建设电子文件资料与电子档案管理系统要求规范

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建设电子文件与电子档案管理规范标准

建设电子文件与电子档案管理规范标准

建设电子文件与电子档案管理规范(2009-8-22)1总则1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,制定本规范。

1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。

1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准的规定。

2 术语2.0.1 建设电子文件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。

2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的业务及技术文件。

2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读

《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读

《电子文件归档与电子档案管理规范》(GBT 18894-2016)解读摘要:本文对国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)的内容进行了解读,重点分析了相关的术语和定义、业务系统的功能要求、电子文件的归档、电子档案的管理等核心内容,并对该标准提出了个人的修改意见。

关键词:电子文件归档电子档案管理规范Abstract:In this paper,the content of the national standard Specification on Electronic Documents Ar?chiving and Electronic Records Management is ex?plained. This paper focuses on the analysis of terms and definitions,the functional requirements for busi?ness system that form electronic documents,the ar?chiving of electronic documents ,the management of electronic records and?so?on. Moreover,this paper put forwards some personal opinions for the revision of this standard.Key words:Electronic documents;Archiving;Electronic records;Specification.2002年12月4日,??家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)(以下简称为2002年《规范》),并于2003年5月1日实施。

建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范Document number:PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998建设电子文件与电子档案管理规范(2009-8-22)1总则为加强建设电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,制定本规范。

本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。

建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准的规定。

2术语建设电子文件electronicconstructionrecords在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。

建设系统业务管理电子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的业务及技术文件。

建设工程电子文件electronicrecordsofconstructionengineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

建设电子文件资料与电子档案管理系统要求规范

建设电子文件资料与电子档案管理系统要求规范

建设电子文件与电子档案管理规范(2009-8-22)1总则1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,制定本规范。

1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。

1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准的规定。

2 术语2.0.1 建设电子文件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。

2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的业务及技术文件。

2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

CJJT 117-2017 建设电子文件与电子档案管理规范

CJJT 117-2017 建设电子文件与电子档案管理规范
本规范由住房和城乡建设部负责管理,由住房和城乡建设部 科技与产业化发展中心负责具体技术内容的解释。执行过程中如 有意见或建议,请寄送住房和城乡建设部科技与产业化发展中心 (地址:北京市海淀区三里河路9号.邮政编码:100835)。
本规范主编单位:住房和城乡建设部科技与产业化发展 中心
本规范参编单位:中国人民大学信息资源管理学院
2术 语
2. 0. 1 建设电子文件 electronic documents of construction 在城乡规划、建设及其管理活动中形成的,可依靠计算机等
数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的数字格式的信息 记录。简称电子文件。 2. 0. 2 建设业务管理电子文件 electronic documents of con­
5
目次
1总则................................................. 1 2术语................................................. 2 3 基本规定.............................................6 4电子文件形成 ........................................ 8
本规范修订的主要技术内容是:1.按照电子文件生命周期 管理的要求进行了调整;2.增加了电子文件形成与归档过程中 的创建与保存、文件分类、捕获和固化;增加了电子文件归档后 的安全保护;增加了电子档案移交目录、电子档案移交与接收证 明书、保管期满档案续存清册等方面内容;3.删除了电子文件 代码标识、电子文件收集积累的程序、电子文件的汇总、电子档 案的统计、电子文件(档案)案卷(或项目)级登记表、电子文 件(档案)文件级登记表、电子文件更改记录表等内容;4.修 订了归档范围、归档文件格式、整理、归档要求、检测、移交、 接收、存储备份等方面内容,整合了电子档案的脱机保管与有效 存储。

