最新最全文件和记录管理程序

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亚新科南岳（衡阳）有限公司企业标准

ASIMCO Nanyue (Hengyang) Co.,Ltd

QG/NY0202.01-2004

文件与记录控制程序

发布日期：2004-3-30 实施日期：2004-3-30

亚新科南岳（衡阳）有限公司发布

前言

本标准由公司标准化委员会提出。

本标准由总师办归口。

本标准由总师办负责起草。

本标准主要起草人：曹山河。

修订历史记录

文件和记录控制程序

1.目的

进行文件资料控制的目的是：

——为执行管理活动、评估质量体系、质量改进提供依据；

——为日常运作及信息传递、内部质量评审、外部质量评审、客户检查提供客观证据；

——对质量改进作业的展开及执行提升绩效的衡量；

——维持培训认知和执行的一致性。

对本公司与质量体系及产品有关的文件和资料（含适当的外来资料）进行控制，确保各有关场所使用文件的有效版本。

2.范围

本程序适用于质量手册、程序文件、作业文件、外来文件、质量记录等文件资料的控制。

3.规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

3.1 QJ/NY0313设计文件编号规定

3.2 QG/NY0

4.04产品图样及设计文件审批规则

3.3 QJ/NY0310 产品型号及图样代号编制原则

3.4 QJ/NY1003 工艺装备编号方法

3.5 QJ/NY0604 工艺文件编号方法

3.6 QG/NY0103 编制公司技术标准、管理标准、工作标准的规定

3.7 QJ/NY0309 产品图样及设计文件规定

3.8 QJ/NY0322 包装图样编号规定

3.9 QJ/NY0602 工艺规程格式

3.10 QJ/NY0603 管理用工艺文件格式

3.11 QG/NY0101 企业标准管理规定

3.12 QG/NY0102企业标准编号规定

3.13 QGNY0611 工艺文件审批

3.14 QG/NY0203.0501 受控电子媒体文件和资料的管理规定

3.15 QG/NY1001 档案管理

3.16 QG/NY0406 技术文件更改管理办法

3.17 QG/NY1004 信息安全管理

4.定义、首字母缩写词和缩略语

4.1 外来文件

包括客户标准、国家行业标准、国际标准、法律、法规等文件。

4.2 受控文件

用于质量控制活动的文件。

4.3 非受控文件

不用于质量控制活动，用于参考或以作废的文件。

4.4 企业标准

包括质量手册、质量体系程序及其它管理标准在内的标准化体系。

5.权限与职责

5.1 档案处负责与质量有关的文件和资料(包括适当范围的外来资料，如标准、规程和顾客提供的图样等)的归口管理。

5.2公司所有的部门对本部门所负责发放的受控文件的有效控制，包括文件发放前的审批、发放记录、归档、更改及回收处理负责，对本部门正确使用受控、有效文件负责。

5.3 总师办负责企业标准、质量记录的归口管理。

5.4 质量控制部负责产品检验及试验记录（含来自分承包方的质量记录）、计量及实验试验记录的控制和管理。

5.5 其他各部门负责本部门应开展的质量活动的记录的控制和管理。

6.过程流程图（见附录一）

7.过程流程

7.1文件规划

7.1.1文件和资料的分类

——企业标准

·质量手册。

·质量体系程序（包括PPAP、APQP、FMEA、SPC、MSA和QSA）。

·其它管理标准

——作业指导书、技术文件

·产品技术文件(产品图纸、产品标准)

·工艺技术文件(包括控制计划、FMEA文件、作业指导书及设备技术、管理文件)

·采购标准、规范

·产品检验和试验文件(包括检验指导文件、质量计划、质量保证计划)、计量标准、规范·检测、计量设备及工装的调试、检定规范

·其它与技术、技改、设备、科技档案、质量等相关的文件和标准、规范及参考文件。

——部门级管理文件。

——合同、协议、订单

·销售合同、协议、订单

·采购合同、协议、订单。

——资料

·国家有关法律、法令、标准

·行业技术标准、规定

·顾客提供的与其所购产品有关的文件（含与更改有关的文件）

·供方提供的与其所供产品有关的文件（含与更改有关的文件）

·证书（国家、行业、认证机构或顾客等颁发的各类证明文件）

·针对某些活动所形成的统计、分析、信息反馈、报告

7.1.2 上述文件和资料可以是书面形式，也可以是以电子媒体(如光盘、硬盘、软盘、磁带)、影印胶片等非书面形式存在。

7.1.3 在使用过程中分为受控文件和非受控文件。

7.1.4 记录的分类

——合格证类质量记录

·主要包括产品合格证、计量检定合格证、基准认定书等。

·合格证类质量记录的编目为“NY证×××”。

——计量类质量记录

·主要包括各种计量、检验、试验设备和器具的校准、检定记录及测量系统分析记录。

·计量类质量记录的编目为“NY计×××”。

——检验和试验类质量记录

·所有对产品进行检验和试验的记录(包括过程控制图、理化分析、产品性能测试、可靠性试验记录、来自分供方的质量记录及不合格产品记录)。

·检验和试验类质量记录的编目为“NY检×××”。

——设备、工装类质量记录

·包括设备验收、精度检验、点检记录、特殊工序设备验证记录、工装的全尺寸检验、验证、周期检定及设备维修等记录。

·设备、工装类质量记录的编目为“NY备×××”。

——管理类质量记录

·主要包括评审、内部审核记录、纠正和预防记录、文件资料管理记录等。

·管理类质量记录的编目为“NY管×××”。

——生产件批准记录

·生产件批准记录的编目为“NY产×××”。

——设计记录