文秘办公室接待工作程序
秘书的接待工作
秘书的接待工作第—节接待的准备工作文秘人员热情、礼貌、耐心、细致的接待能使客人有宾至如归的感觉，从而留下美好的印象。
来访客人则由此观察到单位认真严谨的工作作风和蓬勃向上的精神风貌，因而在无形当中也提高了本单位的知名度和美誉度，扩大了单位的影响。
反之，如果秘书的态度冷漠、言行举止粗鲁，那么，来访的客人就会认为这个单位整体水平太差而对单位失去信赖。
秘书要做好接待工作，前期的准备工作是非常重要的，它是做好接待工作的前提条件。
秘书应该从接待工作的环境、物质与心理三个方面进行准备。
一、做好接待工作的环境准备公司的前台、会客室、办公室是展示公司形象的窗口，秘书应当使这些地方保持清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一进门就能感到这里工作规范有序。
同时，办公室内部工作人员之间也应热情大方地互相配合，给来访者留下良好的印象。
~办公室、会客室的环境一般可分为硬环境和软环境。
1．硬环境硬环境包括办公室、会客室的空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。
（1）绿化环境。
办公室、会客室内的绿化是相当重要的，应适当地摆放一些花卉或绿色植物；室外周围环境应力求做到草坪、花木相映生辉，绿意盎然，富有生气与活力。
（2）空气环境。
空气环境包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素，它的好坏对人的行为和心理有着很大的影响。
因此，应在室内安装通风设备和空调，做好空气的调节，并且经常打开门窗透气，保持空气清新。
同时，也可适当洒些气味淡雅大方的空气清新剂。
（3）光线环境。
室内要有适当的照明，以自然光源为主，人造光源为辅。
切勿使光线过强，以免刺激眼睛。
但光线也不应过弱，太暗会引起人的视觉疲劳或心情压抑。
（4）声音环境。
室内要保持肃静、安宁，这样才能使客人心情舒畅。
同时也能使秘书人员集中精力做好接待工作，有助于工作效率的提高。
反之，办公室声音嘈杂，会使人心烦意乱。
（5）办公室布置。
办公桌、文件柜、复印机等大件物品要摆放合理，书报、文件、文具等物品要归类摆放整齐；墙上可挂日历、公司徽标等，也可挂上市场网络图和宣传照片等。
文秘办公室接待工作程序
文秘办公室接待工作程序文秘办公室是每个企业中非常重要的一部分，其作用是协调和组织管理各种日常事务，并提供相关秘书服务。
接待工作是文秘办公室最基本和重要的工作之一，而接待工作程序的规范化将能使文秘办公室的工作更加高效和精确。
一、接待顾客前在接待客人前，需要做好充分的准备和分析工作，以确保顾客能够得到满意的服务。
1、熟悉客户信息在接待顾客之前需要对客户信息进行了解，包括客户名字、职位、来访目的、来访时间等。
这样可以提前掌握对方的需求并为接待做好准备。
2、环境整洁确保接待区域的环境整洁，包括桌面、地面和椅子等。
除去杂物和灰尘，以给来访的客户一个清洁舒适的接待环境。
3、准备好适当的饮料和零食在接待客户之前准备一些适当的饮料和零食，如水、茶和咖啡等。
这样可以让顾客在等待时得到一些小的安慰和提供一个良好的接待体验。
二、接待顾客将所有接待顾客的程序规范化可确保他们在整个接待过程中获得最佳的体验。
1、热情欢迎当来访的客户到达时，接待员需要热情地向他们问好并欢迎他们的到来。
这是建立良好关系的第一步。
2、核实客户信息在接待过程中，接待员需要核实客户的姓名、职位、来访目的和所需服务等信息，以了解他们的需求。
3、引导客户到座位上在引导客户到座位上时，应根据来访客户的职位和接待场所进行分配。
如果接待区或接待室在不同层之间，则需要引导客户搭电梯或走楼梯。
4、提供饮料和零食为了让来访客户在等待过程中得到最好的体验，接待员应该在此阶段及时提供食品和饮料。
5、尽可能满足客户需求如果来访客户有特殊请求，如使用电话或上厕所等，接待员应及时询问同事，并尽可能满足他们的需要。
6、开会通知当客户需要参加会议时，接待员应当向客户提供会议时间和地点。
三、接待结束处理在客户结束接待后，接待员需要及时处理相关的工作。
1、感谢客户在客户结束接待后，接待员需要向客户表示感谢并送客户离开。
2、整理接待现场接待场所需要及时清理，包括整理桌椅、打扫了卫生、成套工作器具的归位和处理无用文件等。
秘书日常接待工作的技巧
秘书日常接待工作的技巧秘书日常接待工作的技巧秘书要负责日常的接待工作，在接待工作上有什么技巧讲究呢？下面是我为大家整理的秘书日常接待工作的技巧，盼望能帮到大家！1 从形体语言中把握对方的意向在与人交往中, 我们曾经认为, 从人的言谈中把握对方心理能取得最佳效益。
但是,随着社会的进展, 人际关系的简单化,言而不露” 者越来越多对秘书人员来说, 遇到这种人是较麻烦的。
如某人抱着某种动机来找你, 但话题却总也不触及实质, 你直截了当地问, 他就模糊其辞地答; 你旁敲侧击, 他又隐而不发, 使你总也捕获不到他的用意在这种状况下, 有些秘书人员往往沉不住气,以片面的推断得出错误的结论, 结果是谬之千里, 贻误要事。
遇到这种状况, 作为从事秘书工作的人员, 首要的一点是冷静, 要清晰主体与客体的关系, 把握讲话的主动权对方既是抱着某种动机而来的, 那么在他的言谈中不予表露的, 他的形体中会有所反应。