2课件《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ T117

2课件《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ T117

15)电子签章:利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文 件盖章操作相同的可视效果,是电子签名的一种表现形式。 16)城建档案信息管理系统:城建档案管理机构用于接收、存储、 管理城建档案信息,并提供检索和利用的信息系统。 17)检测:按照一定的标准对电子文件和电子档案的准确性、完整 性、可用性和安全性进行测试、核验的过程。
登记是电子文件管理系统根据既定规则分配给文件唯一标识 符的过程,登记意味着电子文件正式成为电子文件管理系统的管 理对象。登记是捕获的一个动作,捕获包含登记。
9)处置:根据鉴定结果,按照电子文件处置规范或其他工具, 对电子文件实施留存、销毁或移交的一系列过程。 10)移交:建设系统各行业、专业管理部门和建设工程档案形 成单位按规定将电子档案送城建档案管理机构保存的过程。 11)接收:城建档案管理机构按规定收存有关单位移交的电子 档案的过程。
1.0.2 本规范适用于建设电子文件的形成、归档,以及 建设电子档案的移交、接收、保管、利用等全过程管理。 (说明:凡从事城乡规划、建设及其管理活动,产生、保管、利
用建设电子文件和电子档案的单位都应执行本规范,并按本规
范的规定对建设电子文件和电子档案进行全程管理。)
第2章 术语(CJJ117新增术语)
(2) 为电子文件的安全传输提供了保障
在电子文件交换过程中,文件接收方必须确认 两个问题: 第一,所接收的文件在传输过程中无篡 改; 第二,电子文件确由指定的发送方发出,未被 伪造,且无法抵赖。电子签名常常应用在交换、传 输、捕获、归档、移交等交互性环节。
(3) 有助于提升信息时代电子文件子文件真实性、完整性、可用性、安 全性的前提下,将文件从一个系统转移到另一个系统,或从一 个存储媒体转换到另一种存储媒体的过程。 13)格式转换:将电子文件从一种格式转换为另一种格式,或 由专用格式转换为相对稳定的通用格式或版式格式的过程。 14)电子签名:数据电文中以电子形式所含、所附,用于识 别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。

《建设电子文件与电子档案管理规范》课件

《建设电子文件与电子档案管理规范》课件
GZUDA ZHAOLF

总则
1、制定规范的目的 2、适用范围
对象——从事城乡规划、建设及其管 理活动的部门与机构 范围——建设系统业务管理电子文件 和建设工程电子文件 工作——归档和管理
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总则
3、应执行的有关标准、规范
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术语
1、电子文件类
建设电子文件
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编 制 过 程
标准的发布
2007年9月5日,建设部发布公告(第712号)
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编 制 过 程
标准的宣传学习、贯彻实施
珠海培训班 天津培训班
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《规范》的主要内容



总则 术语 基本规定 电子文件的代码标识、格式与载体 建设电子文件的收集与积累 建设电子文件的整理、鉴定与归档 建设电子档案的验收与移交 建设电子档案的管理 附表8张
3、收集积累程序
登记 初步鉴定 著录 存储
2)工具
建设电子文件归档与管理系统
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收集与积累
3)电子文件的命名
(1) 工程项目文件夹 (2) 案卷文件夹:序号+案卷名称 001大学城邵逸夫馆工程立项文件 002大学城邵逸夫馆招投标文件 003大学城邵逸夫馆开工审批及财 务文件 004大学城邵逸夫馆工程监理文件 005……
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四 代码标识、格式与载体
4、载体
一次写光盘 磁带 可擦写光盘 硬磁盘等 移动硬盘 优盘 软磁盘等
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收集与积累
1)形成单位 4)软件

电子档案管理系统基本功能规定

电子档案管理系统基本功能规定

电子档案管理系统基本功能规定第一章总则第一条为推动电子档案科学管理,规范电子档案管理系统建设,明确电子档案管理系统基本功能,确保电子档案真实、完整、可用与安全,按照国家有关法律法规和标准规范,制定本规定。

