基于应用信息系统的现代企业电子文件管理研究

基于应用信息系统的现代企业电子文件管理研究
作者：余然
来源：《中外企业家》 2017年第8期
信息化是现代企业发展的催化剂，但同时也给企业在基础管理方面提出了新的课题。

企业信息化的不断推进和应用，产生了大量的电子文件。

这些电子文件无论是在其内涵、外延上，还是在管理方法上都与传统的纸质文件有着根本的不同。

这就需要根据现代企业发展的实际，重新构建一套适合企业运营与发展的，基于信息系统和大数据的电子文件管理的方式方法。

在企业内部，信息系统越来越多，企业的运营对信息系统的依赖也越发强烈，其系统也从单一
的OA（办公自动化）系统，发展到包括“PDM”（产品数据库管管理）、“ERP”（企业资源计划）、“MES（制造企业生产过程执行系统）”，以及“项目管理系统”、“档案管理系统”、“人力资源管理系统”等多维集成的信息系统，且企业信息系统传统的集成方式正向“服务总线”这种新的集成方式转变。

企业内部运营所产生的电子文件成为企业基础管理的难点和重点。

本文将从现代企业实际运营和管理实际出发，结合电子文件自身的特点，探讨现代企业电子文
件管理的模式和方法。

一、现代企业电子文件的内涵与外延
电子文件，就其一般意义而言，是指在信息设备及系统环境中生成的数据，依赖信息
设备及系统环境进行阅读、处理并可以在网络上传递的文件。

可以看出，传统的或者说广义上
的电子文件的定义指明了电子文件的“生成基础”、“存储形式”和“传播方式”，是对电子
文件内涵与外延的高度概括。

而随着现代信息技术的快速发展和在企业科研生产中的深化应用，就企业而言，电子文件的内涵与外延发生了深刻的变化，这些变化对现代企业电子文件的管理
提出了新的要求。

就现代企业的运营而言，相区别于纸质文件，电子文件的特性主要体现在它的“真实性”、“复杂性”和“海量性”上。

（一）电子文件的真实性
电子文件的真实性也不完全等同于纸质文件中“原件”的概念。

具体而言，“电子文件”的真实性包涵以下几点：一是文件是在企业认可的应用信息系统中流转的；二是必须是经
过电子审签的；三是在真实的运营环境中产生的。

对于电子文件真实性的管控一直是困扰档案
工作者的难题，因为对于电子文件“真实性”的管控涉及到许多非档案因素，如信息技术因素、法律法规因素等。

（二）电子文件的复杂性
电子文件的复杂性是指电子文件存储格式的复杂性（相对于纸质的单一格式）、电子
文件维度的复杂性（二维、三维等）、电子文件版次的复杂性，、电子文件来源的复杂性（电
子文件来源于不同的信息系统）。

其中，来源于不同信息系统的数据是企业电子文件管理的难题，重点在于如何实现档案管理系统与企业其他信息系统之间的集成与数据交换。

（三）电子文件的海量性
随着信息技术的发展，相比于纸质文件，电子文件的数量呈几何级数增长。

对海量电
子文件的有效管理和长期存储一直是困扰企业电子文件管理者的难点。

海量电子文件管理的难
点在于如何长久地保存电子文件和如何归档有效的电子文件。

二、加强对现代企业电子文件管理的必要性
（一）制度和标准与实际脱节
现代企业正以惊人的速度向前发展，新技术的应用加速了前进的步伐。

许多新技术的
应用所带来的一些问题，常常超出了传统理论所能解释的范围。

这就需求新技术的应用者，在
理论界未能跟得上解决新问题的情况下，根据企业自身发展的实际情况，结合传统理论，探索
性地解决实际问题。

同时，这种解决实际问题的个案，也为新理论的产生提供了大量的实践基础。

（二）无纸化、数字化是企业发展的大趋势
尽管现代企业的运营和文件流转中还存在着大量的纸质文件，但电子文件正以势不可
当的发展态势代替着纸质文件，正成为企业文件运转的主体。

可以这样说，在目前及以后相当
长的时间段中，虽然电子文件不能完全代替纸质文件，但毋庸置疑的是，电子文件将成为现代
企业文件流转及管理的主流。

（三）电子文件研究也是档案学研究的发展方向
无论是从档案学术讨论的热点，档案专家关注的方向，还是档案学术期刊发表的论文
来看，对电子文件及其管理的关注远远超过了对纸质文件的关注。

一些专门的档案标准及办法，在修订时也必不可少地增加对电子文件及档案信息化的关注。

因为纸质文件的管理模式经过历
史反复的验证、调整，已经相对固化、成熟，而电子文件快速兴起让理论界措手不及，正需要
方方面面不同角度的研究、探索，为其理论的丰富和形成提供必要的数据和经验支撑。