秘书人员若能捕获到这瞬间微小的变化, 快速解决问题便成为可能假如对方是一位吸烟者, 从烟蒂中也可观看到很多心理变化一般来说, 当谈话进入紧急阶段时, 抽烟者的一方往往会消失烟头熄灭或是烟蒂燃尽而不自知的现象。
假如抽烟的一方感到方寸已乱, 再谈下去于己不利的时候, 无论他所抽的烟剩多长, 他都会急于掐灭它, 掐烟的式也极不规范,这便是他预备告辞的表现。
人体总是在静与动中变化的, 假如仔观看, 从中会得到很多启示, 这也是提高秘书人员观看力的一个方面这种靠自的视力,窥测对方行为, 最终把握对方动机的方法, 需要秘书人员自身保持冷静。
只有冷静地观看, 加上乐观的思索, 才能始终占据主动地位。
如其不然, 自己乱了方寸, 就会处于被动状态。
2 要擅长从对方的角度考虑问题通过对方的形态语言了解对方意向, 最终达到解决问题的目的, 这是针对工作中较麻烦的问题而言的, 而认真倾听对方侃侃而谈的叙述, 则有助于我们正确地制定解决问题的方案, 从对方的角度考虑向题, 则可以以获得辨证思维的功效, 对问题的较好的处理也是有利的。
办公室日常接待礼仪集锦
办公室日常接待礼仪篇1文秘办公室接待的礼仪常识(1)接待来访礼仪人们经常会出于各中原因来办公室找秘书，所以秘书人员要掌握接待来访者的礼仪，这不但涉及到组织形象问题，对秘书工作能否顺利开展也有很大关系。
如果因工作繁忙暂时无法接待来访者，应首先致歉然后询问来访者是稍作等待还是另约时间，切不可让他人无故等太久。
当来访者是上级或长者时,秘书要站起来握手以示欢迎。
来访者是为了说明某些问题，一定要有耐心听完别人的话，而且要用你的表情和行为表明你是在认真的倾听。
在交谈过程中，不要随意承诺;当出现矛盾和意见分歧时，要克制自己的情绪，以平和的'态度处理。
在交谈处理事务过程中,能立刻解决或答复的问题要及时处理,不能摆架子或故意拖延时间;对于不能马上解决的问题，要向来访者说明理由，另约时间予以解决或商讨。
如果来访者来访时间过长而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行为身体语言告诉对方结束谈话。
切忌不可以敷衍、不耐烦的生硬态度草草结束谈话，给对方留下不良印象，从而影响组织和单位形象。
(2)拜访礼仪对外联系是秘书工作的重要内容之一，出于各种原因，秘书人员经常要拜访他人。
了解和掌握拜访礼仪，可以帮书秘书人员圆满顺利地完成工作任务。
拜访时首要的礼仪是准时赴约，一般情况下要提前3—5分钟到达。
万一出现意外的紧急情况要迟到时，一定要打电话向对方说明理由，表示歉意。
为了表示尊重，拜访一般提前3—5天预约，赴约前一天再次确认一下时间和地点。
没有特别的情况，一般不要突然拜访，以免打乱对方的工作安排。
与求见人见面后,如果是初次见面要主动自我介绍,如果是熟人,也要先问候并握手致意。
谈话时应开门见山，不要海阔天空，浪费时间。
说话时要注意对方的反应，要给对方讲话、答复的时间，不要一个人滔滔不绝。
对对方的举动要十分敏感，当对方有结束谈话的意思时要及时起身告辞，切忌死赖不走，不知趣。
(3)汇报工作时的礼仪向上级汇报工作是秘书的重要工作内容之一。
办公文秘的工作技巧（2）
办公文秘的工作技巧（2）⑥协办式：整个接待工作由外事部门或其他有关部门负责，秘书部门只是协助办理有关事项。
三是内宾接待的技巧。
1、工作要求：负责接待人员态度要和蔼、诚恳;接谈回答要认真、负责;介绍情况要做到实事求是、严守机密;服务工作要热情周到。
2、接待程序：接受任务——了解来宾——预定食宿——派人接站——商议日程——礼节拜访——组织会谈——陪同来宾——安排送站——接待小结3、接待内容：对上级领导机关来宾的接待;对平级机关和与本单位有业务来往的外单位来宾的接待(分领导同志来与一般工作人员来两种情况);系统受管单位来宾的接待;对新闻记者的接待。
四是外宾接待的技巧。
1、基本原则：统一的原则;适应性原则;平等的原则;内外有别的原则;节俭的原则。
2、接待工作种类：①业务性接待工作(搜集资料，熟悉情况;为领导出谋献策;斟字酌句，把好文字关);②事务性接待工作(迎来送往的安排;会见、会谈的安排;宴请安排;文艺活动、参加游览等)。
五是宴请接待安排技巧。
1、宴请的几种形式。
国际上通用的宴请(宾)形式有宴会、招待会、茶会、工作进餐等。
宴宾活动采用何种形式，通常根据活动目的、邀请对象以及经费开支等各种因素而定。
(1)宴会：①国宴。
(略)②正式宴会。
除不挂国旗、不奏国歌及出席规格不同外，其余安排大体与国宴相同。
有时亦安排乐队奏席间乐，宾主均按身份排列就座。
③便宴。
即非正式宴会，常见的有午宴、晚宴，有时亦有早上举行的早宴。
这类宴会形式简便，可不排座位，不作正式讲话，菜肴道数亦可酌减。
便宴较为随便、亲切，宜于日常友好交往。
④家宴。
即在家中设宴招待客人，以示亲切友好，家宴往往由主妇亲自下厨烹调，家人共同招待。
(2)招待会：①冷餐会(自助餐)。
这种宴请形式的特点是不排席位，菜肴以冷食为主，也可以用热菜，连同餐具陈设在菜桌上，供客人自取。
冷餐会，在我国常用于官方正式活动，我国举行的大型冷餐招待会，往往用大圆桌，设座椅，主宾席排座位，其余各席不固定座位，食品与饮料均事先放置桌上，招待会开始后，自动进餐。
秘书如何接待公共事务来宾
