物业设备档案
物业工程档案管理资料
工程档案管理一、工程档案：是指物业本体建设、设施设备安装及物业管理活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料，它是我们实施对物业建筑本体，公用设施设备的检查、维护、管理、使用、改造等工作的原始依据。
二、工程档案包括：工程竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料（安装资料、设备使用说明书及操作手册）以及所管辖区域内设施设备的维修、保养资料等三、工程档案的分类：工程档案分为：设备技术资料、系统竣工图、接管验收文件、维修保养资料四大类。
1、设备技术资料：指设备使用说明书，操作手册，维护保养手册，设备安装调试报告等随机资料。
2、系统竣工图：指总平面布置图，总竖向布置图、建筑、结构、水、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图等竣工资料。
3、接管验收文件：指设备台帐/设施设备统计表，配套设施台帐；物业接管验收表即按设施设备系统分类进行接管的物业接管验收表(含资料、实物、遗留问题)，设施设备实物数量移交清单等。
4、维修保养记录：主要指设施设备月、季度、年度维修保养计划，设施设备专项检修、更新改造计划，专项维保记录，重要设备维修统计，设备故障记录。
四、工程档案整理1、按上述分类要求整理归档，并对各类档案编号。
2、工程档案编号规则：按类别、设施设备系统进行统一编号，方法为：××（××）-××档案顺序号设备系统代号档案类别代号（1）档案类别代号：设备技术资料（JS），系统竣工图（TZ），接管验收文件（JG），维修保养记录（JL）（2）设备系统代号：按系统名称取汉语拼音第一字字头：.空调（KT），供配电（GD），消防系统（XF），给排水系统（GP），电梯（DT），楼宇系统（LY），柴发系统（CF），影音系统（YY），多媒体（DM），锅炉(GL),其它（QT）．．．．．．（3）档案顺序号：每个系统从头开始编号。
即01,02,03．．．．．（4）例：JS（KT）-0101号空调系统设备技术资料五、归档要求：1、管理处在实施设施设备代管后一月内，工程负责人应对主要的设施设备按系统进行分类统计，将填写后的《设施设备统计表》/设备台帐，交部处档案保管人归档；并在一周内报公司物业部备案。
物业档案管理
物业档案管理物业档案资料是物业管理的重要资源。
为建立完善的档案并进行科学的管理，我们按照档案管理的有关规定的作业指导书《档案管理规定》，对本项目档案进行全面收集整理，将其系统科学的分类，建立完整的资料档案。
6.4.1档案内容档案管理的具体内容涉及：物业基本档案、管理文件汇编、设备设施检测档案、设备设施维修保养档案、房屋本体维修保养档案和管理运作类档案。
各类档案内容涵盖如下：◆物业基本档案➢物业土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）➢物业设施设备的质检、消防、劳动及公安音像等管理部门验收合格文件➢物业机电设备保养合同➢物业公共区域设施设备验收记录➢物业公共区域设备设施移交记录◆管理文件汇编➢管理合同、管理公约、服务指南等➢物业各类管理规章制度➢各项管理外包合同➢合格供应商名录及供应合同◆设施设备检测档案➢供电部门对变配电间定期进行电气测试的报告记录➢生活水箱定期清洗消毒记录（包括卫生部门水质检测报告、清洗人员体检证明）➢避雷系统定期检测报告➢定期沉降检测报告➢其他设施设备检测记录资料◆设备设施维修保养档案➢设备设施一览表➢设备台账➢设备设施维修保养计划◆房屋本体维修保养档案➢房屋本体日常维修保养制度及程序➢房屋本体大修计划及实施记录➢房屋本体日常巡检记录◆管理运作类档案➢保洁检查记录➢质量管理监督记录➢管理工作计划与报告➢工程设备管理计划与报告6.4.2档案管理规定整个物业项目的档案资料由管理处主管负责监督保管，各级管理人员按照分工负责汇集整理，由管理处物业助理负责文件存档工作。
对有关物业验收档案、图纸、管理制度、合同及附件、设施设备档案及保养制度、管理报告、员工人事资料等档案要集中存档，档案柜要求上锁，钥匙由文员保管，未经物业主管许可，他人不得查阅。
档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编写目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
档案的目录及存档文件清单每季度上报公司行政备案。
物业设备设施档案管理制度
一、总则为了加强物业管理中的设备设施档案管理，确保设备设施档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。
二、管理范围本制度适用于物业管理区域内所有设备设施档案的管理，包括但不限于以下内容：1. 建筑结构、基础设施、设备设施的原始设计图纸、施工图、竣工图等；2. 设备设施的采购、安装、调试、验收、维修、保养、更换等过程中的技术文件；3. 设备设施的运行、维护、检修记录；4. 设备设施的保险、维修、更换合同；5. 设备设施的维修、更换费用结算凭证；6. 其他与设备设施管理相关的文件资料。