第二条本规定所称电子档案管理系统,是指档案机构运用信息技术手段对电子档案进行接收、整理、保存和提供利用的计算机软件系统。

第三条本规定明确了电子档案管理系统(以下简称系统)必备的功能。

系统建设应依据先进、实用、安全、发展的原则。

第四条本规定适用于国家各级各类档案馆,机关、团体、企事业单位可参照执行。

第二章系统总体要求第五条系统结构应具备开放性,可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。

第六条系统功能应具备可扩展性,应满足当前及可预见的时间内的业务需求,可方便地进行功能扩展。

第七条系统实现应具备灵活性,支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。

第八条系统运行应安全可靠,保存电子档案管理关键业务过程记录,根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段,保障电子档案安全,防止非授权访问。

第九条系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。

第十条系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。

第十一条系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。

第三章档案接收第十二条系统应具备电子档案接收功能,支持在线和离线的批量接收与处理,保存移交接收处理记录。

第十三条系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能,对不合格的进行标注。

第十四条系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能,支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证,赋予电子档案唯一标识。

第十五条系统应具备对征集档案进行管理的功能。

第四章档案整理第十六条系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能,支持分类与排序的调整处理。

第十七条系统应具备电子档案的著录、标引等功能,形成电子档案目录,并与电子档案相关联。

44.建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法

44.建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法

建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法第一条为规范建设项目电子文件归档和电子档案管理,维护电子文件和电子档案的真实、完整、可用和安全,提高管理效率,促进信息共享,便于长期保存,按照国家有关法律法规,制定本办法。

第二条本办法适用于中央和省级政府投资主管部门审批、核准和备案的建设项目,其他建设项目可参照执行。

第三条本办法所称建设项目电子文件(以下简称项目电子文件)是指建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

本办法所称建设项目电子档案(以下简称项目电子档案)是指建设项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。

第四条项目电子文件归档和电子档案管理应当遵循项目建设和信息系统运行的规律,坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的管理原则。

第五条政府投资主管部门、行业主管部门应当将电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和竣工验收要求,协调相关部门为电子文件归档和电子档案管理的计划安排、人力组织、资金保障、质量监督提供支持。

第六条电子文件管理部门统筹领导项目电子文件管理工作,建立统筹协调机制,推进项目电子文件管理工作有效开展。

第七条档案行政管理部门负责对项目电子文件归档及电子档案的保管、利用和移交工作进行监督、指导,将电子档案管理工作纳入档案专项验收内容。

第八条项目主管部门负责对项目电子文件归档和电子档案管理进行业务指导。

第九条建设单位应将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制,纳入招投标要求,纳入合同、协议,纳入验收要求。

第十条建设单位应明确机构,具体负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用、移交等工作,并对各参建单位的项目电子文件归档和电子档案管理工作进行检查、指导。

第十一条建设单位应根据项目建设管理实际,制定项目电子文件归档和电子档案管理各项制度、规范、程序,并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。

建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范(2009-8-22)1?总则为加强建设电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,制定本规范。

?本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。

建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准的规定。

2?术语建设电子文件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。

建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的业务及技术文件。

建设工程电子文件electronic records of construction engineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

建设工程电子文件可简称为工程电子文件。

建设电子档案electronic construction archives具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范(2009-8-22)1总则为加强建设电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,制定本规范。

本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。

建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准的规定。

2术语建设电子文件electronicconstructionrecords在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。

建设系统业务管理电子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的业务及技术文件。

建设工程电子文件electronicrecordsofconstructionengineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

建设工程电子文件可简称为工程电子文件。

建设电子档案electronicconstructionarchives具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

CJJ_T_117-2007_建设电子文件与电子档案管理规范(word版)

CJJ_T_117-2007_建设电子文件与电子档案管理规范(word版)

建设电子文件与电子档案管理规范1总则1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,制定本规范。

1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。

1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准的规定。

2 术语2.0.1 建设电子文件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。

2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的业务及技术文件。

2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

建设工程电子文件可简称为工程电子文件。

建设电子文件与电子档案管理守则完整版

建设电子文件与电子档案管理守则完整版

建设电子文件与电子档案管理守则集团标准化办公室:[VV986T-J682P28-JP266L8-68PNN]建设电子文件与电子档案管理规范(2009-8-22)1总则1.0.1?为加强建设电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,制定本规范。

