华侨大学兼职档案员培训文书档案管理25页PPT
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《文书档案管理》PPT课件
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收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
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修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
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机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
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• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
兼职档案管理员培训讲义
兼职档案管理员培训讲义亲爱的朋友们，咱今天来聊聊兼职档案管理员这档子事儿！你说档案管理，听起来是不是觉得挺严肃、挺刻板的？嘿，其实不然！它就像咱们家里收拾东西一样，得有条有理。
咱先说说档案管理的重要性。
这档案啊，那可都是宝贝！就好比是咱们人生的履历表，记录着各种重要的信息。
要是没管理好，那可就麻烦大啦！你想想，要是找一份重要文件，翻箱倒柜半天找不到，那不急得跳脚？做兼职档案管理员，首先得有一颗细致的心。
这就像绣花，一针一线都不能马虎。
文件的分类、编号，都得整得清清楚楚。
比如说，把文件按照时间、类别或者部门来分，这可不能瞎搞。
就好像你把冬天的衣服和夏天的衣服混在一起，找的时候能不抓瞎？再说说档案的保存。
这可得注意环境，不能潮湿，不能太热，不然档案就容易受损。
这就好比把水果放在合适的温度下才能保鲜，档案也是这个理儿！而且，还得防火防盗，这可不能掉以轻心。
万一出了岔子，那损失可就大了去了。
还有啊，档案的借阅也有讲究。
得登记清楚，啥时候借的，谁借的，啥时候还。
这就跟借别人东西打借条一样，得明明白白。
不然，档案丢了都不知道找谁去。
整理档案的时候，可得有耐心。
一堆堆的文件，一张张的纸，别嫌麻烦。
这就像拼图，一块一块地拼凑，最后才能呈现出完整的画面。
说到这，你可能会问，那我没经验咋办？别担心！谁也不是天生就会的。
多学多练，慢慢就上手了。
就像学骑自行车，刚开始可能摇摇晃晃，但掌握了技巧，不就能骑得稳稳当当？总之，兼职档案管理员这活儿，看着不难，实则需要用心。
只要咱们认真对待，把档案管理得井井有条，那就是为工作立下了大功！让我们一起加油，把这份工作做得漂漂亮亮的！。
文书工作与档案管理PPT课件
.
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（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
.
3、保存性
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（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
.
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三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
.
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2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
.
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二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
.
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3.文书、公文、文件的联系与 区别
文书档案管理培训课件
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
6
（四）归档文件整理方法
主要内容 1、装订 2、分类 3、排列 4、编号 5、编目 6、装盒
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
7
1、装订
归档文件应按“件”装订 “件”内排序
正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。
2010年：……
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
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年度—— 保管期限
例3： 2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 ……
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
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保管期限—年度—机构 例4：永久： 2001年办公室、人事处、管理处…
2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 长期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年…… 短期： 2001年办公室、人事处、管理处… 2002年办公室、人事处、管理处… 2003年……
b: 同一事由的归档文件排列，可按文件形成时 间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排 列。
