第4章 办公中表格的基本应用
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在办公中有很多的复杂表格，比如个人简历表、申报
表、考试报名表等，通常采用Word的表格制作功能来 实现。 本例介绍个人求职简历表的制作。 实例效果如图所示。
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操作步骤（1）
一、创建表格框架 1. 启动Word程序，新建一个名为“个人求职简历表” 的文档。 2. 在“表格”菜单下单击“插入”/“表格”命令，打开 “插入表格”对话框。在对话框中将列数设置为“1”， 将行数设置为“10”，单击“确定”按钮，插入一个 1×10的表格。 3. 按需要适当调整第2、4、6、8、10行的行高。 4. 选择“表格”/“绘制表格”命令，打开“表格与边框” 工具栏，利用Word表格的“绘制表格”功能，根据 图4-1所示绘制出行、列数符合要求的表格，并对行 高和列宽做适当调整。
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Байду номын сангаас
操作步骤（1）
一、创建Excel工作表框架 1. 新建一个工作簿，命名为“员工档案管理 表”，并将Sheet1工作表更名为“员工档案 信息”。 2. 在A1单元格输入“中原商贸有限责任公司— 员工档案信息表”，在第二行A2、B2…K2 单元格分别输入编号、姓名、…、出生日期 等相关字段。 3. 调整行高和列宽。 4. 设置字体和对齐方式。
自动套用格式和样式
利用Excel 提供的自动套用格式或样式功 能可以快速设置表格的格式，为用户节省大量 的时间，制作出优美的报表。
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主要知识点（4）
分页和分页预览
• 插入分页符。 • 删除分页符。 • 分页预览。
设置顶端标题行和打印选定区域
• 设置顶端标题行。
• 打印区域的选择。
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主要知识点（1）
表格框架的建立与编辑
建立表格框架有两种方法：插入表格和绘制表格。
表格内容的输入与编辑
• 表格框架建立好之后，除了按要求输入文字、
数字等内容之外，还可以插入符号、特殊符号、 图片、日期和时间、超链接等对象。方法均为 在“插入”菜单下选择相应命令。 • 文本在移动和复制
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主要知识点（2）
Excel中公式出错的处理 宏的使用
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操作步骤（2）
二、输入表格内容 1. 输入如图4-1所示的文字及数字内容。 2. 输入特殊符号。 3. 设置项目符号和编号。 4. 插入图片。
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操作步骤（3）
三、修饰表格 1.设置表格内文本对齐方式。 2.设置边框和底纹。
说明： 如果Word界面没有出现“表格与边框”工具栏， 可通过选择“视图”菜单下的“工具栏”命令，调出 “表格与边框”工具栏。 对单元格的边框进行设置前需首先选中欲设置边 框的单元格区域。
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操作步骤（3）
三、输入员工档案基本信息 1. 利用数据填充功能输入员工编号。
在A3单元格中输入第1位员工的编号，将光标移到A3 单元格右下角，向下拖动填充柄，即可完成员工编号 的快速输入。
2.
利用数据有效性设置进行数据的选择性录入。
选中C3：C25单元格区域，选择“数据”/“数据有效 性”命令，打开“数据有效性”对话框。 在“设置”选项卡下 进行设置。
常用函数介绍
在Excel中，常用的函数有200多个，为方便使用，在函
数向导中将它们分为常用函数、日期时间函数、财务函 数、信息函数、逻辑函数、查找和引用函数、数学和三 角函数、统计函数、文本函数以及数据库函数共10类。
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主要知识点（2）
相对引用与绝对引用
• 相对引用
在公式或函数的复制过程中，所引用的单元格地址随着目 标单元格的变化而变化。 • 绝对引用 在公式或函数的复制过程中，所引用的单元格地址不随目 标单元格的变化而变化。 • 混合引用 在公式引用时，根据需要单元格的行号和列号有一个为相 对引用，而另外一个为绝对引用。
类型 文字表格 详细分类 规则文字表格 复杂文字表格 数据不参与运算 举例 课程表、日程安排表等 个人简历表、项目申报表等 出货单、发货单等
数据参与运算
数字表格 数据统计报表 数据关联表格
学生成绩表、公司销售表等
产品出入库统计表、损益表等 由各个月份数据表格组成的年度考 勤表等
3
第二节 利用Word制作个人求职简历表
自动获取“编号”、“姓名”、“部门”等字段信息。 合计每位员工应扣社会保险总金额
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6.