1.0.2?本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。

1.0.3?建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准的规定。

2?术语2.0.1?建设电子文件electronicconstructionrecords在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。

2.0.2?建设系统业务管理电子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的业务及技术文件。

2.0.3?建设工程电子文件electronicrecordsofconstructionengineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范

《建设电子文件与电子档案管理规范》C J J/T117-2007建设部关于发布行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》的公告中华人民共和国建设部公告第712号现批准《建设电子文件与电子档案管理规范》为行业标准,编号为C J J/T117-2007,自2008年1月1日起实施。

本规范由建设部标准定额研究所组织中国建筑工业出版社出版发行。

中华人民共和国建设部 二○○七年九月五日中华人民共和国行业标准电子文件归档与电子档案管理规范C J J/T117-20071范围本标准规定了在公务活动中,具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

本标准适用于国家机关、社会团体、企事业单位等办公自动化过程中产生的电子文件及电子档案的管理。

其他种类的电子文件的管理可参照本标准。

2引用标准(略)3定义本标准采用下列定义。

3.1电子文件E l e c t r o n i c R e c o r d s能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网上传送的数字代码序列。

3.2电子档案E l e c t r o n i c A r c h i v e s具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据3.3逻辑归档L o g i c a l F i l i n g指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4物理归档P h y s i c a l F i l i n g指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。

4总则4.1电子文件形成单位指定专门机构或人员负责对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。

4.2电子文件形成部门负责电子文件的收集、积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。

4.3电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。

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建设电子文件与电子档案管理规范(建设部第712号公告,行业标准:CJJ/T117-2007,2007年9月5日发布,2008年1月1日起实施)1 总则1.0.1 为加强建设电子文件的归档与管理,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案,保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,制定本规范。

1.0.2 本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。

1.0.3 建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外,尚应执行国家现行有关标准的规定。

2 术语2.0.1 建设电子文件electronic construction records在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。

2.0.2 建设系统业务管理电子文件electronic records of construction professional administration建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门,以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的业务及技术文件。

2.0.3 建设工程电子文件electronic records of construction engineering在工程建设过程中通过数字设备及环境生成,以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

建设工程电子文件可简称为工程电子文件。

2.0.4 建设电子档案electronic construction archives具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。

2.0.5 真实性 authenticity电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。

2.0.6 完整性 integrity电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。

2.0.7 有效性 utility电子文件的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

2.0.8 元数据metadata描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

2.0.9 在线式归档on-line filing通过计算机网络,将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。

2.0.10 离线式归档off-line filing将应归档的电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向档案部门移交的过程。

2.0.11 固化fixing为避免电子文件因动态因素造成信息缺损的现象,而将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。

2.0.12 迁移migration将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程。

2.0.13 建设电子文件归档与管理系统 filing and management system of electronic construction records对建设电子文件进行整理归档及管理的信息系统,具有确定归档范围与保管期限、登记、分类、著录、存储、保管、利用及数据交换等功能。

该系统包括两个类型,即建设系统业务管理电子文件归档与管理系统和建设工程电子文件归档与管理系统。

3基本规定3.0.1 建设系统业务管理电子文件形成单位和建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理,将电子文件的形成、收集、积累、整理和归档纳入文件管理工作程序,明确责任岗位,指定专人管理。

3.0.2 建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档,并定期向当地城建档案馆(室)移交建设系统业务管理电子档案。

3.0.3 在建设工程电子文件的整理归档与电子档案的验收移交工作中,建设单位应履行下列职责:1在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求;2 收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件,并进行整理归档;3 组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作;4收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案;5 在组织工程竣工验收前,提请当地建设(城建)档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时,应同时提请对工程电子档案进行预验收;6对列入城建档案馆(室)接收范围的工程,按规定向当地城建档案馆(室)移交工程电子档案。