c: 不同事由的归档文件排列，可按文件形成时间 的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列 。
d: 对具有保存价值，但未及时归档的零散文件
，应排列在相应类别归档文件的最后，或与
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
相关的某件归档文件装订成一件，并在归档
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
8
对齐方式 装订前应将“件”内的各页按一定方式
对齐，便于将来翻阅利用。
采用左上角装订的，应将左上侧对齐 。
文书档案管理实务操作培训课件(系统,直接上手可用)
• 每盒内文件的末端（一盒一张）应放置一张备考表，项目包括： 盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期。盒内文件情况说 明填写盒内归档文件需要说明的情况，包括齐全完整程度、盒 内文件修改、补充、移出、销毁等情况；整理人填写负责整理 该盒归档文件的人员姓名；检查人填写负责检查验收归档文件 质量的人员姓名，一般由档案人员填写；日期填写整理归档文 件完成的日期。
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组件
• 组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序，即件由哪几 部分构成的，这些构成部分的排序原则，也就是件内文件如何 排序。
• “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。 • 正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文
件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与 复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除 外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一 般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；
编制备考表
备考表：一般指对盒内文 件的描述说明，尤其是重 要事项，如缺页，遗失文 件等。 最后由整理人签字，“检 查人”类同监交人，签字， 写明当天的日期，放入案 卷内留存。
21
第三部分： ◆归档程序
装入档案盒
全宗名称：是机关、 企业、事业单位或人 民公社在工作或生产 活动中形成的全部档 案。
这里是指立档单位的 全称，例如：“中国 **财产保险股份有限 公司**分公司”。
报告、函、批复、批转文件等； 2、“白头文件”，如会议有关的文件材料（包括会议通
知、会议记录、领导讲话等）； 3、公布性文件，如公告、通告、布告等； 4、内部使用文件，如规章制度、计划、总结、登记表、
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组件
• 组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序，即件由哪几 部分构成的，这些构成部分的排序原则，也就是件内文件如何 排序。
• “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。 • 正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文
件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与 复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除 外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一 般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；
编制备考表
备考表：一般指对盒内文 件的描述说明，尤其是重 要事项，如缺页，遗失文 件等。 最后由整理人签字，“检 查人”类同监交人，签字， 写明当天的日期，放入案 卷内留存。
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第三部分： ◆归档程序
装入档案盒
全宗名称：是机关、 企业、事业单位或人 民公社在工作或生产 活动中形成的全部档 案。
这里是指立档单位的 全称，例如：“中国 **财产保险股份有限 公司**分公司”。
报告、函、批复、批转文件等； 2、“白头文件”，如会议有关的文件材料（包括会议通
知、会议记录、领导讲话等）； 3、公布性文件，如公告、通告、布告等； 4、内部使用文件，如规章制度、计划、总结、登记表、
兼职档案员培训课件培训课件
---------------------------------------------------------------最新资料推荐------------------------------------------------------兼职档案员培训课件培训课件兼职档案员培训课件一、有关概念 1、档案《档案法》：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2、高等学校档案《高等学校档案管理办法》（教育部 27 号令）：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
3、档案工作是人们围绕档案实体和信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。
其具体内容包括很多方面，从工作程序的角度一般分为收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用和编辑研究等 8个环节。
*对于部门兼职档案员来说，主要是进行文件材料的收集、整理、归档工作，为学校档案工作奠定基础。
4、归档及归档制度各部门将工作中形成并已处理完毕的文件材料整理立巻，定期移交给档案管理部门集中保存，称为归档。