三、管理职责1. 物业管理公司应设立设备设施档案管理部门，负责设备设施档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
2. 设备设施档案管理部门应配备专（兼）职档案管理人员，负责设备设施档案的日常管理工作。
3. 物业管理公司各部门应按照职责分工，配合设备设施档案管理部门做好档案管理工作。
四、档案收集与整理1. 设备设施档案的收集应遵循真实性、完整性、准确性和及时性的原则。
2. 设备设施档案的收集范围包括：设计文件、施工图、竣工图、采购合同、验收报告、维修保养记录、运行记录、保险合同、维修更换费用结算凭证等。
3. 设备设施档案的整理应按照档案分类标准进行，确保档案的系统性、完整性和便于查阅。
4. 设备设施档案的整理工作应包括：档案的编目、分类、编号、装订、归档等工作。
五、档案保管与利用1. 设备设施档案的保管应遵循保密、安全、方便查阅的原则。
2. 设备设施档案的保管工作应包括：档案的存放、防护、防盗、防潮、防虫、防尘、防火等工作。
3. 设备设施档案的利用应遵循合法、合理、有序的原则。
4. 查阅设备设施档案应经档案管理部门同意，并填写查阅登记表。
六、档案归档与移交1. 设备设施档案的归档应按照档案归档规定进行，确保档案的完整性和连续性。
2. 设备设施档案的移交应按照档案移交规定进行，确保档案的准确性和安全性。
3. 设备设施档案的移交工作应包括：档案的清点、核对、签字确认等工作。
物业档案管理制度
物业档案管理制度一、引言物业档案是指物业管理单位对所管理的建筑物、设施设备等相关资料的整理、归档和管理工作。
物业档案管理制度的建立和执行对于物业管理单位的日常运营和决策具有重要意义。
本文将介绍物业档案管理制度的基本要求、流程和责任分工，以确保物业档案的安全、完整和可靠。
二、管理要求1. 档案归档原则- 档案应按照建筑物或设施设备的属性进行分类归档，确保档案的有序性和易查性。
- 档案应按照时间顺序进行归档，确保档案的时效性和历史性。
- 档案应按照规定的格式和标准进行归档，确保档案的统一性和规范性。
2. 档案管理流程- 档案的收集和整理：物业管理单位应定期收集和整理与建筑物、设施设备相关的各类资料，包括合同、维修记录、巡检报告等。
- 档案的归档和存储：物业管理单位应将整理好的档案按照规定的分类和顺序进行归档，并采取适当的存储措施，如使用防火、防水、防虫等设备和材料。
- 档案的检索和利用：物业管理单位应建立档案检索系统，确保档案的快速检索和利用，以满足日常管理和决策的需求。
- 档案的保密和备份：物业管理单位应对档案进行保密处理，确保档案的安全性和机密性，并定期进行档案备份，以防止档案丢失或损坏。
3. 档案管理责任分工- 物业经理：负责制定和执行物业档案管理制度，监督档案管理工作的落实情况，并定期进行档案管理的评估和改进。
- 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、检索、利用、保密和备份等，确保档案的安全和完整。
- 相关部门：各部门应积极配合物业档案管理工作，如提供相关资料、参与档案的整理和归档等，确保档案管理的顺利进行。
三、数据和记录要求1. 合同档案- 合同编号、签订日期、合同期限、合同金额等基本信息。
- 合同正本、副本的存档位置和保管责任人。
- 合同履行情况的记录和跟踪。
2. 维修档案- 维修记录、维修费用、维修人员等基本信息。
- 维修前后的照片、维修报告和维修单据等相关资料。
物业设施设备档案管理
物业设施设备档案管理随着城市化进程的不断推进，物业管理行业得到了快速的发展。
物业管理公司负责管理和维护小区内的各类设施设备，确保小区环境的良好和居民的舒适。
为了更好地管理和维护物业设施设备，物业管理公司需要建立和维护物业设施设备档案。
物业设施设备档案是物业管理公司对小区内各类设施设备进行管理和维护的重要工具。
它记录了设施设备的基本信息、维护记录、维修记录等重要信息，可以帮助物业管理公司更好地了解和掌握设施设备的状况，及时进行维护和修理。
建立物业设施设备档案需要收集设施设备的基本信息。
物业管理公司需要对小区内的设施设备进行全面的调查和登记，包括设备的名称、型号、规格、品牌、生产日期、安装日期等信息。
这些基本信息可以帮助物业管理公司进行设备的分类和管理，同时也为设备的维护和修理提供了参考依据。
物业设施设备档案还需要记录设备的维护记录。
物业管理公司需要定期对设施设备进行维护，包括设备的清洁、润滑、调试等工作。
在维护过程中，需要记录下维护的时间、维护的内容、维护的人员等信息。
这些维护记录可以帮助物业管理公司了解设备的使用状况，及时发现问题并采取措施进行修理。
物业设施设备档案还需要记录设备的维修记录。
在设备出现故障或损坏时，物业管理公司需要及时进行维修。
维修记录包括维修的时间、维修的内容、维修的人员等信息。
这些维修记录可以帮助物业管理公司分析设备的故障原因，避免类似问题的再次发生。
除了基本信息、维护记录和维修记录，物业设施设备档案还可以包括设备的保养计划、设备的保养手册、设备的维修手册等其他相关信息。
这些信息可以帮助物业管理公司更好地管理和维护设备，提高设备的使用寿命和性能。
