远程视频会议系统管理暂行办法

大连市教育远程视频会议系统管理暂行办法
第一条大连市教育远程视频会议系统的运用是转变工作方式，提高工作效率，节省人力财力的一项重要手段。

为确保远程视频会议系统规范、优质、高效、安全运行，特制定本办法。

第二条各单位要予以高度重视，充分运用视频会议系统召开会议，开展教育教学活动。

全市范围内的会议及教育教学活动要优先考虑运用视频会议系统，各区市县范围内的会议及教育教学活动等，也要逐步在本地区内通过视频会议系统完成。

第三条大连市教育远程视频会议系统由市教育局办公室、市教育信息技术中心分工负责管理，具体职责分工如下：
市教育局办公室负责视频会议的统筹管理及组织协调工作，包括提出视频会议制度化、规范化建设意见；拟订以市教育局名义召开的全市性视频会议方案并组织实施；审核机关各部门、直属单位申报的视频会议方案；协调督促有关部门做好视频会议的技术保障和有关服务工作；协调处理视频会议系统建设和管理中的其它重要事项等。

市教育信息技术中心负责系统技术支持，委托教育网络中心具体负责视频会议系统的技术保障工作，包括视频会议系统网络、中心控制室设备等技术设施的日常管理维护；拟订视频会议操作规范并组织实施；安排专业人员负责会前、会中、会后的相关技术保障；做好视频会议数据存贮、归档；组织技术人员开展必要的专业培训等；负责网络畅通与安全。

各区市县级远程视频会议系统，由各区市县教育局信息技术中心总体负责技术支持，各分会场设备管理、使用、维护由各学校负责。

各区市县教育局要参照本办法，结合实际，制订本地区视频会议系统管理办法。

第四条召开视频会议必须按照会议审批的规定程序报批。

市教育局机关各处室及直属单位召开远程视频会议，需通过大连市教育电子政务平台向市教育局办公室提交视频会议方案；大连教育学院各部门使用视频会议系统时，需将视频会议方案报教育学院办公室，由教育学院办公室与市教育局办公室沟通。

会议方案提交需提前5个工作日。

会议方案应当包括会议名称、时间、出席领导、主会场参会人员、分会场设置及参会人员、发言单位等。

区级视频会议系统的使用，需提前3天报各区市县教育局办公室审核，审核后通过电子政务平台报教育网络中心。

第五条经审批召开的全市性视频会议一律以市教育局办公室名义通过电子政务平台发布会议通知。

会议通知应明确会场设置要求、系统联调测试时间、主会场的技术支持电话和联系人等事项，并及时通过电子政务平台转送市教育信息技术中心和教育网络中心。

第六条市级视频会议主办单位应在视频会议召开的3个工作日之前主动与教育信息技术中心及教育网络中心等单位联系，以便提前做好相关调试及技术保障工作。

视频会议因故推迟或取消，主办单位应及时告知有关单位。

第七条视频会议应当严格按照操作程序和规范要求进行技术操作。

（一）各视频会议系统设备要由专人负责管理、操作，不得挪用。

各项目学校要保证通讯畅通，学校联系电话号码及管理人员手机号码要统一在市、区两级管理部门登记。

各项目校要在远程教室控制室统一安装网络IP电话，保障通讯畅通。

各单位必须将远程教室管理纳入教学常规管理，将管理人员的工作纳入教师工作量，并将管理工作情况列入年度考核内容。

（二）视频会议召开之前，各分会场应按照会议通知要求准时、全程参加会前的联调测试。

对未按时参加联调测试的单位，教育局将给予通报批评。

视频会议召开当天，各会场及中心控制室管理人员须提前1.5小时到达控制室进行网络联通调试。

视频会议开始前30分钟，主会场和各分会场系统应进入就绪状态，保持各项技术配置参数到会议结束。

（三）会议期间，技术操作人员必须坚守岗位。

主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况。

各分会场应随时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和话筒。

参会人员要自觉保持良好秩序，不得随意走动。

不发言的分会场应将话筒置于静音状态。

（四）视频会议系统的控制计算机须专机专用，由管理人员负责管理和维护。

会议期间，除视频会议操作人员之外，无关人员一律不得进入设备操作区。

（五）会议结束后，由主会场统一中断会议视频设备连接。

各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。

（六）分会场设备或网络出现故障，应及时排除，并向主会场报告。

（七）中心控制室及各远程教室必须建立管理使用日志，技术操作人员要做好视频会议系统使用情况的记录，并及时将有关问题报告相关部门（日志格式统一印发）。

（八）视频会议的内容不得涉及国家秘密。

视频会议系统调试和开会期间不得播放与会议无关的内容。

第八条视频会议主办单位要会同有关技术部门认真做好会议电子数据的存贮、归档管理及保密工作，未经批准，不得擅自对外公布有关信息。

第九条各区市县教育行政部门要明确职责，加强管理，切实保证视频会议系统的稳定运行。

市教育局将把各远程会议系统项目学校管理，使用视频会议系统情况列入信息化建设督导评估的一项内容，并不定期进行公示。

第十条本办法自发布之日起实施。