办公室培训.ppt
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办公室工作培训PPT课件
为上级分忧， 为同事解难， 为全员服务。
政务、后勤、 宣传等方面的事务
2、掌管政务
3、做好服务
办公室工作综述 Office work
四 办公室工作的主要特点
政策性强
要吃准
事务繁杂
要清理
工作标准高
要严格
业务跨度大
要学习
工作强度大
要调节
被动大于主动
要服从
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
办公室工作综述 Office work
2023最新整理收集 do something
办公室工作综述
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
办公室工作综述 Office work
1
办公室工作概论
2
办公室工作要领
3
办公室公文概述
4
办公室文种应用
E
附 件
附件应当另面编排 ，并在版记之前， 与公文正文一起装 订。”附件“二字 及附件顺序号用３ 号黑体字顶格编排 在版心左上角第一 行。附件标题居中 编排在版心第三行 。附件顺序号和附 件标题应当与附件 说明的表述一致。 如附件与正文不能 一起装订，应当在 附件左上角第一行 顶格编排公文的发 文字号并在其后标 注”附件“二字及 顺序号。
上下长、中间短的沙漏形
中共西宁市委关于认真 学习贯彻党的
十七届六中全会精神的通知
办公室工作综述 Office work
（2）主送机关
一般用3号仿宋体编排于标题下空一行位置，居左顶格。如主送机关名称过多导 致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（见下图）
办公室业务培训PPT
■抄送在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送” 二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一 个抄送机关名称后标句号。请示件不得抄送请示单位的负责人及相关部门， 不得抄送下级单位，不得抄送上级单位负责人。
版记格式规范
■印发机关与印发日期占一行，编排在末条分隔线之上；印发机关用 公司法定名称加“综合部”或“办公室”（以印发文件的部门名称为准）， 后加印发二字。印发日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年、月、日数 字用半角输入，年份标全称，月、日不编虚位。印发机关名称过长时可压 缩字距；印发日期以公文的打印日期为准。（分公司要特别注意版记的使 用，完整的上行文，必须要有版记）
二是收文的处理，如签收、登记、审核、分办、拟办、批 办、传阅、承办、催办等。
三是文件的管理，如平时归卷、年终立卷、查阅、归档等。
公文处理的基本要求
根据《条例》第五条规定要求，“公文处理工作 应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密 的原则” ，做到准确、及时、安全、保密。
1. 及时、迅速，不拖拉、不积压。 在制文、办文上实行“一二三四”制度。一是收 文要日清、日结、日分发；二是核稿、拟办不过两天； 三是签发、批办不过三天；四是打印、发出不过四天。 2. 准确、周密，办文要保证质量。 3. 集中、统一，办文要力求规范。 4. 安全、保密，确保不丢不失。 机要文件在做到“四个一”，即进出一个口、拆 封一只手、登记一本账、传阅一个点。
■附件
主体格式规范
■公文标题用2号方正小标宋简体，分一行或多行居中编排在红色 分隔线下空二行位置；回行时要做到词意完整，排列应使用梯形。
■主送机关在标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格；主送 机关名称后标全角冒号；上行文原则上只主送一个上级机关。 （一般情况下，分公司上报的文件，主送机关不能是部门）
版记格式规范
■印发机关与印发日期占一行，编排在末条分隔线之上；印发机关用 公司法定名称加“综合部”或“办公室”（以印发文件的部门名称为准）， 后加印发二字。印发日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年、月、日数 字用半角输入，年份标全称，月、日不编虚位。印发机关名称过长时可压 缩字距；印发日期以公文的打印日期为准。（分公司要特别注意版记的使 用，完整的上行文，必须要有版记）
二是收文的处理，如签收、登记、审核、分办、拟办、批 办、传阅、承办、催办等。
三是文件的管理，如平时归卷、年终立卷、查阅、归档等。
公文处理的基本要求
根据《条例》第五条规定要求，“公文处理工作 应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密 的原则” ，做到准确、及时、安全、保密。