C.如上司不在或一时联络不上，应该向重要来客说明原 因，表示将主动联络或协助安排另一约会时间。如果对方 表示同意，应向对方探询其通讯地址以及联络时间。
注意事项： 聊天时注意保密 不要让客人等太久 注意身体的“逐客”语言 热情送客
❖ 接待不速之客
A.有客人未预约来访时，不要直接回答上司在或不在 。而要告诉对方：“我去看看他是否在。”同时婉转 地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对 方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中， 充分判断能否让他与上司见面。
4、实训评析：在模拟演练进行完后，对三组同学的表 现评析，在“来宾接待”方面看同学哪些地方表现完美， 哪些地方表现有纰漏，并且请观摩的老师同学打分评比， 以促完善。
C.陌生的客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名 称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家公司？
D.郑重接过对方的名片。接名片时必须用双手以示尊重 ，接过来后不可不屑一顾，随手乱放，也不可拿在手中折叠 玩弄。接名片时要确认一下名片上所列对方姓名、公司名称 等。如见到不易拼读的姓，不要随便乱念，必须询问对方。
秘书如何接待公共事务来宾
一、教学目的
秘书实务是高职文秘专业系列中一门重要的专业课， 同时它也是一门操作性很强的实训课。 在教学中，只有通过对学生进行本门课程的实训教学 过程，才能符合教学大纲的要求，才能达到预期的教学目 标，才能培养出合格的秘书专业人员，这些是不容置疑的 。接待来宾是秘书最频繁的日常事务之一。 秘书是代表单位接待来宾的，其接待态度如何，直接 影响到单位的形象，决定了来宾对单位的印象，关系着业 务能否顺利进行。 所以，秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归，这 就得掌握接待的基本礼仪。因此，这次实训的目的在于通 过特定场景的下训练使学生更好地提高实战能力。
文秘办公室接待工作程序
文秘办公室接待工作程序以下是由美文网WTT为您整理提供的关于文秘办公室接待工作程序的内容，希望能够对您有所帮助，欢迎阅读与借鉴。
办公室接待工作程序一、目的为保证公司的各项接待工作能够保质保量的有序进行，体现公司企业文化的水平，特对公司的有关接待工作做以下规定：二、流程1、任务确认：在接到相关接待任务的通知后，应仔细了解接待的规模、规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。
2、方案制定：在最短时间内根据接待的具体内容做出相应的接待方案，报学院领导审阅，并根据领导的意见做相应修改，对于一些可能存在变数的地方需要做部分预案以备用。
3、提前准备：接待方案经院领导批复同意后，应在规定时间内做好各项准备工作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预定、餐厅预定、车辆安排、会场安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、接待日程、任务与人员安排等等。
4、接待执行：严格按照方案内容执行，遇有临时性改变或发生意外情况时，应及时向学院领导请示。
工作人员应做到仪表端正、和蔼大方、语言表达准确、亲切、服务细致、周到、尽善尽美。
5、小结：每次接待任务完成后，应根据实际情况做出小结，总结经验，弥补不足，为今后更好的完成接待任务积累经验和培训人员。
三、质量控制领导和具体接待负责同志应加强对整个接待工作质量的监控，及时指出不足的地方，保证接待任务的顺利完成。
四、其它所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作，包括车辆保修养、原有安排等等，未经领导同意，不得擅自改变各自所承担的任务。
前期准备一、接机1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间; 2、对陌生来宾制作接机、接站牌; 3、提前一个小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机; 4、提前 10-20 分钟到达机场或火车站。
二、入住宾馆1、确定来宾到达时间、人员情况后，第一时间预订宾馆房间。
原则上副厅级以上和学院重要贵宾预订套间，其余均预定标间; 2、重要来宾入住前一个小时，酒店门前悬挂欢迎横幅，房间安排水果、鲜花; 3、每天早餐安排院领导陪同（出自美文阅读網）; 4、离酒店当日，办公室负责接待工作人员及时办好结帐手续。
行政秘书的日常工作程序与工作职责6篇
行政秘书的日常工作程序与工作职责6篇行政秘书的日常工作程序与工作职责 (1)1、调查研究，参与提出处工作计划与总结。
2、认真组织落实处办公会议形成的决定、决议；组织协调综合性工作和各科工作关系；协助处领导做好日常行政工作；3、参与制定后勤管理各项规章制度，并督促检查各项规章制度的执行情况；4、承担本处的文秘、档案工作及印章的使用、保管。
5、负责文件、资料的保管与流传，处日常工作的检查与督促办理。
