分析事业单位档案管理中的电子档案管理

分析事业单位档案管理中的电子档案管
理
摘要：在事业单位中，档案管理方面的工作涉及到的业务范围是比较广泛的，其中包括这搜集、归档整理、调阅等等多方面的工作，并且档案信息中的资料内
容也是十分复杂和重要的，这就需要从事档案管理的工作人员有很强的保密能力
和综合素质。

信息化数字化的技术使得档案管理的管理水平迈上了一个新的台阶，电子档案管理让档案管理工作更加地便捷和专业，但是目前来看仍旧存在着很多
问题，相关事业单位应当根据自身的不同情况来进行适当的优化调整。

关键词：事业单位;档案管理;电子档案管理;分析
引言
在我国电子档案管理过程中，运用大数据技术有利于促进档案信息的有效收集、整理与存储，改善原有的档案管理作业方式，提升档案管理效率。

电子档案
管理方式在对档案的后期维护、信息搜索层面也具有显著的应用优势。

基于大数
据技术在电子档案管理中的意义与价值，应当不断探索大数据技术在电子档案管
理中的应用策略，创新大数据技术的应用措施，以此不断促进电子档案的优化管理。

1电子档案管理的重要性
大部分的企事业单位都需要应用档案作为信息数据的依据，而电子档案的管
理工作必然应用到大数据技术。

电子档案的管理工作，其保障重要数据具有相应
的法律效率，可以避免数据损坏或丢失，可以保证电子档案的安全性，使企事业
单位可以稳定运行。

电子档案管理工作的保存是为了将重要的电子档案信息和数
据长时间应用，因为重要数据和信息的保存可以为各个行业的发展状态与发展方
向提供依据。

因此，电子信息档案管理工作高效、科学、合理，能够促进社会各
个行业的发展。

当前大部分信息均是通过电子档案进行存档管理，而这些信息均
是公民的隐私，一旦档案外泄，将会造成严重后果，甚至会被不法分子利用，实
施违法犯罪行动，不利于社会的稳定发展。

因此，无论是企业单位还是事业单位，无论档案数据内容是哪一方面，均需要对电子档案管理工作给予足够的重视。

2事业单位档案管理中的电子档案管理
2.1充分发挥制度机制在电子档案保管和利用中的作用
企业在电子档案管理过程中既要注重电子档案安全管理，也要注重电子档案
的高效利用。

要通过制度机制落实推进电子档案信息资源深度整合，构建和完善
电子档案数据库，并以此作为电子档案信息利用和整合的重要载体，实现电子档
案管理系统与业务系统的有效对接，进而按照相应的制度规范和开发要求，对电
子档案深入开发，实现电子档案的信息价值。

此外，还要参照国家的相关标准，
对其电子档案元数据进行定义，确立元数据管理的基本原则、依据和方法，进一
步提升元数据管理的规范性。

2.2建立基于专家系统的档案工作专家团
专家是在各领域内有着丰富经验和知识的专业人才。

建立档案工作专家团，
就是借助其多领域、高水平的智力支持，为迎接数字档案管理挑战，提供强有力
智力支撑。

专家团可以承担电子档案管理的顶层设计、统筹咨询工作，讨论决定
电子档案管理整体规划，指导、解决电子档案管理中出现的重大问题。

专家团的
组成，应广泛引入多领域专家，尤其信息技术专家、机构各业务部门专业主管、
社科研究专家等。

专家团谙熟档案学及相关学科理论前沿和发展动态、信息技术
使用和发展方向，了解各业务部门电子文件产生流程，掌握社会各界对电子档案
信息需求情况，为电子档案管理工作提供科学的标准、规划和设计，在电子档案
管理过程中避免走弯路、歧路，避免出现政策、策略和技术上的重大失误。

专家
系统的运行应常规化、日常化，并建立反馈机制。

对任何复杂巨系统的了解，人
们都存在一个逐渐认知的过程。

因此，专家系统的运行应常规化、日常化。

在制
定规划、计划、技术标准时，要咨询专家意见;在项目立项、总结验收时，要听
取专家意见。

应当按照系统运行的规范模式，建立专家意见反馈机制，尽最大可
能在电子档案管理体系建设中实现决策科学化、精准化。

2.3提升从事电子档案管理工作人员的综合素质
在事业单位中，档案管理工作的本质是一项服务工作，所以这就要求从事档
案管理的相关工作人员要有着极高的综合素质，并且在当今这种高度信息化和数
字化的电子档案管理中还对工作人员的计算机操作水平和沟通能力有了新的要求。

所以相关的管理人员不断要在日常工作中提升从事电子档案管理工作人员的专业
技能水平，及时地对其进行相关技术的培训，使得工作人员的技术水平随着科技
的创新和进步，紧跟时代的发展。

在实际的工作中，管理人员要紧跟时代去学习
相应的技术，不论在任何领域的事业单位当中，档案管理工作都是一项专业性特
别强而且涵盖范围比较广的工作，不仅需要从事该项工作的工作人员有一定的专
业水平，还要有极高的道德品质，这两点要求在当前新型的电子档案管理工作中
显得尤为重要，因为在电子档案管理工作中的专业水平要求更为严格，不仅需要
工作人员掌握相关的计算机操作，对于网络信息方面也要有一定的了解，并且在
实际的工作中要有极强的责任心和探索欲。

从这个角度来看，相关事业单位如果
想更好的发展电子档案管理工作，就要对从事电子档案管理工作的工作人员进行
不断的培训，紧跟时代的发展，并且对工作人员的专业技能进行培训，使其明白
自身工作的重要性，明白档案管理工作对于整个社会的重要性。

在实际的管理工
作中，管理人员可以以奖罚制度来督促从事电子档案管理的工作人员进行自主的
专业技能上的学习，从而调动工作人员的上进心和对于档案管理工作的积极性，
使得他们的专业能力不断的紧跟时代，不断地提高，从而达到发展事业单位电子
档案管理工作的目的。

2.4加大资金投入力度，构建档案数字化新常态
电子档案管理工作实现信息化发展是当前开展档案管理工作的一项重要任务，同时还是档案事业未来发展的必经之路。

与纸质档案相比，电子档案的优势更加
明显。

随着计算机技术、现代通信技术的发展，在电子档案的各项流程中广泛应
用现代化信息技术，档案管理工作数字化已成为一种不可避免的趋势。

档案管理
工作数字化不仅有助于改善档案管理，而且可以提供高效、高质量和适当的档案
服务。

因此，单位需要充分认识电子档案管理体系的必要性，完善档案管理工作
的体系，将档案纳入电子化管理和计算机化的总体规划。

在此基础上，将提供人
力、财力和物力的关键支持并付诸实施。

严格按照《录音录像档案数字化规范》《纸质档案数字化规范》等相关规范进行各种种类档案数字化工作，提高档案管
理数字化水平，为档案的使用和创造价值奠定良好的基础。

结语
综上所述，电子档案管理这种高度信息化和数字化的管理方式使得整个档案
管理工作更加高效、便捷，这种新型的管理模式一定是未来档案管理工作的主流。

所以从这个角度来看，在电子档案的管理工作中，工作人员要不断地提升自身的
综合素质和专业水平，管理人员要完善相应的管理制度，着重加强事业单位中的
信息安全程度，从而保障电子档案管理工作的安全性，合理地运用电子档案管理
可以使档案管理工作长足的发展。

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