创建员工社会保险工作表
主要知识点（1）
公式与函数
在单元格中输入了正确的公式或函数后，计算结果会立即在单 元格中显示。如果修改了公式与函数，或工作表中与公式、函数 有关的单元格数据时，Excel会自动更新计算结果 。 公式的建立由用户根据需要自行编辑输入。 函数是Excel预定义的内置公式，使用时可由用户直接调用。
表格属性的设置
• 选择“表格”/“表格属性”命令，打开“表格
属性”对话框。 • 在“表格” 、“行”和“列” 、“单元格” 等选项卡中进行设置。
拆分、合并表格
• 拆分表格。 • 合并表格。
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主要知识点（3）
表格自动套用格式
• 单击表格中任意一个单元格 • 选择“表格”/“表格自动套用格式”命令，在出现的
工作簿与工作表的保护
• 保护工作簿
保护工作簿有两种方式： 一是保护工作簿的结构和窗口。 二是设置工作簿保护密码。 • 保护工作表 保护工作表功能可以实现对单元格、单元 格格式、插入行/ 列等操作的锁定，防止其他 用户随意修改。
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主要知识点（3）
数据的格式化
Excel中提供了丰富的数据格式，包括常规、 数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分 数、科学记数、文字和特殊等。此外，用户还可以 自定义数据格式。
第四章
办公中表格的基本应用
1
本章主要内容
办公中的电子表格概述
利用Word制作个人求职简历表
利用Excel制作员工档案管理表
利用Excel函数实现员工工资管理
2
第一节 办公中的电子表格概述
根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公中 的电子表格可分为两大类：表格内容以文字为主的文 字表格和以数据信息为主的数字表格。如表4-1 所示。
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操作步骤（1）
1. 2.
新建“员工工资管理”工作簿 。 制作“主界面”工作表。
取消工作表中的网格线 设置工作表填充颜色 插入艺术字标题 绘制圆角矩形，并进行填充效果 及文字添加 设置圆角矩形图与对应工作表的超级链接。 利用函数从身份证号码中自动提取出生日期。 利用公式计算员工工龄和年龄
“表格自动套用格式”对话框中选择需要套用的格 式。
表格计算
• 表格的计算有两种方式。 • 一是利用“表格与边框”工具栏上的“自动求和”
按钮。 • 二是利用“表格”/“公式”命令，在 “公式”对话框 中进行复杂的运算。
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主要知识点（4）
排序操作
• 选择要排序的列或单元格。 • 选择“表格”/“排序”命令，在打开的“排
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主要知识点（1）
工作簿、工作表与单元格
• 工作簿是Excel中计算和存储数据的文件，通常
所说的Excel文件就是工作簿文件，它的扩展名 为.xls。 • 工作表是一个二维表格，最多可以包含65536 行和256列。 • 单元格是工作表的最小单位，也是Excel保存数 据的最小单位。
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主要知识点（2）
序”对话框中选择排序依据和类型，单击 “确定”按钮即可。
表格与文本互转
• 将表格转换成文本。 • 将文本转换成表格。
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第三节 利用Excel制作员工档案管理表
在日常工作中，经常会对大量数据进行统
计和管理，使用电子表格软件Excel是处 理此类问题的有效工具之一。 本实例以某单位员工档案管理表的制作为 主线，介绍Excel表框架的建立、数据录 入、格式化工作表等Excel表格的基本操 作。 实例效果如图所示。
第四节 利用Excel函数实现员工工资管理
在日常工作中，经常会对大量数据进行统
计和管理，使用电子表格软件Excel是处 理此类问题的有效工具之一。 本实例以某单位员工档案管理表的制作为 主线，介绍Excel表框架的建立、数据录 入、格式化工作表等Excel表格的基本操 作。 实例效果如下图所示。
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操作步骤（4）
四、设置简历表表头 方法一： 1.将光标置于表中第一行的第一个字符之前，按 回车键，即可在表格之前插入一个空行。 2.输入“个人求职简历表”，进行字体、字号的 适当设置。 方法二： 1.选定表格的第一行，执行“表格”菜单中的 “拆分表格”命令，在表格之前插入一空行。 2.输入表头文字。
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操作步骤（2）
二、设置特殊单元格格式与数据有效性 1. 设置字段列的数据格式。
将编号、身份证号码、家庭住址列单元格格
式设置为“文本”型，出生日期、工作时间 列设置为“日期”型。
2. 设置身份证号码列的数据有效性。
选择“身份证号码”项下的单元格区域，选
择“数据”/“有效性”命令，打开“数据有效 性”对话框。 在对话框中进行设置。
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3.