6、负责做好宣传工作，及时反映处工作动态；7、做好全处职工年终考评、各种评优评奖、职称申报审核等工作。
8、协调内外关系，掌握各科室的工作信息，及时协调解决有关问题。
9、负责对处退休、调离等人员办理离职交接手续的监督工作。
10、完成处领导交办的其它工作。
行政秘书的日常工作程序与工作职责 (2)一、协助站领导组织协调日常工作;做好领导批办事项的督办工作。
二、负责有关文稿的撰写、打印和上报工作，拟定本单位上传下达的各类文件，协助分管领导做好本单位各阶段的各项工作计划、总结，当好领导的参谋。
三、负责文件的手法、编号、登记、分送、催办，严格执行保密制度，做好机要文件的收发、穿越、保管、清退、核销和立卷归档工作。
管理文书档案，履行建档和查阅手续。
四、管理行政印鉴负责办单位介绍信的管理使用。
五、负责办单位各项信息的收集、整理和利用工作做好各类简报、信息和相关材料的报送工作。
六、及时向领导转达上级的电话通知、指示和交办的工作;向下级传达主管或分管领导的工作指示、意见和要求。
七、负责上级和外来人员的接待服务，搞好群众来信来访的登记、接待、转办、催办工作。
八、负责本单位的报刊、杂志的订购和分发。
九、负责本会议筹备、会中服务、会后整理工作。
十、协助本单位领导抓好群团工作和离退休人员服务工作;做好人事、劳动工资和党务统计工作。
十一、做好领导交办的其他工作。
行政秘书的日常工作程序与工作职责 (3) 学习心得：通过这门课程的学习，我首先充分认识到了excel在我们以后工作中的重要性，能够熟练的掌握excel软件是我以后从事教学工作不可缺少的一种专业技能。
机关接待工作制度范文
机关接待工作制度范文一、基本概述机关接待工作是指机关单位为了满足工作需要，对外来访客进行接待和安排工作事宜的一项重要工作。
合理的机关接待工作制度是保证接待工作顺利开展的基础。
为此，制定本机关接待工作制度，旨在规范接待工作流程和程序，提高机关接待工作效率和质量。
二、接待工作程序1. 来访登记来访者在到达机关时，需第一时间向门卫登记，提供个人身份证明证件，包括姓名、单位、来访事由等相关信息。
门卫将登记信息交由机关接待部门。
机关接待部门应对来访者信息进行登记和记录，保留相应的访客登记表格。
2. 面谈安排机关接待部门需及时与被接待单位或个人联系，了解来访事由、要求和时间等相关信息，并与相关部门和人员协商安排面谈时间和地点。
接待人员要有足够的沟通能力和协调能力，确保面谈的有效进行。
3. 接待安排接待人员应提前准备好接待场所，并保持整洁和舒适。
根据来访人员和数量，提前安排好接待室、茶水、办公材料等，以便能更好地满足来访者的需求。
4. 接待程序（1）接待前的准备：接待人员应提前了解来访者的身份和背景信息，以便更好地了解其需求和提供帮助。
同时，接待人员还需做好礼仪和待客之道的培训，保持良好的服务态度和专业水平。
（2）接待礼仪：接待人员应穿戴整齐，待人热情有礼，并主动向来访者打招呼，引导他们进入接待场所。
（3）接待记录：接待人员应及时记录来访者的姓名、单位、来访事由等重要信息，并保持机密性和安全性。
（4）接待沟通：接待人员应主动与来访者进行交流和沟通，关心他们的需求和问题，并及时提供相关帮助和解答。
5. 委办事项机关接待部门根据来访事由和要求，及时派出相应的工作人员进行委办事项处理。
接待人员要仔细记录来访者的委托事项，并尽快将其转交给相关部门和人员。
委办事项办理完毕后，接待人员应及时向来访者反馈处理结果。
6. 接待跟踪接待工作结束后，机关接待部门应及时进行接待跟踪和整理工作。
接待人员要做好接待报告和接待反馈的工作，提供有关数据和建议，以便改进机关接待工作。
如何做好办公室接待工作
如何做好办公室接待工作办公室接待工作是企业或组织日常运营中不可或缺的一部分，它不仅是展示企业形象和文化的窗口，更是连接企业与外部世界的重要桥梁。
一个出色的接待工作不仅能够给访客留下深刻的印象，还能够促进双方的交流与合作。
那么，如何才能做好办公室接待工作呢？下面将从接待前的准备、礼貌的接待流程、专业的业务沟通、细致的送客礼仪、后续的反馈与跟进以及持续学习与提升等六个方面进行详细阐述。
一、接待前的准备接待前的准备工作是确保接待工作顺利进行的关键。
这包括了解访客的基本信息，如姓名、职务、来访目的等，以便进行有针对性的接待。
同时，还需要对接待区域进行整理和布置，确保环境整洁、氛围温馨。
此外，准备好必要的接待用品，如名片、宣传资料、茶水等，也是非常重要的。
二、礼貌的接待流程礼貌的接待流程能够给访客留下良好的第一印象。
在接待过程中，接待人员应保持良好的仪态和礼貌用语，主动与访客打招呼并引导其进入接待区域。
在交谈过程中，要保持微笑、耐心倾听，并适时给予回应。
同时，还要注意保持适当的距离和姿态，避免给访客造成不必要的压力或不适。
三、专业的业务沟通除了礼貌的接待流程外，专业的业务沟通也是接待工作中不可或缺的一部分。
接待人员需要具备一定的业务知识和沟通技巧，能够与访客进行深入的交流和讨论。
在沟通过程中，要能够准确理解访客的需求和问题，并给出专业的建议和解决方案。
同时，还要注意保护企业和访客的隐私，避免泄露敏感信息。
四、细致的送客礼仪送客礼仪是接待工作的最后一个环节，也是给访客留下深刻印象的关键。
在送客过程中，接待人员应再次表达感谢并祝愿访客一切顺利。
