Lotus信息系统建设策略-办公系统模块功能

Lotus企业信息系统的建设策略
知识经济的本质特点之一是网络化经济。

面向激烈的市场竞争，企业采用以网络为中心的信息技术，提供“通讯（Communication）、协作（collaboration）、协调（Coordination）”的手段，开发面向企业日常关键业务流程的应用，满足企业内部知识管理的需要，实现企业与客户、合作伙伴之间的电子商务，成为企业信息技术发展的热点和必然趋势。

然而，企业信息系统建设的目标并非可以一蹴(cu)而就。

那些成功企业的经验告诉我们，企业的信息系统建设是不断改进和提高的过程，而这个过程必须依赖坚实可信的的信息技术基础。

该基础不仅可以满足企业目前的迫切需要，而且具备足够的适应能力和强壮性，可以快速地延伸和集成，满足企业未来的需要。

上述企业信息系统建设的指导思想可以简单概括为“简单起步，迅速发展（start simple and grow fast）”。

例如，企业部署和实施电子邮件系统后，很快就会发现实施以协同工作、工作流自动化为特点的群件应用的必要性，而随着群件应用的进一步深入运用，必然要求与企业的数据系统如大型关系数据库或管理信息系统、ERP系统等发生联系。

又如，企业建立了对外发布信息的Web站点，很快就会发现建立更强大的、能够支持企业与客户／合作伙伴的直接联系的需要，最终必然导致电子贸易的需要，此时企业外部的用户在安全性控制之下，直接访问和利用企业内部的信息资源和各种业务应用，从而使企业Intranet系统与Internet相融合，构成Extranet。

实践证明，在一个统一的应用开发与实施部署的平台上模块化地集成各种业务应用的途径是实现企业信息系统目标的最佳选择。

相比之下，如果采用互相分离的、互相冗余的基础架构，各个应用系统的集成难度与费用将大大增加。

Lotus Domino/Notes满足企业信息系统建设目标、指导思想与建设策略。

Lotus Domino/Notes提供单一基础架构的、可伸缩的、模块化的、集成式的软件平台，可以快速高效地开发和实施部署满足业务需要的、增值的应用系统。

相比之下，Microsoft 并不提供可以相提并论的基础架构级解决方案。

IIS作为Web服务器，缺少电子邮件与日程日历功能，必须和Exchange相集成。

Exchange主要定位是邮件系统，对工作流的支持是附加的，在产品架构设计中并不考虑。

用户即使要实现简单的工作流自动化应用也要做大量的应用开发，并且使用复杂的附加产品或技术。

无论是工作流应用还是Web应用所要求的企业数据集成只能通过ODBC的方法，而且只能连接关系数据库。

对于高价值的群件应用、电子贸易应用，还要求集成BackOffice中的其他产品或第三方产品，如Site Server、北方电讯的Entrust（用作安全性管理）等才能提供最基本的功能。

这样的产品策略，将集成的工作和成本推向用户，由用户承担开发与集成的代价和风险。

下图显示了典型的企业信息系统建设步骤。

企业遵循由简单应用到复杂系统集成的发展方向，逐步提供更高价值的信息服务。

企业往往先建立
通讯基础设施，沟通企业内部以及与外部的电子邮件联系，其中集成式的日程日历功能也是必要的功能。

第二步，企业建立信息服务体系，不仅服务内部用户，同时也服务企业外部的客户和合作伙伴，其内容是动态更新的。

此外，企业还建立论坛或新闻组讨论库，供内部用户以及企业外部用户交流信息、激发创意、服务客户、反馈意见等。

第三步，企业建立业务集成系统，如工作流自动化应用（国内企业机关单位常用的综合办公自动化系统是典型的工作流自动化应用）与管理信息系统等。

这些业务集成系统通过Web技术可以对企业外部开放，而且工作流自动化的过程也包括了企业外部的用户。

业务集成系统需要用户的紧密参与合作，需要与企业各种数据源集成，安全性控制也是首要考虑的因素。

由于业务集成系统与用户日常工作密切相关，所以是高价值的应用。

企业信息系统的下一步建设目标就是电子贸易（Commerce，区别于意义更广泛的电子商务eBusiness），在这一阶段，企业通过Internet实现与客户、合作伙伴更为密切的合作，典型的应用包括网上交易、在线服务等。