建立和维护物业设施设备档案需要物业管理公司制定相应的管理制度和流程。
首先，物业管理公司需要明确档案管理的责任部门和责任人，确保档案管理的专业性和连续性。
其次，物业管理公司需要制定档案管理的操作规范，明确档案的存放位置、查阅权限、借阅流程等。
设施设备编号及设备档案管理规程-物业公司制度范例
2-所在项目代码，由该地区项目承接先后顺序进行编码。
3-门类编码：现设备共分为六大门类，采用拼音缩写，包括强电（QD）、弱电（RD）、给排水（GP）、
暖通（NT）、升降（SJ）、消防（XF），详见设备编码分类码表。
4-大类编码：门类编码内分为大类，采用拼音缩写，用于区分中类项目中的同属项目。
5-中类编码：在设备标识时不宜再进行拆分管理的设备个体，编码为设备名称拼音缩写。
——阀门状态标示“关闭”使用红色彩纸打印 “开启”使用浅绿色彩纸打印。
——“阀门编号”按照阀门编码规则进行编号。
——“控制区域”填写当该阀门开启或关闭后所影响的区域。
——阀门状态为开启、关闭两种状态，季节性开关的需及时更换状态标识。频繁开关调节的阀门状态
为“手动调节”或“自动调节”，使用黄色彩纸打印。
天津市
1201
天津市市辖区
1202
天津市县
河北省
1301
石家庄市
1302
唐山市
1303
秦皇岛市
1304
邯郸市
1305
邢台市
1306
保定市
1307
张家口市
1308
承德市
1309
沧州市
1310
廊坊市
1311
衡水市
山西省
1401
太原市
1402
大同市
1403
阳泉市
1404
长治市
1525 1529
2101 2102 2103 2104 2105 2106 2107 2108 2109 2110 2111 2112 2113 2114
4401 4402 4403
Q/HTBG TG314.002-2015
物业设施设备档案管理
物业设施设备档案管理一、引言物业设施设备档案管理是指对物业管理中的设施设备进行有效的记录、分类、整理和管理的工作。
合理的档案管理可以提高设施设备的使用效率、延长设备的使用寿命、提升物业管理的水平。
本文将从档案管理的重要性、管理流程、档案的内容以及管理工具等方面进行介绍，以期为物业管理人员提供参考。
二、档案管理的重要性1. 提高设施设备的使用效率通过档案管理，物业管理人员可以清楚地了解每个设施设备的使用情况、维修记录和维护周期等信息。
这样可以及时安排维修保养工作，提高设备的使用效率，减少设备故障对物业管理造成的影响。
2. 延长设备的使用寿命档案管理可以记录设施设备的安装、维修和保养等重要信息，物业管理人员可以根据档案中的数据进行设备维护和保养工作，延长设备的使用寿命，减少设备更换的频率和费用。
3. 提升物业管理的水平有了完善的档案管理，物业管理人员可以更好地掌握设施设备的使用情况和维护情况，可以根据档案中的数据进行设备的优化配置和合理调度，提升物业管理的水平和服务质量。
三、档案管理的流程档案管理的流程主要包括档案的建立、档案的分类整理、档案的更新维护和档案的利用四个环节。
1. 档案的建立在设施设备投入使用前，物业管理人员应制定档案管理制度，明确档案的建立标准和要求。
在设施设备投入使用时，应按照制定的标准和要求建立设备档案，包括设备的基本信息、安装记录、维修记录、保养记录等。
2. 档案的分类整理设施设备档案应按照设备类型、使用部门、投入使用时间等进行分类整理。
分类整理可以提高档案的查找效率，方便物业管理人员进行维修保养工作。
3. 档案的更新维护设施设备档案应定期进行更新维护，包括设备的维修记录、保养记录、更换记录等。
同时，物业管理人员还应定期检查档案的完整性和准确性，及时进行补充和修正。
4. 档案的利用设施设备档案可以作为物业管理的重要参考依据，物业管理人员可以根据档案中的数据进行设备的维修保养、设备的更换升级和设备的配置调度等工作。
(完整版)物业管理档案资料分类
根据物业管理的特点和需求，制定合理的档案分类方案，便于档案 资料的快速查找和有效利用。
加强人员培训和素质提升
加强档案管理人员的专业 培训
通过定期的培训和学习，提高档案管理人员 的专业素养和管理技能，确保档案管理工作 的顺利进行。
提高全员档案管理意识
通过宣传和教育，提高全体员工的档案管理意识， 确保档案资料的及时归档和有效利用。
档案资料收集不全
由于种种原因，如业主不配合、 资料遗失等，导致档案资料收集 不全，影响后续管理和利用。
档案管理不规范
部分物业管理公司档案管理意识 不强，管理不规范，导致档案资 料混乱、易丢失。
档案利用不足
档案资料的价值没有得到充分发 挥，很多有用的信息被埋没，不 能为物业管理提供有力支持。
提出未来发展趋势及建议
01
02
03
纸质档案
以纸张为载体，记录物业 管理过程中的各类信息， 如合同、协议、报表等。
电子档案
以数字形式存储在计算机 或网络中的档案，如电子 文档、数据库、图片等。
音像档案
以录音、录像等形式记录 的档案，如会议记录、宣 传片等。
按内容性质分类
物业服务类档案
包括物业服务合同、业主委员 会文件、维修记录、投诉处理 等方面的档案。
物业服务工作记录及报告
列明物业服务人员姓名、联系方式、培训 情况等信息，确保服务人员具备相应的服 务技能。