同时，还要注意送客的时机和方式，避免让访客感到被催促或不受重视。
在送别时，可以主动为访客开门、引导其下楼梯等，以体现企业的周到和细心。
五、后续的反馈与跟进接待工作并不仅仅局限于面对面的交流，后续的反馈与跟进同样重要。
接待人员应及时将访客的意见和建议整理并反馈给相关部门或领导，以便进行改进和优化。
文秘办公室接待工作程序
文秘办公室接待工作程序
文秘办公室接待工作程序通常包括以下几个步骤：
1. 接待来访者：当来访者到达办公室时，接待人员应站在接待台前迎接，并主动询问
来访者需要的帮助或事项。
接待人员应友好、热情地处理来访者的需求，并记录来访
者的姓名、联系方式等信息。
2. 提供信息：接待人员需要了解公司、办公室的各项政策、流程和服务项目，以便能
够向来访者提供准确、及时的信息。
比如，公司的地址、联系电话、办公时间等信息。
3. 安排会议室预定：接待人员通常负责会议室的预定工作。
当有内部员工或外部客户
需要使用会议室时，接待人员应根据会议室的可用情况，协调不同的时间安排，并将
预定信息记录在预定表中。
4. 管理来访登记：接待人员应保持来访登记簿的更新和完整性，记录每位来访者的姓名、来访目的、来访时间等信息，并确保来访者在离开时签离。
5. 提供辅助支持：接待人员可能需要提供一些辅助支持，如帮助来访者填写相关表格、协助解答来访者的问题、引导来访者到达特定的会议室等。
6. 管理快递收发：接待人员通常也负责管理办公室内的快递收发工作，包括接待快递员、签收包裹、通知收件人等。
7. 保持接待区整洁有序：接待人员需要确保接待区的整洁有序，保持桌面上的资料、
文件及宣传册的摆放有序，并及时整理清理。
以上是一般文秘办公室接待工作的程序，实际操作中可能会有一些细微的差异，具体
操作还需要根据各公司的具体要求和流程进行调整。
办公文秘——秘书的日常事务工作--接听与拨打电话原则与基本要求
接听电话技能训练
[训练目标]训练学生能够熟练掌握接听电话的技能
1.秘书小李一次给客户打电话，铃声响了五声之后还 没有人接，他就挂了电话。她做的对吗？
2.秘书小孙一次因工作被领导批评了，心情很不好， 恰好电话响了，铃声响了两声以后，她拿起话筒说， “喂，你找谁？”当得知对方打错电话时，她很不 耐烦的说了声“您打错了。”就将电话给挂了。她 的做法对吗？
第四章 秘书的日常事务工作 (1)
[学习目的与要求] 理解办公室日常事务的
各项内容主要构件及操作要 求，能够按要求进行各项事 务的操作。
第一节 接听与拔打电话
在秘书日常的公关实务中，电 话沟通更是不可缺少的形式，很多 客户正是通过电话最先接触和了解 对方。正确使用电话，有助于创造 良好的沟通气氛，提高办事效率， 树立个人和组织的良好形象。
注意事项： 1.领导与秘书都要去参加的活动要记录在相同的时间内。 2.秘书单独的活动，只有安排在领导的空余时间，或者
单独活动的时间内。
阅读资料与技能训练
陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管 销售的经理。请把下星期一的活动安排有关内容分别 填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：每周星期 一上午10：30在办公室举行会议，所有经理都参加。 要安排时间去银行取现金。12：30陈先生与王新西先 生（北京代理商）在文华大酒店共进午餐。为人事部 的朱迪小姐安排下午3：00见陈经理。在该天某一适 当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈先 生与自己商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不 能占上午9：00—10：00的时间，因为陈经理想在这 段时间里处理他的信件。陈经理和夫人晚上7：30分 出发去康特公寓出席晚8：00的俱乐部聚餐会。秘书 本人在晚上7：00要参加社交俱乐部举行的一个会。
秘书的工作内容
秘书的工作内容秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。
一、商务沟通(一)接待工作1. 全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。
2.熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。
3. 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。
4. 了解来宾宴请工作的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。
5. 送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。
(二) 沟通与协作工作1. 运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。
2. 组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。
3. 及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。