1. 及时、迅速，不拖拉、不积压。 在制文、办文上实行“一二三四”制度。一是收 文要日清、日结、日分发；二是核稿、拟办不过两天； 三是签发、批办不过三天；四是打印、发出不过四天。 2. 准确、周密，办文要保证质量。 3. 集中、统一，办文要力求规范。 4. 安全、保密，确保不丢不失。 机要文件在做到“四个一”，即进出一个口、拆 封一只手、登记一本账、传阅一个点。
■附件
主体格式规范
■公文标题用2号方正小标宋简体，分一行或多行居中编排在红色 分隔线下空二行位置；回行时要做到词意完整，排列应使用梯形。
■主送机关在标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格；主送 机关名称后标全角冒号；上行文原则上只主送一个上级机关。 （一般情况下，分公司上报的文件，主送机关不能是部门）
办公室礼仪培训PPT课件
“雪亮工程"是以区（县）、乡（镇） 、村（ 社区） 三级综 治中心 为指挥 平台、 以综治 信息化 为支撑 、以网 格化管 理为基 础、以 公共安 全视频 监控联 网应用 为重点 的“群 众性治 安防控 工程” 。
礼仪培训
❖有“礼”走遍天下
一个人给人的初步影响力几乎永远是视 觉上的。在我们真正了解一个人之前， 我们早在第一眼看到他时，便形成了对 他的看法。如果他的样子顺眼，我们就 会在他身上寻找其他的好的特质，如果 他的样子不讨人喜欢，我们就会倾向于 探索他不良的特质，以便支持我们的第 一次判断。一个人给人的第一印象是难 以泯灭的。 ——蓝斯登
基本礼仪
男士服饰礼仪
三色原则： 衣服不求华丽、 鲜艳 全身上下不超 过三种颜色
－－仪表礼仪
三一定律：
皮带、皮鞋、 皮包同色
西装八忌：
• 西裤过短 • 衬衫放在西裤外 • 不扣衬衫扣 • 领带太短 • 西服上装两扣都
扣上（除双排扣）
• 西服的衣、裤袋 内鼓鼓囊囊
• 西服配便鞋
“雪亮工程"是以区（县）、乡（镇） 、村（ 社区） 三级综 治中心 为指挥 平台、 以综治 信息化 为支撑 、以网 格化管 理为基 础、以 公共安 全视频 监控联 网应用 为重点 的“群 众性治 安防控 工程” 。
“雪亮工程"是以区（县）、乡（镇） 、村（ 社区） 三级综 治中心 为指挥 平台、 以综治 信息化 为支撑 、以网 格化管 理为基 础、以 公共安 全视频 监控联 网应用 为重点 的“群 众性治 安防控 工程” 。
基本礼仪
－－仪表礼仪
女士自我形象检查
女士
头 发
是否经常整理？是否遮脸？
化 妆
是否过浓？
办公室日常工作培训ppt课件
工作语言“规范”沟通
—— 工作场合最佳话题
❖ 请教对方擅长的话题（你也在行） “贝多芬与裴多菲” ❖ 格调高雅的话题
哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情 ❖ 轻松愉快的话题
电影、电视、流行时尚、体育比赛、烹饪小吃、天气状 态（聊天！）
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
分类 加工筛选
综合 核实与分析
使用
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
（七）安全与保密工作
方针
积极防范 突出重点 有保有放 内外有别
原则
不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不在非保密本上记录 不在私人通信中涉及 不在公共场所谈论 不在非保密区存放 不在非保密区传达 不在公共场所携带
工作语言“规范”沟通
——工作场合标准与禁忌称呼
标准称呼
禁忌称呼
行政职务 技术职称 行业称呼 时尚称呼
无称呼 替代性称呼 不适当地方性称呼
称兄道弟 不适当的简称
为深入学习习近平新时代中国特色社 会主义 思想和 党的十 九大精 神,贯彻 全国教 育大会 精神,充 分发挥 中小学 图书室 育人功 能
（二）工作语言“文明”沟通
办公室业务培训PPT
1 草稿
2 定稿
3 正本
4 副本
5 存本
可分为一稿、 二稿……修改 稿、讨论稿、 征求意见稿等。
即最后完成稿， 是印制正本的 依据。
有标准格式并 签署或盖章的 稿本。
是正本的副本 或复制本，主 要供参阅、备 查用。
指留存的正本， 备查考用。
四、公文拟制的基本规则
（一）角度问题
为谁说
01
把握受谁之命、受什么命这两个主要问题。
组织传阅与催办查办
1
组织传阅
2
催办
3
查办
五、公文办理的基本流程
（二）收文办理流程
办毕公文的处置
1
立卷归档
2
清退
3
销毁
4
暂存
六、公文的一般格式
公文分为版头、主体、版记三个部分。 由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、 印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、印制份数等组成。
六、公文的一般格式