记录物业服务过程中的工作日志、巡查记 录、维修记录等，以及定期向业主委员会 或相关部门提交的工作报告。
共用设施设备档案资料
共用设施设备清单及权属证明
列明共用设施设备的名称、数量、规格型号等信息，策略
XXX
制定档案管理制度和流程规范
物业工程设备档案管理制度
一、总则为加强物业工程设备档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高设备管理效率，特制定本制度。
二、管理范围本制度适用于物业工程设备档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节。
三、档案管理职责1. 设备管理部门负责档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 档案管理员负责档案的具体操作，包括档案的接收、登记、编目、分类、上架、借阅、归还、销毁等工作。
3. 使用部门负责设备档案的利用工作，按照规定程序借阅档案，并保证档案的完整和安全。
四、档案收集与整理1. 档案收集（1）设备采购、安装、验收、维修、保养等过程中的各类文件、资料。
（2）设备技术参数、操作规程、维护保养手册等。
（3）设备运行、故障、维修、保养记录。
（4）设备改造、更新、报废等相关资料。
2. 档案整理（1）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。
（2）对分类后的档案进行编号、编目，建立档案目录。
（3）将档案按时间顺序排列，确保档案的连续性和完整性。
五、档案保管1. 档案存放（1）档案室应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫等条件。
（2）档案柜应定期清洁、保养，确保档案存放环境良好。
2. 档案查阅（1）查阅档案需经设备管理部门审批。
（2）查阅者应填写查阅登记表，登记查阅内容、目的、时间等信息。
（3）查阅者应爱护档案，不得擅自涂改、撕毁、损坏档案。
六、档案利用1. 档案利用（1）设备管理部门根据工作需要，向档案管理员提出档案查阅申请。
（2）档案管理员按照规定程序提供档案，并做好档案利用记录。
2. 档案借阅（1）借阅档案需经设备管理部门审批。
（2）借阅者应填写借阅登记表，登记借阅内容、目的、时间等信息。
（3）借阅者应按时归还档案，如需续借，需提前办理续借手续。
七、档案销毁1. 档案销毁需经设备管理部门审批。
2. 档案销毁前，需对档案进行清理，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案销毁后，需填写销毁记录，并由档案管理员和设备管理部门共同签字确认。
物业档案的建立与管理
物业档案的建立与管理一、物业档案的建立物业档案的建立是物业管理的重要环节，它不仅涉及到物业管理的日常运作，也关系到业主的切身利益。
一般来说，物业档案的建立包括以下步骤：1、收集资料：收集与物业管理相关的所有资料，包括建筑规划、施工图纸、竣工资料、设备设施技术资料、业主档案等。
2、分类整理：根据物业管理的需要，对收集的资料进行分类整理，如分为工程类、财务类、管理类、业主类等。
3、建立索引：为方便查询和检索，应建立索引系统，如电子档案管理系统或纸质档案的目录等。
4、归档保存：将整理好的资料按照规定的格式和程序进行归档保存，确保档案的安全性和完整性。
二、物业档案的管理物业档案的管理是物业管理的重要环节，它直接关系到物业管理的质量和效率。
以下是物业档案管理的一些关键点：1、制定档案管理规定：制定明确的档案管理规定，包括档案的分类、归档范围、保管期限、查阅权限等，以确保档案管理的规范化和标准化。
2、定期检查和更新：定期对档案进行检查和更新，确保档案的准确性和时效性。
对于过时的档案，应按照规定进行销毁或转移。
3、建立档案借阅制度：建立档案借阅制度，明确借阅程序和审批权限，防止档案的丢失和损坏。
同时，应定期对借阅记录进行清查和核对。
4、加强电子档案管理：电子档案具有易存储、易检索、易传输等优点，应加强电子档案管理，确保电子档案的安全性和可靠性。
同时，应注意防范电子档案的泄露和损坏。
5、定期培训和考核：定期对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理人员的专业素质和管理能力。
总之，物业档案的建立与管理是物业管理的重要环节，它不仅关系到物业管理的质量和效率，也关系到业主的切身利益。
因此，应加强物业档案的建立与管理，确保档案的安全性、准确性和时效性。
物业管理档案的建立与管理随着城市化进程的不断推进，物业管理成为了城市管理的重要部分。
物业管理档案的建立与管理是物业管理的重要组成部分，也是物业管理的基础工作。
本文将从物业管理档案的建立和管理两个方面，探讨如何做好物业管理档案工作。
物业管理中的设备档案管理与维护记录
物业管理中的设备档案管理与维护记录在物业管理中，设备档案管理与维护记录起着至关重要的作用。
设备档案管理是指对物业中涉及的各类设备进行信息化管理，包括设备基本信息、维修记录、维护计划等内容的建立和管理。
