南水北调续建配套工程档案管理办法

南水北调续建配套工程档案管理办法
档案治理暂行方法
第一章总则
第一条为加强山东省南水北调续建配套工程(以下简称“配套工程”)档案治理工作，明确档案治理职责，规范档案治理行为，充分发挥工程档案在南水北调工程建设与治理中的作用，依照《中华人民共和国档案法》、《水利工程建设项目档案治理规定》、《南水北调东中线第一期工程档案治理规定》、《南水北调东中线第一期工程档案分类编号及保管期限对比表》、《山东省南水北调工程项目档案治理方法》等有关规定，结合山东省南水北调续建配套工程建设治理实际，制定本方法。

第二条工程档案是指工程在前期、实施、竣工验收等各建设时期过程中形成的，具有储存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录。

第三条工程档案是工程建设治理工作的重要组成部分，有关单位必须将其纳入项目治理工作的全过程，实行统一领导、分级治理。

配套工程沿线市、县（市、区）项目法人（以下简称项目法人）是配套工程建设治理工作主体，责任主体。

要切实加强对档案工作的领导，把档案工作纳入工程建设与治理中，明确相关部门、人员的岗位责任制，健全制度，统筹安排档案工作经费，确保工程档案工作的正常开展。

第四条本方法适用山东省南水北调续建配套工程。

第二章档案机构及其职责
第五条项目法人对工程档案治理负总责，要统一治理有关工程建设的全部档案资料，确保档案的完整准确、安全保管和有效利用。

其档案治理部门的要紧职责为：
（一）贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度并组织实施，积极推行档案工作科学化，标准化、规范化。

（二）指导所属机构档案工作及本单位文书部门、业务部门文件材料的形成、积存、整理、立卷和归档工作。

（三）督促、检查、指导各项工程建设档案资料的整理、立卷工作，会同工程技术人员对文件材料的归档情形进行定期检查，并审核验收应归档案卷。

（四）建立工程档案数据库，编制检索工具，做好档案的接收、移交、保管、统计、鉴定、利用等工作，为工程建设治理提供服务。

第六条建立健全档案治理机构，确定分管档案工作的负责人，设立档案室，落实档案专（兼）职人员。

其要紧职责为：
（一）负责组织所承担工程建设档案资料的整理、立卷工作，
档案资料整理质量及归档情形进行定期检查，并审核验收应归档案卷。

（二）负责按国家有关法律、法规和本方法的规定，督促、检查、
指导工程参建单位的档案治理工作。

(三)以供水单元工程为单位，完成档案工作的整编并组织进行档案自验工作，配合山东省南水北调工程建设治理局（以下简称“省南水北调局）或其托付单位、市南水北调办事机构或其托付单位进行档案专项验收。

第七条工程各参建单位对工程档案工作承担直截了当责任。

工程项目负责人要分管档案工作，落实专（兼）职档案人员，负责所承担的项目建设全过程的全部档案资料治理工作。

（一）监理单位（含监造单位）应履行以下职责：
1.对工程建设中形成的监理文件材料进行收集、整理、立卷和归档；
2.督促、检查、指导项目施工单位档案资料的整理工作，及时签署审核与鉴定意见；
3.审查、汇总有关监理、施工档案资料。

（二）施工单位负责所承担工程文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。

要加强归档前档案资料的治理工作，严格登记，妥善保管，定期检查档案资料的整理情形，具备条件后，及时提交监理单位审核鉴定。

（三）勘测设计单位应依照配套工程归档要求移交全部档案。

负责对应归档的前期文件，勘测设计文件材料进行收集、整理和立卷，合格后直截了当移交项目法人。

见（附件5）。

第八条参建单位应建立健全工程档案治理规章制度，并填报《山东省南水北调续建配套工程档案资料治理情形登记表》按规定报
送项目法人。

见（附件1）。

第三章档案治理
第九条工程档案治理实行文件形成单位立卷制度。

参建单位在工程建设治理中所形成的全部档案资料，均应按本方法收集、整理、立卷和归档，移交项目法人档案治理部门集中治理；任何单位或个人不得据为己有或拒绝归档。

第十条工程档案工作应贯穿于工程建设程序的各个时期。

即从工程建设项目论证时，要同步开始进行文件材料的收集、积存和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等有关合同、协议时，同时明确提出对工程档案（包括竣工图）的质量、份数、审核和移交工作的要求和违约责任；检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程档案的质量与治理情形；进行工程中间验收（包括单位工程与项目合同验收及竣工验收），第一验收应归档文件材料的内容与质量，并及时将工程各时期验收材料整理归档。