Lotus Domino/Notes比起竞争产品的最大的优势之一就是提供单一的、集成的平台或基础设施，不必引入新的平台或基础设施就可以实现上述建设步骤。

客户可以从其中的任何一步入手，同时发展或者向下向上发展。

Domino具有完整、丰富的功能，包括电子邮件、动态Web发布、支持工作流以及企业数据集成、安全性控制等等，这些功能保证了快速应用开发与实施部署，从而提高了企业投资信息技术的回报率、降低了总体拥有成本。

Microsoft无法在企业信息系统建设循序渐进的过程中向上或向下发展，所以它无法提供准确详细的企业信息系统发展策略，而是使用含糊的概念或描述。

为了吸引用户的视线以及与Lotus的竞争，Microsoft声称Exchange可以作为通讯基础设施，而其他业务应用可以建立在Exchange 之上。

实际上，由于Exchange的功能根本无法满足企业业务应用的需求，Microsoft同时要求用户集成其它平台产品或技术（可能是第三方的），或
者要求用户自己开发所需要的功能。

这样的解决方案由于所使用技术或所使用平台软件部件之间缺乏集成性，使得用户最终只能降低需求，或者花费更大的集成代价。

从任何角度衡量，Microsoft解决方案比较Lotus的解决方案都成本更高、耗费时间更长、更复杂。

独立调查机构Business Research Group（BRG）的关于Intranet的调查结果也证明了这一点。

BRG调查了超过100家主要公司的Intranet解决方案（包括文档发布、电子邮件、数据库访问、讨论库、工作流以及事务处理等功能），使用Lotus的解决方案总成本低于Microsoft或Netscape方案40%；在最初构造Intranet时Lotus方案的初始成本低于其他方案58%。

办公系统
模块列表
一、办公管理
1 公文管理
由电子行文方式代替手工行文方式，实现公文处理的自动化，实现公文处理单自动打印，实现公文电子存储，提高公文的可利用性。

2 收发文登记
对收文和发文进行登记和维护，并提供查询，能够进行归档操作。

3 签报管理
实现内部签报电子化，使系统内部签报的起草、处理、存档均可通过内部签报流程实现，减少公文处理过程所需时间，加快公文流转速度。

4 会议管理
会议资源统一管理、网络预定；会议通知自动化；《会议纪要》管理电子化通过会议管理系统，可实现会议管理自动化。

5 小型会议管理
实现安排会议、发出会议通知、查询会议状况、生成会议纪要。

6 档案管理
档案管理实现对机构或系统的各种档案和资料进行分类管理、归档保存，完成档案的组卷、拆卷、移卷、封卷、注销、借阅、全文检索、统计等管理功能，可以大大减轻档案室、档案馆的工作量。

7 电子文件柜
系统提供公共文档库和个人文档库，用户可以将属于本人的各种文档分类存放。

8 处室信息
用户可以利用“处室信息”，新建、公布、察看、搜索处室信息。

9 人事管理
管理和维护单位的人事信息，并对后备人力资源进行管理。

10 考勤管理
实现考勤管理，可进行考勤信息的记录、汇总，可定义每月工作时间和工作日；可进行考勤汇总和随机汇总，可查询任意部门或人员任意时间段的考勤情况。

11 网上培训
通过网上培训，可以实现：将培训资料放到资料库中，员工通过系统进行网上培训。

管理员可以发起培训，提交、查看各种关于培训方面的信息，老师可以利用此系统出题考核、批卷阅分，员工可进行自学、讨论、考核等功能。

12 工作管理
工作管理系统是用户对各种任务执行（进展）全过程进行监控和管理的辅助工具。

13 重大事件跟踪
对工作执行过程中所经历的重大、重要事件进行跟踪、控制和管理。

14 资源管理
通用资源借用、调度管理系统。

资源管理系统具有很大的灵活性和适应能力，可通过资源类别的选择自动调整资源特征。

可实现企业内部如：办公设备、办公用品、器材、车辆、房产、公用资料等的基本信息管理和借用、占用及调度管理，同时还可以实现简单的资源使用费用核算功能。

15 图书管理
对通用图书资源进行管理的系统。

图书资料的基本信息管理和借阅管理。

16 车辆管理
对车辆资源的借用、调度进行管理的。

可实现车辆借用、占用及调度的统一安排。

同时还可以实现简单的车辆资源使用费用核算功能。

17 设备管理
对通用公用设备的借用、调度进行管理。

可实现企业公用设备基本信息管理和借用、占用及调度管理，同时还可以实现简单的费用核算功能。

18 消耗品管理
对消耗品进行统一管理，并可对各消耗品领用单位进行费用核算。

19 固定资产管理
主要对各种固定资产进行管理，将相关信息放入固定资产库中，客户通过该系统全面了解本单位固定资产的各种情况。

20 信访管理
在信访管理中，将登记信访内容，保存信访档案，并自动形成转办单。

能够对信访情况进
行简要的统计分析，为编写《信访情况反映》准备内容。

《信访情况反映》也要进行存储，并在网上发送到各有关部门传阅。

21 客户管理
客户管理系统与项目管理系统相关联，可以查询业务地区划分，任命或撤销地区主管或地区调查人，客户信息维护和查询，人员调度记录查询，调查工作跟踪记录查询，调查报告查询
22 项目管理
协助用户管理自己的项目。