而维护记录则是对设备的维护、保养以及维修情况进行详细的记录，通过这些记录可以及时了解设备的使用情况，保证设备的正常运行和服务质量的提升。
一、设备档案管理设备档案管理对物业管理而言是不可或缺的一项工作。
通过对设备的建档和管理，可以实现对设备的全过程监控和管理。
具体的管理流程通常包括以下几个方面：1. 设备基本信息登记对每一台设备都应建立相应的档案，并包括设备的名称、型号、规格、生产厂家、购买日期、维修周期等基本信息。
这些信息对设备的使用、维护、更新等方面具有重要的指导意义。
2. 设备维修记录管理维修记录是设备运行过程中不可缺少的一环。
记录设备的维修情况，包括维修时间、维修内容、维修人员等，可以帮助管理人员及时了解设备的维修情况，为后续的维修工作提供参考依据。
3. 设备维护计划制定在设备档案管理中，制定设备的定期维护计划也是十分重要的一环。
通过制定维护计划，管理人员可以及时检查、保养设备，防患于未然，避免设备故障对物业服务产生负面影响。
二、维护记录设备的正常维护对于物业管理至关重要。
而维护记录则是对设备维护情况的详细记录，主要包括以下内容：1. 维护时间与维护人员记录每次维护的具体时间和负责维护的人员，以便之后查阅和排查问题。
2. 维护内容详细记录每次维护的具体内容，包括设备的检查、清洁、校准等工作，以及涉及的备件更换情况。
通过记录维护内容，可以了解到设备运行过程中的问题和需要改善的地方。
3. 维护效果评估对每次维护后设备的运行情况进行评估，记录设备的运行状态、维护后的效果以及可能存在的问题。
通过评估可以及时发现设备运行中的异常情况，并采取相应的措施加以解决。
三、设备档案管理与维护记录的重要性设备档案管理和维护记录的建立与管理对物业管理来说具有重要的价值和意义。
物业房屋设施设备日常维修养护档案实现动态监管台账
物业房屋设施设备日常维修养护档案实现动态监管台账
物业房屋设施设备日常维修养护档案是记录和保存物业房屋设
施设备运行状况、维护维修历史记录、报修情况等信息的重要的文件,是动态监管台账的重要组成部分。
通过建立物业房屋设施设备日常维修养护档案,可以实现对物业房屋设施设备的日常维护维修工作的全
面监管和管理,提高物业管理的效率和质量。
建立物业房屋设施设备日常维修养护档案的步骤如下:
1. 对物业房屋进行实地勘察和测量,确定设备设施的总数、型号、位置、数量等信息。
2. 对物业房屋设施设备进行分类、编号、标记,建立相应的档案。
3. 对物业房屋设施设备建立日常维护维修记录,包括维修计划、维修方案、维修人员信息、维修进度等信息。
4. 对维修养护过程进行录音、录像或拍照,保存证据。
5. 定期进行巡检和检查,及时发现和处理存在的问题。
6. 在维修养护完成后,及时对档案进行更新和补充。
通过建立物业房屋设施设备日常维修养护档案,可以记录物业房
屋设施设备的维修历史记录、报修情况、维修进展等情况,实现对物
业房屋设施设备的的动态监管和台账管理。
这样可以提高物业管理的效率和质量,保障物业房屋的正常运行和安全性。
物业管理公司设施设备档案管理制度
物业管理公司设施设备档案管理制度一、目的和依据为规范物业设施设备档案的管理，提高档案利用率，保证档案信息的完整性、准确性和保密性，制定本管理制度。
该制度的依据是国家和地方有关法律法规和政策，同时参考业内普遍实行的相关规定和标准。
二、适用范围本制度适用于物业服务公司的设施设备档案管理。
三、档案管理机构1. 物业服务公司应设立档案管理部门，负责设施设备档案的管理工作。
2. 档案管理部门应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。
四、档案管理工作内容1. 设施设备档案的建立物业服务公司应建立设施设备档案，将设施设备的基本情况、安装、保养、维修、处置等相关信息记录在档案里。
档案应按照设施设备的类别、序号、位置等因素进行分类。
2. 档案的采集和整理在设施设备建设、维护和搬迁过程中，物业服务公司应及时采集和整理设施设备档案信息。
所有相关文件和资料都应留存档案中。
3. 档案的管理物业服务公司应建立档案管理系统，制定档案管理规定，明确档案的归档、借阅、安全保管等工作流程。
（1）设施设备档案的归档①设施设备档案的归属单位应明确。
②设施设备档案应按照设备类别、序号、位置等要素进行归档。
③针对特殊情况的档案，应另行制定归档规范。
（2）设施设备档案的借阅①需要借阅设施设备档案的人员必须先进行申请，经过审批后方可借阅。
②借阅者应遵守安全保密规定，并在规定时间内归还档案。
③档案管理部门应登记有关档案的借阅记录，并定期进行统计和分析。
（3）设施设备档案的安全保管①档案室应设立相应的安全设施，保障设施设备档案的安全。
②档案管理部门应严格执行保密制度，确保设施设备档案信息的保密性。
五、档案保管期限设施设备档案按照国家和地方的有关规定、标准及物业服务公司制定的规程、管理办法等的规定保管期限和一定时期后的处理办法执行。
六、附则1. 对于本制度中未规定的事项，应参照国家和地方有关法律法规以及物业服务公司制定的规定执行。
2. 对于档案管理中出现的问题或提出的意见，应及时进行整改或改进，并将改进计划纳入档案管理工作的常规监督中。
物业档案管理流程图