3.0.4 勘察、设计、施工、监理及测量等单位应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。

建设(城建)档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收。

3.0.5 对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件,建设电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩微品等。

归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品,并在内容、格式、相关说明及描述上保持一致,且二者之间必须建立关联。

3.0.6 建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归档与管理系统,实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据的连续管理。

3.0.7 建设电子文件形成单位和建设电子档案保管单位应采取措施,保证建设电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性,并应符合以下规定:1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施,从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记,保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。

2 应采取安全防护技术措施,保证建设电子文件的真实性。

3应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

4应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

5建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。

3.0.8 建设电子文件形成单位与建设(城建)档案管理机构应对建设电子文件加强前端控制,实行全过程的管理与监控,保证管理工作的连续性。

3.0.9 建设(城建)档案管理机构应根据建设行业信息化现状,及时提出建设电子文件归档的技术性指导意见。

建设电子文件形成单位据此明确规定各类建设电子文件归档的具体要求,保证归档质量。

4电子文件的代码标识、格式与载体4.0.1 电子文件的代码应包括稿本代码和类别代码。

1稿本代码应按表4.0.1-1标识。

表4.0.1-1稿本代码稿本代码草稿性电子文件M非正式电子文件U正式电子文件 F2类别代码应按表4.0.1-2标识。

表4.0.1-2类别代码文件类别代码文本文件(Text)T图像文件(Image)I图形文件(Graphics)G影像文件(Video)V声音文件(Audio) A程序文件(Program)P数据文件(Data) D4.0.2 各种不同类别电子文件的存储应采用通用格式。

通用格式应符合表4.0.2的规定。

表4.0.2各类电子文件的通用格式文件类别通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP34.0.3 各种不同类别电子文件的存储亦可采用国务院建设行政主管部门和信息化主管部门认可的,能兼容各种电子文件的通用文档格式。

4.0.4 脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存的载体。

5建设电子文件的收集与积累5.1 收集积累的范围5.1.1 凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据等都应属于建设系统业务管理电子文件的收集范围。

5.1.2 凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。

各类建设工程电子文件的具体收集范围应按照《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328-2001)规定的收集范围进行。

5.2收集积累的要求5.2.1 建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作。

5.2.2 建设电子文件的内容必须真实、准确。

工程电子文件内容必须与工程实际相符合,且内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准和规程。

5.2.3 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有参考价值的建设电子文件的不同稿本均应保留。

5.2.4 凡是属于收集积累范围的建设电子文件,收集积累时均应进行登记。

登记时必须按照本规范附录A、附录B的要求,填写建设电子文件(档案)的案卷级和文件级登记表。

5.2.5 应采取严密的安全措施,保证建设电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。

积累过程中更改建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件应按本规范附录C的要求,填写《建设电子文件更改记录表》。

5.2.6 应定期备份建设电子文件,并存储于能够脱机保存的载体上。

对于多年才能完成的项目,应实行分段积累,宜一年拷贝一次。

5.2.7 对通用软件产生的建设电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

专用软件产生的建设电子文件应转换成通用型建设电子文件。

5.2.8 对内容信息是由多个子电子文件或数据链接组合而成的建设电子文件,链接的电子文件或数据必须一并归档,并保证其可准确还原;当难以保证归档建设电子文件的完整性与稳定性时,可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式。

5.2.9 与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息(如电子签章等)必须与建设电子文件一同收集。

5.2.10 对采用统一套用格式的建设电子文件,在保证能恢复原格式形态的情况下,其内容信息可不按原格式存储。

5.2.11计算机系统运行和信息处理等过程中涉及与建设电子文件处理有关的著录数据、元数据等必须与建设电子文件一同收集。

5.3收集积累的程序5.3.1 收集积累建设电子文件,均需进行登记,并应符合以下规定。

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