项目管理系统可以登记项目的详细信息，从不同的角度对项目进行统计，监控项目的进度，对项目进行维护，安排项目的人员调度。

23 值班管理
通过值班人员对值班期间所发生的事情的记录，给办公室的查询、统计提供了极大的方便。

24 工作人员动态
工作人员动态可以用于查看工作人员的日程安排，可以安排工作任务和查看相关人员的日程。

二、个人工具
1 电子邮件
电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过该功能可实现各类信息（信件、文档、报表等）在系统内各分支机构、各部门及员工之间快速、高效的传递。

可以实现与外界NOTES 及非NOTES邮件系统进行通讯。

可以支持部门成员协同工作。

2 电子传真
以“无纸”方式透明地发送和接收传真，从而将邮件群件系统的使用延伸到尚未互连的单位和部门。

3 名片簿
实现了名片管理的电子化。

操作包括增加、修改、删除、查询、打印输出、简单分类和统计。

4 日程管理
日程管理可以用于个人时间管理。

可以进行约会、会议安排、工作委托。

可以通过台历式的图形界面，轻松地查看安排好的各种约会。

5 综合查询
综合查询系统可对信息系统中所有信息进行信息导航和全文检索。

三、公共信息
1 公告板
公告板系统为用户建立一个电子公告栏。

使用户可以通过公告板发布通知、通告和消息；所有用户都可随时浏览公告板，并可将感兴趣的内容下载到个人文档库中；公告版内容可定期存档。

2 热点话题
热点话题系统为用户提供了一个相互交流和学习的场所。

每一名员工可以利用热点话题，提出自己的问题或发表自己的意见。

参加者不必在同一时间同一地点来共享信息。

3 问题与建议
问题与建议系统为领导和群众提供了一个相互交流的纽带。

所有用户可在此向相关领导、部门或人员提出合理化建议和个人意见。

相关人员可针对这些建议和意见进行答复。

4 办事指南
办事指南系统为员工提供一个日常办公向导，员工可方便地浏览或通过全文检索得到有效的帮助。

管理的办事指南信息包括法律法规、规章制度、各种办事手续说明，甚至公用表格等公共信息。

5 组织机构
组织机构将以树状的机构宏观上将组织的机构管理起来，使您能够轻松查询组织的机构图以及机构内部的基本人员信息，将组织信息一目了然地显示在您的面前。

6 大事记
用户可以利用此系统对本单位所发生的大事进行记录和维护。

操作包括增加、修改、删除、查询、打印输出、简单分类和统计。

7 电子刊物
通过电子刊物，可以整理企业内部人员的新闻、报告文学、动态、诗歌文章等，定期在网上发布，供员工浏览。

8 政务信息
通过网络、电子数据交换等手段采集、处理和发布有关政务信息。

处理指对采集的信息进行整理、分类，并编写刊物、报告，为领导提出决策建议等。

支持扫描仪将文件扫入计算机形成图形和文字稿件。

9 时刻表
以多种方式（文字、地图等）对各类时刻表进行管理，并提供Internet上各类时刻表的网址。

10 邮政编码
以多种方式（文字、地图等）对邮政编码进行管理，并提供Internet上邮政编码的网址。

11 天气预报
利用时刻表，可以查询当天的天气预报信息。

12 政策法规
利用此系统可以对各类法规进行各种方式的查询和搜索。

四、综合信息服务
1 辅助决策
“辅助决策”利用办公信息系统和其它业务应用系统，为满足用户提出的统计分析和决策支持的要求，利用图形、表格等方式为用户提供高层的信息服务。

2 信息发布
单位或企业对内和对外可以发布一些面向社会公众的信息
3 系统扩展应用
4 电视电话会议系统
利用高速的网络通讯手段，网络、计算机、多媒体技术与会议管理系统挂接，实现无场地远程会议功能。