公文正文用3号仿宋体字。 文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注（汉 字加顿号，数字加圆点）； 一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 一般每面排22行，每行排28个字。
六、公文的一般格式
需要在公文中注明公文内容以外的要求，使用公文附注，一般在公文落 款印章的左下方，用圆括号标注。
请示性公文应当在附注注明联系人和联系电话，通知、函通常也参照标 注。
七、常见错情及处理
（一）标题错误
要素不全
01
随意省略发文机关。
没有版头（发文机关标识）的公文（包括上行文、下行文）均不得省略发文机关。
办公室工作务实培训课件ppt(69张)
你是属于什么样的人才？
S（技能）才
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
A（态度）德
18
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
S（技能）才
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
A（态度）德
18
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办公室工作务实培训课件(PPT69页) 办公室工作务实培训课件(PPT69页)
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
❖定义：
收文是收进外来发送本企业 的文件，即：凡是公司收进的 一切以文字作为表达工具的关 于商务的材料，都是收文。
怎样利用了解之窗？
相互尊重 共同交流
自己 别人
知道
不知道
知道
开放区 盲目区
不知道 隐藏区 未知区
开诚布公 实话实说
美国著名社会心理学家约瑟夫和哈瑞对如 何提高人际交往成功的效率,提出了一个名 为“约哈瑞窗户”的理论
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
虚心听取 认真回应
相互尊重 共同探讨
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办---办复 ❖ 3、公文管理： ❖ 制定立卷类目表 --- 归卷---调用---立卷---归档--- 销
毁
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办公室工作务实培训课件(PPT69页)
文档管理与处理
文档的归档原则：
一、是在本企业活动中直接形成的；
二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的；
三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。
办公室工作务实培训课件(PPT69页)
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应当开什么样会议？
低投入 高效能 A
高投入 高效能 B
《办公室礼仪培训》PPT课件
雅而礼貌的姿态是怎样的？
上车： 首先拉开车门，先将背部侧向坐位，坐到座位上， 再把双腿并拢一块收进车内，坐好后稍加整理衣服， 坐定。关上车门
下车：首先拉开车门，先侧过身体，把双腿并拢一块移 出车外，可以用手稍扶椅，直立起身，稍加整理衣服。 关上车门 .
展现风度的走姿
走姿是一种动态的美，轻松敏捷、 协调稳健的步姿，会给人以积极向上 的美的感受。
办公室礼仪培训
主讲：XXX
礼仪培训目录
第一部分 第二部分 第三部分 第四部分 第五部分 第六部分
您的形象价值百万 领导人仪态塑造及练习 谋面礼仪 工作礼仪 工作沟通 常用办公文书的模板展示
礼仪的作用
◈ 内强个人素质，外塑单位形象！ ◈ 人际关系的润滑剂，现代竞争的附加值！
律己 敬人
第一部分
您的形象价值百万
佘she2
逯lu4
阙que4
• 妫gui1 宓mi4
芈mi3 阮ruan3
任ren2 殳shu1
籍ji2 覃qin2
• 隗wei3 昝zan4
郤xi4 迮ze2
忻xin1
殷yin1
仉zhang3 甄zhen1
• 贲ben1 解xie4
蹇jian3 谬miu4
乜nie4 卜bu3 酆feng1 缪miu4
• 阚kan4
逄pang2
郇huan2 朴piao2
• 谌chen2 区ou1
蒯kuai3 单shan4
邛qiong2 仇qiu2
夔kui2
麴qu1
• 厍she4
乐yue4
璩qu2
娄lou2
• 卻que4
正确的走姿：头正，目平，下颌微收， 面露微笑。挺胸，收腹，立 腰，重心稍前倾。双肩平稳，双臂前后自然摆动30－35度为宜。
上车： 首先拉开车门，先将背部侧向坐位，坐到座位上， 再把双腿并拢一块收进车内，坐好后稍加整理衣服， 坐定。关上车门
下车：首先拉开车门，先侧过身体，把双腿并拢一块移 出车外，可以用手稍扶椅，直立起身，稍加整理衣服。 关上车门 .