在我国，归档已成为党和国家明文规定的一项制度，就是归档制度。
1 / 12归档制度的内容包括三个方面：归档范围、归档时间、归档要求。
归档范围学校根据国家有关规定, 制定了《山东财经大学档案归档范围》 (详见档案馆网页业务指导栏目) , 并根据工作内容的变化适时调整。
在我校，凡是反映学校工作活动，具有查考利用价值的文件材料（包括照片、录音带、录像带等特殊载体材料）均属归档范围。
归档时间根据学校工作的实际， 5 月底前完成归档。
注意：这里归档时间是指各部门立卷、移交时间，最迟 5 月底前完成移交。
而不是 5 月底才开始整理材料。
在这个时间内，有许多事情要做：文件材料收集后要整理，对不合格材料要重新制作，对缺损材料要补; 材料在正式立卷前要送档案馆审核，对提出的问题要及时解决; 然后才正式立卷移交。
文书档案培训PPT
九、归档文件划分科室
以各个科室职责为准，来文时一般以批示意 见批到的科室为准，发文以发文稿纸批示意见批 到的科室为准。原则上以哪个机构名义发文的文 件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机 构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定； 有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出 的文件，则归入有关机构中。如果机关单位内设 臵的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的 归档文件归入该类保存。
十一、归档文件排列
排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。 即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件 进行排列。 事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或 一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一 个事由。 “保管期限—年度”分类方法对归档文件进行排 列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文 件形成的时间顺序进行排列。
十三、归档文件编目
归档文件目录应装订成册并编制封面， 每年区分保管期限装订成三本 。
十四、归档文件装盒
备考表 装盒之前要放一张备考表， 备考表要填写准确完整。 备考表项目包括盒内文件 情况说明、整理人、检查 人和日期。备考表填写时 应报各科室兼职档案员作 为立卷人，专职人员作为 检查人。
十四、归档文件装盒
五、归档文件的修整
对破损文件进行修裱； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便 拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中， 且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。 对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠 次数。 空白纸张抽除。
五、归档文件的修整
谢谢大家！
归档章式样A1 归档号是将归档文件排 列顺序加以固定的一组标 识符号。在每份归档文件 上的体现就是加盖归档章。
档案管理培训教材PPT课件
县级档案馆接收范围的档案
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
1. 专业性较强，形成单位专业活动赖以 开展，不具有普遍利用价值
2. 需要保密和特殊保护的
特殊时限
1. 撤销单位的档案
2. 安全面临威胁的档案
3.地方性法规另有规定的，如《上海市档案条 例》规定随时可以向社会开放的档案，可以提 前向综合档案馆移交。
20年 10年 延期 移交
提前 移交
➢文件归档：
是指一个组织或单位内的有关部门将文件材料按照规定向本 组织、本单位的档案机构或者档案人员移交的过程。
一、文件管理的相关概念和意义
文件归档管理的意义：
（1）是一切管理、技术活动的重要一环和有机构成。 （2）是档案管理的前提和档案工作的基础。
二、关于文件材料管理的法律规定及其含义
《档案法》第十条规定： “对于国家规定应当立卷归档的材料，
*上述国家一、二、三级档案专指国家档案馆馆藏中经依 法划定等级的档案
二、档案转让管理
档案转让，是指以一定方式改变档案权属， 使档案所有权由一方转归另一方的行为。
1.关于档案转让需要把握的几点：
（1） 档案转让的行为方式主要是指出卖档案、赠送档 案和交换档案，其行为结果是使档案所有权发生变更。 （2） 未经批准或者未按规定，档案不得以任何形式进 行转让。 （3） 档案转让管理属于行政监管范畴，其主体是档案 行政管理部门。
二、档案保密
指采取必要措施，对需要保密的 档案加强监管，防止泄密、失密，确 保档案信息安全。
二、档案保密
1. 档案秘密及其含义
档案秘密是指档案内容所涉及的只限一定范围内知悉的 秘密事项。
档案秘密内容一般包括以下几个方面： （1）国家秘密 （2）商业秘密 （3）个人隐私 （4）组织、单位认为不宜公开的国家秘密除外的 其他秘密事项。
文书档案培训PPT课件
文书档案管理专题培训
主 讲：刘卓然
1
第一章 文书档案的收集
《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应 当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构 或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”
《亿利资源集团有限公司文书档案管理办法》第二章第七条 集团各企业、各中心负责归档文件材料的收集和整理，并定 期移交集团公司档案部门集中管理,任何人不得拒绝归档。 各企业、各中心应将文书档案管理工作纳入本单位有关的管 理制度；纳入工作计划；纳入本单位的职责和有关人员岗位 责任制。