三、现代企业电子文件管理模式构建
对现代企业电子文件的管理要具有宏观意识，要站在整个企业发展的高度，去对整个
企业的电子文件的管理进行谋划，纸质档案的管理的目的是保存备查，服务企业、社会，而对
于现代电子文件的管理来说，更侧重于服务企业生产与基础管理，其次才是保存备查。

对于现
代企业电子文件管理模式的构建，我们可以从管理的思路、管理的内容和管理的方式三个方面
去考量。

（一）管理现代企业的电子文件要具有宏观意识
从某种意义上来说，对现代企业电子文件的管理，不仅仅是档案部门的事，而且它还
涉及到企业的各个部门。

实际上，现代企业在运营中所产生的电子文件，也不是档案部门想单
独管理就能管理得了的。

有一个现象可以证明这一点，即（下转98页）（上接94页）现代企
业在内部机构设置和调整时，都会很有默契地把档案部门和信息化部门合并成一个职能部门，
或是组合一个既管理企业档案又管理企业信息化建设的职能部门。

可见，档案部门的职能正在
发生转变，从“事后管理”不断地向“全程管理”和“前端控制”转变。

所以说，对现代企业
电子文件的管理，要具有宏观的整体意识。

整体意识是指管理电子文件不仅仅是对“电子文件”本身的管理，而是对电子文件从
产生、流转到最后归档全过程的管控和介入。

简单地讲，对“电子文件”的管理不在是“未端
管理”，而是“全程管控”。

整体意识的另外一方面是指，对电子文件的管理不仅是通过“档案管理软件”，而是
借助档案管理软件与产生电子文件的其他信息系统之间的对接与集成来完成的。

理想的档案管
理系统应该是通过集成，实现对“电子文件”全生命周期的连续性管控，确保电子文件的真实、可用和长远保存。

（二）明确现代企业电子文件管理到底管什么
传统的纸质档案管理的过程简单地讲就是把办理完毕的文件收集、鉴定、编号归档，
其管理内容也就是纸质档案本身。

面对海量的电子文件，企业的档案部门到底应该管什么，从
哪入手呢？电子文件与纸质文件本质上都是文件，只不过电子文件更依赖于信息系统的流转，
所以说，现代企业对于电子文件的管理是对数据的管理和流程的管控。

管理数据，是对数据产生的真实性、完整性的管理。

管控流程是对数据的合规性、可
靠性的管控。

我们已进入一个快速发展的信息社会，数据的增长量远远超过了人们的预期，冗余的
数据业已成为电子文件管理的难题。

在电子文件管理的实践中，人们逐渐认识到，通过业务流
程的管控，由经电子审签，在被企业内部认可的信息系统中产生的电子文件是真实、可靠的电
子文件，可以服务于企业的科研生产，也可以作为电子证据，发挥凭证作用。

在现代企业中，流程和数据是紧密结合在一起的。

未经信息系统流程审签的数据是不
被认可的，而脱离数据的流程也是没有任何意义的。

可以说，现代企业档案部门的职责是对基
于流程的数据的有效管控。

（三）明确管理现代企业海量的电子文件的方式
大数据时代的来临所带来的冲击远远超出了托夫勒所描述的“第三次浪潮”所带来的
影响。

仅就一个企业来说，每天都会有成千上万的数据在企业内部的信息系统上流转。

这些数据，哪些是应归档的，哪些是冗余的，仅靠人力去管理是根本无法实现的。

面对大数据，只有
通过系统去管理数据。

面对海量的数据，必须通过系统来管理。

各种不同的信息系统都有其不同的管辖范围
或层面。

企业的档案管理系统，作为企业开展档案工作的主要平台和手段，在对企业运营中所
产生的电子文件（数据）的管理上，有着其他信息系统不可替代的作用和位置。

对于归档文件，特别是归档的电子文件最基本的要求是应具备“有效性”、“准确性”、“安全性”，对于现代企业海量的电子文件的管理，要从这三个方面的需求来考量。

对于企业来说，比较理想的电子文件的运转与存储环境应该是这样的：一是有一套经
顶层设计，适合企业档案工作长远发展的规划和思路；二是参与企业运营且产生电子文件的部
门职责明确，且这些职责已固化为企业内部信息系统中的流程；三是企业的主要信息系统在构
建初期都充分考虑文档的归档和管理要求，并反映在系统设计的架构上；四是企业有一套安全
可靠的存储和备份系统，确保信息系统中数据的安全和长久可用。

（作者单位：中国电子科技集团公司第三十八研究所）
（责任编辑：陈丽敏）。