矩阵式管理在高校学生事务一站式服务中心的应用

矩阵式管理在高校学生事务一站式服务中

心的应用

[摘要] 基于高校各职能部门的学生事务传统管理模式已不适应现代高校管理发展，本文通过实际工作经验，总结矩阵式管理的分类和优点，介绍本校学生事务一站式服务中心并对其矩阵管理和运作状况进行分析，最后对服务中心目前弱矩阵模式向平衡性模式的发展做出展望。

[关键词] 矩阵式管理；高校管理；学生事务服务

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 20xx. 01. 086 [中图分类号] G647 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（20xx）01- 0210- 04

0 引言

随着中国高校的快速发展，学生事务工作变得越发冗长繁杂，涉及学生日常管理、就业创业指导、学籍异动、选课管理和后勤服务等等庞杂内容，牵涉校办、学生工作处、教务处、财务处、各学院院办、学办以及后勤等十多个行政管理部门。传统型学生事务模式是各职能部门分散于学校各处，学生要跑多个部门才能办理完成一件事情，甚至有的部门要跑三四趟，耗时过长、程序冗繁和资源浪费的现象频繁出现。所以传统的分散型行政模式已不能满足当今学生事务的发展需求，这就迫切需要整合教育资源和优化行政效率，以便更好地为学生

提供便利且效率高的服务，基于此产生了学生事务一站式服务的新型行政模式。

1 “一站式”服务中心模式

所谓高校学生事务一站式服务就是让学生办理有关事务时，只需在一个集合多个部门办事窗口的场合内就能完成所有的程序，获得所需的全部服务，极大地方便了学生，并提高了校行政部门的工作效率。20世纪90年代，美国高校为了进一步提高行政管理效率，率先探索与推行一站式服务，相关部门进驻同一个办公大楼进行办公[1]。在我国，2003年9月，浙江万里学院设立了全国高校第一家一站式学生事务中心——“阳光大厅”，将原本分散的学生事务管理部门，整合成有着规范办事流程、明确岗位职责、公开公平公正的学生事务办理中心[2]。这跟我国政府行政管理的重点——建立服务型政府是相符合的，也是大势所趋。

这种新型的学生事务管理模式属于典型的矩阵式管理模式，一般来说，根据组织结构中权责关系的不同组织结构分为直线式、职能式、直线职能式、事业部式、矩阵式等类型[3]。而矩阵式管理模式矩阵式和组织结构就是由纵横两种管理系列组合而成的方形结构。一种是纵向的职能部门结构；一种是横向的项目管理结构。二者交叉重叠，便组成矩阵式组织结构，笔者认为这是比较适合于高校学生事务一站式服务中心这种新型学生事务管理模式。

2 矩阵式管理介绍和特点

2.1 矩阵式管理介绍

矩阵组织是美国一些大公司在20世纪50年代所创立的一种新的管理组织形式，最先起源于美国航天工业部门。矩阵式组织结构形式是在直线职能式垂直形态组织系统的基础上，再增加一种横向的领导系统，它由职能部门系列和完成某一临时任务而组建的项目小组系列组成，从而同时实现了事业部式与职能式组织结构特征的组织结构形式。矩阵式组织结构也可以称之为非长期固定性组织结构[4]。

2.1.1 特征和分类

矩阵式组织有职能型组织和项目型组织的特征。根据职能负责人和项目负责人之间的权力和影响力的相对程度，矩阵型组织可分为弱矩阵、平衡矩阵和强矩阵型。

弱矩阵型组织有自己正式设立的项目团队，项目经理和项目管理人员多数是兼职的，他们的权力也十分有限。其项目负责人的角色更像是协调员或联络员，不能亲自制定或推行决策，但有权力做一些决策，有一定的职权，向较高级别的负责人汇报，这种机构组织较为松散。

平衡矩阵型组织中，整个项目中有一人作为项目负责人，管理整个项目的运营，项目中虽然承认其全职的必要性，但并未授权其全权管理项目和项目资金。采用平衡矩阵型的组织结构，需要精心建立管理程序和配备训练有素的协调人员才能取得好的效果。

強矩阵型组织则具有项目型组织的许多特征，有正式设立的项目团队，团队的大多数人员是专职的，拥有掌握较大职权的全职项目负责人和全职项目行政人员。因为这种组织中会有很多项目，所以专职

从事项目工作的项目负责人在一个项目团队解散以后会很快转到另一个项目团队。对于技术复杂而且时间相对紧迫的项目，适合采用强矩阵组织。

2.1.2 矩阵式管理优缺点

（1）加强了横向联系：专业设备和人员得到了充分利用，实现了人力资源的弹性共享。

（2）具有较大的机动性：促进各种专业人员在统一的大环境下互相帮助，互相激发，相得益彰。

（3）提高工作效率：在资源上进行了共享，当项目出现可以马上调集与之相匹配的资源时组建跨功能部门的项目团队，提高了团队执行力，减少了沟通环节，加快了信息的共享，提高了反应速度。

（4）资源得到共享：在矩阵式的组织结构中，各个部门的资源得到了共享，使资源得到了充分的利用。根据研究表明，采用矩阵式的管理模式比采用传统组织结构的管理模式要减少20%的资源[5]。

（5）有利于人才的发展：采用矩阵式管理模式并不会影响到人才的晋升通道，采用跨部门的协作模式，有利于提高员工的综合能力的培养。矩阵式管理更加有利于人员的团队合作精神，避免了以前的部门本位主义。

3 矩阵式管理在一站式服务中心的应用

以S省X大学为例，X大学以“映学子心声，架沟通桥梁”为宗旨建立了学生事务与发展中心。现介绍如下。

3.1 设置机构

目前中心大厅包含学校六个职能部门（按窗口顺序排列），包括：信息化建设与管理处：主要提供校园卡日常服务，包括：校园卡开户、补卡、解除冻结，校园卡绑定及解除绑定银行卡，校园卡挂失、解挂与延期，校园卡圈存，校园卡异常流水查询与校正，毕业生离校注销校园卡等业务的服务。