2、本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经 会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的 文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工 作参考的文件材料；
?2本企业文件材料中的重份文件无查考利用价值的事务性临时性文件未经会议讨论未经领导审阅和签发的文件一般性文件的历次修改稿各次校对稿无特殊保存价值的信封不需办理的一般性来信来电记录企业内部互相抄送的文件材料本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料有关工作参考的文件材料
亿利资源集团有限公司
亿利资源集团所属企业发文、部门发文由所属企业档案室负责归档。 未发文形成的文件材料由各部门负责归档。
请示与批复。集团公司内部下级企业对上级单位的请示，由下级企业 负责归档。上级对下级单位的批复，由上级负责归档。为体现文件反 映问题的因果关系、有机联系，上下级企业对于对方重要的批复和请 示打印网上文件归入文书档案。
5、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不 使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料 封等装订材料进行装订。
主 讲：刘卓然
1
第一章 文书档案的收集
《中华人民共和国档案法》第十条规定：“对国家规定的应 当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构 或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”
《亿利资源集团有限公司文书档案管理办法》第二章第七条 集团各企业、各中心负责归档文件材料的收集和整理，并定 期移交集团公司档案部门集中管理,任何人不得拒绝归档。 各企业、各中心应将文书档案管理工作纳入本单位有关的管 理制度；纳入工作计划；纳入本单位的职责和有关人员岗位 责任制。
2、本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经 会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的 文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工 作参考的文件材料；
?2本企业文件材料中的重份文件无查考利用价值的事务性临时性文件未经会议讨论未经领导审阅和签发的文件一般性文件的历次修改稿各次校对稿无特殊保存价值的信封不需办理的一般性来信来电记录企业内部互相抄送的文件材料本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料有关工作参考的文件材料
亿利资源集团有限公司
亿利资源集团所属企业发文、部门发文由所属企业档案室负责归档。 未发文形成的文件材料由各部门负责归档。
请示与批复。集团公司内部下级企业对上级单位的请示，由下级企业 负责归档。上级对下级单位的批复，由上级负责归档。为体现文件反 映问题的因果关系、有机联系，上下级企业对于对方重要的批复和请 示打印网上文件归入文书档案。
5、用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不 使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料 封等装订材料进行装订。
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用户名：由部门全称的第一个 字母组成编号 初始密码：123
文书档案录入及编辑
• 进入南大之星档案管理系统编辑界面
– 点击档案管理→部门录入→点击单位名称→点击需编辑文件目录 即可进入该文件编辑界面。
• 添加目录
– 点击档案管理→部门录入→点击单位名称→点击添加目录即可进 入添加目录界面。（注意不是添加案卷）
• 查询目录
– 打开表内查询→输入检索条件即可查到需要的文件。
• 输入要求
– 正题名：要求录入要完整，包括文件所涉及的人名、组织机构等 。
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输入查询 条、学习是劳动，是充满思想的劳动。——乌申斯基
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华侨大学兼职档案员培训文书档案管理
61、辍学如磨刀之石，不见其损，日 有所亏 。 62、奇文共欣赞，疑义相与析。
63、暧暧远人村，依依墟里烟，狗吠 深巷中 ，鸡鸣 桑树颠 。 64、一生复能几，倏如流电惊。 65、少无适俗韵，性本爱丘山。
华侨大学兼职档案员培训 ——文书档案管理
华侨大学兼职档案员培训
• 高等学校档案 是指高等学校从事招生、教学、
科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社 会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形 式、载体的历史记录。 ——摘自《中华人民共和 国教育部国家档案局令》（第27号）
档案的作用
• 查考作用
• 凭证作用
文书档案工作业务流程
档案收集与征集
↓
档案鉴定与分类
一．档案的定义 二．档案的作用 三．文书档案工作业务流程 四、文书档案的计算机管理
档案的定义
• 档案 是指过去和现在的国家机构、社会组织以
及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文 化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存 价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。——摘自《中华人民共和国档案法》
• 文书档案按保管期限分为永久、30年、10 年三大类
• 保管期限是指对档案划定的存留年限。
文书档案整理规范
一．档案整理是指按照一定原则对档案实 体进行系统分类、基本编目、编号、著 录和装订，使之有序化的过程。
(一)分类编目（2012年文书档案已编目导入系 统）