可共享各种多媒体信息进行讨论，会议录音及会议纪要汇总，参会人员签署意见并归档。

5 传真自动回复系统
扩展电子传真系统功能，使之与现行传真回复系统产品连接，成为企业查询企业信息的自动回复系统。

6 辅助办公工具
将目前的各种输入产品与办公系统良好地结合，如手写体输入设备、印刷体扫描识别、语音输入设备等。

7 领导服务
是提供给领导的办公平台，包括领导日程、领导查询。

在领导日程模块中，领导可对办公日程进行安排；在领导查询模块中，领导可对单位各类信息进行查询。

8 领导日程
对个人的日程进行安排或进行周期性的日程管理。

9 领导查询
可方便领导对PSKY-OAS中所有信息进行查询和全文检索。

10 帮助系统FREE
长天办公系统提供了一个体贴的帮助系统，通过帮助系统，用户能够获得问题与解答、操作指南以及技术支持信息。

长天办公系统
OA++概述
办公工具
公共信息
网上交流
技术特点
系统要求
长天办公系统面向各企事业单位的办公管理，以“沟通、协调、控制”为核心思想，将现代化办公思想和先进的科学技术手段结合在一起，为您提供办公管理的新环境、新助手，以达到提高工作效率、提高管理水平、增强交流与协作的目的。

PSKY-OA++包含在长天办公系统(PSKY-OAS 2.0)中，是PSKY-OAS 2.0的一个基本产品包。

利用PSKY-OA++中的基本模块，可以构造一个单位最基本的计算机办公管理环境，并在此基础上选用PSKY-OAS 2.0中的高端模块，从而能够按照总体规划有步骤、有控制地完成现代化办公管理环境的建设。

PSKY-OA++的功能主要包括“办公工具”、“公共信息”、“网上交流”三个方面的应用。

办公工具包括办公过程中常用的工具，包括电子邮件、日程管理、名片簿、电子文件柜、收发文登记和会议管理。

公共信息提供了办公、生活中的常用信息，如组织机构、办事指南、大事记、电子刊物、邮政编码、交通时刻表、政策法规等
网上交流为日常办公中提供上下级、同事间的双向交流手段，如公告板、热点话题、问题与建议等。

下面我们将各类应用的加以概要说明：
办公工具：
电子邮件使您快速建立与外界的通讯，全中文环境，一目了然。

电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件系统可以方便地起草、发送
邮件、浏览接收到的邮件并归类存档，可以实现各类信息（如信件、文档、报表、多媒体等多种格式文件）在系统中各分支机构、部门及个人之间快速、高效的传递。

此外还可以连接其他常用的电子邮件系统以实现企业内外部电子邮件的全球化通信。

日程管理日程管理与查询，全面面向个人、部门与单位
对个人的日程进行安排或进行周期性的日程安排，并可根据访问级别向外公布日程安排。

用户可以制定未来的工作计划，也可以更改未来的工作计划。

名片簿名片总管，方便快捷
以名片簿的形式记录公共和个人的通讯录，包括一个名片中的基本信息：姓名、职位、电话、传真、E-mail、单位名称、单位地址、邮政编码等。

可以按照各种方式查询名片簿中的信息。

电子文件柜公共文档、个人文档，信息共享管理
电子文件柜系统是用户对各种文档进行管理的工具，针对个人文档库和公用文档库，提供对文档的建立、修改、删除、转贴及归类存储等管理功能，可以使用多种文件格式，并可设置查阅者与修改者的权限来共享。

通过电子文件柜系统实现对公共文档信息的管理与共享，并在此基础上可以建立个人文档库。

例如：用户可将与自己有关的公文、业务数据、文件、个人数据、照片等文件存放在个人文档库中分类存放管理，并可随时进行快速查询、浏览和全文检索。

在本系统中，用户可以利用文字、表格、图形处理工具套件，如MS OFFICE或Lotus SMARTSUITE（集成在Notes中）处理文件，而且文件也不局限于类型，可以是文字、表格、图形、甚至声音和图象等等。