(三)商务谈判1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。
2. 布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。
3. 做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。
二、会务管理(一) 会议筹备1. 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准。
2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。
3. 掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。
4. 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。
5. 及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。
6. 安排电话会议和视频会议，减少会议开支。
(二) 会议沟通与协调1. 掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作。
2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。
3. 做好会议保卫、保密工作。
4. 组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。
5. 及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行。
(三)会议善后1. 做好与会人员的返程安排。
2. 检查清理会场和整理会议文件。
3. 传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。
4. 评估会议效果三、商务活动管理(一) 商务活动1. 安排会见、会谈。
办公室文秘--接待工作概述
办公室文秘--接待工作概述办公室文秘是公司的重要一环，承担着接待工作的责任。
接待工作是办公室文秘工作中的一部分，主要是负责接待来访客人、电话询问或咨询、文件传递等。
接待工作是公司对外形象的一种体现，因此，办公室文秘在接待工作中需要具备一定的professionalism 和一些基本的技巧。
接待来访客人是办公室文秘的重要职责之一，对于来访客人的接待，文秘需要做好以下几个方面的工作：首先是礼貌和微笑。
面对来访客人时，文秘应该始终保持礼貌，并对来访客人微笑。
微笑是最简单、最直接、最具有人性化的表达方式，它可以使来访客人感受到文秘的热情和友好。
第二是提供便利。
文秘应该主动提供来访客人所需的信息、文件等，使来访客人感到方便和舒适。
第三是耐心倾听。
在接待来访客人的过程中，文秘需要做到耐心倾听，了解来访客人的需求和问题，并提供相应的帮助和回答。
第四是迅速办理。
在接待来访客人的过程中，文秘需要根据来访客人的需求和问题，迅速协调、解决或转达给相关人员。
迅速办理的能力将提高公司的整体工作效率和形象。
第五是留下好的印象。
作为公司的接待人员，文秘需要以良好的形象和令人印象深刻的服务为来访客人留下好的印象，从而为公司的发展和合作打下良好的基础。
电话咨询和询问是办公室文秘接待工作中的另一个重要方面。
在电话咨询和询问中，办公室文秘需要具备良好的语言表达能力和沟通能力。
首先，文秘需要确保对方能够清楚地听到自己的声音，因此，语速和音量要适中。
其次，文秘需要使用礼貌的语言并始终保持友好态度，以确保对方感到舒服和愿意提出问题或咨询。
在接听电话时，文秘也应该注意精神集中，耐心地听取对方的问题，并及时迅速地给出回答或者转达给相关人员。
在电话咨询和询问中，文秘还需要具备良好的问题解决能力，能够准确理解对方的需求并提供相应的帮助和回答。
文件传递是办公室文秘接待工作中的另一个重要任务。
文件传递包括传递文件、文件整理和文件归档等工作。
在文件传递中，文秘需要确保文件的准确、及时和安全传递。
会务接待工作流程
会务接待工作流程会务接待工作是指在会议、活动等场合中，负责接待来宾、参会人员，协调安排会场、住宿、餐饮等相关事务的工作。
一个完善的会务接待工作流程可以有效提升活动的组织效率和参与者的满意度。
下面将详细介绍一下会务接待工作的流程。
第一步：确定接待对象在开始会务接待工作之前，首先需要明确接待对象是谁。
根据不同的活动性质和规模，确定接待对象的种类和数量，例如来自不同地区的嘉宾、参会代表、媒体等。
这将有助于后续的接待方案的制定和执行。
第二步：制定接待方案根据接待对象的身份、需求和活动要求，制定相应的接待方案。
包括接待时间、地点、人员安排、交通、住宿、餐饮等方面的安排。
确保接待方案合理、周密，能够满足来宾的需求和期望。
第三步：准备接待场所在接待活动开始之前，需要对接待场所进行准备。
包括会场布置、签到处设置、资料准备、餐饮摆台等工作。
确保接待场所整洁、温馨，能够展现出良好的接待形象。
第四步：接待来宾当来宾到达接待场所时，需要有专人负责接待。
接待人员要热情友好、细致周到，引导来宾进行签到、领取资料、安排住宿等流程。