物业档案管理流程图一、背景介绍物业档案管理是指对物业公司或者物业管理机构所管理的建造物、设备设施等相关档案进行规范化、系统化的管理工作。
通过建立物业档案管理流程图，可以确保物业档案的安全、完整性和可追溯性，提高物业管理工作的效率和服务质量。
二、流程图概述物业档案管理流程图包括档案的创建、归档、查询和销毁等环节。
下面将详细介绍每一个环节的具体步骤和要求。
1. 档案创建步骤：1.1 采集相关资料：采集与建造物、设备设施等相关的文件、合同、证件等资料。
1.2 整理归类：对采集到的资料进行整理和归类，按照建造物或者设备的类别、区域等进行分类。
1.3 编制档案编号：为每一个建造物或者设备设施分配惟一的档案编号，用于标识和管理。
1.4 填写档案登记表：根据档案编号和相关信息，填写档案登记表，包括档案名称、创建日期、责任人等信息。
2. 档案归档步骤：2.1 定期归档：按照一定的时间周期，对已经整理好的档案进行归档，确保档案的及时归档。
2.2 档案封存：将归档好的档案放入密封的档案柜或者存储箱中，标明档案编号和归档日期。
2.3 档案登记：记录档案的归档日期、位置等信息，并更新档案登记表。
3. 档案查询步骤：3.1 查询申请：用户根据需要，向物业管理部门提交档案查询申请。
3.2 档案检索：物业管理部门根据查询申请，通过档案编号或者关键词等方式进行档案检索。
3.3 档案提取：找到查询的档案后，将其从档案柜或者存储箱中取出，并记录提取日期和提取人员信息。
3.4 档案归还：用户使用完档案后，将其归还给物业管理部门，并记录归还日期。
4. 档案销毁步骤：4.1 定期审查：定期对已归档的档案进行审查，判断是否需要销毁。
4.2 销毁申请：物业管理部门根据审查结果，提出档案销毁申请。
4.3 销毁审批：相关部门对销毁申请进行审批，并记录审批结果。
4.4 销毁执行：经批准的档案进行销毁处理，包括物理销毁和电子销毁。
4.5 销毁记录：记录档案销毁的日期、销毁方式和销毁人员等信息，并更新档案登记表。
物业设施设备档案建立工作要求及操作流程
物业设施设备档案建立工作要求及操作流程一、建立的要求根据我办设施设备档案管理工作的开展情况，拟按新建项目和存量物业区域两类房屋性质开展建立工作：1、2012年12月3日起，申请房屋专项维修资金缴存的新建项目，要求开发建设单位在办理维修资金新建项目维修资金缴存、开户业务时，完成设施设备档案建立的工作；2、2012年12月31日前，各区（市）县房产管理部门选择物业管理规范的项目，要求物业服务企业完成档案建立工作；3、2012年12月3日起，申请使用房屋专项维修资金的商品房项目，要求物业服务企业完成档案建立工作。
4、未选聘物业服务企业的建筑区划可由业主委员会、相关业主自行组织申报设施设备档案。
二、建立档案的申请主体1、新建项目设施设备档案：由开发建设单位或前期物业服务企业申报；2、存量建筑区划：由物业服务企业申报。
三、建立的流程（一）新建项目1、第一步：开发建设单位在维修资金管理信息系统建立建筑区划信息并向所在地房屋专项维修资金管理部门（中心城区向市维修资金办归集窗口递交申请）申请缴存房屋专项维修资金；2、第二步：维修资金管理部门审核通过建立建筑区划信息后，要求开发建设单位报送设施设备档案；3、第三步：开发建设单位或受托的前期物业服务企业登陆“成都市政务服务中心房产分中心网上政务大厅”，进入“房屋专项维修资金网上申报”模块，填报设施设备信息，同时上传影像档案；4、第四步：开发建设单位向各区（市）县房产管理部门递交申报资料；递交资料：（1）《成都市建筑区划设施设备档案申报表》；（2）设施设备影像资料（能清晰反映所在位置和近景情况）；（3）物业质量保修文件；（4）已完成物业承接验收的证明材料；（5）其他证明材料。
5、第五步：区（市）县房产管理部门完成备案。
（二）存量建筑区划1、第一步：物业服务企业登陆“成都市政务服务中心房产分中心网上政务大厅”，进入“房屋专项维修资金网上申报”模块，填报设施设备信息，同时上传影像档案；2、第二步：开发建设单位向各区（市）县房产管理部门递交申报资料；递交资料：（1）《成都市建筑区划设施设备档案申报表》；（2）设施设备影像资料（能清晰反映所在位置和近景情况）；（3）物业质量保修文件；（4）已完成物业承接验收的证明材料；（5）其他证明材料。
物业档案管理内容
物业档案管理内容1物业管理档案内容：基础档案：建筑工程图纸资料、房屋附庸设备设施资料等；商家、客户或物业使用人档案；装修管理档案；维修运行档案；治安、消防、车辆管理记录；环境卫生、绿化清洁工作记录；信息受理、投诉与回访记录；员工聘用及培训记录；其他管理服务活动记录及档案；2 财务档案内容：会计凭证类；会计帐簿类；财务报告类；其他类。
2档案管理系统建立程序2.1档案收集：交接文据、移交目录、接收征集记录、档案来源和价值说明等。
2.2档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
2.3档案鉴定：鉴定小组名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示、批复、清册等。
2.4档案保管：安全检查记录、抢救与修复情况、重点档案的特殊保护措施等。