创建员工基本信息表。
操作步骤（2）
4.
创建计算比率及标准表。
在表中建立社会保险和住房公积金表、单位工资标准表、 个人应税税率表、员工补贴标准表等多个表。 输入数据后，可以对单元格进行字体、对齐方式、底纹、 边框等设置。
5.
创建员工基本工资表。
利用公式自动获取“编号”、“姓名”、“部门”、“职 位”信息。 根据“计算比率及标准”表中“单位工资标准表”中的工 资发放标准，确定员工“基本工资”和“岗位工资”。 计算员工的工龄工资 。 计算所有员工的基本工资合计额。
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操作步骤（4）
四、修饰工作表 工作表数据输入完成后，要对工作表进 行必要的修饰和美化。 1. 选择“格式”/“单元格”命令，在“单 元格格式”对话框中进行字体、对齐方 式、行高、列宽等设置。 2. 设置表格边框和底纹。
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操作步骤（5）
五、打印工作表 在制作好员工档案信息表之后，可以 将工作表打印出来。在打印前需要对工作 表进行必要的页面设置和打印预览。 1、选择“文件”/“页面设置”命令，打开 “页面设置”对话框。在该对话框中进行 各项设置。 2、选择“文件”/“打印预览”命令，在打 印预览窗口可以看到表格的页面设置效果。
表、考试报名表等，通常采用Word的表格制作功能来 实现。 本例介绍个人求职简历表的制作。 实例效果如图所示。
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操作步骤（1）
一、创建表格框架 1. 启动Word程序，新建一个名为“个人求职简历表” 的文档。 2. 在“表格”菜单下单击“插入”/“表格”命令，打开 “插入表格”对话框。在对话框中将列数设置为“1”， 将行数设置为“10”，单击“确定”按钮，插入一个 1×10的表格。 3. 按需要适当调整第2、4、6、8、10行的行高。 4. 选择“表格”/“绘制表格”命令，打开“表格与边框” 工具栏，利用Word表格的“绘制表格”功能，根据 图4-1所示绘制出行、列数符合要求的表格，并对行 高和列宽做适当调整。
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Байду номын сангаас
操作步骤（1）
一、创建Excel工作表框架 1. 新建一个工作簿，命名为“员工档案管理 表”，并将Sheet1工作表更名为“员工档案 信息”。 2. 在A1单元格输入“中原商贸有限责任公司— 员工档案信息表”，在第二行A2、B2…K2 单元格分别输入编号、姓名、…、出生日期 等相关字段。 3. 调整行高和列宽。 4. 设置字体和对齐方式。
自动套用格式和样式
利用Excel 提供的自动套用格式或样式功 能可以快速设置表格的格式，为用户节省大量 的时间，制作出优美的报表。
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主要知识点（4）
分页和分页预览
• 插入分页符。 • 删除分页符。 • 分页预览。
设置顶端标题行和打印选定区域
• 设置顶端标题行。
• 打印区域的选择。
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主要知识点（1）
表格框架的建立与编辑
建立表格框架有两种方法：插入表格和绘制表格。
表格内容的输入与编辑
• 表格框架建立好之后，除了按要求输入文字、
数字等内容之外，还可以插入符号、特殊符号、 图片、日期和时间、超链接等对象。方法均为 在“插入”菜单下选择相应命令。 • 文本在移动和复制
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主要知识点（2）
Excel中公式出错的处理 宏的使用
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操作步骤（2）
二、输入表格内容 1. 输入如图4-1所示的文字及数字内容。 2. 输入特殊符号。 3. 设置项目符号和编号。 4. 插入图片。
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操作步骤（3）
三、修饰表格 1.设置表格内文本对齐方式。 2.设置边框和底纹。
说明： 如果Word界面没有出现“表格与边框”工具栏， 可通过选择“视图”菜单下的“工具栏”命令，调出 “表格与边框”工具栏。 对单元格的边框进行设置前需首先选中欲设置边 框的单元格区域。
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操作步骤（3）
三、输入员工档案基本信息 1. 利用数据填充功能输入员工编号。
在A3单元格中输入第1位员工的编号，将光标移到A3 单元格右下角，向下拖动填充柄，即可完成员工编号 的快速输入。
2.