展现风度的走姿
走姿是一种动态的美，轻松敏捷、 协调稳健的步姿，会给人以积极向上 的美的感受。
办公室礼仪培训
主讲：XXX
礼仪培训目录
第一部分 第二部分 第三部分 第四部分 第五部分 第六部分
您的形象价值百万 领导人仪态塑造及练习 谋面礼仪 工作礼仪 工作沟通 常用办公文书的模板展示
礼仪的作用
◈ 内强个人素质，外塑单位形象！ ◈ 人际关系的润滑剂，现代竞争的附加值！
律己 敬人
第一部分
您的形象价值百万
佘she2
逯lu4
阙que4
• 妫gui1 宓mi4
芈mi3 阮ruan3
任ren2 殳shu1
籍ji2 覃qin2
• 隗wei3 昝zan4
郤xi4 迮ze2
忻xin1
殷yin1
仉zhang3 甄zhen1
• 贲ben1 解xie4
蹇jian3 谬miu4
乜nie4 卜bu3 酆feng1 缪miu4
• 阚kan4
逄pang2
郇huan2 朴piao2
• 谌chen2 区ou1
蒯kuai3 单shan4
邛qiong2 仇qiu2
夔kui2
麴qu1
• 厍she4
乐yue4
璩qu2
娄lou2
• 卻que4
正确的走姿：头正，目平，下颌微收， 面露微笑。挺胸，收腹，立 腰，重心稍前倾。双肩平稳，双臂前后自然摆动30－35度为宜。
办公室工作实务培训课件PPT(33张)
会说 会写 会做事 会做人
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Company Logo
第三节 办公室秘书的职业素养
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会说 会写 会做事 会做人
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情景案例
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刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。 她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报 小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有 味地阅读起来：
△某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良 好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验 者优先。
△某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐 心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力 以及一定的财务经验。
会2说007年会长写沙民会政做职事业技术会学做院人ISAS竞赛素养
1、基础知识 2、专业知识 3、相关知识
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会说 会写 会做事 会做人
Company Logo
办公室秘书的知识素养
秘书知识素养
Logo
基础知识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告， 对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她 仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训 学校，继续学习，提高自己的素质。
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第三节 办公室秘书的职业素养
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会说 会写 会做事 会做人
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情景案例
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刘丽丽是一位刚满19岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。 她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报 小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有 味地阅读起来：
△某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良 好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验 者优先。
△某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，工作耐 心、细致，办事谨慎，有承受工作压力的心理素质，具有较强的英语听、说、写能力 以及一定的财务经验。
会2说007年会长写沙民会政做职事业技术会学做院人ISAS竞赛素养
1、基础知识 2、专业知识 3、相关知识
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会说 会写 会做事 会做人