同时，及时解答来宾提出的问题，确保接待工作顺利进行。
第五步：安排活动流程根据活动安排，合理安排来宾的活动流程。
包括开幕式安排、专题演讲安排、交流互动安排等。
确保活动有序进行，能够达到预期的效果。
第六步：提供服务支持在活动期间，提供全方位的服务支持。
包括会务咨询、交通协调、紧急救援等。
确保来宾在活动中享受到周到的服务，提升活动的质量和形象。
第七步：总结评估活动结束后，及时总结评估接待工作。
包括接待效果、服务质量、问题反馈等方面。
吸取经验教训，为以后的活动接待工作提供参考和改进。
通过以上七个步骤，一个完整的会务接待工作流程就完成了。
在实际工作中，还需要灵活应对各种突发情况，不断提升接待工作的专业水平和服务质量。
只有做好会务接待工作，才能让活动顺利进行，让来宾满意而归。
希望以上内容能够对您有所帮助，谢谢阅读！。
文秘必备日常工作会议流程
文秘必备日常工作会议流程组织日常工作会议也是文秘的主要工作之一，日常工作会议也是一门大学问，下面一起来学习日常工作会议主要流程吧。
日常工作会议主要流程：会后工作。
提到了会中工作所要注意的几个事项，详情请阅读本文。
1.会议文件资料的立卷归档1)会议文件的收集整理工作(1)确定会议文件的收集范围。
(2)选择收集会议文件的渠道。
(3)运用收集文件的不同方法。
2)会议文件的立卷归档把会议过程中的一整套材料，包括通知、领导报告和讲话、会议记录或纪要、会议简报、会议报道等，进行分类立卷归档。
2.会议经费结算工作(1)收款的方法和时机。
有些会议要由与会代表向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等)。
①应在会议通知或预订表格中详细注明收费的标准和方法。
②应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。
③如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。
④开具发票的工作人员事先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。
如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。
(2)在订购各种设备和享受服务时，应掌握付款的方法和时间。
3.安排与会人员返程案例天地公司邀请全国的客户到新疆乌鲁木齐参加风韵公司新开发的系列化妆品的洽谈订货会。
秘书初萌负责安排与会人员的返程工作，初萌想先解决容易预订的近处与会者的车票问题，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预订问题，而且她想当然地认为，只要为大家尽可能预订火车硬卧票就行了。
结果，部分代表因不能及时拿到返程的车、机票而对主办方十分不满。
有些代表拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹得大家不欢而散，使洽谈订货会的工作成果大打折扣。
分析会议结束并不意味着会议工作就结束了，有外部人员参加的会议应根据会议的长短、外部与会人数多少等情况及早安排好与会人员的返程事宜。
做好与会人员的返程工作，主要包括以下两点1.提早做好与会者的票务登记预订工作(1)应根据会期长短、外地与会人数多少等实际情况和人员的返程事宜，及早安排好外地与会者的行程。
办公室接待制度范文
办公室接待制度范文一、目的与范围1.1目的1.2范围二、接待机构与人员2.1接待机构公司设立专门的接待机构，负责接待来访者和提供相应服务。
2.2接待人员接待机构由经过培训的专业接待人员担任，确保提供专业、礼貌和高效的服务。
三、接待流程3.1来访登记3.2定期沟通接待机构与来访者事先沟通，了解对方需求并提前准备好相关文件、资料及礼品。
3.3接待安排来访者在到达公司后，接待人员将引导他们到指定的会议室或办公区域，提供必要的帮助和指导。
3.4接待礼仪接待人员需以友好、热情的态度向来访者打招呼，并为其提供座位和饮品。
3.5接待服务3.6尊重隐私接待人员应注意来访者的隐私，不得泄露其个人或公司信息，确保保密工作的顺利进行。
四、接待礼仪与规范4.1穿着整洁接待人员应穿着整洁、得体的服装，展示职业形象。
4.2语言表达接待人员应使用清晰、礼貌的语言进行沟通，不使用粗俗、不雅言语。
4.3笑容待人接待人员在接待过程中应保持微笑，展现出友好和温暖的氛围。
4.4注意待客习惯接待人员应尊重来访者的习惯及文化差异，避免言语和行为上的误解或冲突。
4.5专业知识接待人员应具备相关业务知识，能够准确并有条理地回答来访者的问题。
五、考核与改进5.1考核机制公司将根据接待人员的服务质量和客户满意度等指标进行定期考核，并进行及时奖励和纠正。
5.2改进措施接待机构将根据来访者的反馈和需求，及时改进接待流程和服务质量，以提高客户满意度和公司形象。
六、附则。
电子课件-《文秘实务与案例(第二版)》-A42-9555 第三章 接待工作
学习新知
第三章 接待工作
第一节 接待的基本礼仪
二、握手礼仪 3.握手的方法
握手时要力度适中，握上两三秒就行。 多人见面是，注意不要交叉握手。 握手是应该摘掉手套、墨镜。如果女士 穿着礼服并戴着与之配套的手套，则可以 例外。
