

参考文件：总公司《行政办公设备管理规定》（××字[XX]第125号）
1、办公设备由综合办根据所办必需，经主管高层领导批准后统一购置。

2、办公设备由综合办会同洽购部同一编号、建帐管理，各使用部门并负责各样日常维护跟颐养。

3、办公装备破坏由综合办装甲车辆查明起因，联系维修，并建立相应的维修台帐。

4、办公设备报废需由综合办会同财务部确认，残体由综合办处理。

5、办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。

6、办公用品由综合自办所办同一购买治理。

7、办公用品要依据实际工作需要，于每周日的周二上午按照部门所需，由专人一次性分散办理领用手续。

8、特别需要的办公用品要提前在综合办登记，经一把手批准后统一购置。

9、综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品购置，并将采购物品分类全季。

五、图书购置、借阅程序：
1、图书资料由各部室市场总监编制市场部购书盘算，刊发公司主管领导批准，由各部室自行购置。

2、购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，综合型由综合办在发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。

3、图书资料应由综合办加盖母公司公司公章、编写文献资料图书资料书号及进行图书资料的登记。

4、综合办应按照iso14001及ohsas18001的有关程序，在非线性图书资料上加盖“有效版本”章。

5、借阅人员应爱护图书，因个人起因损坏、损失图书材料的要照价抵偿。

六、信息传递程序：
1、公司高初级、各部室之间的情况交换，信息沟通，在企业经济运行中起着重要意思。

2、对招商局下行的信息（包含fax、e-mail、电话告知、信函等）由综合办统一发送至，并做好记载，报呈公司领导此后下发相关部室承办。

3、各部室要认真对待与上级、同级、商洽下级以及有关单位之间的接洽，接到有关信息后，应即时作好记载，将记录内容及时转到达有关部分和医务人员，并及时处置有关决策程序。

4、各部室间的各别信息沟通可通过全体会议、简报、个别交流等多种情势进行。

5、联营公司树立健全呈阅件制度，各部室可采用呈阅件的形式向公司引导汇报工作，提出倡导。

行政管理综合办应加强呈阅多件的管理，做到件件有落实，事事有回音。