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基础知识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
△某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文 字表达能力，有独立处事能力，有吃苦耐劳的精神，能与人融洽相处。……
刘丽丽把一则又一则的招聘广告从头看到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告， 对应聘秘书的要求很具体，既有知识技能方面的条件，也有思想品质方面的要求，她 仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，刘丽丽决定报考秘书职业培训 学校，继续学习，提高自己的素质。
《办公室安全培训》PPT课件
确保员工在工作场所的人身安全和财 产安全
掌握应对各类办公安全风险的措施和 方法
02
办公室安全基本知识
办公环境安全
办公桌、文件柜整理
保持办公桌和文件柜整洁，重要文件存放在保险箱或保密柜内， 避免泄露。
设备使用安全
正确使用电脑、打印机、复印机等办公设备，避免因操作不当引发 事故。
防止物理伤害
注意避免办公环境中可能存在的物理伤害，如尖锐物品、高处物品 等。
信息安全
01
02
03
保护个人信息
不随意透露个人信息，如 身份证号、家庭住址等， 防止被不法分子利用。
防范网络攻击
学习识别和防范网络钓鱼、 恶意软件等常见网络攻击 手段，提高网络安全意识。
定期备份数据
定期备份重要数据，以防 数据丢失或损坏，同时加 强加密措施，确保数据安 全。
消防安全
熟悉消防设施
了解并熟悉办公场所的消 防设施，如灭火器、烟雾 报警器等，掌握使用方法。
办公室安全培训
目录
• 引言 • 办公室安全基本知识 • 应对措施与预防方案 • 安全事故案例分析 • 安全培训总结与展望
01
引言
培训背景
现代办公环境日益复 杂，安全隐患增多
法律法规对办公安全 提出更高要求
员工安全意识薄弱， 缺乏必要的安全知识 和技能
培训目标
提高员工安全意识，增强安全防范能 力
通过问卷调查了解员工 对培训内容的掌握程度
和培训满意度。
实操考核
对员工进行实际操作考 核，评估其安全操作技
能是否达标。
事故率统计
分析培训前后的安全事 故率，判断培训效果的
实际影响。
反馈收集
收集员工对培训的反馈 意见，持续改进后续的
办公室安全培训课件PPT课件
地方安全管理规定
公司安全政策
企业应制定符合自身实际情况的安全 政策，明确安全目标和责任，确保员 工了解并遵守相关规定。
地方政府可能会制定更具体的安全管 理规定，企业应遵守相关规定。
02
办公室硬件安全
消防安全
详细描述
总结词：了解消防法规，掌 握消防设备使用方法，提高
火灾应对能力。
01
02
03
了解消防法规和消防安全制 度，确保员工遵守相关规定。
遵循安全出口指示
熟悉办公楼的安全出口和紧急通道，以便在紧急 情况下快速疏散。
信息安全
保护公司机密
禁止将公司机密信息泄露给外部人员，包括电子邮件、文档和口 头交流。
防范网络攻击
定期更新软件和操作系统，使用强密码并定期更换，不点击来源不 明的链接或下载不明附件。
备份重要数据
定期备份重要文件和数据，以防数据丢失或损坏。
掌握灭火器的使用方法和适 用范围，以及火灾报警系统
的操作流程。
04
05
定期进行消防演练，提高员 工在火灾发生时的应对能力。
电器安全
总结词：正确使用电器设备， 预防电气事故，保障员工生 命安全。
04
正确使用电器设备，避免超 负荷用电和私拉乱接电线。源自01 03详细描述
02
确保办公室内的电器设备符 合安全标准，不使用劣质电 器。
工作场所行为规范
1 2
尊重他人隐私
不要随意翻阅同事的文件、报告或私人信件。
保持安静与整洁
避免在办公区域大声喧哗，保持工作区域整洁有 序。
3
合理使用办公资源
节约用电、用水，合理使用纸张和办公用品。
紧急情况处理
熟悉紧急疏散流程
01
公司安全政策
企业应制定符合自身实际情况的安全 政策，明确安全目标和责任，确保员 工了解并遵守相关规定。
地方政府可能会制定更具体的安全管 理规定，企业应遵守相关规定。
02
办公室硬件安全
消防安全
详细描述
总结词：了解消防法规，掌 握消防设备使用方法，提高
火灾应对能力。
01
02
03
了解消防法规和消防安全制 度，确保员工遵守相关规定。
遵循安全出口指示
熟悉办公楼的安全出口和紧急通道，以便在紧急 情况下快速疏散。
信息安全
保护公司机密
禁止将公司机密信息泄露给外部人员，包括电子邮件、文档和口 头交流。
防范网络攻击
定期更新软件和操作系统，使用强密码并定期更换，不点击来源不 明的链接或下载不明附件。
备份重要数据
定期备份重要文件和数据，以防数据丢失或损坏。
掌握灭火器的使用方法和适 用范围，以及火灾报警系统
的操作流程。
04
05
定期进行消防演练，提高员 工在火灾发生时的应对能力。
电器安全
总结词：正确使用电器设备， 预防电气事故，保障员工生 命安全。
04
正确使用电器设备，避免超 负荷用电和私拉乱接电线。源自01 03详细描述
02
确保办公室内的电器设备符 合安全标准，不使用劣质电 器。
工作场所行为规范
1 2
尊重他人隐私
不要随意翻阅同事的文件、报告或私人信件。
保持安静与整洁
避免在办公区域大声喧哗，保持工作区域整洁有 序。
3
合理使用办公资源
节约用电、用水，合理使用纸张和办公用品。
紧急情况处理
熟悉紧急疏散流程
01
办公室培训课件幻灯片
50
语言
问 候、礼 貌 语
您好! 早上好! 下午好! 大家好!