2.5档案统计：档案收进、移出登记，档案基本情况统计、利用统计表等。
2.6档案利用：全宗指南、开放利用和控制使用范围说明、档案汇编、案例等。
2.7档案管理新技术的应用：缩微、复制、计算机辅助管理情况等。
3档案管理方法3.1系统收集，集中管理。
3.2实体管理——对档案进行归档（收集）、整理、鉴定、保管、统计等。
3.3信息管理——对档案内容信息的进行分析、检索、编码、提供和利用等。
3.4归挡文件排列-----归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。
3.5未及时整理归档的零散文件管理-----未及时整理归档的零散文件，可排在同一年度、期限、（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，并上述情况应在备考表中加以说明。
3.6归档文件装盒----将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
不同期限的不能装在同一盒内。
采用级别（问题）分类的，不同级别（问题）的文件资料不能装在同一盒内。
3.7电子文件与纸质文件共同保存保管---对需要作为档案保存的电子文件，一定要转化为纸质文件，与电子文件共同保存。
物业设施设备档案管理制度
物业设施设备档案管理制度物业设施设备档案管理制度1目的对设施设备技术资料进行控制,确保设施设备的可追溯性。
2适用范围适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。
3职责3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。
3. .2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。
3. .3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。
4操作步骤4.1技术资料的收集4.1.1新购设备技术资料的收集4.1.1.1 新购设备进行开箱验收时,工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。
4.1.1.2 设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。
如使用部门需要技术资料,工程技术部档案员可对其进行复印,并将复印件提供给使用部门。
4.1.1.3 复印份数及分发情况必须如实记录。
4.1.2新管理小区技术资料的收集公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。
接管验收完毕后,接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。
小区可保留备份件或复印件。
4.1.3其他技术资料的收集4.1.3.1 工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。
4.1.3.2 工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资料。
4.2技术资料的存档4.2.1 技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。
4.2.2 工程技术部文员负责对技术资料进行编号。
4.2.3 工程技术部文员应建立“技术资料登记表”,记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
4.3技术资料的使用4.3.1 技术资料如有分发需要,应由工程技术部经理确定分发范围,核定分发数额。
由文员进行复印,核对无误后并进行分发,同时填制“技术资料发放表”。
4.3.2 公司员工需要查阅相关的设备技术资料,必须出示部门负责人的批条,并经工程技术部经理同意。
物业项目设备档案运行报告程序
物业管理，是指业主通过选聘物业服务企业，由业主和物业服务企业按照物业服务合同约定，对房屋及配套的设施设备和相关场地进行维修、养护、管理，维护物业管理区域内的环境卫生和相关秩序的活动。
物权法规定，业主可以自行管理物业，也可以委托物业服务企业或者其它管理者进行管理。
狭义的物业管理是指业主委托物业服务企业依据委托合同进行的房屋建筑及其设备，市政公用设施、园林绿化、卫生、交通、生活秩序和环境容貌等管理项目进行维护，修缮活动;广义的物业管理应当包括业主共同管理的过程，和委托物业服务企业或者其他管理人进行的管理过程。
下面一起看下为大家整理的精选物业管理文章。
物业项目设备档案与运行报告程序为规范、统一"XX市公安局XX分局指挥中心大楼"设备的管理模式，使"XX市公安局X分局指挥中心大楼"的设备得到有序管理，从而体现我公司的管理特色，确保设备安全正常运行。
【适用范围】电气设备变压器、高低压配电柜（箱）、计量柜（箱）、控制柜（箱）、双电源切换柜（箱）等。
给排水设备生活泵、水过滤器、排污泵、热水炉、热水循环泵等。