利用数据有效性设置进行数据的选择性录入。
选中C3：C25单元格区域，选择“数据”/“数据有效 性”命令，打开“数据有效性”对话框。 在“设置”选项卡下 进行设置。
常用函数介绍
在Excel中，常用的函数有200多个，为方便使用，在函
数向导中将它们分为常用函数、日期时间函数、财务函 数、信息函数、逻辑函数、查找和引用函数、数学和三 角函数、统计函数、文本函数以及数据库函数共10类。
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主要知识点（2）
相对引用与绝对引用
• 相对引用
在公式或函数的复制过程中，所引用的单元格地址随着目 标单元格的变化而变化。 • 绝对引用 在公式或函数的复制过程中，所引用的单元格地址不随目 标单元格的变化而变化。 • 混合引用 在公式引用时，根据需要单元格的行号和列号有一个为相 对引用，而另外一个为绝对引用。
类型 文字表格 详细分类 规则文字表格 复杂文字表格 数据不参与运算 举例 课程表、日程安排表等 个人简历表、项目申报表等 出货单、发货单等
数据参与运算
数字表格 数据统计报表 数据关联表格
学生成绩表、公司销售表等
产品出入库统计表、损益表等 由各个月份数据表格组成的年度考 勤表等
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第二节 利用Word制作个人求职简历表
自动获取“编号”、“姓名”、“部门”等字段信息。 合计每位员工应扣社会保险总金额
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6.
创建员工社会保险工作表
主要知识点（1）
公式与函数
在单元格中输入了正确的公式或函数后，计算结果会立即在单 元格中显示。如果修改了公式与函数，或工作表中与公式、函数 有关的单元格数据时，Excel会自动更新计算结果 。 公式的建立由用户根据需要自行编辑输入。 函数是Excel预定义的内置公式，使用时可由用户直接调用。
表格属性的设置
• 选择“表格”/“表格属性”命令，打开“表格
属性”对话框。 • 在“表格” 、“行”和“列” 、“单元格” 等选项卡中进行设置。
拆分、合并表格
• 拆分表格。 • 合并表格。
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主要知识点（3）
表格自动套用格式
• 单击表格中任意一个单元格 • 选择“表格”/“表格自动套用格式”命令，在出现的
工作簿与工作表的保护
• 保护工作簿
保护工作簿有两种方式： 一是保护工作簿的结构和窗口。 二是设置工作簿保护密码。 • 保护工作表 保护工作表功能可以实现对单元格、单元 格格式、插入行/ 列等操作的锁定，防止其他 用户随意修改。
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主要知识点（3）
数据的格式化
Excel中提供了丰富的数据格式，包括常规、 数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分 数、科学记数、文字和特殊等。此外，用户还可以 自定义数据格式。
第四章
办公中表格的基本应用
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本章主要内容
办公中的电子表格概述
利用Word制作个人求职简历表
利用Excel制作员工档案管理表
利用Excel函数实现员工工资管理
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第一节 办公中的电子表格概述
根据对办公业务中表格使用的调查分析，办公中 的电子表格可分为两大类：表格内容以文字为主的文 字表格和以数据信息为主的数字表格。如表4-1 所示。
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操作步骤（1）
1. 2.
