浙江大学电子公文管理办法

浙江大学行政电子公文管理暂行规定
（征求意见稿）
第一章总则
第一条为进一步推进办公自动化，提高办公效率，确保我校电子公文管理规范、科学和安全有效，根据《国家行政机关公文处理办法》(国办发〔2000〕23号)、《电子公文传输管理办法》（国办函[2003]65号）和《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令）的精神，结合学校实际，制订本规定。

第二条本规定所称电子公文，是指通过学校电子公文传输系统处理的具有规范格式的公文电子数据，包括收文、发文、校内报告等。

涉密及不宜公开的电子公文不适用此规定。

第三条电子公文管理的内容包括电子公文的生成、传输、办理和归档等。

第四条电子公文的种类、格式及行文规则与纸质公文相同，经批准通过电子公文传输系统发送的电子公文，同正式印发的纸质公文具有同等效力。

第二章传输系统的结构与建设
第五条电子公文传输系统由公文处理系统和公文交换系统组成。

第六条公文处理系统分校、院两级建设，各学院、各部门、各单位（以下统称“各单位”）应建立内部公文处理系统。

第七条公文交换系统进行校级、院级公文处理系统以及各单位内部公文处理系统间的公文交换。

第八条校长办公室是学校行政电子公文的主管部门，负责电子公文的管理工作和电子公文传输系统的整体规划、建设完善、技术保障，并对各单位公文处理系统的建设管理情况进行检查和考核。

第九条各单位应指定专人管理与维护电子公文传输系统及其相应设备，负责电子公文的管理工作。

各单位对公文处理系统的建设须遵循学校信息化建设的技术标准和规范，如：统一身份、数字签名、公文交换等规范，并统一通过公文交换系统与校级公文处理系统以及其他单位公文处理系统进行公文交换。

第三章各类用户及职责
第十条电子公文传输系统的管理和使用人员及职责由校长办公室依据相关公文管理规定，结合实际确定。

第十一条各类用户及职责如下：
系统管理员：指学校电子公文传输系统的管理员，负责系统的技术保障和管理工作。

模块管理员：指电子公文传输系统各个模块的管理员，负责收文、发文、校内报告等模块的使用管理。

部门管理员：指各单位的公文管理员，具体负责本单位的电子公文管理工作。

普通用户：指除系统管理员、模块管理员和部门管理员之外的其他电子公文传输系统的使用者。

第十二条根据用户岗位职责赋予不同的系统管理、使用权限。

第四章使用管理
第十三条用户在首次登录系统后应立即修改密码（建议密码至少6位，且数字与英文字母交错），并定期更新密码。

有关人员及工作岗位变动后，应及时变更用户名及密码。

第十四条用户忘记密码的，应通过部门管理员向主管部门索取密码并备案。

第十五条用户超过1个月未登录系统的，系统将自动以电子邮件方式通知部门管理员，并暂时冻结其账号。

被冻结账号的用户需向主管部门申请解冻账号，在半个月内未申请解冻的，系统将自动删除其账号。

第十六条部门管理员应在每个工作日内不少于4次登录系统，接收并及时处理公文。

第十七条主管部门应不定期组织有关业务培训，监督检查并通报系统使用管理有关情况。

第十八条凡涉及系统业务流程的更改，应经过有关方面的充分论证，并经主管部门负责人同意后实施。

第五章电子公文处理
第十九条电子公文处理是指电子公文的形成、办理、发送、接收、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有效的工作。

第二十条主管部门根据有关规定和实际情况，对进入电子公文传输系统的文件，除印制需归档的少量纸质公文外，一般不
再印发纸质公文。

第二十一条各单位送交学校的各类文件、报告、简报等，除因保密和法定程序要求使用纸质文件外，一般均应在电子公文传输系统中传递，并按公文报送的规范要求报送。

对未通过电子公文传输系统，或未按规范要求报送的公文，主管部门可不予受理。

第二十二条用户应自觉按照电子公文传输系统的流程设置和各自的权限，认真履行所承担的职责，及时处理公文。

第二十三条电子公文超过5天未处理的，系统对用户进行第一次提醒；超过10天未处理的，系统进行第二次提醒；超过20天仍未处理的，系统将自动视为已办公文处理。

第二十四条对紧急、重要公文，模块管理员应及时通知有关用户处理。

对督办公文，模块管理员、部门管理员应及时跟踪并落实。

第二十五条电子公文的发文办理，前期按纸质公文发文程序办理，印发前公文拟稿人应认真校对公文内容，确认无误后，交公文主管部门发文助理人员办理；模块管理员要严格按照公文要求的范围发送，并实施有效监控。

第二十六条为维护电子公文的严肃性，一般不得随意更改进入系统的电子公文及其处理记录，因特殊情况确需更改的，应按规定程序办理。

第六章电子公文的归档
第二十七条电子公文的归档应坚持实行“双轨制”管理原则，并按《浙江大学电子文件归档与管理暂行办法》（浙大发[2005]49号）执行。

第二十八条电子公文归档的内容应包括电子公文的原文及相应的背景信息和元数据。

具体要求如下：
（一）电子公文的原始材料；
（二）电子公文在处理过程中的修改痕迹；
（三）发文和收文流程处理单；
（四）公文办理过程中形成的相关材料。

第二十九条根据“双轨制”的管理原则，公文形成或主办单位应将上述电子公文中具有永久和长期保存价值的内容制成纸质公文，加盖公章后，移交档案部门归档。

第三十条对电子公文的真实性、完整性、安全性及可识别性，移交归档前由形成公文的单位负责，移交归档后由档案管理部门负责。

各单位对不宜公开的公文，应在归档时标明“不宜公开”的字样。

第三十一条档案管理部门应及时对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第七章安全保障
第三十二条用户应严格遵守国家、学校的有关保密制度，不得将标有密级或内部字样的公文通过电子公文传输系统传输。

第三十三条用户应对电子公文的保密性、正确性、完整性负责，不得向其他人员透露操作程序或密码，不得将非法信息、带病毒的电子文档录入系统。

第三十四条用户发现系统出现故障，应及时报告主管部门查明原因，排除故障。

第三十五条系统管理员要定期检查、维护系统，确保系统安全、正常运行。

第八章附则
第三十六条对违反本规定并造成不良影响或严重后果者，将按照有关规定追究其责任，触犯法律的，移交司法机关处理。

第三十七条本规定自印发之日起施行，由校长办公室负责解释。