办公室管理考题

办公室的含义1 广义的：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室，实验室等等。

2 狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。

譬如：教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。

3 特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。

级别高的又称“办公厅”。

如：中共中央办公厅、上海市人民政府办公厅，中级的或基层的称办公室，江苏昆山市人民政府办公室、三星公司办公室等。

4 专指的：某种专门的独立的工作机构。

如：国务院台湾事务办公室、上海市浦东新区征兵办公室。

5 办公室事物管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。

6 我国文秘工作：文书撰写；文书制作；文书处理；档案管理；会议组织；调查研究；信息资料；信访工作；接待工作；协调工作；督查工作；日程安排；日常事务；办公室管理；其他临时交办的事项。

7 国际文秘人员工作：以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐；档案管理；阅读并分类信件；以电话往来维持和外界的良好公共关系；替上司定约会并做好记录；按上司的口头或书面只是完成信函；在权限内按自己的意思发出信函；接待来访宾客；替上司接洽外界人士；自动处理例行的事务；为上司安排旅行或考察；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话等；准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；协助上司准备书面的财务报告、研究报告等；整理并组织好粗略的资料；替上司保管私人的、财务的或其他的记录；协助上司申报所得税及退税；督导一般职员或速记员；安排会议事务，并做会议记录或纲要；复印资料；8 我国外资企业与合资企业办公室实务内容：办公室环境的布置和整理；通讯事务、电话、信函和邮件处理；执行上司交办事项；照料上司身边的琐事；接待宾客和员工的来访；记录上司指令及会谈、会议内容；打印文稿及表格；收集及整理各种信息；保管办公室设备及用品；用处办事，如银行、邮局、税务所等。

9 办公室环境布置的目的：创造舒适而又工作效率高的环境；塑造组织形象；建立挡驾制度；有利于保密工作。

10 文员的工作顺序：计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤。

11 “优先顺序”处理工作。

第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。

12 文员管理时间的方法：（1）定好目标，把想做或需要做的事情写下来；（2）作出选择，按重要性的程序把目标排列出来；（3）计划你的时间，对每一项工作作出安排，定好最后期限，使用日历、计划表、检查表等手段；（4）把工作分配给助手去做，这样你就有更多时间处理重要的事情；（5）学会谢绝浪费时间、无关紧要的不速之客；（6）尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做；（7）提高交流效率，避免重复对话和返工；（8）避免和同事浪费时间、毫无意义的闲聊或争吵；（9）想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务；（10）第一次做一项工作时可以稍微慢一些，因为重做一遍会花更多的时间；（11）把可以同时做的事情集中在一起；（12）开始工作之前要做好准备工作，这样就不会因为遗忘某事而致中途停顿；（13）利用间隙时间计划一下将要做的事情；（14）根据你的体力安排工作，精力最充沛的时候做最难的工作；（15）简化工作（16）利用好现有的技术13文员的工作方法1请示方法与报告方法 2计划方法和总结方法 3受益方法4传达方法 5进言方法6变通方法和挡驾方法7分工方法与合作方法一、电视会议；是一项新兴的图象通信业务。

包二、交互式电话会议：电话会议是一种方便、省时、高效的会议形式。

三、卫星通信：是以卫星作为空间中进器进行的通信。

一、邮件的收取（1）传达室或收发室收到邮件，再送到文秘人员办公室。

（2）邮件送到单位所租的信箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室。

（3）由专人送达，需要签收的邮件，如特快专递。

（4）如果公司使用电子邮件系统，文秘人员到达办公室的第一件事是检查电脑里的电子邮箱和其他设备，如传真机和电传打字机。

二、邮件的分拣（1）按照收件人的姓名分拣（2）按照收件部门的名称分拣（3）按照邮件的重要性分拣三、邮件的拆封。

机要邮件和私人邮件文秘人员不应拆封，除非上司特别授权。

四、邮件的处理。

（1）需要呈交给上司的信件，应该赶在上司进办公室前准备好，或在上司上班不久就要准备好。

（2）文秘人员把办公室无法处理的信，以及应该转交其他人的信件分开放好。

（3）文秘人员自己可以处理的信件，办理结果需要让上司知道时，可打印一张小的字条解释你做的事情，把字条与信件放在一起，然后放到上司的桌上共审核。

（4）对报纸和杂志的处理，可挑出上司喜欢的，其他的放在报刊架子上供大家阅读。

（5）广告和传单是方便、免费的信息来源，可以从中了解到新产品的市场行情和发展趋势。

（6）账单和结算单一般应转交付款部门。

一、行为举止方面的礼貌。

（1）站立姿势（2）走路姿势（3）坐下姿势（4）站立行礼方法（5）与人打招呼（6）握手的礼仪二、仪表方面的礼貌。

（1）和谐（2）整洁（3）灵活性三、接待平时来访者的实务。

1 初见来访者、传达有关人员、向有关人员引见；2接待计划中来宾、内宾接待、外宾接待。

一、承办来信注意事项。

（1）拆封信件前，要检查信封、邮票是否完整（2）登记信件时，要书写工整，字迹清楚，摘录登记内容要言简意赅（3）对初次写信者，承办开始就要复信或回告承办情况，避免重信或越级上访（4）对于举报违法违纪的，或者申诉遭到打击报复的，或是涉及基层负责人的信件，不得将信件转交给被涉及的单位或本人，以保护举报人的合法权益（5）对已做结案的，精神病患者，没有具体内容和情节的匿名信，有过激言论等应转公安部门处理二、来电的接收与处理。