第十一条实行档案验收等级评定制度。

档案验收等级作为工程质量等级评定的重要依据，档案质量达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，不得进行工程验收。

评定标准见（附件2）。

第十二条建立工程档案质量保证金制度。

工程档案的整理质量，是衡量工程参建单位工作质量的重要内容。

对未移交最终验收合格档案资料的单位，不得返还其工程质量保证金。

关于归档质量优良、档案的综合治理及单项治理成绩突出的单位或个人，项目法人（现场建管机构）可给予精神或物质奖励。

第十三条施工单位档案人员要参加设备开箱工作，专门要做好引进技术、设备资料和图纸的收集、登记、整理与归档工作，确保有关文件材料的齐全、完整。

第十四条为了加强档案利用与治理。

档案治理部门要完善提供利用手段与措施，编制各种检索工具。

凡属密级档案（含隐秘、隐秘、绝密），必须按国家保密法规治理，做好保密工作。

对已超过保管期限的工程档案，应按《水利部科学技术档案治理暂行规定》进行鉴定、销毁。

第十五条项目法人应配置与工作任务相适应的符合规范要求的专用库房及装具，并配备适应档案现代化治理的技术设备。

第四章工程档案归档、整理、移交
第十六条工程档案必须完整、准确、系统，分类清晰、组卷合理。

所有归档材料要做到数据真实一致，字迹清晰、图面整洁，签字手续完备；案卷线装（去掉金属物），结实美观；图片、照片等要附以有关情形说明；卷皮、卷内名目、卷内文件、备考表共组合装订为一卷，卷皮题名等内容、卷内名目、备考、档盒脊背内容一律用微机统一格式发排；文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。

案卷应符合《科学技术档案案卷构成的一样要求》（GB/T 11822-2008）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）的要求。

工程文件材料的归档范畴与保管期限执行《南水北调东中线第一
期工程档案分类编号及保管期限对比表》（国调办综[2009]13号）。

归档图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3-2009）要求统一折叠。

案卷质量的具体要求见（附件3）。

第十七条竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。

项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。

施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。

竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”见（附件6）。

有关单位和责任人应严格履行签字手续。

每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及名目。

施工单位应按以下要求编制竣工图：
竣工图的编制形式和深度可按以下情形区别对待：
（一）凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图
须在施工图上加盖并签署竣工图章；
（二）凡在施工中，虽有一样性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改部分与修改依据和施工说明后，加盖并签署竣工图章。

（三）凡结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大变更超过35%的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）重新绘图应按原图编号, 并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工时期”和绘制竣工图的时刻、单位、责任人。

监理单位应在图表上方加盖并签署“监理审核章”。

见（附件6）。

第十八条反映建设项目过程的图片、照片（包括底片或电子文
件）、胶片、录音、录象、等声像材料，是工程档案的重要内容，应按其种类分别整理、立卷，并对每个画面附以比较详细的语言或文字说明。

对隐藏工程、工程关键部位的施工，专门对重大事件、事故，必须有完整的文字和声像材料。

有关单位专门是监理、施工单位从施工初期就应指定专人负责，认真做好记录并随时加以整理、注释，随工程档案一并移交。

第十九条归档套（份）数、
（一）全部档案材料提交份数应满足项目法人、运行治理单位及其他需求单位各一套的要求。

其中正本（原件）一套，副本若干套；照片一套，照片光盘若干套。

（二）上交省南水北调局档案材料要紧内容包括：1、工程建设前期文件：供水单元初步设计报告及审批建议文件、企业法人托付授权文件、各专项报告及审批文件等；2、完工验收文件：工程验收报验申请及批复文件、单位工程及合同标段以上完工鉴定书；各项完工验收报告；工程审计文件材料；工程决算报告；环境爱护、水土保持、文物、消防、人防、档案等专项验收意见。

见（附件5）。

图纸内容包括：1、供水单元工程总平面图；2、综合管线竣工图。

电子文件及声像文件内容包括：
1、档案总名目、卷内总名目及光盘；2单位工程、合同项目报告类光盘，供水单元完工验收报告类光盘；3、工程建设重要过程、重大事件、事故，声像档案；4、记载完工验收会议要紧情形光盘；5、照片档案、照片光盘；6、其他有储存价值电子档案等。