(二)归档文件的打印 (三)归档文件的编号 (四)归档文件的著录 (五)归档文件的装订 (六)移交归档
点击编 数据
文书档案编辑界面
标题要体现文件涉及的 人名、组织机构等
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13
上级机关下达的，与本单位工作有直接关系 的，有参考价值的指令性、指导性文件
6 领导的讲话稿、发言稿 7 统计报表 8 工作计划、报告、总结 9 工作请示与批复
14 外单位寄到本单位的文件及本单位的业务办 件和上报材料
15 各学院需归档的材料
归档材料的鉴定和分类
• 档案鉴定是指判定档案价值的过程
归档文件的著录
文书档案整理注意事项
一．发文：由办理单位归档，联合 发文的，由主办单位归档
二、收文：由主要承办单位归档 三、归档材料注意事项
➢ 正文与附件合为一件 ➢ 业务办件、上报材料、会议材料
要归档 ➢ 移交归档的发文必须加盖公章。
华侨大学档案管理系统应用
Байду номын сангаас• 登录方式
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档案整理与著录
↓
档案装订与移交
归档材料的收集
• 档案收集是指档案馆接收档案和其他有关 文献的活动
• 健全收发文制度 • 加强文件催收 • 年终归档,对照收发文记录,补缺补漏
文书档案归档范围
1 发文 2 规章制度、管理办法 3 会议纪录 4 会议材料 5 合同、协议书
10 人员职务任免、奖惩 11 岗位职责 12 工作刊物
点此进入查询
输入条件：概算 2011
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21、要知道对好事的称颂过于夸大，也会招来人们的反感轻蔑和嫉妒。——培根 22、业精于勤，荒于嬉；行成于思，毁于随。——韩愈
23、一切节省，归根到底都归结为时间的节省。——马克思 24、意志命运往往背道而驰，决心到最后会全部推倒。——莎士比亚
文书档案录入及编辑
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– 点击档案管理→部门录入→点击单位名称→点击需编辑文件目录 即可进入该文件编辑界面。
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• 输入要求
– 正题名：要求录入要完整，包括文件所涉及的人名、组织机构等 。
– 编辑页数。（页数算法:有文字的都算一页，空白页不计页数）
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查阅档案
• 点击综合查询栏目即可跳转查询界面 • 在输入框输入查询和全选） • 点击查询，即可查询档案，查询到多条记
录可输入页数查询数据。
华侨大学兼职档案员培训文书档案管理
61、辍学如磨刀之石，不见其损，日 有所亏 。 62、奇文共欣赞，疑义相与析。
63、暧暧远人村，依依墟里烟，狗吠 深巷中 ，鸡鸣 桑树颠 。 64、一生复能几，倏如流电惊。 65、少无适俗韵，性本爱丘山。
华侨大学兼职档案员培训 ——文书档案管理
华侨大学兼职档案员培训
• 高等学校档案 是指高等学校从事招生、教学、
科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社 会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形 式、载体的历史记录。 ——摘自《中华人民共和 国教育部国家档案局令》（第27号）
档案的作用
• 查考作用
• 凭证作用
文书档案工作业务流程
档案收集与征集
↓
档案鉴定与分类
一．档案的定义 二．档案的作用 三．文书档案工作业务流程 四、文书档案的计算机管理
档案的定义
• 档案 是指过去和现在的国家机构、社会组织以
及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文 化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存 价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。——摘自《中华人民共和国档案法》
• 文书档案按保管期限分为永久、30年、10 年三大类
• 保管期限是指对档案划定的存留年限。
文书档案整理规范
一．档案整理是指按照一定原则对档案实 体进行系统分类、基本编目、编号、著 录和装订，使之有序化的过程。
(一)分类编目（2012年文书档案已编目导入系 统）
(二)归档文件的打印 (三)归档文件的编号 (四)归档文件的著录 (五)归档文件的装订 (六)移交归档
点击编 数据
文书档案编辑界面
标题要体现文件涉及的 人名、组织机构等
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上级机关下达的，与本单位工作有直接关系 的，有参考价值的指令性、指导性文件
6 领导的讲话稿、发言稿 7 统计报表 8 工作计划、报告、总结 9 工作请示与批复
14 外单位寄到本单位的文件及本单位的业务办 件和上报材料
15 各学院需归档的材料
归档材料的鉴定和分类
• 档案鉴定是指判定档案价值的过程
归档文件的著录
文书档案整理注意事项
一．发文：由办理单位归档，联合 发文的，由主办单位归档
二、收文：由主要承办单位归档 三、归档材料注意事项
➢ 正文与附件合为一件 ➢ 业务办件、上报材料、会议材料
要归档 ➢ 移交归档的发文必须加盖公章。
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归档材料的收集
• 档案收集是指档案馆接收档案和其他有关 文献的活动
• 健全收发文制度 • 加强文件催收 • 年终归档,对照收发文记录,补缺补漏
文书档案归档范围
1 发文 2 规章制度、管理办法 3 会议纪录 4 会议材料 5 合同、协议书
10 人员职务任免、奖惩 11 岗位职责 12 工作刊物
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23、一切节省，归根到底都归结为时间的节省。——马克思 24、意志命运往往背道而驰，决心到最后会全部推倒。——莎士比亚