接听电话时，态度要诚恳、耐心，语气要亲切、委婉，并随手做好必要的记录。

对比较复杂或严重的情况，可以约请面谈三、接待来访注意事项。

（1）组织领导应该定期或不定期地亲自接待群众来访（2）企事业单位一般都有接待室，铁路、交通、商业等服务性行业，也都有值班室、服务岗或监督岗等（3）接待人员应该有比较高的思想修养和较强的业务能力（4）接待者要做好登记，记录来访处理的全过程，并要签署接待者、承办者、姓名一、会议的具体目的：信息的传达；信息的交换；相互启发；作出决定。

会议以职级来分类：股东会议、董事会、常务董事会、中层管理人员会议、员工大会、工作场所会议二、会议用语议案、提案、表决、议决、票决、例行会议、分科会、咨询、答询、最低出席数、临时动议。

三、会议的计划与准备1 举行会议的决定。

2参加会议的人选。

3会议日期、时间的决定。

4会议场所的选择。

5议程表制作和执行方法。

6 会议通知的写法和传达方法在写作通知时，一定要有：（1）会议的名称；（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间；（4）地点；（5）议题；（6）主办者的联络处、电话号码等。

如果会议场地是在公司外，除了上述之外，必须有；1 开会作在地，建筑物名称、几楼、电话号码；2 其他：注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料，都要详细说明。

同时，对公司外参加人员要随函附上回执，并明示期限，让对方能在期限以前回函通知是否参加？若逾期对方仍来函告知参加与否，必须立即用电话确定参加与否。

四、会议材料的准备议程是按照它们在会上被讨论的先后顺序安排的，西方国家会议的议政就可能包括下列各项中的几项或全部：1 宣布议程。

2宣读并通过上次会议的会议记录。

3财务主管报告。

4其他报告。

5复议旧的议题。

6讨论新的议题。

7委员会人事任命。

8提名并选举新的负责人。

9通知。

10休会。

五、会议中的实务接待事务、会场管理、会议中的电话或来访者、会议记录六、会议记录要求：（1）简洁。

（2）清除。

（3）通俗、清洁。

2会议记录的制作方法（1）迅速作出一张座位图，便于你识别会议上的发言者。

（2）要一份议程表和其他文件，在你需要核对事实和数据时随时可用。

（3）简要概括一般性的讨论，但要将决议、修正案、重要声明、决定和结论等一字不差地记录下来。

可以利用录音机帮助记录，但不可过分以来它。

（4）西方企业规定，不管是谁提出了一个动议，或附议一个动议，或提出了会后行动、意见，又要把此人的姓名记下来。

（5）如果文秘人员漏记了什么或需要额外的信息，可提示主席，也可以事先准备某种暗号，用来提示主席应该重复的内容或对某一内容作出解释。

3会议记录的内容与注意事项会议记录记载事项如下：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期；会议记录注意如下的事项：（1）以决定事项为重点，逐项列出较易明了；（2）简洁而有要领地写出会议经过，不必写所有人员的发言；（3）要注意的是，要写什么议题？以怎样的顺序提高？这些议题是什么人发言？有什么答复？表决结果有没有定案？这些都要简要地写上；（4）要写正确、清楚，要注意会议内容有无疏漏之处？客观地记录内容，不可写记录者的主观感觉，用主观意识去影响记录内容。

七、编写会议见简报会议简报的写法有两种：（1）报道式（2）转发式；八、拟写会议纪要会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。

有两种形式；（1）议决性会议纪要。

（2）周知性会议纪要。

九、召开各种会议方法办公会议、代表会议、联席会议、学术会议、新闻发布会、记者招待会、报告会、座谈会、国际会议、电话、电脑会议、签约仪式。

一、日程安排：是“关于管理者的会议、面谈、出差、访问等作计划、实行、变更及调整”文秘人员所扮演的就是辅佐管理者活动、增加管理者管理能力等这类的角色，其工作包括把会议或访问等编入日程计划中，实行、变更和必要的联系、调整。

同时文秘人员也必须具备良好的判官能力和敏捷的行动能力。

二、日程安排计划表的种类和管理日程安排计划表的种类与制作，1 年预定表。

2 月预定表。

3 周预定表。

4 日预定表。

三、日程安排计划的变更和调整应考虑尽量间找变更的想法以及不得变更的应对方法：1 制作日程安排计划时，要按照业务动态预测可能召开的会议或集会，而保留宽裕的时间。

2最重要的是上司与文秘人员之间必须有密切的联系，这样就能避免任何一方不小心所犯的错误。

3也需要与有关部门的文秘人员彼此联络，以便能预先获得会议等信息，并通知上司。

4对于变更及信息的追加，每一次得要在主要的日程安排计划表填写，同时也要通知上司及所有相关人员。

5日程安排计划表上的行动被注销时，要立即和上司联系，以便能够将别的行动计划编入。

6为了在发生变更时能够快速地应对，要事先准备好与相关人员联系的有关事项。