共提交3套。

原件一套，副本两套。

（三）电子文件等应与纸质文件同时归档，并符合《电子文件归档与治理规范》（GB\T18894-2002）。

第二十条工程档案的归档与移交必须编制档案名目。

档案名目应为案卷级，并须填写工程档案交接单。

见（附件7、附件9）。

交接双方应认真核对名目与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。

第二十一条工程档案的归档时刻，可由项目法人依照实际情形确定。

可分时期在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。

整个项目的归档工作和项目法人向省南水北调局的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。

第五章工程档案验收
第二十二条工程档案专项验收是工程完工验收的重要组成部分，一样应在工程完工验收3个月之前完成。

未经工程档案专项验收或专项验收不合格的项目，不得申请进行工程完工验收。

第二十三条配套工程档案专项验收，由省南水北调局或市南水北调办事机构负责。

其中单位工程、合同项目及重要时期的档案检查验收由项目法人负责，并要做出相应的鉴定评语。

第二十四条工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情形进行自检和评定，确认工程档案的内容与质量已达要求后，向省南水北调局或市南水北
调办事机构报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。

见（附件11）。

档案自检报告应包括:工程概况，工程档案治理情形，文件材料的收集、整理、归档与保管情形，竣工图的编制与整编质量，档案资料总数。

工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评判等内容。

第二十五条省南水北调局或市南水北调办事机构在收到申请后，可托付有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。

必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。

验收一样采纳召开验收会的形式进行，验收组全体成员参加会议。

工程项目法人、现场建管机构及工程参建单位代表、各工程档案治理人员列席会议。

第二十六条档案专项验收工作的步骤、方法与内容如下：
（一）听取项目法人有关工程建设情形和档案收集、整理、归档、移交、治理与保管情形的自检报告；
（二）听取监理单位对项目档案整理情形的审核报告；
（三）对验收前已进行档案检查评定的工程，还应听取被托付单位的检查评定意见；
（四）查看现场（了解工程建设实际情形）；
（五）依照工程建设规模，抽查各单位档案整理情形。

抽查比例一样不得少于项目法人应储存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在100卷以上；
（六）验收组成员进行综合评议；
（七）形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反
馈；
（八）验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。

第二十七条档案专项验收意见应包括以下内容：
（一）工程概况。

（二）工程档案治理情形：
1、工程档案工作治理体制与治理状况
2、文件材料的收集、整理、立卷质量与数量
3、竣工图的编制质量与整编情形
4、工程档案的完整、准确、系统性评判
（三）存在问题及整改要求。

（四）验收结论。

（五）验收组成员签字表。

第二十八条工程档案专项验收结果分为合格和不合格。

工程档案专项验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。

工程档案验收合格的项目，由工程档案专项验收组出具工程档案验收意见；工程档案专项验收不合格的项目，工程档案专项验收组提出整改意见，要求对存在的问题进行限期整改，并进行复查，直至合格，方可进行供水单元工程完工验收。

第六章附则
第二十九条本方法由山东省南水北调工程建设治理局负责说明。

第三十条本方法自印发之日起执行。

附件:
1.山东省南水北调续建配套工程档案资料治理情形登记表
2.山东省南水北调续建配套工程档案验收标准
3.山东省南水北调续建配套工程档案立卷及整编要求
4.山东省南水北调续建配套工程档案分类编号对比表使用说明
5.山东省南水北调续建配套工程档案类别及保管期限对比表
6.竣工图章式样
7.案卷名目式样
8.档案盒、卷内名目、卷内备考式样及规格
9.工程档案交接单式样、工程档案移交凭证式样
10.全引名目、总名目、脊背样例
11.山东省南水北调续建配套工程档案验收申请表
附件1：
山东省南水北调续建配套工程档案资料治理情形登记表
11月30日前按期上报。

2、监理、施工单位：签定承包合同后1个月内上报项目法人的档案治理部
门（可不填报库房、设备、现有档案情形）。

附件2：山东省南水北调续建配套工程档案验收标准
本验收方法由现场项目法人在单位工程、合同项目完工验收前进行自验并存档。

附件3：
山东省南水北调续建配套工程档案立卷及整编要求
一、组织案卷
（一）组卷原则
案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

组成案卷要遵循文件的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，相关的文件材料应尽量放在一起，便于档案的保管和利用。