新建“员工工资管理”工作簿 。 制作“主界面”工作表。
取消工作表中的网格线 设置工作表填充颜色 插入艺术字标题 绘制圆角矩形，并进行填充效果 及文字添加 设置圆角矩形图与对应工作表的超级链接。 利用函数从身份证号码中自动提取出生日期。 利用公式计算员工工龄和年龄
“表格自动套用格式”对话框中选择需要套用的格 式。
表格计算
• 表格的计算有两种方式。 • 一是利用“表格与边框”工具栏上的“自动求和”
按钮。 • 二是利用“表格”/“公式”命令，在 “公式”对话框 中进行复杂的运算。
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主要知识点（4）
排序操作
• 选择要排序的列或单元格。 • 选择“表格”/“排序”命令，在打开的“排
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主要知识点（1）
工作簿、工作表与单元格
• 工作簿是Excel中计算和存储数据的文件，通常
所说的Excel文件就是工作簿文件，它的扩展名 为.xls。 • 工作表是一个二维表格，最多可以包含65536 行和256列。 • 单元格是工作表的最小单位，也是Excel保存数 据的最小单位。
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主要知识点（2）
序”对话框中选择排序依据和类型，单击 “确定”按钮即可。
表格与文本互转
• 将表格转换成文本。 • 将文本转换成表格。
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第三节 利用Excel制作员工档案管理表
在日常工作中，经常会对大量数据进行统
计和管理，使用电子表格软件Excel是处 理此类问题的有效工具之一。 本实例以某单位员工档案管理表的制作为 主线，介绍Excel表框架的建立、数据录 入、格式化工作表等Excel表格的基本操 作。 实例效果如图所示。
第四节 利用Excel函数实现员工工资管理
在日常工作中，经常会对大量数据进行统
计和管理，使用电子表格软件Excel是处 理此类问题的有效工具之一。 本实例以某单位员工档案管理表的制作为 主线，介绍Excel表框架的建立、数据录 入、格式化工作表等Excel表格的基本操 作。 实例效果如下图所示。
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操作步骤（4）
四、设置简历表表头 方法一： 1.将光标置于表中第一行的第一个字符之前，按 回车键，即可在表格之前插入一个空行。 2.输入“个人求职简历表”，进行字体、字号的 适当设置。 方法二： 1.选定表格的第一行，执行“表格”菜单中的 “拆分表格”命令，在表格之前插入一空行。 2.输入表头文字。
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操作步骤（2）
二、设置特殊单元格格式与数据有效性 1. 设置字段列的数据格式。
将编号、身份证号码、家庭住址列单元格格
式设置为“文本”型，出生日期、工作时间 列设置为“日期”型。
2. 设置身份证号码列的数据有效性。
选择“身份证号码”项下的单元格区域，选
择“数据”/“有效性”命令，打开“数据有效 性”对话框。 在对话框中进行设置。
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3.
创建员工基本信息表。
操作步骤（2）
4.
创建计算比率及标准表。
在表中建立社会保险和住房公积金表、单位工资标准表、 个人应税税率表、员工补贴标准表等多个表。 输入数据后，可以对单元格进行字体、对齐方式、底纹、 边框等设置。
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创建员工基本工资表。
利用公式自动获取“编号”、“姓名”、“部门”、“职 位”信息。 根据“计算比率及标准”表中“单位工资标准表”中的工 资发放标准，确定员工“基本工资”和“岗位工资”。 计算员工的工龄工资 。 计算所有员工的基本工资合计额。
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操作步骤（4）
四、修饰工作表 工作表数据输入完成后，要对工作表进 行必要的修饰和美化。 1. 选择“格式”/“单元格”命令，在“单 元格格式”对话框中进行字体、对齐方 式、行高、列宽等设置。 2. 设置表格边框和底纹。
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操作步骤（5）
五、打印工作表 在制作好员工档案信息表之后，可以 将工作表打印出来。在打印前需要对工作 表进行必要的页面设置和打印预览。 1、选择“文件”/“页面设置”命令，打开 “页面设置”对话框。在该对话框中进行 各项设置。 2、选择“文件”/“打印预览”命令，在打 印预览窗口可以看到表格的页面设置效果。