51
着装
52
要领
☆持续推动4S活动直至习惯化 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作
53
小组讨论
54
早上5S
办公室5S活动
1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来
来源 缓急 版本
保存期限
7
文件管理
管理 技巧
分门别类 专人负责
规范
索引 专门化 专业化 程序化
8
文件管理
文件 收发
签字 以旧换新 盖章生效
认可 可追溯性 连贯性 有效性
授权
9
第二部分
5S是什么
10
5S是什么
形成习惯，提 高整体素质。
素养
整理
5S
区分要物与不 要物，将不要 物处理掉。
整顿
将要物规范放 置，使寻找时 间为零。
保持前3个S， 制度化，规范 化。
清洁
清扫
使工作环境变 得无灰尘、干 净整洁。
11
5S是什么
演 变
8S （服务）
7S（节约）
6S（安全）
5S（修养）
4S（清扫、清洁）
2S（整理、整顿）
12
5S是什么
▪ 5S是一种管理 ▪ 需要全员的积极参与和长时间的
坚持不懈 ▪ 每日坚持5S管理，一点一滴持续
的改善
语言
问 候、礼 貌 语
您好! 早上好! 下午好! 大家好!
51
着装
52
要领
☆持续推动4S活动直至习惯化 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作
53
小组讨论
54
早上5S
办公室5S活动
1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来
来源 缓急 版本
保存期限
7
文件管理
管理 技巧
分门别类 专人负责
规范
索引 专门化 专业化 程序化
8
文件管理
文件 收发
签字 以旧换新 盖章生效
认可 可追溯性 连贯性 有效性
授权
9
第二部分
5S是什么
10
5S是什么
形成习惯，提 高整体素质。
素养
整理
5S
区分要物与不 要物，将不要 物处理掉。
整顿
将要物规范放 置，使寻找时 间为零。
保持前3个S， 制度化，规范 化。
清洁
清扫
使工作环境变 得无灰尘、干 净整洁。
11
5S是什么
演 变
8S （服务）
7S（节约）
6S（安全）
5S（修养）
4S（清扫、清洁）
2S（整理、整顿）
12
5S是什么
▪ 5S是一种管理 ▪ 需要全员的积极参与和长时间的
坚持不懈 ▪ 每日坚持5S管理，一点一滴持续
的改善
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签字 以旧换新 盖章生效
认可 可追溯性 连贯性 有效性
授权
8
第二部分
5S是什么
9
5S是什么
形成习惯，提 高整体素质。
素养
整理
5S
区分要物与不 要物，将不要 物处理掉。
整顿
将要物规范放 置，使寻找时 间为零。
保持前3个S， 制度化，规范 化。
清洁
清扫
使工作环境变 得无灰尘、干 净整洁。
10
5S是什么
42
43
要领
连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动
44
要领
花时间改掉坏习惯及 眼不见为净的态度
45
要领
每天保持5S评价的心情， 不断改善办公5S
46
素养
对于规定了的事情，大家都按要求去执行，
含义
并养成一种习惯。
目的
让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神
47
语言
问 候、礼 貌 语
根据 种类、空间、区域、防护
规定摆放方法
33
要领
利用各种颜色、 数据等进行标识
34
问 题 点 在 哪 里？
35
问 题 点 在 哪 里？
36
清扫
含义
经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉
目的
保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗
37
如何清扫？
①看不见的地方，也要彻 底打扫干净。 ②经常打扫，使环境尽量 不产生灰尘、污秽。
55
下班前5S
办公室5S活动
1、实施早上5S活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备 3、固定可能脱落的标签 4、清洁地面 5、倾倒垃圾篓内的垃圾 6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。
56
文 件 的 5S
整理 整顿 清扫 清洁 素养
把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁
• 不管是不是发给我的传真，我都应该认 真对待。
• 主动把我认识的人的传真送过去，以便 同事可以及时得到客户的宝贵信息。
52
打印前，我们应该做什么？
• 确认打印机是否正常工作。
①小故障请按照提示排除。 ②无法解决时，请及时与管理员联系。
• 确认打印纸。
①及时更换所需的纸型，以免产生作 废文件。
②发现作废的包装时，请及时丢到纸 篓内。
您好! 早上好! 下午好! 大家好!