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第三章 接待工作
第一节 接待的基本礼仪
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三、交换名片礼仪 1.递名片的时机 初次相识的人在做完介绍之后，便可递上名片。 告辞时递上也是常见的。 在谈话之中如果提交公司地址、联系方式等内容，也 可以拿出名片交换。
第三章 接待工作
第一节 接待的基本礼仪
二、握手礼仪 1.握手的次序 职位高者、年长者、主人、 女士先伸手，表示出握手的意愿， 而职位低者、年轻人、客人、男 士则 接待工作
第一节 接待的基本礼仪
二、握手礼仪 2.握手时的目光 握手时要注视对方的 眼睛，表示你的诚恳和自 信。
第三章 接待工作
第一节 接待的基本礼仪
三、交换名片礼仪 2.递名片的礼仪 递名片时应该站起来，以齐胸的 高度递上。 双手拿着名片上方，让名片上字 的正面朝向对方，以便对方接过后就 能马上看清楚。
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第三章 接待工作
第一节 接待的基本礼仪
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三、交换名片礼仪
2.递名片的礼仪 如果对方也同时拿出名片，
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第三章 接待工作
第三节 团体接待
课后实训
一、迎送来访团体
情景1: 按照计划，贝特蒙公司的刘副总一行7人将于后天到达南 京，汤副总有个重要的会议要参加，不能亲自到机场迎 接，嘱咐秘书吴丹做好接机工作。
情景2:
吴丹顺利完成接机工作，又于两天后到机场送刘副总。 请根据以上2个实训背景，完成迎送来访团体的工作任务。
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文秘办公室接待工作程序
文秘办公室接待工作程序
一、目的
为保证公司的各项接待工作能够保质保量的有序进行，体现公司企业文化的水平，特对公司的有关接待工作做以下规定：
二、流程
1）任务确认：在接到相关接待任务的通知后，应仔细了解接待的规模、规格、时间、具体要求等细节问题，并对一些基本要素进行确认。
2）方案制定：在最短时间内根据接待的具体内容做出相应的接待方案，报学院领导审阅，并根据领导的意见做相应修改，对于一些可能存在变数的'地方需要做部分预案以备用。
3）提前准备：接待方案经院领导批复同意后，应在规定时间内做好各项准备工作，如航班查询、制作接机牌、酒店房间预定、餐厅预定、车辆安排、会场安排、横幅制作、席卡制作、礼品购买、接待日程、任务与人员安排等等。
4）接待执行：严格按照方案内容执行，遇有临时性改变或发生意外情况时，应及时向学院领导请示。
工作人员应做到仪表端正、和蔼大方、语言表达准确、亲切、服务细致、周到、尽善尽美。
5）小结：每次接待任务完成后，应根据实际情况做出小结，总结经验，弥补不足，为今后更好的完成接待任务积累经验和培训人员。
三、质量控制
领导和具体接待负责同志应加强对整个接待工作质量的监控，及时指出不足的地方，保证接待任务的顺利完成。
四、其它
所有参加接待工作的人员应根据各自的分工做好相应的各项准备工作，包括车辆保修养、原有安排等等，未经领导同意，不得擅自改变各自所承担的任务。
前期准备
一、接机
1、查询、落实来宾所乘飞机航班、火车班次到达时间；
2、对陌生来宾制作接机、接站牌；
3、提前一个小时通知接机、接站领导和接机、接站车辆司机；
4、提前10—20分钟到达机场或火车站。
二、入住宾馆
1、确定来宾到达时间、人员情况后，第一时间预订宾馆房间。
原则上副厅级以上和学院重要贵宾预订套间，其余均预定标间；
2、重要来宾入住前一个小时，酒店门前悬挂欢迎横幅，房间安排水果、鲜花；
3、每天早餐安排院领导陪同；
4、离酒店当日，办公室负责接待工作人员及时办好结帐手续。
三、就餐
1、确定就餐时间、人员、规格后，第一时间预订餐厅包厢；
2、就餐前四个小时，通知到来宾、陪同领导和工作人员；
3、重要就餐一个小时前制作好就餐人员席卡，就餐前一个小时点菜，坚持节约原则。
内地来宾不上海鲜，安排地产鱼。
4、就餐前半个小时，烟、酒水到位。
5、落实车辆，就餐前十分钟，除主宾外，所有人员到位（重要就餐安排照相人员）；
6、办公室负责接待人员就餐结束前十分钟结帐，并通知司机送客；
7、办公室负责接待人员打包。
四、旅游
1、提前两天制定方案，报领导审核批准；并送来宾、陪同领导，发接待工作人员和司机；
2、长途旅游，提前两个小时准备好所需费用，车上饮用水、酒水、水果、雨伞、相机等；
3、提前2—4个小时安排旅游点入住酒店和就餐饭店。
五、送机，送站
1、离阿一天前为来宾购买好机票，并交来宾审验；
2、提前两个小时购买好礼品；
3、送机、送站两个小时前，通知送机、送站领导和工作人员、司机；
4、提前半个小时到一个小时到达机场或火车站；
5、工作人员办理相关打包、托运手续，并收回来宾电子客票（若机票由学院承担）。
六、收尾工作
1、及时核报差旅费；
2、未用完酒水、雨伞等，接待工作人员应及时收回，并交办公室统一保管；
3、完成来宾临行前交办的其它事宜。