做到组卷规范、合理，符合国家或行业标准要求。

（二）组卷要求
1、案卷内文件材料内容必须准确反映工程建设与治理活动的真实内容。

2、案卷内文件材料要齐全、完整。

3、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。

禁用热敏纸及铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）。

4、归档名目与归档文件关系清晰，各级类目设置清晰，能反映工程特点和工程实况。

（三）组卷方法
依照《山东省南水北调工程项目档案类别及保管期限对比表》（见附件5）划分文件材料的类别，按文件种类组卷。

并应注意单位工程的成套性，分部工程的独立性；在分部工程的基础上，做好单位工程的立卷归档工作。

同一类型的文件材料以分部或单位工程组卷，如工程质量评
定资料以分部工程组卷，竣工图以单位工程或不同专业组卷；治理性文件材料以标段或项目组卷。

二、案卷和案卷内科技文件材料的排列
卷内文件要排列有序，工程文件材料及各类专门档案材料的卷内排列次序，可先按不同时期分别组成案卷，再按时刻顺序排列案卷。

（一）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收、调度运行等排列。

（二）科研类案卷按课题预备立项时期、研究实验时期、总结鉴定时期、成果申报奖励和推广应用等时期排列。

（三）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备爱护等排列。

（四）案卷内治理性文件材料按问题、时刻或重要程度排列。

并以件为单位编号及编目，一样正文与附件为一件，并正文在前，附件在后；正本与定稿为一件，并正本在前，定稿在后，依据性材料（如内部请示、领导批示及相关的文件材料）放在定稿之后；批复与请示为一件，并批复在前，请示在后；转发文与被转发文为一件，并转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；原件与复制件为一件，并原件在前，复制件在后；会议文件按分类以时刻顺序排序。

（五）文字材料在前，图样在后。

（六）竣工图按专业、图号排列。

三、案卷的编制
（一）案卷封面的编制
案卷内的文件材料差不多情形，是通过案卷封面的编制揭示出来的，同时，封面又起着爱护卷内文件材料的作用。

案卷封面可采纳案卷外封面（卷盒）和案卷内封面（软卷皮）两种形式。

内封面排列在卷内名目之前。

案卷封面内容项目有:
1、案卷题名：案卷题名应简明、准确地揭示卷内科技文献材料的内容。

要紧内容包括项目名称（工程、课题、设备等）；文件材料的内容特点（时期、专业、工序等）；文件名称（质量评定、监理工作报告、施工图、竣工验收鉴定书等）。

2、立卷单位：填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。

3、起止日期：填写案卷内科技文件材料的起止日期。

4、保管期限：依据有关规定填写划定的保管期限（见附件5）。

5、密级：依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级（暂不填写）。

6、档号: 档案的编号填写档案的分类号和案卷顺序号。

7、档案馆号：填写国家档案行政治理部门给予本馆的代号。

（暂不填写）
（二）卷盒脊背的编制
卷盒脊背与封面卷皮的案卷题名、档号、保管期限应一致（见附件10）。

（三）卷内科技文件材料页号的编写
1、案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，逐页编号，不得遗漏或重号。

2、单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。

3、印刷成册的文件材料分件成卷可不装卷皮，逐件加盖档号章。

原名目可代替卷内名目，不必重新编写页号，卷内名目只填写文件题名及起止页号，放置文件前即可；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后（不用装订卷皮内），将其作为一份文件填写卷内名目，不必重新编写页号，但需要在卷内备考表中说明并注明总页数。

4、卷内名目、卷内备考表不编写页号。

（四）卷内名目的编制
卷内名目是登录卷内文件题名及其他特点并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前（卷内名目右上角填写档号）。

内容用5号宋体。

（图示见附件8）。

序号：卷内文件材料件数的顺序用阿拉伯数字从“1”起依次标注。

文件编号：填写文件材料的文号、图样的图号、设备代号等。

责任者：填写文件材料的形成部门或要紧责任者。

文件材料题名：填写文件材料标题的全称，不要随意更换或简化；没有标题的应拟写标题外加“[]”号；会议记录应填写要紧议题。

日期：填写文件材料的形成日期。

“年、月、日”，可写为20100508。

页号：填写每份文件材料首页上标注的页号，末尾一份文件则标注起止页号。

（五）卷内备考表的编制
1、卷内备考表是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

内容用5号宋体。

（图示见附件8）。

2、卷内备考表要注明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；应有责任立卷人和案卷质量审核人签名；应填写完成立卷和审核的日期。

3、互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。

档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

四、案卷的装订
（一）案卷的装订要求文件材料线装（采纳三孔一线方法装订），去掉金属物；破旧的文件材料要先修复。

不易修复的应复制，与原件一并立卷；剔除空白纸和重份材料。

（二）案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，幅面一样采纳国际标准A4型（297mm×210mm）。

（三）文字材料可采纳整卷装订与单份文件装订两种形式。

同一项目要统一。

本工程要求整卷装订，外包牛皮纸软卷皮，卷内名目和卷内备考分别装订在软卷皮内首和尾。

一样一盒内一卷，厚度一样不超过4公分。

（一卷文件材料较少者，也能够用薄盒装放）。

专门情形也能够一盒多卷，但必须显示每卷档号及各卷主题内容，以便于检索、统计和利用。

若卷目归档内容较多者可依照情形分至多卷（册）。

例如单元工程质。