可将已处理的文件放入Notes进行传送，也可加工从网络（或Internet）上获取的数据。

收发文登记登记收发文，轻松的归档、查询和管理
登记收文信息和来文分发记录，以及来文经过那些人阅览与批示，目前在谁的手上。

发文信息登记；收发文登记簿打印；
收发文归档
会议管理计划、安排、通知、会议纪要清晰明了
登记和维护会议计划、会议安排、会议通知、会议纪要。

▲TOP
公共信息：
组织机构单位、部门、员工信息、机构概况一览无余
将企业的单位、部门、员工信息、机构概况、工作职责等分类登记整理，使您对企业了如指掌。

办事指南总览规章制度，全面办事指南，提供办公向导
办事指南系统为用户提供一个日常办公向导，用户可方便地浏览或通过全文检索得到有效的帮助。

用户可以将法律法规、规章制度、各种办事手续说明，甚至公用表格等公共信息分类管理、发布，使系统成为用户办事的指导。

大事记真实记录企业成长的每一个脚印
记录企业发生的大事，如周年庆祝、机构改革、信息化建设、重大案件等。

大事记一般作为内部公共信息，为单位的所有员工提供一个窗口，来了解单位的变化；同时，一些大事信息也可以作为对外的信息窗口，使外部公众了解企业。

电子刊物企业文化的重要组成部分
内外信息的采编、发布、利用和共享，创建企业文化。

时刻表体贴周到的列车航班时刻表
提供准确的列车、航班的时刻表和直观有效的查询方式。

（自带信息）
邮政编码快速获得所有邮政编码
提供所有邮政编码和直观有效的查询方式（自带信息）
政策法规浏览、查询各种政策法规
提供常用的各种政策法规信息和直观有效的查询方式（自带信息）
▲TOP
网上交流:
公告板公告、通知、消息一网打尽
公告板系统为用户建立一个电子公告栏，使用户可以发布通知、通告和消息，并可方便
地浏览公告板。

公告的发布可设定审批人，由审批人审批通过后才能发布；公告的发布可设定发布范围，不在发布范围内的用户将看不到此公告信息；发布公告还可设定发布时间范围，超过时间范围的公告将自动从公告板撤消。

公告板的内容可定期存档。

热点话题畅所欲言的讨论园地
热点话题系统为用户提供了一个相互交流和学习的场所。

用户可随时随地地进入热点话题系统进行讨论和信息交流。

可以设定讨论范围，实现讨论组功能，还可以匿名参加讨论。

每一名员工都可以利用热点话题，提出自己的问题或发表自己的意见。

热点话题对所有的用户开放，并且参加者不必在同一时间同一地点来共享信息，真正做到了异地、异步的信息交流而不受时间和空间的限制。

问题与建议员工之间的沟通纽带
问题与建议系统为领导和群众提供了一个相互交流的纽带。

所有用户可在此向上级提出合理化建议和个人意见，问题与建议的提出可以用署名和匿名两种方式，领导可针对这些建议和意见进行答复，并将好的建议公布出来，让全体员工浏览。

帮助体贴的助手
只有体贴的帮助系统才能引导您正确的使用
▲TOP
技术特点：
全面支持浏览器应用
长天办公系统的客户端全面支持浏览器应用，用户可以通过浏览器得到各种信息服务，极大地适应了用户在不同环境和条件下的使用需求。

完善的安全机制
长天办公系统从软件自身提供口令验证、加密、权限控制、电子签名等安全机制，可以将数据访问及读写权限控制到每一个操作对象（如：数据库、文档、视图、表单、域等），给工作流中的每一个用户分配相应的工作权限。

与系统平台、数据库平台保持无关性
长天办公系统可运行在几乎任何操作系统平台上，对于不同厂家和版本的操作系统都有很好的支持。

方便的工具可与各种类型的数据库进行数据交换。

对象存储、全文检索
长天办公系统是一个基于文档型数据库平台的客户／服务器结构的办公产品，对非结构化信息的管理具有很强的能力。

能够很好解决全文检索、文件版本管理、不同格式电子文档、文
档长度限制等问题。

支持多协议电子邮件
长天办公系统为每一个用户建立自己的电子邮件信箱，并且可以与其它常见的邮件机制很好的集成。

方便用户对外界的交流及协作。

支持移动办公
长天办公系统考虑现代化办公的特点，所有应用都不仅仅局限于局域网的限制，真正实现了跨地域移动办公，充分体现用户办公水平和手段的提高。

轻松构架Internet应用
长天办公系统使用户可以轻松建立Internet应用体系，建立自己的信息服务主页，用户可在完善的信息导航机制的引导下快速定位所需信息。

灵活的设置、良好的适应性
长天办公系统在总体设计时充分考虑了系统的灵活适应性和可扩充性，使系统可以适应不同机构之间办公工作上的差别。

系统还特别考虑了企业在发展过程中所发生的部门机构调整、需求变动等情况，使系统具有良好的可扩展性。

▲TOP
系统要求：
配置
服务器
客户端
CPU
Pentium 200以上
486 DX4 100以上
硬盘
4G以上
540M以上
内存
64M以上
16M以上
操作系统
Windows95/NT、多种UNIX
Windows95/NT
平台软件。