出差报销制度及流程

出差报销制度及流程
在企业实际运作中，出差是很普遍的，为了规范管理，减轻员工在出差过程中的经济压力，企业需要建立出差报销制度，并严格执行。

本文将针对出差报销制度及流程进行详细阐述，以期提供有关企业建立出差报销制度的参考。

一、出差报销制度的意义
建立出差报销制度，其一是为了保障员工在出差时的合法权益，同时也是为了规范企业管理，实现财务监管的必要手段。

出差报销制度的建立，不仅可以让员工明确自己在出差的各种开支费用的报销标准，也可以让企业明确日常管理中的预算支出和经费的运用。

出差报销制度可以维护员工的正当利益，也可以有效控制企业各种费用。

二、出差报销制度的执行流程
2.1 出差前
在员工出差前，企业需要明确员工在出差过程中的各种开支费用报销的审核标准，同时需要告知员工需要做好哪些准备工作。

费用报销标准
●机票费用
机票费用是企业安排员工出差时的必要开支。

通常，都会有出差预算限制，凡是超过出差预算限制的机票费用，需要由企业额外承担。

●住宿费用
由于院外出差的时间较长，需要在当地寻找住宿场所。

根据公司规定，员工住宿的公寓、酒店等标准不得超过日租金标准。

●餐费
出差过程中每天的餐费报销不得高于日报标准。

●交通费
员工在出差过程中如果需要借助地铁、出租车、私家车等交通工具，交通费的报销不能超过企业规定的车费标准。

准备工作
出差前，员工应该拟好出差计划及出差计划预算，向上级负责人提交申请，并等待报销的安排。

同时，员工还应该收集好因此出差所产生的各类支出凭证。

2.2 出差期间
在员工出差期间，企业需要对员工的开销进行实时掌握和管理。

日常记录
在出差过程中，员工需要详细记录出差所产生的项目和开支，包括金额数目、乘车路线及车票、消费凭证和订单等。

2.3 出差后
员工在出差后应该将出差产生的所有费用，通过结算单据进行汇总整理，以备企业以后核算。

企业在收到所有费用的结算单据后，需要进行审核，并在合规的情况下及时给予员工报销。

结算单据
出差后，员工需要多收集并妥善保管出差期间所产生的各类费用凭证，包括机票、车票、酒店、餐饮、报刊杂志、邮寄快递、会议工资等。

同时，员工需要将所有结算单据进行整理、汇总及时向企业提交申请，并由企业对其进行审核。

三、出差报销制度的建议
3.1 规范制度，注重流程
出差报销制度需要规范制定，员工在出差前，公司应该告知员工出差的必要条件、器材、开支约束、费用预算等。

员工在出差中，公司应该设置监管人员，增强管理的前置性。

出差后，要求员工需全力协助审计部门对费用报销的真实性进行审计。

3.2 成本控制，注重效益
各级领导在签出差表后，应该设定相关成本预算，以此达到合理利用资源控制成本的目的。

并对出差进行后期评估，统计出差产生的效益，并建立评价体系，以评估人员的工作成效。

3.3 互动沟通，注重员工反馈
企业在制度立项中，要善于与员工沟通互动，分享制度信息，提出话题和问题并处理建议，不断优化完善制度，并在员工考核中，将员工的使用情况作为重要因素之一，以激励员工认真遵守制度。

结论
建立出差报销制度可以帮助企业规范管理，加强内部监管，增强财务预算分析能力，同时可以保障员工在出差时的合法权益，提高员工工作积极性和抗压能力。

因此，在企业的日常管理中，出差报销制度应该得到足够的重视和规范执行。