48
着装
49
离位时
要点： 1. 2. 3. 4.
50
要领
☆持续推动4S活动直至习惯化 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作
51
要主动整理、整顿传真？
• 传真是客户传递过来的信息，对公司和 我们的工作都是非常重要的。
13
5S是什么
可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否 按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的， 而是避免浪费，提高工作 效率
14
第三部分
如何做好 5S
15
整理
含义
将需要的和不需要的物品明确分开， 并处理不需要的物品。
目的 腾出空间 防止误用
16
现场检查
5S 差！
5S 好！ 17
要领
要区分 对待!
马上要用的
暂时不用的 长期不用的
18
要领
例如： 减少文具使用数量 减少文件保存数量 减少电话使用时间 缩短会议时间
将需要的物品的数量降 到最低程度
19
要领
对可有可无的物品， 应坚决处理掉， 决不手软!
20
要领
为何会有这么 多废品？
分析
检查
改善
21
问 题 点 在 哪 里？
提问
演 变
8S （服务）
7S（节约）
6S（安全）
5S（修养）
4S（清扫、清洁）
2S（整理、整顿）
11
5S是什么
• 5S是一种管理 • 需要全员的积极参与和长时间
的坚持不懈 • 每日每日坚持5S管理，一点一
滴持续的改善
12
5S是什么
更大的 发展空间
整齐、清洁 的工作环境
企业形象
吸引更多的 忠实顾客
行业内成为 学习榜样
将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找 防潮、防尘、防虫 定期修补维护 专人管理、责任分明
文件管理制度、程序
使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 按规定要求制定发行文件资料
38
电脑侧面
主机座所有部门、人员都一起执行)
40
要领 清 扫 责 任 分 区
A2
区
C3区 (李)
(胡)
C2区(沈)
A1 区
C1区(王)
(张)
B1区(赵)
E1 区 (贾)
41
清洁
含义
将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。
目的
成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成
26
定 位、标 识 方法
影绘表示（形迹管理） *连接线标识
27
问题点
28
问题点
29
提问
30
文件柜如何整顿？
[管理责任者] 管理此架责任者姓名
[架子表示标签] 表示架子种类的标签
[柜子内表示标签] 用此标签表示下段 的内容
31
要领
彻底整理， 只留下需要的
物品
32
要领
合理利用空间， 100%定位放置
③发现纸张快用完时，请及时领取。 53
小组讨论
54
早上5S
办公室5S活动
1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来
1、图片中存在什么问题？ 2、为什么会产生这样的问题？ 3、会产生什么样的影响？ 4、我们应该怎样做？
22
整顿
含义 将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于 使用的状态。━即寻找时间为零
目的
工作场所一目了然 消除找寻物品的时间 井井有条的工作秩序
23
确定物品 放置场所
24
物品分类 摆放
25
进行标识
4
记 录
文件管理
阐明所取得的结果或提供所 完成活动的证据的文件
记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、 预防措施和纠正措施的证据。
通常记录不需要控制版本。
5
文件管理
重要度
文件 分类
来源 缓急 版本
保存期限
6
文件管理
管理 技巧
分门别类 专人负责
规范
索引 专门化 专业化 程序化
7
文件管理
文件 收发
办公室5S培训
1
培训内容
• 文件管理 • 5S是什么 • 如何做好5S
2
第一部分
文件管理
3
文件管理
文件
信息及其承载媒体
媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒 体，照片或标准样品，或他们的组合。
一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为 “documentation”.
某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然 而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要 求）可以有不同的要求