消防设备消火栓泵、喷淋泵、增压泵、恒压泵、湿式报警器、正压送风机、消防排烟机、火灾报警柜（箱）、消防联动控制柜（箱）、消防监控设备等。
暖通设备新风机组、空调机、循环泵、分体空调机、去湿机等。
电梯客梯、消防梯。
弱电设备安保监控设备、车库管理、门禁设备、应急报警设备、电子会议、电视收视设备、楼宇监控控制设备。
【工作程序】按《设备台帐编号说明》对每台设备分别进行编号，并编制设备台帐、填写设备台卡。
设备重大故障，重要部位维修，中、大修，更换另配件应填写设备台卡中的维修记录。
每台设备的明显处设置设备标识，标识按《设备标识内容与要求》制作。
设备管理要求设备台帐、设备台卡、设备标识的内容相一致。
物业档案管理
物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行收集、整理、归档和管理的工作。
物业档案管理的目的是确保物业管理工作的规范性、高效性和可追溯性，为物业管理提供有力的支持和依据。
下面将详细介绍物业档案管理的标准格式。
一、档案管理责任部门和人员1.1 档案管理责任部门：物业公司或物业管理部门。
1.2 档案管理责任人员：由物业公司或物业管理部门指定专门的档案管理员负责物业档案的管理工作。
二、档案管理流程2.1 档案收集2.1.1 物业档案应按照一定的分类标准进行收集，包括但不限于合同档案、业主档案、设备档案、维修档案等。
2.1.2 档案收集应及时、准确地记录相关信息，包括档案名称、档案编号、归档日期、归档人员等。
2.2 档案整理2.2.1 档案整理应按照一定的分类标准和规范进行，确保档案的有序性和易查性。
2.2.2 档案整理应根据档案的内容和重要性确定档案的保管期限，及时进行档案的归档或销毁。
2.3 档案归档2.3.1 档案归档应按照一定的顺序和规范进行，确保档案的完整性和可追溯性。
2.3.2 档案归档应将档案编号、归档日期、归档人员等信息记录在档案封面或标签上，以便于查阅和管理。
2.4 档案管理2.4.1 档案管理应建立健全的档案管理制度和流程，明确档案管理的责任和权限。
2.4.2 档案管理应定期进行档案的盘点和检查，确保档案的安全性和完整性。
2.4.3 档案管理应建立档案借阅制度，确保档案的合法、合规借阅，借阅记录应详细记录借阅人员、借阅日期、借阅目的等信息。
三、档案管理要求3.1 档案管理应遵循法律法规的规定，确保档案的合法性和合规性。
3.2 档案管理应保护档案的安全性和机密性，设立相应的安全防护措施，防止档案的丢失、损毁或泄露。
3.3 档案管理应建立档案的备份和恢复机制，确保档案数据的可靠性和完整性。
3.4 档案管理应建立档案的电子化管理系统，提高档案管理的效率和便捷性。
3.5 档案管理应建立档案的定期更新机制，及时更新档案内容和信息，确保档案的准确性和时效性。
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12.4 设备、设施和技术档案的建立
系统的设备、设施技术档案包括设备基础管理档案：竣工图、竣工资料、设备图样资料和生产厂家的安装、维护、使用说明书与合同等；设备使用档案：设备运行档案、设备维护保养档案、设备修理档案、设备系统改造更新档案等。
12.4.1 新建物业项目工程系统基础管理档案的建立
1．设备原始技术档案的建立
设备原始技术资料收集，主要是在物业项目工程设备和系统承接查验双方交接时由交验方提交的竣工图纸、竣工资料和技术资料、生产厂家的安装、维护、使用说明书与合同书等，承接方应安排专人按有关规范和制度的规定进行分类整理建档，长期保存；按借阅制度供查阅使用。
2．设备基础管理档案的建立
设备的基础管理档案是永久保存的。
它主要包括：《设备登记卡》、《设备清单》、《设备台帐》、《设备卡》等。
其包含的资料有：设备管理单位、设备类别、设备编号、名称、型号、出厂编号、出厂日期、启用时间、生产厂家、安装地点、用途、主要技术参数、附属设备、随机资料、随机附件和专用工具、设备原值、使用年限、年折旧率、重大变更记录、使用管理责任人等。
12.4.2设备使用管理档案
12.4.2.1设备设施运行维护档案
设备设施使用维护档案的保存年限一般为3至5年，可定期处理。
主要是：设备运行日志、故障处理记录、巡检记录、事故处理报告、维修保养计划、维修保养报告、设备完好率检查评定、设备系统状态参数测定记录、设备系统的专业安全检验报告等。
12.4.2.2设备系统修理、改造档案
设备系统修理、改造档案主要是：设备、设施、系统的专项修理，大修、中修、改造计划，实施合同，实施报告，验收报告等。
12.4.2.3设备、设施报废档案
设备、设施报废档案主要是：设备、设施的报废申请、评估、报废记录等。
1.2.4 登记建档
1.2.4.1整理设备原始资料并分类归档
1.2.4.2 根据设备铭牌、安装位置建立设备档案
1.2.4.3 制定维护保养要求、建立维护保养记录卡
1.2.4.4 设备档案主要内容
包括：序号、专业、制表人、设备名称、型号、出厂编号、安装位置、设备编号、图纸名称、购买日期、价格、使用寿命、计划维修频率、图纸编号、额定电压、额定电流、额定功率、安装时间、投入使用时间、厂家资料（包含名称、联系人、电话、地址等），供应商资料名（包含名称、联系人、电话、地址等）、备注及主要维修记录。